อินทราเน็ตสมัยใหม่สามารถเป็นได้มากกว่าไดเรกทอรีออนไลน์หรือรูปภาพเก๋ากึ๊กของบุคลากร หรืออย่างน้อยก็ควรจะเป็นเช่นนั้น

คำถามคือ ปัจจัยใดบ้างที่กำลังฉุดรั้งอินทราเน็ตของคุณอยู่ เราจะพาคุณไปสำรวจอุปสรรคสำคัญบางประการในการดูแลจัดการพอร์ทัลการสื่อสารทางธุรกิจให้ออกมาน่าภาคภูมิใจ รวมถึงวิธีที่คุณสามารถก้าวข้ามอุปสรรคเหล่านี้ไปได้

1. ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ไม่ดี

ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ไม่ดีมักถูกขนานนามให้เป็นสาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้อินทราเน็ตดูไม่น่าใช้ สำหรับพนักงานที่มีงานล้นมือ ไม่มีใครอยากมานั่งเรียนรู้ระบบใหม่อีกระบบในการส่งข้อความด่วนหรือการจัดเก็บเอกสารเมื่อเข้าสู่ระบบอินทราเน็ต

คุณสามารถเชื่อมโยงเครื่องมือจัดเก็บที่ใช้งานเป็นประจำเข้ากับ Workplace ได้ผ่านการผสานการทำงาน

Workplace ช่วยให้ผู้ใช้ได้ใช้งานอินเทอร์เฟซที่มักคุ้นเคยกันดีอยู่แล้ว ทำให้ไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมเป็นเวลานาน นอกจากนี้ คุณยังสามารถเชื่อมโยงเครื่องมือจัดเก็บที่ใช้งานเป็นประจำเข้ากับ Workplace ผ่านการผสานการทำงานได้อีกด้วย

ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำโฟลเดอร์ของ Microsoft Sharepoint Online ที่มีข้อมูลสำคัญของพนักงานมาเชื่อมโยงกับกลุ่มบน Workplace หรือแนบโฟลเดอร์ต่างๆ จากเครื่องมือจัดเก็บบนระบบคลาวด์ที่คุณใช้งานเป็นประจำอย่าง Dropbox และ Microsoft OneDrive ได้

รวม Workplace เข้ากับอินทราเน็ตที่คุณมีอยู่หรือใช้ Workplace เพื่อแทนที่อินทราเน็ตโดยสมบูรณ์

วิธีนี้จะช่วยให้คุณผสมผสาน Workplace เข้ากับอินทราเน็ตที่คุณมีอยู่หรือใช้ Workplace เพื่อแทนที่อินทราเน็ตโดยสมบูรณ์ได้ หากคุณคิดว่านี่เป็นวิธีการที่ทะเยอทะยานมากเกินไป เราขอแนะนำให้คุณดูวิธีที่ Telenor ย้ายอินทราเน็ตของตนมาไว้ที่ Workplace

2. การขาดการมีปฏิสัมพันธ์

การทำงานร่วมกันบนโซเชียลเป็นหนึ่งในเทรนด์ยอดฮิตสำหรับอินทราเน็ต ดังนั้น หากอินทราเน็ตของคุณไม่เอื้ออำนวยในด้านนี้ คุณก็มีแต่จะล้มเหลว Workplace Chat เป็นเครื่องมือโซเชียลที่เหมาะอย่างยิ่งในการบ่มเพาะบริษัทให้มีความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกันมากขึ้น

ผู้คนต่างรู้วิธีใช้ Workplace Chat อยู่แล้ว นอกจากนั้น เครื่องมือชิ้นนี้ยังอัดแน่นไปด้วยฟีเจอร์มากมาย อาทิ อีโมจิ, GIF และสติกเกอร์ เครื่องมือเหล่านี้จึงช่วยให้พนักงานสามารถสื่อสารในรูปแบบที่คุ้นเคย จนสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

GIF และอีโมจิช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าโปรไฟล์ของแต่ละคนเพื่อเตือนความจำเกี่ยวกับวันเกิดและวันครบรอบทำงานของพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานได้มีโอกาสมีส่วนร่วม แสดงความยินดีซึ่งกันและกัน ตลอดจนสร้างความรู้สึกถึงความเป็นชุมชนได้อีกด้วย

3. ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง

อินทราเน็ตของคุณคือแหล่งรวมข้อมูลทั้งหลายของบริษัท แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการหรือจำเป็นต้องรับรู้สิ่งเหล่านี้ทั้งหมด คำถามคือ คุณจะหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ใช้ต้องไล่หาข้อมูลที่มีความสำคัญท่ามกลางกองข้อมูลมหาศาลที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนเองได้อย่างไร

กลุ่มบน Workplace และฟีดข่าวพร้อมเสิร์ฟเนื้อหาที่ปรับตามความต้องการและความสนใจของผู้ใช้โดยเฉพาะ ทั้งยังดึงดูดความสนใจได้ในทันทีและช่วยให้คนเหล่านี้กลับมาดูเนื้อหาอื่นๆ อีก

ฟีเจอร์เหล่านี้ยังช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าทุกคนในองค์กรจะได้รับการสื่อสารที่สำคัญที่สุดของบริษัทโดยไม่พลาดข้อมูลอะไรไปอีกด้วย

Illumina เป็นอีกหนึ่งบริษัทที่ใช้ฟีเจอร์กลุ่มบน Workplace ในอินทราเน็ตของตนเองเพื่อลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นและช่วยให้พนักงานได้เห็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตนเอง

4. ไดเรกทอรีที่ยุ่งยากซับซ้อน

การค้นหารายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานในองค์กรเป็นเหตุผลหลักข้อหนึ่งในการใช้งานอินทราเน็ต แต่ก็มีไดเรกทอรีจำนวนมากที่อาจสร้างความสับสน ใช้งานยาก และล้าสมัย

ไดเรกทอรีผู้คนบน Workplace ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็ว อีกทั้งยังแสดงโปรไฟล์แบบปรับแต่งซึ่งส่งเสริมให้เกิดสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมงาน

ฟีเจอร์ไดเรกทอรีผู้คนบน Workplace จะแสดงโปรไฟล์ที่เป็นตัวของตัวเองเพื่อให้เกิดสายสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างเพื่อนร่วมงาน

5. ค่าเริ่มต้นเวอร์ชั่นเดสก์ท็อป

การทำงานผ่านมือถือและการทำงานจากทางไกลที่ได้รับความนิยมสูงขึ้นทำให้อินทราเน็ตซึ่งออกแบบมาให้ใช้งานแค่ภายในองค์กรเท่านั้นไม่ดึงดูดให้ผู้คนใช้งาน

Workplace เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับมือถือ ทุกคนจึงสามารถใช้งานได้จากทุกที่ คุณไม่ต้องใช้กระทั่งอีเมลบริษัท เพราะแค่มี ID พนักงานก็พอแล้ว

ดังนั้น เมื่อคุณใช้ Workplace เป็นอินทราเน็ต คุณก็จะสามารถสร้างการเชื่อมต่อและชุมชนต่างๆ สำหรับทุกคนในองค์กรได้

• กลยุทธ์การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
• กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจ และเหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้
• การสื่อสารภายในองค์กรและแนวทางที่ถูกต้อง