วิธีดำเนินการบน Workplace

การวางแผนบุคลากรเป็นพื้นฐานของกระบวนการจ้างงานที่ยอดเยี่ยม แต่การวางแผนนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายสรรหาพนักงานจะต้องประชุมร่วมกับฝ่ายการเงิน กฎหมาย และอาจรวมถึงฝ่ายอาคารสถานที่ ทำให้ที่ประชุมเต็มไปด้วยความวุ่นว่าย (ยังไม่รวมถึงจำนวนคนที่หนาแน่น) แต่ Workplace ทำให้กระบวนการนั้นง่ายขึ้น

• สร้างกลุ่มปิดชื่อ "การวางแผนบุคลากรเชิงกลยุทธ์"
• เพิ่มผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดเข้ากลุ่ม
• โพสต์คำอธิบายตำแหน่งงานหรือเอกสารการวางแผนงบประมาณ
• แทรกความเห็นไว้ในความคิดเห็นที่ซ้อนต่อๆ กันเพื่อไม่ให้คุณหลุดจากวงสนทนา
• ตรวจสอบและอนุมัติจำนวนบุคลากร

หากคุณไม่สามารถค้นหาผู้คนที่มีความสามารถไม่พบ คุณก็ไม่สามารถว่าจ้างพวกเขาได้ คุณจึงควรทำทุกวิถีทางเพื่อค้นหาผู้คนที่มีทักษะเป็นเลิศมาเข้าสู่กระบวนการสรรหาพนักงาน

• สร้างกลุ่มสรรหาพนักงานเฉพาะทางโดยอิงตามทักษะต่างๆ (เช่น iOS, SQL, Java) หรือหน้าที่ (วิศวกรรม การตลาด การขาย) เพื่อที่คุณจะได้ผู้คนที่เหมาะสมกับงานนั้นๆ
• สร้างโพสต์ที่ปักหมุดไว้ซึ่งอธิบายแนวทางหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการค้นหาผู้สมัครงาน (เช่น วิธีใช้การค้นหาแบบบูลีนบน LinkedIn) หรือหลักการมีส่วนร่วม (รวมถึงประเด็นทางกฎหมายที่พนักงานควรตระหนักถึง)
• คอย “สรรหาบุคลากร” เป็นประจำ โดยให้สมาชิกในทีมมาพบปะกันเพื่อรวบรวมรายชื่อผู้ที่มีศักยภาพในการเข้าทำงาน ซึ่งกิจกรรมนี้อาจทำได้ยากหากทีมกระจายตัวกันหรือบริษัทมีพนักงานที่ทำงานทางไกล
• วิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างแรงผลักดันให้ผู้คน “เริ่มถ่ายทอดสด” กับผู้ดำเนินการสรรหาบุคลากร เพื่อแพร่ภาพให้คนอื่นในทีมรับชม ส่งเสริมให้ผู้รับชมการถ่ายทอดสดนั้นได้แสดงความคิดเห็นและให้ข้อเสนอแนะ
• แต่สิ่งที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงได้มากกว่าคืองานกิจกรรมสด ซึ่งทุกคนสามารถร่วมกันจัดได้บน Workplace ด้วยฟีเจอร์ "งานกิจกรรม" จัดงานกิจกรรมบน Workplace และเชิญเหล่าผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา และพนักงานคนอื่นๆ ที่สามารถสละเวลาและความสามารถมาช่วยได้

ผู้สรรหาพนักงานอาจจะช่วยดูแลรายละเอียดทางเทคนิคได้ แต่คุณจำเป็นต้องมีชุมชนของผู้จัดการฝ่ายสรรหาที่เป็นระเบียบและมีความกระตือรือร้นสูง เพื่อให้ได้ผู้ที่มีทักษะเป็นเลิศเข้าทำงาน เพราะท้ายที่สุดแล้ว พวกเขาก็คือตัวแปรสำคัญสำหรับการบรรลุเป้าหมาย ดังนั้น คุณจึงควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้มีส่วนร่วมในกระบวนการอย่างเต็มที่ และคุณได้เรียนรู้จากความเห็นของพวกเขา

• สร้างกลุ่มผู้จัดการฝ่ายสรรหาเพื่อทำงานร่วมกับผู้จัดการฝ่ายสรรหา ผู้สรรหาพนักงาน และผู้จัดหาพนักงาน
• สำหรับงานที่ต้องทำในแต่ละวัน ให้ใช้แชทกลุ่มเพื่อแชร์ข้อมูลและรับคำตอบอย่างรวดเร็ว
• สร้างกลุ่มการสัมภาษณ์โดยอิงตามทักษะหรือหน้าที่ เพื่อให้ผู้จัดการฝ่ายสรรหาและผู้สัมภาษณ์ได้แชร์ความเห็นและเคล็ดลับเกี่ยวกับคำถามที่พบบ่อยและคำตอบ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างกลุ่มรับความเห็นในการสรรหาพนักงาน ที่ซึ่งทุกคนมีโอกาสในการนำเสนอความคิดและให้คำแนะนำเกี่ยวกับกระบวนการสรรหาพนักงานในทุกๆ ด้าน

การจัดการกระบวนการสัมภาษณ์ถือเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อประสบการณ์ที่ผู้สมัครจะได้รับ เราขอแนะนำให้คุณสร้างกลุ่มตามบทบาทหน้าที่เพื่อมีส่วนร่วมกับผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา และผู้สัมภาษณ์ทั้งหมดในที่เดียว เพื่อจัดการกับกระบวนการรับฟังความเห็นเกี่ยวกับการสัมภาษณ์ทั้งหมด

