ทำงานได้รวดเร็วขึ้นด้วย Workplace Chat

เคล็ดลับ 9 ประการสำหรับ Workplace Chat ที่จะช่วยจัดระเบียบการทำงานของคุณให้เป็นระบบและทำงานได้ประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

ต้องการแชร์วิดีโอนี้ในโพสต์บน Workplace ใช่ไหม คุณสามารถดาวน์โหลดได้ที่นี่

เชื่อมต่อกับทีมได้ทุกที่ทุกเวลาด้วย Workplace Chat ติดต่อถึงกันและควบคุมดูแลโปรเจ็กต์ของคุณได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานที่ทำงานจากทางไกล บุคลากรหน้างาน หรือพนักงานในสำนักงานอื่น Workplace Chat ช่วยให้คุณสื่อสารได้รวดเร็วขึ้น แชร์ไฟล์ บันทึกและจัดระเบียบข้อความ และอื่นๆ ได้อีกมากมาย เรียนรู้พื้นฐานการใช้ Workplace Chat เพื่อเชื่อมต่อกับบุคลากรและจัดการงานได้มากขึ้น

วิธีดำเนินการบน Workplace

ดาวน์โหลดแอพ Workplace Chat

1. ดาวน์โหลดแอพ Workplace Chat

ดาวน์โหลดแอพ Workplace Chat ลงในโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อให้เชื่อมต่อได้ทุกที่ทุกเวลา

ผู้ดูแลด้าน IT สามารถติดตั้งแอพพลิเคชั่น Workplace Chat ผ่านตัวติดตั้งของ Windows ลงในอุปกรณ์ที่ดูแลทั้งหมดภายในองค์กรได้ โดยแอพพลิเคชั่นนี้จะถูกติดตั้งโดยอัตโนมัติในครั้งถัดไปที่ผู้ใช้นั้นลงชื่อเข้าใช้คอมพิวเตอร์ของพวกเขา เรียนรู้วิธีการติดตั้งได้ในแหล่งข้อมูลเชิงเทคนิค

ผลักดันให้ทีมพูดคุยกัน

2. ผลักดันให้ทีมพูดคุยกัน

ทีมของคุณมีกลุ่ม Workplace หรือยัง หากยังไม่มี คุณสามารถสร้างกลุ่มขึ้นใหม่ได้เลย กลุ่ม Workplace ทุกกลุ่มที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนนั้นจะมีแชทกลุ่มเป็นของตนเอง โดยคุณสามารถโผล่เข้าไปในแชทของทีมได้โดยการคลิกที่แท็บ "แชท" ในกลุ่มแล้วส่งข้อความ


ทุกกลุ่มที่มีสมาชิกไม่เกิน 250 คนจะมีแชทกลุ่มเป็นของตนเอง

แชร์ไฟล์ต่างๆ

3. แชร์ไฟล์ต่างๆ

แชร์ไฟล์ต่างๆ ใน Workplace Chat ได้ง่ายๆ เพียงคลิกที่ไอคอนไฟล์แล้วเลือกวิดีโอ รูปภาพ หรือเอกสารที่ต้องการแชร์ ซึ่งคุณสามารถค้นหาไฟล์ทุกไฟล์ที่คุณแชร์ในแชทได้อย่างสะดวกสบายในแท็บ "สิ่งที่แชร์"


ค้นหาไฟล์ที่แชร์ในแชทของคุณได้ในแท็บ "สิ่งที่แชร์"

หาสิ่งที่ต้องการได้ด้วยการค้นหา

4. หาสิ่งที่ต้องการได้ด้วยการค้นหา

การสนทนาในแชทมักจะเป็นไปอย่างรวดเร็ว และหากจะให้เลื่อนหาข้อความในแชทที่ค้างเป็นวันๆ ไปมาก็ต้องเสียเวลาไปพอสมควร ใช้การค้นหาเพื่อกลับไปหาข้อความเก่าที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย


ใช้การค้นหาเพื่อค้นหาข้อความเก่าที่คุณต้องการ

ติดตามการอัพเดตงานอยู่เสมอ

5. ติดตามการอัพเดตงานอยู่เสมอ

เห็นเรื่องสำคัญในกลุ่มแชทที่ต้องการกลับไปดูใช่ไหม บันทึกข้อความแล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ “สิ่งที่บันทึก” ได้เลย คุณสามารถหาโพสต์และข้อความที่บันทึกไว้ทั้งหมดได้ในส่วน “สิ่งที่บันทึก” ในเมนู “สำรวจ” นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มโพสต์และข้อความที่บันทึกลงใน "คอลเลกชั่น" เพื่อช่วยจัดระเบียบเนื้อหาที่สำคัญได้อีกด้วย


