การจัดการประชุมด้วย Workplace

เคล็ดลับ 5 ประการที่จะช่วยคุณวางแผน จัด และทำเอกสารการประชุม

การจัดประชุมไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีพนักงานกระจายอยู่ทั่วประเทศหรือทั่วโลก

Workplace ช่วยอำนวยความสะดวกเพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อ แชร์งานของคุณ และมีปฏิสัมพันธ์อย่างแท้จริงกับทุกคนในองค์กรได้ทุกที่ทุกเวลา คู่มือนี้จะพาคุณไปรู้จักกับวิธีการใช้งาน Workplace เพื่อวางแผน จัดประชุม ทำเอกสาร และแพร่ภาพการประชุมของคุณ

วิธีดำเนินการบน Workplace

เตรียมการประชุมด้วยโพลล์1. เตรียมการประชุมด้วยโพลล์

โพลล์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดเวลาการประชุม รวมถึงการจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อการพูดคุย

ลองโพสต์โพลล์เวลาการประชุมหลายๆ เวลา แล้วเชิญให้สมาชิกทีมมาร่วมโหวตเวลาที่พวกเขาสะดวกที่สุด จากนั้นให้ใช้โพลล์เพื่อกำหนดประเด็นที่จะพูดในการประชุม เชิญสมาชิกทีมมาร่วมโหวตและเพิ่มหัวข้อของตนเองลงในโพลล์


ใช้โพลล์เพื่อเตรียมการประชุมของคุณ

สร้างงานกิจกรรมในกลุ่มทีมของคุณ2. สร้างงานกิจกรรมในกลุ่มทีมของคุณ

สร้างงานกิจกรรมในกลุ่มทีมของคุณเพื่อประกาศวันและเวลาในการประชุม และเชิญชวนผู้คนให้เข้าร่วมการประชุม


สร้างงานกิจกรรมในกลุ่มทีมของคุณเพื่อประกาศวันและเวลาในการประชุม

ตั้งค่าวิดีโอคอลของคุณบน Workplace3. ตั้งค่าวิดีโอคอลของคุณบน Workplace

Workplace ช่วยให้คุณสามารถจัดเตรียมและเข้าร่วมการประชุมได้จากทุกทีเพียงใช้โทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ

หากต้องการตั้งค่าวิดีโอคอลกับทีม คุณสามารถทำได้ง่ายๆ โดยการไปที่กลุ่มของทีม แล้วคลิกที่ไอคอนกล้องที่ด้านขวาบนของหน้าจอ สมาชิกกลุ่มทุกคนจะได้รับเลือกให้เข้าการประชุมโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถลบผู้คนออกได้ตามต้องการ

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าวิดีโอกับผู้คนได้อย่างรวดเร็วและโดยตรงได้จากแชท เพียงเริ่มต้นการสนทนากับผู้คนหรือคนที่คุณต้องพบปะ แล้วคลิกที่ไอคอนเดียวกันที่ด้านขวาบนของหน้าจอ


วิดีโอคอลบน Workplace ที่มีผู้เข้าร่วม 4 คน

คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Workplace บน Portal เพื่อรับประสบการณ์ใช้งานพร้อมเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงได้อีกด้วย Portal คืออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เพื่อสื่อสารทางวิดีโอที่มาพร้อมกับ Smart Camera และ Smart Sound ซึ่งช่วยให้คุณรู้สึกว่าอยู่ต่อหน้ากันเมื่อทำงานกับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าจะอยู่ไกลกันเพียงใด ไปที่เว็บไซต์ Portal เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม


บุคคลสองคนกำลังประชุมกันใน Workplace บน Portal

จดบันทึกและเอกสารรายการสิ่งที่ต้องทำ4. จดโน้ตและเอกสารรายการสิ่งที่ต้องทำ

สร้างเอกสารในกลุ่มที่คุณจะใช้เพื่อจดโน้ต เพิ่มรูปภาพหน้าปกแล้วเลือก "อนุญาตให้สมาชิกแก้ไขเอกสารนี้" เชิญให้สมาชิกคนอื่นๆ แชร์สิ่งต่างๆ ในบันทึกการประชุมที่คุณอาจพลาดไป


จดบันทุกการประชุมในเอกสารบน Workplace

หลังจากที่การประชุมเสร็จสิ้นแล้ว ให้ใช้โพสต์รายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปและงานที่ต้องทำ และ "@กล่าวถึง" ผู้คนเพื่อมอบหมายรายการต่างๆ ให้ เพื่อนร่วมงานจะสามารถเลือกรายการสิ่งที่ต้องทำออกเมื่อดำเนินการเสร็จเรียบร้อย เพื่อให้สมาชิกในทีมทั้งหมดทราบสถานะที่เป็นปัจจุบัน

เริ่มถ่ายทอดสดเพื่อแพร่ภาพการประชุม5. เริ่มถ่ายทอดสดเพื่อแพร่ภาพการประชุม

คุณสามารถแพร่ภาพการประชุมไปยังทีม แผนก หรือทั้งองค์กรของคุณได้ด้วยวิดีโอถ่ายทอดสด การสร้างโมเดลการสื่อสารที่โปร่งใสและการแสดงถึงสิ่งที่คุณและทีมของคุณกำลังทำอยู่ถือเป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยม

ผู้ชมวิดีโอถ่ายทอดสดจะสามารถรับชมและให้คำติชมแบบเรียลไทม์ได้ผ่านการแสดงความคิดเห็นและความรู้สึก หลังจากที่วิดีโอถ่ายทอดสดสิ้นสุดลงแล้ว ระบบจะโพสต์วิดีโอไปยังกลุ่มของคุณโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้ที่พลาดการแพร่ภาพสามารถติดตามได้ในภายหลัง


ถ่ายทอดสดเพื่อแพร่ภาพการประชุมไปยังทีมของคุณ

ประโยชน์

ประโยชน์

  • รวบรวมทุกเอกสารประชุมไว้ในทีเดียว ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกวิดีโอ โน้ต และแผนงานกิจกรรม
  • ทำให้โน้ตการประชุมเป็นการทำงานร่วมกัน โดยให้ผู้คนเพิ่มโน้ตของตัวเองลงในเอกสารบน Workplace
  • จัดทำเอกสารรายการสิ่งที่ต้องทำและติดตามงานที่ต้องทำได้อย่างง่ายดาย
  • จัดการประชุมได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยการสนทนาผ่านวิดีโอและการโทรด้วยเสียงของ Workplace
  • แพร่ภาพการประชุมเพื่อแชร์ผลลัพธ์ของโปรเจ็กต์และอวดผลงานของทีมคุณสู่สายตาของแผนกหรือทั้งองค์กรของคุณ
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์