หน้าหลักเป็นสิ่งแรกที่ผู้ใช้ของคุณจะเห็นเมื่อพวกเขาไปที่คลังความรู้ ให้คิดว่านี่คือเลเยอร์ชั้นบนสุด และหน้าหลักยังเป็นที่ที่ผู้ดูแลสามารถตั้งค่ารูปภาพหน้าปก ไฮไลท์แหล่งข้อมูลสำคัญ และเพิ่มลิงค์แหล่งข้อมูลด่วนได้

ที่ด้านซ้ายของหน้าหลักจะมีรายการหมวดหมู่ โดยแต่ละหมวดหมู่จะบ่งบอกถึงแหล่งข้อมูลและศูนย์ข้อมูลต่างกัน หมวดหมู่เหล่านี้รวมกันเป็นแกนหลักของคลังความรู้

เคล็ดลับ: ไอคอนคลังความรู้และหน้าหลักไม่แสดงให้ผู้ใช้เห็น จนกว่าผู้ใช้นั้นจะได้รับสิทธิ์เข้าถึงอย่างน้อยหนึ่งหมวดหมู่ที่เผยแพร่

เลเยอร์หลัก: หมวดหมู่

หมวดหมู่สามารถเป็นแหล่งข้อมูลหรือทำหน้าที่เป็นแลนดิ้งเพจสำหรับศูนย์ข้อมูลที่ใหญ่กว่าได้

หมวดหมู่จะไม่แสดงให้ผู้ใช้เห็นตามค่าเริ่มต้นจนกว่าพวกเขาจะได้รับสิทธิ์การเข้าถึง ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้แต่ละรายจะได้รับเวอร์ชั่นที่ไม่ซ้ำกันของคลังความรู้ที่ออกแบบมาให้ตรงความต้องการของตน

เคล็ดลับ: หมวดหมู่ไม่สามารถผสานรวมในภายหลังได้

แหล่งข้อมูล: หมวดหมู่ย่อย

รายการหมวดหมู่ย่อยภายใต้ "Inclusion@ Chai Labs"

เมื่อคุณต้องการเพิ่มแหล่งข้อมูลไปยังหมวดหมู่ คุณจะต้องสร้างหมวดหมู่ย่อยเพื่อสร้างแหล่งข้อมูลในนั้น

คุณสามารถเรียงลำดับหมวดหมู่ย่อยได้ใหม่ภายหลังและสามารถย้ายหมวดหมู่ย่อยไปไว้ภายใต้หมวดหมู่ย่อยอื่นได้อีกด้วย

ทำไมจึงควรวางแผนหมวดหมู่ก่อน

การออกแบบคลังความรู้มักจะเริ่มต้นด้วยการวางแผนหมวดหมู่ เนื่องจากการแก้ไขและดูสิทธิ์ของผู้ใช้สามารถกำหนดได้ในระดับหมวดหมู่เท่านั้น โดยจะกำหนดในระดับหมวดหมู่ย่อยไม่ได้ และการให้สิทธิ์เข้าถึงหมวดหมู่แก่ผู้อื่นมักจะหมายถึงการให้สิทธิ์พวกเขาเข้าถึงหมวดหมู่ย่อยทั้งหมด

เคล็ดลับ: คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึง (หรือยกเว้นบุคคลนั้นจาก) หมวดหมู่ย่อยรายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะได้

การใช้เวลาวางแผนหมวดหมู่ของคุณก่อนจะช่วยคุณประหยัดเวลาในระหว่างกระบวนการได้

สร้างคลังความรู้ของคุณ

โปรดทราบ หากคุณยังไม่ได้อ่าน "5 วิธีที่น่าทึ่งในการใช้คลังความรู้" คุณควรอ่านตอนนี้เลย ใช้เวลาอ่านเพียงไม่กี่นาทีก็จะทำให้ขั้นตอนการวางแผนง่ายขึ้น

เมื่อคุณเข้าใจส่วนหลักๆ ของคลังความรู้แล้วก็ได้เวลาเริ่มวางแผน (และสร้าง) หมวดหมู่ของคุณ

เคล็ดลับทั่วไปสำหรับการเลือกหมวดหมู่

หากคุณรู้ไม่แน่ใจนิดหน่อยว่าหมวดหมู่ของคุณควรเป็นอะไรบ้าง ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางส่วนที่อาจช่วยได้

