#WorkplacePioneers คือบรรดาหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่าย Workplace ที่มีประสบการณ์และวิสัยทัศน์มากที่สุดกลุ่มหนึ่งของโลก โดยในซีรีส์ใหม่นี้ เราจะมาเรียนรู้กันว่าทำไมผู้บุกเบิกจึงเลือกใช้ Workplace และผลลัพธ์ที่ Workplace มีต่อองค์กรของตนนั้นมีอะไรบ้าง

ผู้บุกเบิกของ Workplace คนแรกที่เราได้มีโอกาสพูดคุยคือ Steve Clarke ผู้ดำรงตำแหน่งผู้จัดการอาวุโสฝ่ายช่องทางการติดต่อสื่อสารของ Virgin Atlantic และ Virgin Holidays

เข้าใจความท้าทาย แล้วนำโซลูชั่นมาใช้

การตระหนักว่าองค์กรของคุณกำลังเผชิญกับความท้าทายด้านการสื่อสารบางอย่างอยู่เป็นเพียงแค่ขั้นตอนแรกเท่านั้น ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดโซลูชั่น การนำโซลูชั่นไปใช้ ตลอดจนการบำรุงรักษาโซลูชั่นที่คุณเลือกนำมาปรับใช้

ขั้นตอนเหล่านี้จะเป็นไปอย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้นเมื่อคุณมีบุคลากรอย่าง Steve และทีมของเขาอยู่ด้วย

Steve เคยเป็นผู้นำในกลยุทธ์การเปิดตัวและนำ Workplace มาใช้งานที่ RBS มาก่อน และในฐานะผู้เชี่ยวชาญในหลากหลายกลยุทธ์ทางดิจิทัลสำหรับโปรแกรมดิจิทัลเจ้าใหญ่รายอื่นๆ เช่น SharePoint เขาจึงเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงขั้นตอนต่างๆ ที่จำเป็นต้องลงมือทำเพื่อให้การนำ Workplace มาใช้ที่ Virgin นั้นประสบความสำเร็จ รับชมวิดีโอด้านล่างนี้เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

เชื่อมต่อกับบุคลากรหน้างาน

หนึ่งในตัวขับเคลื่อนหลักที่อยู่เบื้องหลังการนำ Workplace มาใช้ที่ Virgin Atlantic และ Virgin Holidays คือความจำเป็นในการปรับปรุงการติดต่อสื่อสารกับบุคลากรหน้างาน ไม่ว่าจะเป็นวิศวกร นักบิน ไปจนถึงลูกเรือ

หนึ่งในตัวขับเคลื่อนหลักคือความจำเป็นในการปรับปรุงการติดต่อสื่อสารกับบุคลากรหน้างาน

Steve ทราบดีว่าองค์กรของเขาจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสมที่จะช่วยให้พนักงานที่เป็นหัวใจสำคัญ ทว่าอยู่ไกลกันได้ติดต่อหากัน รวมไปถึงติดต่อกับภาคส่วนอื่นๆ ของธุรกิจ

Steve จึงตระหนักได้ว่า Workplace คือโซลูชั่นที่จะตอบโจทย์ความต้องการนี้ เช่นเดียวกันกับการนำ Workplace ไปใช้งานที่ RBS ในตอนนั้น แต่คำถามคือ เขาควรเปิดตัว Workplace อย่างไรให้ออกมาประสบความสำเร็จมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การยอมรับและการให้ความเห็น: วิธีที่ Steve และทีมงานทำให้การนำ Workplace มาใช้เป็นไปอย่างราบรื่น

"คุณต้องทำให้ผู้นำยอมรับในแนวคิดนี้ก่อน" Steve กล่าว "นี่คือเรื่องใหญ่ เพราะแรงสนับสนุนจากคนเหล่านี้จะช่วยให้ระบบเติบโตไปได้อีกมาก"

Steve และทีมงานลงมือทำให้ดูเป็นตัวอย่าง ทีมของเขาแนะนำการใช้งานให้กับฝ่ายบริหารทั้งหมดในช่วง 1 เดือนก่อนการเปิดตัว รวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละทีมจากทั้งองค์กรมีตัวแทนระดับอาวุโสอยู่ด้วยตั้งแต่ช่วงแรกเริ่มของโครงการนำร่อง

ทีมของเขาแนะนำการใช้งาน Workplace ให้กับฝ่ายบริหารทั้งหมดในช่วง 1 เดือนก่อนการเปิดตัว

หลังจากนั้น Steve และทีมจะคอยหาเวลาในช่วงของการทำงานเพื่อสอบถามบุคลากรที่เกี่ยวข้องว่าต้องการให้มีสิ่งใดบนแพลตฟอร์มนี้บ้าง

"เรามีทีมต่างๆ คอยให้คำติชม" Steve กล่าว "เกี่ยวกับโครงสร้าง กลุ่มต่างๆ ที่แต่ละทีมอยากให้มี รวมถึงวิธีที่คนเหล่านี้ใช้ Workplace ในสายงานของตัวเอง"

สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ศักยภาพของ Workplace ดูจับต้องได้มากขึ้นในสายตาของบุคลากรที่ทีมงานได้เข้าไปพูดคุยด้วย อีกทั้งการปรับ Workplace ให้เหมาะสมและสอดคล้องกับผู้ใช้งานยังทำให้ทีมของ Steve บรรลุเป้าหมายในการนำ Workplace ไปใช้มากขึ้นและใช้งานในเชิงลึกมากขึ้นด้วยเช่นกัน

ผลลัพธ์ของ Workplace

Workplace มอบประสิทธิภาพอันน่าประทับใจให้กับ Virgin Atlantic โดย Don Langford ผู้ดำรงตำแหน่ง CIO ของ Virgin Atlantic กล่าวว่า "Workplace มอบผลลัพธ์ด้านการสื่อสารและการมีส่วนร่วมที่ยอดเยี่ยม โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีบุคลากรที่ทำงานจากทางไกลหรืออยู่กระจายตัวกัน"

Steve เห็นด้วยกับคำพูดดังกล่าว "หนึ่งในผลลัพธ์ที่สำคัญมากๆ ที่เราได้รับเลยก็คือการเข้าถึงผู้บริหาร"

"พนักงานรู้สึกได้เชื่อมต่อและผูกพันกับผู้นำมากยิ่งขึ้น ทั้งยังสามารถใช้ฟีเจอร์กลุ่มเพื่อถามคำถามด้วยวิธีการที่เรียบง่ายและชัดเจนได้"

"หนึ่งในผลลัพธ์ที่สำคัญมากๆ ที่เราได้รับเลยก็คือการเข้าถึงผู้บริหาร พนักงานรู้สึกว่าได้เชื่อมต่อและผูกพันกับผู้นำมากยิ่งขึ้น"

วิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สิ่งสำคัญกว่านั้นคือ การสนทนาของบริษัทได้กลายเป็นการสื่อสารแบบสองทาง จากเดิมที่เป็นแบบ 'บนลงล่าง'

"ผู้คนต่างนำเสนอไอเดียหรือโซลูชั่นในการแก้ไขปัญหา และยังสามารถดูว่าปัญหาเหล่านี้ได้รับการแก้ไขอย่างไรได้อย่างชัดเจนผ่านกลุ่มและฟีดข่าว"

ซึ่งสิ่งดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่ง "วิธีนี้ทำให้องค์กรทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น" Steve สรุป "และส่งผลให้ลูกค้าของเราได้รับประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นด้วยเช่นกัน..."

ขั้นต่อไป

Steve ตื่นเต้นเกี่ยวกับสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปบน Workplace ของ Virgin Atlantic และด้วยประสบการณ์ด้านกลยุทธ์ทางดิจิทัลที่ครอบคลุมทั้ง Microsoft 365 และ SharePoint จึงไม่แปลกใจที่การใช้การผสานการทำงานบน Workplace จะรวมอยู่ในแผนแม่บทของเขาด้วย

"สิ่งหนึ่งที่ฉันให้ความสำคัญมากที่สุดคือการสร้างประสบการณ์ของพนักงานให้ออกมายอดเยี่ยมเช่นเดียวกันกับประสบการณ์ของลูกค้า"

"โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่เติบโตอย่างรวดเร็ว มีออฟฟิศมากกว่า 70 แห่งทั่วโลก มีพนักงานหลายร้อยชีวิตที่ไม่ได้นั่งทำงานที่ออฟฟิศ เราจึงต้องไตร่ตรองอย่างจริงจังเกี่ยวกับวิธีที่เราจะมีส่วนร่วมและทำให้คนเหล่านี้สัมผัสได้ถึงความรู้สึกเป็นชุมชนที่แท้จริง"

อย่างไรก็ตาม นี่คือเรื่องที่พูดง่ายแต่ทำยาก ตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่บริษัทต่างๆ จะต้องสำรวจเทคโนโลยีใหม่ๆ และวิธีที่จะนำเทคโนโลยีเหล่านั้นไปใช้จริง

"การสื่อสารแบบเรียลไทม์ การพูดคุยที่โปร่งใส และกลุ่มที่สร้างความสนิทสนมกลมเกลียวในประเด็นที่สำคัญ ทั้งหมดนี้คือสิ่งที่เชื่อมโยงผู้คนเข้าด้วยกันอย่างแท้จริง"

"กระบวนการต่างๆ ที่ล้าสมัย และเกี่ยวข้องกับหลายระบบและขั้นตอน เราตั้งใจจะลดความซับซ้อนของกระบวนการเหล่านั้นโดยใช้การผสานการทำงานบน Workplace"

"เรากำลังหาวิธีทำให้กระบวนการที่ซับซ้อนมีความเรียบง่ายมากขึ้น" เขากล่าว "กระบวนการต่างๆ ที่ล้าสมัย และเกี่ยวข้องกับหลายระบบและขั้นตอน โดยใช้การผสานการทำงานบน Workplace และบอท”

โชคดีที่ Virgin Atlantic ได้ทักษะการแนะนำจาก Steve และทีมของเขา จึงทำให้บุคลากรสามารถใช้การผสานการทำงานเหล่านี้เพื่อค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ขอขอบคุณ Steve Clarke ผู้บุกเบิกของ Workplace จาก Virgin Atlantic เป็นอย่างยิ่ง