8 เคล็ดลับเพื่อเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงาน
การพูดถึงการเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพในที่ทำงานเป็นเรื่องที่ดีอยู่ไม่น้อย แต่คุณจะลงมือทำสิ่งนี้ให้เป็นจริงได้อย่างไร ลองทำตามเคล็ดลับทั้ง 8 ข้อนี้ที่จะช่วยให้คุณเลิกผัดวันประกันพรุ่ง
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
เรามาลงรายละเอียดเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้กันสักเล็กน้อย...
1. ขจัดสิ่งรบกวน
การแจ้งเตือน อีเมล และโทรศัพท์ที่ไม่เกี่ยวกับงานของพนักงานอาจทำให้ที่ทำงานสูญเสียผลิตภาพไปได้อย่างมาก แต่ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยเรื่องการทำงานของผู้คนด้วยเช่นกัน
เทคโนโลยีสามารถช่วยแก้ไขปัญหาในส่วนนี้ได้ องค์กรสามารถใช้เครื่องมือสื่อสารที่ช่วยให้พนักงานได้โฟกัสสิ่งที่เกี่ยวข้องกับตนเองและขจัดสิ่งรบกวนต่างๆ ได้
ยกตัวอย่างเช่น การใช้ฟีดข่าวบน Workplace ซึ่งจะใช้แมชชีนเลิร์นนิ่งเพื่อแสดงข้อมูลอัพเดตต่างๆ ที่สำคัญต่อผู้คน จึงช่วยให้คนเหล่านี้ไม่พลาดข่าวสารและกรองสิ่งรบกวนที่ไม่จำเป็นออกไปได้
2. เลิกใช้ชั่วโมงทำงานแบบเดิมที่ไม่ยืดหยุ่น
คนเราต่างก็มีนาฬิกาชีวิตที่ต่างกันออกไป บางคนอาจทำงานได้เต็มที่ในตอนเช้า ขณะที่บางคนก็อาจรู้สึกมีผลิตภาพมากขึ้นในช่วงหลังจากนั้นของวัน
คุณจึงควรใช้สิ่งนี้ให้เกิดประโยชน์ หากเป็นไปได้ ให้จัดตารางการทำงานที่ยืดหยุ่น รวมถึงให้พนักงานได้ทำงานจากทางไกลในวันที่ต้องการ แม้จะเพียงแค่หนึ่งวันต่อสัปดาห์ก็ตาม วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานได้ทุ่มเททำงานในช่วงเวลาที่ตนมีสมาธิมากที่สุด
3. กำหนดวันส่งงาน
การกำหนดวันส่งงานสามารถเป็นแรงจูงใจชั้นดีให้กับพนักงานได้ การทำงานหรือโปรเจ็กต์ให้เสร็จตามวันและเวลาที่กำหนดจะกระตุ้นให้พนักงานทำงานจนสำเร็จลุล่วงและมีสมาธิจดจ่อ
อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการเองก็ควรตระหนักด้วยว่ากำหนดส่งงานอาจก่อให้เกิดความเครียดได้ หากไม่สามารถจัดการได้ การกำหนดเวลาจึงควรยึดตามหลักความเป็นจริง
4. ลงทุนกับเทคโนโลยีที่ดียิ่งขึ้น
การศึกษาหลายชิ้นเผยว่า เทคโนโลยีที่ล่าช้าส่งผลให้พนักงานต้องเสียเวลาไป 40 นาทีต่อวัน1 ซึ่งเท่ากับการที่พนักงานคนหนึ่งจะต้องเสียเวลาไป 4 สัปดาห์ต่อปีด้วยกัน
คนเราไม่สามารถมีผลิตภาพได้หากระบบเทคโนโลยีที่มีประสิทธิภาพต่ำยังเป็นอุปสรรคต่อความตั้งใจอยู่ตลอดเวลา การอัพเดตทรัพยากรไอทีให้ทันสมัยอยู่เสมอเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงาน คุณจึงควรมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่รวดเร็ว คอมพิวเตอร์ที่มีแรม (RAM) มากพอ และเครื่องมือเพื่อการทำงานร่วมกันที่โต้ตอบกันได้
แม้การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีอาจมีค่าใช้จ่ายที่สูง แต่ก็อาจคุ้มค่าในระยะยาวเมื่อคุณเริ่มเห็นพัฒนาการครั้งใหญ่ของประสิทธิภาพในที่ทำงาน
5. ส่งเสริมให้ผู้คนทำงานเป็นทีม
การทำงานเป็นทีมที่ดียิ่งขึ้นสามารถเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงานได้ และการทำงานเพียงลำพังก็อาจทำให้กำลังใจถดถอย การหาวิธีการต่างๆ ให้พนักงานได้แชร์ไอเดียและความเห็นระหว่างกันจึงเป็นสิ่งสำคัญ โดยสูตรสำเร็จง่ายๆ ก็คือ การสร้างทีมที่ประสบความสำเร็จ = พนักงานที่มีความสุข และพนักงานที่มีความสุข = ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้น