เคล็ดลับ #1: หมวดหมู่ส่วนใหญ่มักจะบ่งบอกถึงหัวข้อหรือกลุ่มเป้าหมายระดับสูง

ก่อนอื่นให้ทำรายการหัวข้อทั้งหมดที่คุณต้องการให้ครอบคลุมในคลังความรู้และกลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่มที่คุณต้องการสนับสนุนด้วยศูนย์ข้อมูลแบบเฉพาะเจาะจง ตรวจสอบว่าหมวดหมู่เหล่านี้เป็นหมวดหมู่ย่อยที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ที่ส่วนนี้ คุณจะมีหมวดหมู่เริ่มต้น อย่าลืมสังเกตการใช้งานทั่วไปของคลังความรู้ที่ด้านล่าง ข้อมูลเหล่านี้จะให้เคล็ดลับแก่คุณในการเลือกหมวดหมู่สำหรับสถานการณ์เฉพาะ

เคล็ดลับ #2: ตรวจสอบหมวดหมู่เทียบกับกฎง่ายๆ หนึ่งข้อ

แหล่งข้อมูลทั้งหมดในหนึ่งหมวดหมู่ควรเกี่ยวข้องกับคนกลุ่มเดียวกัน และควรมีผู้แก้ไขร่วมกันได้โดยไม่ทำให้เกิดความขัดแย้ง

คุณไม่ควรเก็บแหล่งข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานยอดขายและการเริ่มต้นใช้งานคอลเซ็นเตอร์ไว้ในหมวดหมู่เดียวกัน เนื่องจากสองหมวดหมู่นี้เกี่ยวข้องกับกลุ่มเป้าหมายคนละกลุ่ม และไม่มีทีมใดพึงพอใจที่อีกทีมสามารถแก้ไข (หรือลบ) แหล่งข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานของทีมตนเองได้

เคล็ดลับ #3: ในฐานะผู้ดูแล คุณสามารถดูคลังความรู้ทั้งหมดได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถดูได้

การสร้างคลังความรู้ที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการมีหมวดหมู่จำนวนมาก โดยหมวดหมู่ทั้งหมดจะแสดงให้ผู้ดูแลคลังความรู้เห็น แต่ผู้ใช้ของคุณจะเห็นเฉพาะสิ่งที่พวกเขาได้รับสิทธิ์ให้เข้าถึงได้ หากหมวดหมู่ต่างๆ รบกวนการมองเห็น โปรดรวบรวบความเห็นของผู้ใช้หรือให้ผู้ใช้ของคุณถ่ายภาพหน้าจอของหน้าหลักของคลังความรู้ก่อนที่คุณจะเริ่มลบหมวดหมู่ มุมมองหน้าจอของผู้ใช้อาจแตกต่างจากคุณ

เคล็ดลับสำหรับวิธีการใช้งานที่พบบ่อยของคลังความรู้

หวังว่าตอนนี้คุณจะได้อ่านคู่มือ "5 สิ่งที่น่าทึ่งที่คลังความรู้ทำได้" แล้ว และได้ค้นพบสิ่งที่น่าทึ่งบางสิ่งที่คุณต้องการให้คลังความรู้ทำในองค์กรของคุณ

ที่ด้านล่างคุณจะพบกลเม็ดเคล็ดลับสำหรับการเลือกหมวดหมู่ และสร้างคลังความรู้จากการใช้งานทั้ง 5 อย่างที่สรุปไว้ในคู่มือข้างต้น โปรดอ่านเกี่ยวกับการใช้งานแต่ละอย่างเพื่อดูเคล็ดลับ หรือข้ามไปยังสิ่งที่คุณตั้งใจจะสร้างในคลังความรู้ของคุณโดยเฉพาะ

แหล่งข้อมูลของบริษัท/องค์กรที่เป็นทางการ

รายการหัวข้อต่างๆ ได้แก่ "ขอต้อนรับสู่ครอบครัว ผู้เข้าร่วมใหม่ - การตั้งค่า IT, ค่านิยมบริษัท, นโยบาย HR, สวัสดิการ และอื่นๆ

เนื่องจากแหล่งข้อมูลเหล่านี้จะแสดงให้ทุกคนเห็น รายการหัวข้อของคุณจะเป็นแหล่งข้อมูลอีกประเภทหนึ่งที่คุณต้องการนำเสนอ

เคล็ดลับ: ลองรวมหมวดหมู่ที่มีหัวข้อเดียวกันซึ่งจะไม่สร้างสถานการณ์อึดอัดในการแก้ไขร่วมกัน

เช่น "สวัสดิการ และ "นโยบาย HR" อาจรวมกันได้ หากผู้คนที่รับผิดชอบแต่ละหมวดหมู่ร่วมทีมกัน

เครื่องมือและคู่มือการดำเนินการ

หมวดหมู่ชื่อ "แหล่งข้อมูล IT" ซึ่งมีหมวดหมู่ย่อยเป็น "การตั้งค่าอีเมล", "การตั้งค่าเครื่องโทรศัพท์", "การตั้งค่าเครื่องคอมพิวเตอร์", "Workplace เบื้องต้น", "เคล็ดลับสำหรับการจัดการปฏิทินของคุณ", "ตัวเลือกอุปกรณ์สำหรับผู้บริหาร" และอื่นๆ

