คู่มือเริ่มเปิดใช้งานสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
คู่มือสำหรับผู้ดูแลเกี่ยวกับการวางแผนและเริ่มเปิดใช้ Workplace กับองค์กรไม่แสวงผลกำไรของคุณ
คู่มือเริ่มเปิดใช้งานสำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
คู่มือเริ่มต้นใช้งาน Workplace สำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
Workplace มีความภูมิใจที่จะบริจาคเครื่องมือการทำงานแก่องค์กรไม่แสวงผลกำไรที่จดทะเบียนและพนักงานของสถาบันการศึกษาเพื่อช่วยให้ทีมงานสามารถเชื่อมต่อ ร่วมงานกัน และสร้างชุมชนที่มีค่าทั่วโลก ทุกวันนี้องค์กรไม่แสวงผลกำไรนับพันก็ใช้ Workplace อยู่แล้ว จากคำติชมขององค์กรเหล่านี้ เราได้รวบรวมคู่มือนี้ขึ้นมาเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้นใช้งาน Workplace โดยคู่มือนี้เหมาะสำหรับสำหรับกลุ่มพนักงานจำนวน 250 คน และใช้เวลาดำเนินการไม่เกิน 4 สัปดาห์ หากคุณมีพนักงานในองค์กรมากกว่านี้ เราขอแนะนำให้คุณปฏิบัติตามบทความการเปิดใช้งานที่นี่เพื่อให้มั่นใจว่าจะเปิดใช้ได้สำเร็จ
ดาวน์โหลดเช็กลิสต์สำหรับการเปิดใช้งานเพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดในการเปิดใช้งานของคุณได้อย่างครบถ้วน
เปิดใช้ Workplace กับองค์กรไม่แสวงผลกำไรของคุณด้วยขั้นตอนง่ายๆ 4 ขั้นตอน
สิ่งที่จำเป็นต้องมีเพื่อเริ่มต้นใช้งาน: ทีมผู้นำของคุณได้เข้าร่วมแล้ว คุณทราบดีว่าการเปิดใช้ Workplace เป็นเหมือนกับการเปลี่ยนแปลงมากกว่าแค่โปรเจ็กต์ทางเทคนิค คุณจะได้กำหนด 2 สิ่งที่ Workplace จะสามารถช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งที่คุณยังทำไม่ได้ในตอนนี้
1. สมัครใช้งานและเชื่อมต่อ Workplace ของคุณ
- สมัครใช้งาน Workplace ที่ facebook.com/workplace/workplaceforgood แล้วทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่าคุณเป็นองค์กรการกุศลหรือสถาบันทางการศึกษา ดาวน์โหลดแอพ Workplace และ Workplace Chat ในโทรศัพท์มือถือของคุณ
- เชื่อมต่อ Workplace กับระบบ IT ของคุณศูนย์ข้อมูลทางเทคนิคของเรามีข้อมูลที่คุณต้องการเพื่อให้คุณนำระบบไอทีมาใช้งานได้อย่างประสบความสำเร็จ
2. สร้าง Workplace ของคุณ
- รับคำยินยอมและระบุทีมโปรเจ็กต์ Workplace ของคุณ: รวบรวมผู้นำของแต่ละทีมในองค์กรของคุณและเพิ่มพวกเขาเป็นผู้ดูแลใน Workplace
- ไปที่ “แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล” ในแถบนำทางฝั่งซ้ายมือ > ไปที่ “ผู้คน” ในแผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล > เชิญสมาชิกของทีมโปรเจ็กต์ Workplace โดยคลิกปุ่ม “เชิญ” ที่อยู่ข้างชื่อของพวกเขา
- สร้างกลุ่มโปรเจ็กต์แรกของคุณโดยให้ทีมนี้มีชื่อว่า “การเปิดใช้ Workplace” และเป็นกลุ่มสำหรับแบ่งปันข้อมูลอัพเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าของการเปิดใช้ Workplace ระหว่างคุณกับสมาชิกในทีมทุกคน
