การจัดการโปรเจ็กต์ด้วย Workplace

สร้างพื้นที่ส่วนกลางเพื่อตอบรับกับความต้องการต่างๆ ในโปรเจ็กต์ของคุณด้วยกลุ่มบน Workplace


การใช้อีเมลเพื่อสื่อสารโปรเจ็กต์อาจสร้างความวุ่นวายได้ ข้อมูลมักสูญหายจากการสนทนาด้วยอีเมลหลายฉบับ นอกจากนี้ การทำให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่อัพเดตล่าสุดและเข้าใจตรงกันยังเป็นเรื่องยากอีกด้วย
กลุ่มบน Workplace จึงเข้ามาช่วยเหลือคุณในส่วนนี้ กลุ่มโปรเจ็กต์ของคุณสามารถรวบรวมการสื่อสารโปรเจ็กต์ทั้งหมดได้ในที่เดียว ซึ่งทำให้สมาชิกเข้าถึงเป้าหมายหลักของโปรเจ็กต์และแหล่งข้อมูลต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น และทำให้ข้อมูลเหล่านี้อยู่ข้างกายคุณและทีมของคุณอยู่เสมอ และด้วยการแชร์ไฟล์ แชท รายการสิ่งที่ต้องทำ และอื่นๆ อีกมากมาย คุณก็สามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลล่าสุดและรับทราบถึงกระบวนการและงานต่างๆ ที่ต้องทำ
1. สร้างกลุ่มโปรเจ็กต์
1. สร้างกลุ่มโปรเจ็กต์
สร้างศูนย์กลางเอาไว้ให้คุณและทีมติดต่อสื่อสารและอัพเดตสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ บน Workplace สถานที่นี้เรียกว่ากลุ่มโปรเจ็กต์ และการสร้างกลุ่มโปรเจ็กต์นั้นทำได้ง่ายๆ วิธีสร้างกลุ่มทีมของคุณ
  1. ในแผงด้านซ้ายของฟีดข่าว ให้คลิก "สร้างกลุ่ม" ซึ่งคุณอาจต้องคลิกที่ "ดูเพิ่มเติม" ก่อน
  2. ใส่ชื่อกลุ่มและเลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัว เราขอแนะนำให้สร้างกลุ่มโปรเจ็กต์เป็นกลุ่มลับหรือกลุ่มปิด
  3. พิมพ์ชื่อสมาชิกในทีมของคุณทีละคนเพื่อเพิ่มลงในกลุ่มของคุณ
  4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เปิดใช้งานแชทไว้แล้ว
  5. คลิก "สร้างกลุ่ม"
กลุ่มทีมของคุณจะมาพร้อมกับแท็บ "ไฟล์" ซึ่งคุณจะสามารถค้นหาไฟล์ทุกไฟล์ที่แชร์ในกลุ่มของคุณได้ กลุ่มที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนจะสามารถแชทกันได้ ซึ่งคุณสามารถใช้สำหรับการส่งข้อความด่วนหรือการโทรด้วยเสียงและวิดีโอคอล
คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มได้โดยรับชมวิดีโอด้านล่าง
2. ปักหมุดโพสต์
2. ปักหมุดโพสต์
เขียนโพสต์ที่สรุปเป้าหมายของโปรเจ็กต์ ทรัพยากรที่สามารถนำมาใช้ได้ กำหนดเวลางาน และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เกี่ยวกับโปรเจ็กต์ ปักหมุดโพสต์นี้ให้อยู่ด้านบนสุดของหน้ากลุ่มเพื่อให้ผู้คนดูโพสต์นั้นได้ง่าย
3. แชร์และทำงานร่วมกันบนไฟล์
3. แชร์และทำงานร่วมกันบนไฟล์
ใช้ Workplace เพื่อแชร์ไฟล์และรวบรวมคำติชมจากทีมของคุณ ไปที่ช่องเขียนโพสต์เพื่อเพิ่มไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณหรือจากการผสานการทำงานสำหรับการแชร์ไฟล์ที่ผู้ดูแลระบบของบริษัทคุณเปิดให้ใช้งาน