• สร้างกลุ่มสำหรับแต่ละบทบาทหน้าที่ เพื่อให้ผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา และผู้สัมภาษณ์สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ในที่เดียว โดยให้พิจารณาการสร้างกลุ่มเป็นศูนย์กลางของกระบวนการว่าจ้างงานแต่ละขั้นตอน
• โพสต์ประวัติย่อของผู้สมัคร คำอธิบายตำแหน่งงาน และคำถามจากการสัมภาษณ์เพื่อช่วยผู้สัมภาษณ์ประเมินผล
• สร้างความโปร่งใสและเปิดโอกาสให้ผู้นำได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญเมื่อว่าจ้างพนักงาน
• ทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยใช้บอท Workplace Chat เพื่อนัดวันเวลาสัมภาษณ์ ต้อนรับผู้สมัคร และส่งข้อความเตือนความจำโดยอัตโนมัติ พาร์ทเนอร์ของ Workplace สามารถช่วยให้คุณสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองที่เหมาะสมกับความต้องการอันเป็นเอกลักษณ์ขององค์กรคุณได้

Workplace ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับบุคคลภายนอกองค์กรในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน เราเรียกพื้นที่เหล่านี้ว่า "กลุ่มที่มีหลายบริษัท" ซึ่งเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการการสื่อสารกับผู้สมัคร

• ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องใช้ในการเชิญผู้คนเข้ากลุ่มคืออีเมลส่วนตัวของพวกเขาเท่านั้น
• เมื่อพวกเขาเข้ากลุ่มแล้ว คุณสามารถนัดสัมภาษณ์ ให้แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ แชร์วิดีโอ และบันทึกการโต้ตอบของผู้สมัครไว้ได้ในที่เดียว

การยื่นข้อเสนองานเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการสรรหาพนักงาน ซึ่งควรดำเนินการเป็นความลับเสมอ

• สร้างกลุ่ม “ปิด” ให้ทีมที่ดูแลด้านค่าตอบแทนและสวัสดิการทำงานร่วมกันเพื่อแชร์หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดและคำแนะนำในบรรยากาศที่ปลอดภัยและเป็นส่วนตัว กลุ่มปิดถือเป็นพื้นที่ที่เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการสนทนาในประเด็นเหล่านี้ คุณสามารถเพิ่มใครก็ได้ในบริษัทลงในกลุ่มปิด แต่สมาชิกในกลุ่มเท่านั้นที่จะเห็นโพสต์ได้
• เพิ่มพาร์ทเนอร์ธุรกิจของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HRBP) ที่เกี่ยวข้องลงในกลุ่มเพื่อแชร์ข้อมูลอัพเดตที่เกี่ยวข้องกับค่าตอบแทนและสวัสดิการ
• สร้างกลุ่ม “ลับ” แบบหลายแผนก (XFN) ชื่อ "ข้อเสนอ@" แล้วเชิญฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้สรรหาพนักงาน ผู้จัดการฝ่ายสรรหา ผู้นำด้านธุรกิจ และผู้นำด้านความหลากหลายเข้ากลุ่ม (หากมี) กลุ่มลับเป็นช่องทางที่ปลอดภัยสำหรับแชร์ข้อมูลลับภายในกลุ่มเล็กๆ เพื่อช่วยให้คุณมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจและสร้างข้อได้เปรียบให้บริษัทไปพร้อมๆ กับการลดระยะเวลาการยื่นข้อเสนองาน

การติดตามความคืบหน้าตลอดกระบวนการสรรหาพนักงานถือเป็นส่วนที่ยากที่สุดส่วนหนึ่งของงาน แต่ก็เป็นส่วนสำคัญที่สุดเช่นกัน Workplace ช่วยให้กระบวนการทำงานเหล่านั้นเป็นไปอย่างอัตโนมัติด้วยการผสานการทำงานอัจฉริยะ

• เครื่องมืออย่าง Smartsheet และ Jira สามารถจัดเรียงข้อมูลในกระบวนการ เช่น การเรียกดูข้อมูลจำนวนคนตามบทบาทหน้าที่ ตำแหน่งที่จัดหาแล้ว หรือสถานะของผู้สมัครได้
• ตั้งค่าการแจ้งเตือนใน Workplace Chat เพื่อรับการแจ้งเตือนที่คุณต้องการ (เช่น เมื่อสถานะการสัมภาษณ์ของผู้สมัครเปลี่ยนไป)
• สุดท้าย ให้ตรวจสอบและอนุมัติขั้นตอนสำคัญในกระบวนการโดยตรงผ่าน Workplace Chat

ประโยชน์

• มอบบริบท สร้างความโปร่งใส เป็นช่องทางสำหรับการแชร์ข่าวสาร ปรับปรุงกระบวนการให้เรียบง่าย และการตัดสินใจอย่างรวดเร็วโดยใช้กลุ่ม เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการขั้นตอนถัดไปได้ นั่นก็คือการค้นหาผู้คนที่ยอดเยี่ยมนั่นเอง
• ใช้กลุ่ม วิดีโอถ่ายทอดสด และงานกิจกรรมเพื่อแชร์สิ่งต่างๆ ได้สะดวกยิ่งขึ้น ทำให้ทุกคนกลายเป็นผู้สรรหาพนักงาน และให้ทุกคนในองค์กรเข้าถึงข้อมูลได้อย่างเท่าเทียมกัน
• ลดเวลาในการดำเนินกระบวนการสรรหาพนักงานลงอย่างมากด้วยการเชื่อมต่อทุกคนเข้าด้วยกัน
• ปรับปรุงคุณภาพการว่าจ้างงานโดยการรับฟังความเห็นจากผู้สรรหาพนักงานและผู้จัดการฝ่ายสรรหา
• วัดผล ติดตาม และแชร์ผลวิเคราะห์กระบวนการสรรหาพนักงาน

เรื่องราวความสำเร็จ