- หากจะสร้างกลุ่มใหม่ ให้ไปที่ “หน้าหลัก” ในแถบนำทางฝั่งซ้ายมือ > เลือก “สร้างกลุ่ม” จากเมนูดร็อปดาวน์ > เลือก “ทีมและโปรเจ็กต์” > ตั้งชื่อโปรเจ็กต์ว่า “การเปิดใช้ Workplace” > เพิ่มสมาชิกของทีมโปรเจ็กต์ Workplace ลงในกลุ่ม หมายเหตุ: กลุ่มนี้เป็นกลุ่ม "ปิด" ตามค่าเริ่มต้น ซึ่งมีเพียงสมาชิกเท่านั้นที่สามารถมองเห็นเนื้อหาได้
- ยินยอมและสร้างกลุ่มสำคัญของคุณบน Workplace พิจารณาว่ากลุ่มต่างๆ ควรเป็นกลุ่มเปิด กลุ่มปิด หรือกลุ่มลับ ลองดูตัวอย่างต่อไปนี้เพื่อนำไปใช้งาน
- กลุ่มสำหรับแสดงความเห็นจากผู้บริหารถึงพนักงานและจากพนักงานถึงผู้บริหาร
ย้ายการสื่อสารด้วยอีเมลภายในบริษัทไปสู่กลุ่มการประกาศ สร้างกลุ่มทางสังคมสำหรับคำถามทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานโดยตรง นอกจากนั้น คุณยังสามารถสร้างกลุ่มการประกาศและกลุ่มทางสังคมในแต่ละสาขาของสำนักงานได้อีกด้วยตัวอย่าง: ‘กลุ่มแจ้งข้อมูลที่ควรทราบสำหรับพนักงานทั้งหมด’, ‘การประกาศสำหรับลอนดอน’, ‘สังคม UK’, ‘วิกิของบริษัท’
- กลุ่มการสื่อสารสำหรับทีม
สร้างกลุ่มสำหรับทีมแต่ละทีมในองค์กรของคุณ และกำหนดให้ผู้จัดการเป็นผู้ดูแลของกลุ่มดังกล่าว วิธีการนี้จะช่วยให้ทีมต่างๆ สามารถสื่อสารกันได้อย่างสม่ำเสมอ จัดการโปรเจ็กต์ และรับรู้ความคืบหน้าระหว่างการประชุมแต่ละครั้งได้ตัวอย่าง: ‘ทีมการระดมทุน’, ‘ทีม HR’, ‘ทีมผู้บริหาร’
- กลุ่มการร่วมงานข้ามแผนก
ทำงานร่วมกันข้ามภูมิภาค ภาษา และทีม โดยใช้กลุ่มการอภิปรายแบบเปิดเพื่อรวบรวมความคิดและแบ่งปันความเห็นจากทุกคนในองค์กรของคุณตัวอย่าง: ‘โปรเจ็กต์ระดมทุนสำหรับเทศกาล’, ‘โอกาสในการเป็นอาสาสมัคร’, ‘แผนกช่วยเหลือด้าน IT’, ‘XFN การตลาด’ และลองสร้างกลุ่มคำติชมสำหรับแต่ละทีม เพื่อให้ทุกคนรู้แน่ชัดถึงวิธีที่จะติดต่อกับทีมดังกล่าว อย่างเช่น ‘คำติชมฝ่ายการตลาด’, ‘คำติชมฝ่าย IT’, ‘เคล็ดลับและเทคนิคพิเศษสำหรับ Workplace’ ขอให้ผู้จัดการของแต่ละทีมปักหมุดโพสต์ที่มีข้อมูลสำคัญและลิงก์ของเอกสารไว้ที่ด้านบนสุดของกลุ่ม
- กลุ่มอาสาสมัครและพาร์ทเนอร์
ใช้กลุ่มที่มีหลายบริษัท (MCG) เพื่อทำงานร่วมกับอาสาสมัครและพาร์ทเนอร์ที่ไม่ได้อยู่ในองค์กรคุณ แต่คุณทำงานด้วยเป็นประจำ สร้างกลุ่มประเภท ‘ที่มีหลายบริษัท’ และเชิญอาสาสมัคร/พาร์ทเนอร์โดยใช้อีเมลการทำงานของอาสาสมัคร/พาร์ทเนอร์เหล่านั้น โดยที่ไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Workplace คุณสามารถแชร์ในลักษณะเดียวกันในกลุ่มเหล่านี้ แต่สมาชิกภายนอกจะไม่สามารถเข้าถึงกลุ่มภายในของคุณได้
ตัวอย่าง: 'กลุ่มแจ้งข้อมูลที่ควรทราบสำหรับอาสาสมัคร', 'อาสาสมัครในญี่ปุ่น', 'พาร์ทเนอร์ของ EasyJet/Unicef'
3. เตรียมความพร้อมให้กับองค์กรของคุณ