หากคุณไม่เห็นเครื่องมือแชร์ไฟล์ที่ต้องการ ให้ลองดูในแท็บ “การผสานการทำงาน” หากคุณเป็นผู้สร้างกลุ่มโปรเจ็กต์ขึ้นมา ระบบจะถือว่าคุณคือผู้ดูแลกลุ่มนั้น ในฐานะผู้ดูแลกลุ่ม คุณยังสามารถเพิ่มการผสานการทำงานให้สมาชิกกลุ่มของคุณใช้ได้เช่นกัน
ไม่ต้องเสียเวลาเลื่อนฟีดกลุ่มของคุณเพื่อค้นหาไฟล์ที่แชร์โดยเพื่อนร่วมงาน กลุ่มทุกกลุ่มจะมีแท็บ "ไฟล์" ที่คุณสามารถค้นหาไฟล์ทั้งหมดที่แชร์ในกลุ่มได้ เพื่อไม่ให้สิ่งใดสูญหายไป
4. อัพเดตข้อมูลกับทุกคน
4. อัพเดตข้อมูลกับทุกคน
ขอให้ทีมของคุณโพสต์ข้อมูลอัพเดตในกลุ่มเป็นรายสัปดาห์ การอัพเดตข้อมูลรายสัปดาห์จะทำให้ทุกคนรับทราบถึงความคืบหน้า เรื่องสำคัญ และปัญหาที่ต้องได้รับการแก้ไข
เมื่อคุณจำเป็นต้องแชร์การอัพเดตที่ยืดยาว เช่น การรายงานผลลัพธ์ของโปรเจ็กต์หรือผลการศึกษา ให้ลองสร้างโน้ตจาก Workplace โดยตรง เพิ่มรูปภาพหน้าปกเพื่อทำให้เอกสารนั้นดูโดดเด่นในฟีดกลุ่ม และทำให้เอกสารดังกล่าวอัพเดตอยู่ตลอดเวลาโดยเลือก “อนุญาตให้สมาชิกแก้ไขเอกสารนี้”
5. สื่อสารกันใน Workplace Chat
5. สื่อสารกันใน Workplace Chat
แชทจะเหมาะสำหรับใช้งานเมื่อคุณต้องการคำตอบทันทีหรือเมื่อต้องการสนทนากับทีมแบบเป็นกันเอง คุณสามารถเริ่มแชทกับผู้อื่น ทั้งแบบตัวต่อตัวหรือแบบกลุ่ม และแชร์ไฟล์, รูปภาพ, วิดีโอ, GIF และอื่นๆ อีกมากมายได้ หรือไปที่ส่วนการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอคอลเพื่อช่วยให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น รับชมวิดีโอด้านล่างเพื่อดูภาพรวมสั้นๆ ของสิ่งที่แชทสามารถทำได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณเข้าใจว่าเมื่อใดควรใช้แชทและเมื่อใดควรใช้โพสต์ หากคุณสังเกตเห็นคนใช้แชทเพื่อแชร์แหล่งข้อมูลสำคัญ แนะนำให้พวกเขาแชร์โพสต์แทน
เคล็ดลับและลูกเล่นของ Workplace Chat มีดังนี้
4. อัพเดตข้อมูลกับทุกคน
6. ใช้วิดีโอคอลหรือวิดีโอถ่ายทอดสดสำหรับการประชุมของคุณ
คุณสามารถเริ่มวิดีโอคอลหรือการโทรด้วยเสียงจากกลุ่มหรือแชทแบบตัวต่อตัวได้โดยคลิกไอคอนที่มุมขวาบนของหน้าจอ
หากต้องการบันทึกการประชุม ให้ลองถ่ายทอดสดกับผู้จัดคนอื่นๆ วิดีโอถ่ายทอดสดจะแพร่ภาพการประชุมไปยังกลุ่มทีมของคุณในแบบเรียลไทม์ เมื่อการแพร่ภาพสิ้นสุดลง บันทึกการประชุมจะโพสต์ไปยังกลุ่มโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้คนในโซนเวลาอื่นและคนอื่นๆ ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมสามารถกลับมาดูได้ในภายหลัง
4. อัพเดตข้อมูลกับทุกคน
7. แชร์โน้ตและรายการสิ่งที่ต้องทำ
หลังเสร็จสิ้นการประชุมทีม อย่าลืมโพสต์โน้ตการประชุมและขั้นตอนต่อไปในกลุ่มทีมของคุณด้วย คุณสามารถเพิ่มโน้ตเป็นข้อความลงในโพสต์ของคุณ และใช้รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อบันทึกเกี่ยวกับงานที่ต้องทำได้ @กล่าวถึงบุคคลในรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บุคคลดังกล่าวได้รับการแจ้งเตือน โดยพวกเขาจะสามารถติ๊กรายการสิ่งที่ต้องทำออกเมื่องานเสร็จสิ้นแล้วได้