สร้างทีมคลังความรู้ของคุณ
เรียนรู้วิธีสร้างทีมผู้สร้างเนื้อหาที่มีส่วนช่วยในการขยายคลังความรู้ของคุณ
การสร้างคลังความรู้อาจฟังดูเหมือนเป็นงานที่หนัก แต่คุณไม่จำเป็นต้องทำงานทั้งหมดให้เสร็จโดยลำพัง คุณสามารถมอบการเข้าถึงที่จำกัดแก่ทีมผู้สร้างเนื้อหาเพื่อช่วยคุณขยายคลังความรู้ พร้อมกับรักษาการควบคุมแหล่งข้อมูลทางการของบริษัทเอาไว้ได้
ในคู่มือนี้ เราจะมาอธิบายบทบาทและระดับการเข้าถึงต่างๆ ที่คุณสามารถมอบให้สมาชิกทีมคลังความรู้ได้ หลังจากนั้น เราจะแนะนำเคล็ดลับเพื่อให้คุณมั่นใจว่าทุกอย่างจะดำเนินการไปได้อย่างราบรื่น
ทำความเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบในคลังความรู้
ผู้ดูแลระบบ
- สามารถดำเนินการสิ่งต่างๆ ได้เช่นเดียวกับผู้ดูแลคลังความรู้ (ดูด้านล่าง)
- สามารถกำหนดให้ผู้ใช้รายอื่นเป็นผู้ดูแลระบบหรือผู้ควบคุมเนื้อหา ซึ่งต่างก็เป็นบทบาทที่สามารถจัดการคลังความรู้ได้
- สามารถสร้าง (และกำหนด) บทบาทผู้ดูแลคลังความรู้ที่คุณกำหนดเองให้ผู้อื่น เพื่อให้บุคคลดังกล่าวจะสามารถช่วยจัดการคลังความรู้ของคุณได้เช่นกัน
ผู้ดูแลคลังความรู้
ผู้ดูแลคลังความรู้คือผู้ดูแลที่มีสิทธิ์การอนุญาตให้ "สร้าง แก้ไข และแชร์เนื้อหาในคลังความรู้" โดยจะทำสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ได้
- ทุกอย่างที่ผู้แก้ไขหมวดหมู่สามารถทำได้ (ดูด้านล่าง) โดยสามารถดำเนินการได้กับหมวดหมู่ทั้งหมดในคลังความรู้
- จัดการหน้าหลักของคลังความรู้
- สร้าง แก้ไข และลบหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อย
- กำหนดสิทธิ์การอนุญาตให้ผู้ใช้บน Workplace เป็นผู้แก้ไขหมวดหมู่หรือเป็นผู้ชมหมวดหมู่
เมื่อคุณกำหนดบุคคลหนึ่งให้เป็นผู้ดูแลคลังความรู้ บุคคลนั้นจะมีสิทธิ์ในการควบคุมหน้าหลักของคลังความรู้และหมวดหมู่ทั้งหมด รวมถึงหมวดหมู่ย่อยในนั้นโดยสมบูรณ์ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงควรจำกัดจำนวนผู้ดูแลคลังความรู้ในทีมของคุณ
ผู้แก้ไขหมวดหมู่
ผู้แก้ไขหมวดหมู่เป็นผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงเพื่อแก้ไขหมวดหมู่อย่างน้อยหนึ่งหมวดหมู่ โดยจะทำสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้ได้
- ดูเนื้อหาทั้งหมดที่เพิ่มลงในหมวดหมู่ที่ตนได้รับสิทธิ์การเข้าถึง
- แก้ไขหน้าปกหมวดหมู่
- สร้าง แก้ไข ลบ หรือจัดลำดับหมวดหมู่ย่อย
- เข้าถึงสถิติการใช้งานหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้น
- เข้าถึงหมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อยของหมวดหมู่นั้นในเวอร์ชั่นเดิม
- แต่งตั้งผู้อื่นเป็นผู้แก้ไขหมวดหมู่ในหมวดหมู่ที่ตนได้รับสิทธิ์การเข้าถึง
- เผยแพร่หมวดหมู่แก่ผู้อื่นในองค์กร