- ตั้งค่าบัญชีสำหรับพนักงานทั้งหมดบน Workplace อย่าลืมใส่ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยเฉพาะอีเมลของผู้จัดการ เนื่องจากจะเป็นการให้ข้อมูลกับฟังก์ชันการทำงานต่างๆ อย่างเช่น ผังองค์กรบน Workplace เมื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานทั้งหมดแล้ว คุณจะสามารถเพิ่มพนักงานเข้าสู่กลุ่มต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้
- ไปที่ “แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล” > ไปที่ “ผู้คน” > เลือก “เพิ่มผู้คน” จากมุมขวาบน > เลือกวิธีการอัพโหลดของคุณ เช่น ไฟล์ CSV > เลือก “เชิญเมื่อฉันพร้อม”
- เลือกวันเปิดใช้งานและสร้างความตื่นเต้น กำหนดวันในการเปิดใช้งานของคุณ เราคิดว่าวันอังคารถึงวันพฤหัสบดีนั้นเหมาะที่สุดสำหรับการเปิดใช้งาน เริ่มแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับการเปิดใช้งานให้องค์กรของคุณรับรู้เพื่อสร้างความตื่นเต้น การเปิดใช้งาน Workplace จะเป็นจุดเริ่มต้นของวิธีการทำงานที่แตกต่างออกไป ดังนั้น ให้ใช้เวลานี้ในการวางแผนงานกิจกรรมแสนสนุกและวิดีโอหรือข้อความสดจากซีอีโอของคุณเพื่อเป็นเครื่องหมายของเหตุการณ์สำคัญนี้
- วางแผนของคุณว่าจะย้ายการทำงานใดไปไว้บน Workplace ในวันเปิดใช้งาน เราขอแนะนำให้ย้ายการสื่อสารด้วยรายชื่ออีเมลทั้งหมดไปยังกลุ่ม Workplace เพียงที่เดียว และวางแผนการสื่อสารของคุณเพื่อกระตุ้นพนักงานให้ทำการรับบัญชี Workplace ของตนในวันเริ่มใช้งาน เพื่อให้พวกเขาไม่พลาดข้อมูลสำคัญที่แชร์ใน Workplace
4. เริ่มใช้งาน Workplace
- เปิดใช้ Workplace กับทั้งองค์กรของคุณอย่างเป็นทางการ
- ไปที่ “แผงควบคุมสำหรับผู้ดูแล” > เลือก “ผู้คน” จากแถบนำทาง > คลิก “เชิญทุกคน” และปรับแต่งข้อความที่คุณจะส่ง
- ฉลองการเปิดใช้งาน ทุกคนจะรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้เข้าร่วม Workplace และการฉลองการเปิดใช้งานก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะสร้างความตื่นเต้นที่ว่านั้น
- เริ่มการสื่อสารและเพื่อนร่วมงานกับพนักงานของคุณบน Workplace
- โพสต์โพสต์แรกให้คนทั้งองค์กรของคุณรับทราบในกลุ่มแจ้งข้อมูลที่ควรทราบและสร้างความตื่นเต้นในการใช้งาน Workplace ด้วยการให้ผู้นำเริ่มถ่ายทอดสดและแชร์การอัพเดตต่างๆ เพื่อฉลองเหตุการณ์สำคัญนี้
- กำหนดเวลาให้สมาชิกในกลุ่มผู้นำของคุณเริ่มถ่ายทอดสดบน Workplace ในสัปดาห์ที่เปิดใช้งานเพื่อสร้างความตื่นเต้นและกระตุ้นให้สมาชิกในองค์กรทุกคนเปิดใช้บัญชี Workplace ของตน เริ่มโปรโมทการถ่ายทอดสดนี้ในการแจ้งข้อมูลก่อนเปิดใช้งาน เพื่อที่จะได้ไม่มีใครพลาดงานกิจกรรมดังกล่าว
- ก่อนที่จะส่งอีเมลภายใน ให้ถามตัวคุณเองว่าอีเมลดังกล่าวมีความเกี่ยวข้องกับผู้อื่นหรือไม่ หากใช่ ให้โพสต์ลงไปบน Workplace แทน