หมวดหมู่ของคุณจะอิงตามทีมหรือแผนกที่แตกต่างกัน ซึ่งใช้งานแหล่งข้อมูลระดับองค์กรร่วมกัน (คู่มือกฎหมายหรือแหล่งข้อมูล IT เป็นต้น)

เคล็ดลับ #1: ตรวจสอบคร่าวๆ เพื่อให้แน่ใจว่าแหล่งข้อมูลในแต่ละหมวดหมู่มีกลุ่มเป้าหมายกลุ่มเดียวกันจริง เช่น หมวดหมู่ย่อย "ตัวเลือกอุปกรณ์สำหรับผู้บริหาร" ในรูปภาพทางซ้ายอาจไม่แสดงให้คนอื่นเห็นนอกจากผู้บริหาร

เคล็ดลับ #2: ตรวจสอบดูว่าสามารถรวมหมวดหมู่ย่อยเข้าด้วยกันได้หรือไม่ เช่น คู่มือการตั้งค่าอุปกรณ์ใหม่ในรูปภาพด้านบนอาจถูกเก็บไว้ในหมวดหมู่ย่อยสำหรับพนักงานใหม่

ศูนย์ข้อมูลเฉพาะทางและข้อมูลแบบข้ามสายงาน

หมวดหมู่ชื่อ "แหล่งข้อมูลโควิด-19" ที่มีหมวดหมู่ย่อยที่อยู่ในรายการด้านล่าง

การเลือกหมวดหมู่ที่ส่วนนี้เป็นแบบตรงตัว ไม่ว่าคุณจะสร้างศูนย์ข้อมูลโดยอิงจากอะไร (หัวข้อหรือกลุ่มเป้าหมาย) สิ่งนั้นจะเป็นหมวดหมู่

เคล็ดลับ: หากคุณต้องการทำให้แหล่งข้อมูลในศูนย์ค้นหาได้ง่าย คุณสามารถใส่ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเหล่านั้นได้ในส่วนอื่นๆ ของคลังความรู้

ศูนย์แหล่งข้อมูลของทีมและแผนก

ศูนย์ข้อมูลของทีมและแผนก

หมวดหมู่ชื่อ "ศูนย์ข้อมูลสำหรับทีมขาย" ที่มีรายการหมวดหมู่ย่อยด้านล่าง

หมวดหมู่หลักในส่วนนี้จะเป็นชื่อทีมและแผนกของคุณ

โปรดจำไว้ว่าประเด็นสำคัญไม่ใช่การสร้างหมวดหมู่ให้กับทีมและแผนก แต่เป็นการสร้างพื้นที่แล้วจึงช่วยให้พวกเขาสร้างแหล่งข้อมูลขึ้นมาเอง

เคล็ดลับ: บางทีมอาจแชร์แหล่งข้อมูลหรือกระบวนการต่างๆ กับทีมอื่น คุณควรสอบถามแต่ละทีมและลองสร้างหมวดหมู่อื่นที่ทีมเหล่านั้นสามารถใช้ร่วมกันได้

ชุมชนที่นำโดยพนักงานและศูนย์ข้อมูลกลุ่มสังคม

หมวดหมู่ชื่อ "Parents@" ที่มีรายการหมวดหมู่ย่อยด้านล่าง

หมวดหมู่ของคุณที่ส่วนนี้ควรตั้งชื่อตามกลุ่มที่คุณสร้างให้ และผู้แก้ไขหมวดหมู่ควรเป็นผู้ดูแลกลุ่ม

เคล็ดลับ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิทธิ์การดูจำกัดเฉพาะสมาชิกในกลุ่ม

ลองเพิ่มข้อจำกัดความรับผิดชอบคร่าวๆ บนหน้าหลักของหมวดหมู่ซึ่งชี้ให้เห็นว่านี่เป็นเนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้น ไม่ใช่เนื้อหาขององค์กร

เช่น ลิงก์แหล่งข้อมูล Official Chai Labs Resource Links ควรเปลี่ยนชื่อเป็น Chai Labs Resource Links

สิ่งที่ต้องทำต่อไป

โปรดใช้เวลาวางแผนสร้างเนื้อหาให้เสร็จสิ้น เมื่อคุณพร้อมจะเริ่มสร้างทีมคลังความรู้ของคุณแล้ว อย่าลืมอ่านคู่มือของเราเกี่ยวกับการสร้างทีมคลังความรู้ชั้นยอด

และหากคุณต้องการความช่วยเหลือจากผู้ดูแล Workplace ด้วยกัน ลองเข้าร่วมกลุ่มที่มีหลายบริษัทชื่อว่า "Chief Workplace Officer"