ผู้แก้ไขหมวดหมู่สามารถแก้ไขเนื้อหาทั้งหมดภายในหมวดหมู่ที่ตนได้รับสิทธิ์การเข้าถึง เมื่อคุณมอบสิทธิ์การเข้าถึงของผู้แก้ไขหมวดหมู่แก่ผู้อื่น บุคคลนั้นจะสามารถสร้าง แก้ไข และเผยแพร่หมวดหมู่ย่อยในหมวดหมู่นั้นได้
สร้างรายชื่อผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่
หลังจากรู้จักบทบาทต่างๆ แล้ว ก็ถึงเวลาที่คุณจะเลือกผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่ของคุณ
เลือกผู้ดูแลคลังความรู้ของคุณ
จำกัดทีมผู้ดูแลคลังความรู้ให้มีขนาดเล็ก โดยทั่วไปแล้ว ผู้ดูแลระบบและผู้ควบคุมเนื้อหาที่คุณมีอยู่ก็เพียงพอต่อการจัดการคลังความรู้ของคุณอยู่แล้ว แต่หากคุณต้องการทีมขนาดใหญ่ในการจัดการเนื้อหาในหมวดหมู่ต่างๆ คุณก็สามารถสร้างบทบาทผู้ดูแลคลังความรู้แบบกำหนดเองและกำหนดบทบาทนี้ให้แก่บุคลากรที่สำคัญจำนวนหนึ่งได้
หน้าที่ของผู้ดูแลคลังความรู้มีดังนี้
- ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อสร้างหมวดหมู่ใหม่และกำหนดผู้แก้ไขหมวดหมู่ของหมวดหมู่นั้น
- จัดการหน้าหลักของคลังความรู้ให้มีระเบียบและเป็นปัจจุบัน
- ส่งเสริมและให้การสนับสนุนอื่นๆ แก่ผู้แก้ไข
- ตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปตามนโยบายและกระบวนการทำงานของคลังความรู้
วิธีสร้างบทบาทผู้ดูแลคลังความรู้แบบกำหนดเอง
- ไปที่แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล
- เลือกผู้ดูแล
- คลิก "บทบาท" แล้วคลิก "+ บทบาทใหม่"
- ตั้งชื่อสำหรับบทบาทที่คุณสร้าง เช่น บรรณารักษ์คลังความรู้
- เลื่อนลงมาที่ส่วน "เนื้อหา" แล้วทำเครื่องหมายที่กล่องข้าง "สร้าง แก้ไข และแชร์เนื้อหาคลังความรู้"
- คลิก "สร้างบทบาท"
วิธีมอบหมายบทบาทผู้ดูแลคลังความรู้แบบกำหนดเองแก่ผู้อื่น
- ไปที่แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล
- เลือกผู้ดูแล
- พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการกำหนดบทบาทให้ลงในแถบค้นหาที่ด้านขวาบน
- เลือกบทบาทแบบกำหนดเองที่คุณสร้าง จากนั้นคลิก "บันทึก"
การเลือกและกำหนดผู้แก้ไขหมวดหมู่
แต่ละหมวดหมู่ควรมีผู้แก้ไขหมวดหมู่หนึ่งคนที่จะมีหน้าที่จัดการเนื้อหาในหมวดหมู่นั้น ผู้แก้ไขจะสามารถตัดสินใจเพิ่มผู้แก้ไขหมวดหมู่อีกได้หากต้องการความช่วยเหลือในการสร้างเนื้อหา
หน้าที่ของผู้แก้ไขหมวดหมู่มีดังนี้
- จัดการการออกแบบและการวางแผนโดยรวมของหมวดหมู่ย่อยภายในหมวดหมู่
- จัดการสร้างหมวดหมู่ย่อยภายในหมวดหมู่
- เผยแพร่เนื้อหาด้วยการมอบสิทธิ์การดูเฉพาะบางหมวดหมู่
ผู้ที่ควรเป็นผู้แก้ไขหมวดหมู่
โดยทั่วไปแล้ว ผู้แก้ไขหมวดหมู่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางและมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อในหมวดหมู่ที่ผู้อื่นกำหนดให้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วน