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเปิดใช้งาน Workplace อย่างประสบความสำเร็จ คุณสามารถเข้าร่วมกลุ่มที่มีหลายบริษัทบน Workplace ที่มีชื่อว่า "การเปิดใช้งาน Workplace กับองค์กรของคุณ" ได้ จากกลุ่มนี้ คุณจะได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในเชิงลึกเพื่อเปิดใช้งาน Workplace
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Workplace สำหรับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
- ฉันมีสิทธิ์ที่จะใช้ Workplace โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหรือไม่ และต้องมีจำนวนผู้ใช้งานเท่าใดจึงจะไม่เสียค่าใช้จ่าย
- องค์กรไม่แสวงผลกำไรทั้งหมดที่ลงทะเบียนกับ TechSoup และที่ไม่ได้ระบุว่าเป็นหน่วยงานหรือองค์กรของรัฐมีสิทธิ์ที่จะใช้ Workplace โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย แต่ไม่รวมหน่วยงานบางประเภท เช่น หน่วยงานด้านการเมืองหรือหน่วยงานล็อบบี้ สหภาพแรงงาน หน่วยงานของรัฐ และสถาบันการศึกษาบางประเภท โดยที่ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้
- ฉันสามารถเพิ่มผู้คนจากโดเมนอีเมลอื่นได้หรือไม่
- ได้ หากองค์กรของคุณใช้โดเมนอีเมลหลายโดเมน คุณสามารถเพิ่มโดเมนเหล่านั้นไปยัง Workplace ได้
- หากต้องการทำงานร่วมกับผู้คนจากองค์กรอื่น ให้ใช้กลุ่มที่มีหลายบริษัท ซึ่งจะช่วยให้อาสาสมัครและพาร์ทเนอร์สามารถสื่อสารกับคุณได้โดยไม่ต้องเข้าถึงกลุ่มภายในของคุณ
- ฉันควรจะสร้างกลุ่มจำนวนเท่าไร
- สร้างชุดกลุ่มการทำงานหลัก และกลุ่มสังคมในจำนวนที่น้อยที่สุด สำหรับองค์กรที่มีสมาชิกจำนวน 50 คน ควรเริ่มต้นด้วย 15 กลุ่ม
- ฉันจะแนะนำและสร้างความคุ้นเคยให้อาสาสมัครได้อย่างไร
- สร้างกลุ่มที่มีหลายบริษัท (MCG) และเชิญอาสาสมัครผ่านอีเมล เพิ่มโพสต์ที่ปักหมุดไว้ที่ด้านบนสุดของกลุ่ม โดยใส่ข้อมูลแนะนำให้สร้างความคุ้นเคยที่สำคัญ พร้อมกับลิงก์ไปยังกลุ่มที่มีหลายบริษัทสำหรับอาสาสมัครกลุ่มอื่นๆ ที่พวกเขาควรเข้าร่วมเป็นส่วนหนึ่ง และสนับสนุนให้พวกเขาถามคำถามในกลุ่มนี้
- คุณสามารถรวมอาสาสมัครให้เป็นส่วนหนึ่งในชุมชน Workplace ของคุณโดยตรง ซึ่งพวกเขาจะสามารถเข้าถึงเนื้อหาสำหรับพนักงานในกลุ่มเปิด หากต้องการทำเช่นนั้น ให้ปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อ ‘เพิ่มผู้คน’ เหมือนกับที่คุณใช้ในการเพิ่มพนักงาน
- ฉันจะรักษาการมีส่วนร่วมบน Workplace ให้สูงได้อย่างไร
- ระลึกถึงเป้าหมายที่คุณต้องการจะบรรลุในตอนที่คุณเริ่มโปรเจ็กต์นี้ คิดกลับไปถึงเป้าหมายที่ว่านี้เพื่อสร้างความมั่นใจว่าคุณประโยชน์ของ Workplace ต่อองค์กรจะยังคงอยู่ในระดับที่สูงต่อไป