การเริ่มใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความด่วนที่เหมาะแก่การทำงานอย่าง Workplace Chat สามารถกระตุ้นผลลัพธ์ได้ เนื่องจากช่วยให้พนักงานสื่อสารกันได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไล่อ่านอีเมล
ผู้คนสามารถเห็นด้วยกับงานได้โดยใช้ไอคอนยกนิ้วโป้งที่เรียบง่ายหรือใช้ GIF นอกจากนี้ ทีมต่างๆ ยังสามารถใช้กลุ่มโปรเจ็กต์เพื่อรวมตัวกันบนโลกออนไลน์และหาคำตอบให้กับข้อสงสัยต่างๆ ได้รวดเร็วขึ้นด้วย
6. สร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เอื้อต่อพนักงานมากขึ้น
ไม่มีใครอยากทำงานในสภาพแวดล้อมที่น่าเบื่อหน่าย น่าอึดอัด หรือไม่สะดวกสบาย ระดับอุณหภูมิ การระบายอากาศ แสง และเฟอร์นิเจอร์ ทั้งหมดนี้จึงล้วนส่งผลต่อผลิตภาพและประสิทธิภาพในที่ทำงานทั้งสิ้น
เทคโนโลยีสมัยใหม่และการออกแบบสถานที่ทันสมัยต่างผสมผสานกันมากยิ่งขึ้นเพื่อบ่มเพาะพฤติกรรมของพนักงานรูปแบบใหม่
ถึงอย่างนั้นก็ตาม การทำสิ่งพื้นฐานให้ถูกต้องก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญอยู่ พยายามรักษาอุณหภูมิในที่ทำงานให้เหมาะสม โดยอยู่ที่ราว 20 องศาเซลเซียส รวมถึงจัดเตรียมอุปกรณ์ เก้าอี้ และสถานที่ทำงานที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเกี่ยวกับหลังและไหล่ที่จะกระทบต่อระดับผลิตภาพได้
7. หาสมดุลระหว่างการจัดการแบบภาพรวมกับแบบลงรายละเอียด
พนักงานจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการ ทว่าก็ต้องเริ่มลงมือทำด้วยตนเองด้วยเช่นกัน
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงานคือการเปิดโอกาสให้พนักงานได้รับผิดชอบเวลาและทรัพยากรของตนเอง
วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานรู้สึกควบคุมสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น ผ่อนคลายมากขึ้น ตลอดจนสร้างสรรค์ผลงานชิ้นโบแดงได้ดียิ่งขึ้น ลองเริ่มไว้วางใจพนักงานในการตัดสินใจต่างๆ ทั้งนี้ก็เพื่อส่งเสริมศักยภาพของพนักงาน
เคล็ดลับระดับมือโปร: ทดลองรูปแบบการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
การประชุมอาจมีความสำคัญในแง่ของการแชร์ไอเดียและอัพเดตข่าวสารกับทีม ทว่าก็อาจทำให้เสียเวลาไปมากเช่นเดียวกัน คุณควรทบทวนดูว่าการประชุมต่างๆ ที่จัดขึ้นมีความสำคัญจริงๆ หรือกลายเป็นความเคยชินเฉยๆ ไปแล้ว
เทคโนโลยีสามารถเข้ามาเป็นองค์ประกอบสำคัญของกลยุทธ์การประชุมที่มีประสิทธิภาพและช่วยให้ทีมต่างๆ จัดการประชุมที่มีความหมายได้มากขึ้น บอทและระบบอัตโนมัติสามารถตัดความจำเป็นในการประชุมทีมโปรเจ็กต์ในตอนเช้าได้ นอกจากนี้ การสอบถามพนักงานผ่านกลุ่มโปรเจ็กต์หรือกลุ่มเปิดในหลายๆ กรณียังเป็นการใช้เวลาที่มีประสิทธิภาพกว่าการประชุมแบบพบปะกันตัวเป็นๆ อย่างจริงจังอีกด้วย
เมื่อนำเคล็ดลับทั้งหมดนี้มารวมกัน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเพิ่มผลิตภาพในที่ทำงานและทำงานสำเร็จลุล่วงมากขึ้นได้ด้วยวิธีการที่เรียบง่ายและชาญฉลาดยิ่งขึ้น
คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้
