ทุกคนที่มีสมาร์ทโฟนมักคุ้นเคยกับการเห็นการแจ้งเตือนจากแชทกลุ่มต่างๆ เด้งขึ้นมาบนหน้าจอ กลุ่มเหล่านี้ช่วยให้เรารับทราบแผนของครอบครัว ตลอดจนข่าวสารจากเพื่อนและชมรม เช่นนั้นแล้วทำไมไม่นำกลุ่มมาใช้ในที่ทำงานเพื่อช่วยในการทำงานร่วมกันเป็นทีมล่ะ

คน Gen Y ได้เข้ามาช่วยผลักดันความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีทั้งในและนอกสำนักงาน โดย 93% กล่าวว่าเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดเป็นปัจจัยในการเลือกนายจ้าง [1] นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีที่คนเจนนี้ใช้กันอย่างคุ้นเคยดีอยู่แล้วในชีวิตประวันยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงานและองค์กรได้ในทันทีอีกด้วย

ในช่วงที่ผ่านมา เครื่องมือสำหรับองค์กรยังนับว่ามีความล้าหลังกว่าแอพสำหรับผู้บริโภคอยู่มาก ทว่าผลิตภัณฑ์ SaaS ก็ได้เข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาในจุดนี้ ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มอย่าง Workplace ที่มาพร้อมเครื่องมือและฟีเจอร์ต่างๆ เช่น กลุ่ม

กลุ่มช่วยให้ผู้คนมีพื้นที่ในการแชร์ความคิดเห็นและโพสต์ข่าวสารอัพเดต รวมทั้งยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันในทีมอีกด้วย แต่มารยาทในการใช้กลุ่มเพื่อสร้าง เชื่อมต่อ และทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้างล่ะ

ให้ความสำคัญกับนัยด้านความปลอดภัย

ปัญหานี้เองที่ทำให้แพลตฟอร์มอย่าง Workplace เป็นทางเลือกที่น่าสนใจมากเป็นพิเศษ เนื่องจากมีความปลอดภัย มาในรูปแบบสำเร็จรูปที่พร้อมให้องค์กรใช้งานได้ทันที รวมทั้งยังมอบการควบคุมที่ช่วยให้ผู้ดูแลจัดการชุมชนออนไลน์ของตนโดยเฉพาะอีกด้วย

นอกจากนั้นแล้ว Workplace ยังมีเครื่องมือเช่น แชทและฟังก์ชั่นสำหรับกลุ่ม ซึ่งช่วยเสริมประสิทธิภาพการสื่อสารและการทำงานร่วมกันมาให้เพิ่มอีกต่างหาก

อย่าหลงประเด็น

กลุ่มบน Workplace เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการแชร์ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพดีและใช้งานง่าย และคุณก็สามารถควบคุมประเภทกลุ่มที่คุณสร้างได้อย่างสมบูรณ์อีกด้วย กลุ่มสามารถเป็นได้ทั้งกลุ่มเปิด กลุ่มปิด หรือกลุ่มลับ ซึ่งช่วยให้คุณกำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับประเภทของเนื้อหาในแต่ละกลุ่มได้อย่างชัดเจน

ทีมจะรวมตัวกันในกลุ่มสำหรับโปรเจ็กต์โดยเฉพาะที่โดยทั่วไปแล้วเป็นกลุ่มลับหรือกลุ่มปิด คุณสามารถใช้กลุ่มเหล่านี้ในการแลกเปลี่ยนไฟล์และทำงานร่วมกันในเอกสารที่แชร์ผ่านการผสานการทำงานที่คุณชื่นชอบ เช่น Box หรือ Sharepoint

กลุ่มเปิดมักมีไว้สำหรับการประกาศและเป็นพื้นที่ส่วนกลางสำหรับให้ผู้คนมาแชร์ข่าวสารอัพเดตและข้อมูลทุกประเภท แต่ไม่ว่าจะเป็นการตัดสินใจเกี่ยวกับโปรเจ็กต์หรือรายละเอียดเกี่ยวกับงานกิจกรรมประจำฤดูร้อนสำหรับที่ทำงาน คุณก็ต้องมั่นใจว่าแชทนั้นเกี่ยวข้องกับสมาชิกทุกคน

หากคุณต้องการพูดคุยบางสิ่งกับคนสองคน ให้สลับไปใช้แชทหรือกลุ่มแบบตัวต่อตัวแทน วิธีนี้จะช่วยไม่ให้สิ่งรบกวนและการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องไปรบกวนเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ

สนับสนุนให้มีการพูดคุยกันในประเด็นที่ซับซ้อน

การพูดคุยกันในกลุ่มจะกระตุ้นให้เกิดการสนทนาที่กว้างขึ้น รวมถึงกลุ่มยังเป็นเหมือนฟอรั่มเปิด ซึ่งแน่นอนว่าจะต้องมีความคิดเห็นที่หลากหลายผุดขึ้นมาอยู่เรื่อยๆ อยู่แล้ว

เช่นนั้นก็จงใช้ข้อดีข้อนี้ให้เป็นประโยชน์ เช่น เป็นฟอรั่มในการพูดคุยเกี่ยวกับความท้าทายที่องค์กรประสบพบเจอ รวมถึงกระตุ้นให้สมาชิกอาวุโสในทีมแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลในที่ที่ทุกคนสามารถรับรู้ข่าวสารได้ ซึ่งนับว่าเป็นวิธีที่โปร่งใสและมีประสิทธิภาพในการผลักดันการสนทนาของบริษัทให้ดำเนินต่อไป

อย่างไรก็ตาม คุณควรคำนึงว่าเมื่อใดเป็นเวลาที่เหมาะสมในการนำเรื่องต่างๆ ไปคุยกันนอกกลุ่มและแก้ไขในฟอรั่มอื่น

อย่าสร้างสิ่งรบกวนมากเกินไป

กลุ่มช่วยให้ผู้คนทำงานให้เสร็จได้อย่างรวดเร็ว แถมยังเป็นพื้นที่ในการรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดอย่างการใช้ไอคอน 'ยกนิ้วโป้ง'

กลุ่มยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการทำงานอีกด้วย คุณเพียงแค่ต้องส่งเอกสารเวอร์ชั่นของตัวเองเข้าไปในกลุ่มแล้วขอความเห็นจากคนอื่นๆ เพื่อนร่วมงานของคุณที่อยู่ในโซนเวลาอื่นก็จะมาเปิดเอกสารนี้เมื่อออนไลน์และช่วยในส่วนของตัวเองได้ทันที

กลุ่มกลายเป็นไทม์ไลน์ที่ต่อเนื่องและมีการอัพเดตอย่างสม่ำเสมอของทุกโปรเจ็กต์ ซึ่งช่วยให้พนักงานใหม่หรือสมาชิกในโปรเจ็กต์สามารถเริ่มต้นทำงานได้อย่างรวดเร็ว

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น คุณควรระวังไม่ให้มีการแจ้งเตือนมากเกินไป การใช้กลุ่มบน Workplace และฟีดข่าวช่วยลดสิ่งรบกวนได้ เนื่องจากฟีดข่าวใช้แมชชีนเลิร์นนิ่งในการแสดงเฉพาะข้อความสำคัญจากกลุ่มของคุณ

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการแจ้งเตือนให้เหมาะกับความต้องการของตนเองได้ แต่คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเสมอในกรณีที่สมาชิกกลุ่มคนอื่นแท็กคุณในแชทกลุ่ม

ทำงานร่วมกับพาร์ทเนอร์จากภายนอก ซัพพลายเออร์ และลูกค้า

สุดท้ายนี้ กลุ่มที่มีหลายบริษัท (MCG) ก็มีฟีเจอร์ที่เหมือนกับกลุ่มแบบปกติซึ่งคุณสามารถนำไปใช้งานกับทีมภายนอกได้อย่างปลอดภัย การแชร์ไฟล์และเธรดความคิดเห็นทำให้คุณไม่ต้องไปนั่งค้นหาเธรดอีเมลให้วุ่นวาย และ MCG ยังนับว่าเป็นแหล่งการทำงานร่วมกันและการสื่อสารระหว่างคนในองค์กรของคุณแบบครบจบในที่เดียว

เครื่องมือสำหรับองค์กรมีการพัฒนาอย่างก้าวกระโดดและช่วยให้องค์กรสามารถสร้างและจัดการชุมชนออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพได้ และการนำเทคโนโลยีใหม่ๆ เหล่านี้ไปใช้เพื่อทำงานร่วมกันนั้นก็มีความง่ายดายกว่าที่เคยเป็นมา ซึ่งถือเป็นข่าวดีสำหรับทุกคน