- การย้ายรายชื่ออีเมลและการสื่อสารภายในจากอีเมลเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีเยี่ยม ใช้ประโยชน์จากรูปแบบสื่อที่หลากหลาย เช่น รูปภาพ, วิดีโอ, วิดีโอ 360 องศา และการแพร่ภาพสด แชร์การสื่อสารสุดพิเศษบน Workplace เพื่อที่จะสนับสนุนให้พนักงานเปิดใช้งานบัญชี Workplace ของตน และเพื่อให้พวกเขาเข้าสู่ระบบ Workplace เป็นประจำ การจัดการโปรเจ็กต์ด้วยกลุ่มโปรเจ็กต์ใน Workplace เป็นอีกวิธีหนึ่งที่จะนำงานที่คุณเคยทำในเครื่องมืออื่นและอีเมลไปไว้บน Workplace เพียงที่เดียว นอกจากนี้ ลองพิจารณาว่าเนื้อหาของอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียนและได้รับนั้นมีโอกาสที่จะเกี่ยวข้องกับผู้อื่นหรือไม่ หากใช่ ก็ให้โพสต์ลงไปบน Workplace แทน
- องค์กรหลายองค์กรเริ่มต้นด้วยการสื่อสารจากผู้บริหารแบบบนลงล่าง นอกจากนั้น ผู้จัดการยังสามารถช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมบน Workplace หากพวกเขาตั้งใจที่จะใช้ Workplace สำหรับการสื่อสารของทีมทั้งหมด ซึ่งอาจรวมถึงการอัพเดตทั่วไปของทีม โน้ตการกระชุมของทีม และ “ความคิด” รายสัปดาห์เพื่อแชร์สิ่งที่ทุกคนตั้งใจจะทำในสัปดาห์นั้น
- เชื่อมต่อ Workplace กับเครื่องมือที่คุณใช้เป็นประจำทุกวันเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดียิ่งขึ้น และลดความจำเป็นที่จะต้องทำงานกับเครื่องมือหลายชิ้น การผสานการทำงานของ Workplace จะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณให้ดียิ่งขึ้น เพื่อช่วยให้งานของคุณเสร็จสิ้นอย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับไดเรกทอรีการผสานการทำงานของเรา
- องค์กรไม่แสวงผลกำไรจะใช้ Workplace ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายหรือไม่
- เราไม่มีความตั้งใจที่จะเก็บค่าใช้บริการสำหรับ Workplace จากองค์กรไม่แสวงผลกำไร ในเดือนมิถุนายน 2018 เราได้เปิดตัว Workplace for Good และเริ่มมุ่งมั่นบริจาค Workplace ให้องค์กรไม่แสวงผลกำไรและพนักงานในแวดวงการศึกษาโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย
- ฉันจะขอรับความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการเปิดใช้งาน Workplace ได้อย่างไร
- ศูนย์ข้อมูลสำหรับลูกค้า (คุณอยู่ที่นี่แล้ว!) มีแหล่งข้อมูลครบวงจรที่หลากหลายเพื่อช่วยคุณเตรียมพร้อมสำหรับการเปิดใช้งาน รวมถึงกลยุทธ์ในการรักษาการมีส่วนร่วมให้อยู่ในระดับสูง
- และยังมีพาร์ทเนอร์ Workplace ที่จะสามารถช่วยเหลือคุณได้อีกด้วย ค้นหาพาร์ทเนอร์ในภูมิภาคของคุณที่นี่
- คุณมีชุมชนที่ฉันจะสามารถเชื่อมต่อกับองค์กรไม่แสวงผลกำไรอื่นๆ บน Workplace หรือไม่
- มี คุณสามารถเข้าร่วม MCG สำหรับ Workplace for Good ซึ่งมีสมาชิกจำนวนมากกว่า 2,500 รายที่มีความกระตือรือร้นและทำงานให้กับองค์กรไม่แสวงผลกำไร
- Workplace มีการรักษาความปลอดภัยในระดับไหน
- พวกเราให้ความสำคัญกับเรื่องการรักษาความปลอดภัยอย่างมาก และคุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมได้ที่นี่