บันทึกและจัดระเบียบข้อความในแชทได้ใน "คอลเลกชั่น" ในโฟลเดอร์ "สิ่งที่บันทึก"

เคยมีคนมาขอให้คุณทำเรื่องอื่นเวลาที่ยุ่งอยู่กับงานหนึ่งสุดๆ อยู่หรือเปล่า คุณคงต้องเก็บเรื่องที่ขอมาไว้จัดการในเวลาว่าง แล้วก็คงลืมไปเสียสนิท นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ Workplace ช่วยให้คุณสามารถตั้งการเตือนความสำหรับแชทที่คุณต้องการกลับมาดูในภายหลังได้ เพียงคลิก "..." ที่อยู่ถัดจากข้อความในแชทที่ต้องการในเดสก์ท็อป แล้วเลือก "เตือนฉัน"


ตั้งการเตือนความจำข้อความเพื่อไม่ให้หลงลืมอะไรอีก

การจัดการประชุมด้วยวิดีโอแชท

6. จัดการประชุมด้วยวิดีโอแชท

เครื่องมือวิดีโอของ Workplace Chat ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับใครก็ได้ทั่วองค์กร ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไหนก็ตาม ทุกการสนทนาในแชทที่มีสมาชิกไม่เกิน 50 คน จะมีฟีเจอร์การสนทนาผ่านวิดีโอและเสียง ใช้วิดีโอคอลบน Workplace Chat เพื่อจัดการประชุมกับคนทั้งทีม หรือโทรแบบตัวต่อตัวกับเพื่อนร่วมงานและตัดสินใจกันได้รวดเร็วขึ้น เพียงมองหาไอคอนการสนทนาผ่านวิดีโอและเสียงที่มุมขวาบนของหน้าจอ


จัดการประชุมด้วยวิดีโอแชท

นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมต่อกับ Workplace บน Portal เพื่อรับประสบการณ์การใช้งานพร้อมเสียงและวิดีโอคุณภาพสูงได้อีกด้วย Portal คืออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เพื่อสื่อสารทางวิดีโอที่มาพร้อมกับ Smart Camera และ Smart Sound ซึ่งช่วยให้คุณรู้สึกว่าอยู่ต่อหน้ากันเมื่อทำงานกับเพื่อนร่วมงาน ไม่ว่าจะอยู่ไกลกันเพียงใด ไปที่เว็บไซต์ Portal เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม


บุคคลสองคนกำลังประชุมกันใน Workplace บน Portal

ลบข้อความในแชทออก

7. ลบข้อความในแชทออก

ความผิดพลาดเกิดขึ้นได้เมื่อคุณต้องเร่งรีบในการโต้ตอบแชทบน Workplace Chat ดังนั้น Workplace จึงทำให้คุณสามารถลบข้อความในแชทออกได้อย่างง่ายดายหลังจากที่ส่งไปแล้วไม่เกิน 10 นาที และเพื่อป้องกันไม่ให้มีผู้ใช้ฟีเจอร์ดังกล่าวนี้ในทางที่ผิด ระบบจะทำการระบุการลบข้อความต่างๆ ในแชท และคุณยังคงสามารถรายงานข้อความดังกล่าวได้


ตั้งการเตือนความจำข้อความเพื่อไม่ให้หลงลืมอะไรอีก

ติดตามความเคลื่อนไหวของทีมด้วยแบบสำรวจ

8. ติดตามความเคลื่อนไหวของทีมด้วยแบบสำรวจ

แบบสำรวจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเรียนรู้ความคิดและข้อกังวลของสมาชิกในทีมของคุณ ไม่ว่าคุณกำลังศึกษาว่าสิ่งใดที่ใช้ได้และใช้ไม่ได้ในโปรเจ็กต์ล่าสุด ขอคำติชมเชิงสร้างสรรค์ในด้านการจัดการ หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประสบการณ์ของทีมคุณในองค์กรก็ตาม แบบสำรวจสามารถช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นได้อย่างรวดเร็ว

ฟีเจอร์ "แบบสำรวจ" ช่วยให้ผู้ดูแลระบบ ผู้ควบคุมเนื้อหา และผู้มีบทบาทเป็นผู้ดูแลแบบกำหนดเองที่มีสิทธิ์ 'จัดการแบบสำรวจ' สามารถส่งแบบสำรวจแบบสั้นๆ ที่มีคำถาม 5 ข้อไปยังกลุ่มผู้ใช้ในองค์กรผ่าน Workplace Chat ได้