- สมาชิกทีมทรัพยากรบุคคลของคุณบางรายควรมีสิทธิ์การเข้าถึงของผู้แก้ไขหมวดหมู่ในหมวดหมู่ต่างๆ อย่างเช่น สวัสดิการ นโยบายด้านการท่องเที่ยว ข้อมูลการลาหยุด ฯลฯ
- สมาชิกทีมไอทีของคุณบางรายควรมีสิทธิ์การเข้าถึงของผู้แก้ไขหมวดหมู่ในการตั้งค่าและคู่มือผู้ใช้สำหรับอุปกรณ์บริษัทและเครื่องมือการทำงาน
- แผนกต่างๆ ควรมีสิทธิ์การเข้าถึงของผู้แก้ไขหมวดหมู่สำหรับแหล่งข้อมูลของแผนกที่จัดเก็บในคลังความรู้ เช่น ควรให้สมาชิกทีมการตลาดบางรายสามารถสร้างและแก้ไขหมวดหมู่การตลาดได้
วิธีกำหนดให้ผู้อื่นเป็นผู้แก้ไขหมวดหมู่
- ไปที่คลังความรู้
- เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการมอบสิทธ์การแก้ไข
- คลิก "แก้ไข" ในหน้าหมวดหมู่
- คลิก "เชิญ"
- ใต้ "แก้ไขได้" ให้เพิ่มผู้คนที่จะแก้ไขหน้าหมวดหมู่และหมวดหมู่ย่อยตามชื่อบุคคลหรือการเป็นสมาชิกกลุ่ม คุณสามารถเลือกวิธีการเพิ่มผู้แก้ไขได้เพียงวิธีเดียว
- คลิก "ถัดไป"
- ตรวจสอบการอัพเดตแล้วคลิก "บันทึกการเปลี่ยนแปลง"
เคล็ดลับในการจัดการทีมคลังความรู้
โดยปกติแล้วการจัดการทีมคลังความรู้นั้นไม่ได้มีความซับซ้อน แต่อาจมีสองสามสิ่งที่คุณควรรู้เพื่อวางแผนให้ทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น
สร้างกลุ่มทีมคลังความรู้
มอบพื้นที่ให้ทีมคลังความรู้ของคุณได้ถามเกี่ยวกับหมวดหมู่ รับคำตอบในสิ่งที่ถามไป และรับคำแนะนำในการการสร้างเนื้อหาที่ดี พื้นที่นี้ยังเป็นที่ที่คุณสามารถใส่ลิงก์การฝึกอบรมระยะสั้น (ดูด้านล่าง) โพสต์คู่มือใดก็ตามที่คุณมี และคอยอัพเดตข้อมูลเกี่ยวกับปรับปรุงคลังความรู้ให้กับทุกคน
การอนุญาตให้ผู้ดูแลคลังความรู้และผู้แก้ไขหมวดหมู่ใช้งาน
ให้ผู้ดูแลคลังความรู้เข้าร่วมชั้นเรียนสั้นๆ เกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐานของผู้ดูแลคลังความรู้ใน Workplace Academy เพื่อให้ผู้ดูแลคลังความรู้คุ้นเคยกับเครื่องมือ และให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่ของคุณเข้าร่วมชั้นเรียนข้อมูลพื้นฐานของผู้แก้ไขหมวดหมู่ที่ทั้งสั้นและมีประโยชน์ด้วยเช่นกัน
การให้สิทธิ์การดูแก่ผู้อื่น
สนับสนุนให้ผู้แก้ไขหมวดหมู่กำหนดผู้ชมหมวดหมู่ที่เป็นกลุ่มเป้าหมายให้แคบที่สุดเท่าที่ทำได้ หากผู้แก้ไขรู้สึกว่าหมวดหมู่ของตนควรเปิดให้คนทั้งองค์กรเห็น ให้แจ้งให้ผู้แก้ไขปรึกษากับผู้ดูแลคลังความรู้ก่อน
การสร้างการแจ้งเตือน
เมื่อมีคนในทีมคลังความรู้ของคุณเผยแพร่หมวดหมู่หรือหมวดหมู่ย่อย บุคคลนั้นจะสามารถเลือกสร้างการแจ้งเตือนแก่ผู้ชมหมวดหมู่ได้ ซึ่งโดยส่วนมากการแจ้งเตือนมักจะเป็นสิ่งที่ควรทำ แต่หากเนื้อหานั้นเป็นเนื้อหาที่สร้างขึ้นสำหรับทุกคนในองค์กร คุณอาจต้องการให้เนื้อหาได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลคลังความรู้ก่อนที่จะสร้างการแจ้งเตือนแก่ทุกคน