ดูคำแนะนำเกี่ยวอย่างละเอียดกับวิธีส่งแบบสำรวจในศูนย์ช่วยเหลือ


ติดตามความเคลื่อนไหวของทีมด้วยแบบสำรวจ

ทำขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติด้วยบอท

9. ทำขั้นตอนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติด้วยบอท

แชทบอทของ Workplace สามารถทำให้กระบวนการทั้งหลายที่มีอยู่ของคุณดำเนินการโดยอัตโนมัติได้ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและช่วยขยายขอบเขตกระบวนการทำงานได้มากกว่าที่เคย การผสานการทำงานของบอทอย่างง่ายช่วยเสริมความสามารถให้กับทุกอย่าง ตั้งแต่คำขอศูนย์ช่วยเหลือ คำถามเกี่ยวกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผลประโยชน์ การสลับกะการทำงาน รวมทั้งการฝึกอบรมด้วย

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการผสานการทำงานของบอทใน Workplace ได้จากเอกสารสำหรับผู้พัฒนา

ประโยชน์

ประโยชน์

  • ติดต่อสื่อสารกับทีมได้ทุกที่ทุกเวลา
  • หาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายในแท็บ "สิ่งที่แชร์" หรือในการค้นหา
  • จัดประชุมได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยการสนทนาผ่านวิดีโอและการโทรด้วยเสียงของ Workplace
  • ติดตามการอัพเดตงานอยู่เสมอโดยการบันทึกข้อความและการตั้งค่าการเตือนความจำสำหรับข้อความ
  • ชมเชยเพื่อนร่วมงานได้จากแชทโดยตรงด้วยการฟีเจอร์ "ขอบคุณ"
  • รับความเห็นและข้อมูลเชิงลึกจากทีมของคุณด้วยแบบสำรวจ
  • ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและกระบวนการที่มีอยู่ด้วยแชทบอท

เรื่องราวความสำเร็จ

เรื่องราวความสำเร็จ

NBN ใช้แชทบอทเพื่อขจัดคำศัพท์เฉพาะของบริษัทออกไป

ในฐานะบริษัทโทรคมนาคม NBN หรือ National Broadband Network เป็นองค์กรสัญชาติออสเตรเลียที่ดำเนินงานโดยใช้ภาษาธุรกิจภายในที่ซับซ้อน เต็มไปด้วยอักษรย่อ คำศัพท์เฉพาะ และศัพท์เทคนิคในวงการ พนักงานหลายรายต้องพบเจอกับอักษรย่อใหม่ๆ ที่ไม่คุ้นเคยอยู่ทุกเมื่อเชื่อวัน

ตลอดระยะเวลายาวนานที่ผ่านมา ทีมการสื่อสารภายในของ NBN ได้พยายามหาโซลูชั่นที่จะช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาอักษรย่อขององค์กรได้อย่างง่ายดาย รวมถึงช่วยให้สมาชิกทีมแต่ละรายนั้นสามารถมีส่วนในรายการอักษรย่อนี้ได้อย่างต่อเนื่อง

NBN เปิดตัวบอทอักษรย่อของ Enablo อย่างประสบความสำเร็จในเดือนสิงหาคม ปี 2017 ซึ่งพนักงานของ NBN ได้ใช้งานบอทนี้ในการหาความหมายของอักษรย่อและศัพท์เฉพาะอยู่เป็นประจำ นอกจากนี้ พวกเขายังได้เพิ่มอักษรย่อใหม่ๆ ทุกสัปดาห์ ทำให้ฐานข้อมูลนั้นมีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างต่อเนื่อง เครื่องมือดังกล่าวนั้นใช้งานง่ายและสามารถเข้าถึงได้ทั้งจากเดสก์ท็อปและมือถือ ทำให้สามารถเปิดดูความหมายของอักษรย่อและหาคำตอบอย่างรวดเร็วได้ง่ายกว่าเดิม

เกี่ยวกับ NBN

บริษัท NBN จำกัด จัดตั้งขึ้นในปี 2009 เพื่อออกแบบ สร้าง และให้บริการเครือข่ายบรอดแบนด์ในท้องถิ่นที่รวดเร็วเครือข่ายใหม่ของออสเตรเลีย NBN มีแรงขับเคลื่อนด้วยเป้าหมายที่จะเชื่อมต่อชาวออสเตรเลียและสร้างสะพานระหว่างผู้คนในโลกดิจิทัล โดยมีวัตถุประสงค์ที่จะช่วยให้ผู้คนในออสเตรเลียเข้าถึงบรอดแบนด์ที่รวดเร็วได้โดยเร็วที่สุดในราคาที่เอื้อมถึงและด้วยต้นทุนต่ำที่สุด