การจัดการผลิตภาพ: สิ่งนี้คืออะไรและสามารถส่งผลต่อผลิตภาพของทีมได้อย่างไร

การจัดการผลิตภาพที่เรากล่าวถึงนั้นคืออะไร

การจัดการผลิตภาพคือชุดทักษะที่ช่วยเพิ่มผลิตผลให้พนักงานและทีม การจัดการผลิตภาพถือเป็นกุญแจสำคัญของการบริหารจัดการผู้คน โดยผู้นำจะใช้สิ่งจูงใจ เป้าหมาย การพัฒนา และเทคนิคการสื่อสารเข้ามาช่วยให้พนักงานและทีมมีผลิตภาพที่ดีขึ้น

การจัดการส่งผลต่อผลิตภาพอย่างไร

ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญในการเพิ่มและรักษาระดับผลิตภาพในทีมของตน แต่นั่นไม่ได้หมายถึงการกดดันให้ทำงานหนักขึ้นหรือขอให้พนักงานทำงานให้เร็วขึ้นเท่านั้น

จากการศึกษาของ Gallup แสดงให้เห็นว่าการจัดการคิดเป็น 70% ของความแปรปรวนในการมีส่วนร่วมของพนักงาน ผู้จัดการที่ดีจะรู้จักระดับทักษะ จุดแข็ง และความท้าทายของสมาชิกในทีมแต่ละคน รวมถึงสามารถทำงานร่วมกับสมาชิกเหล่านั้นเพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากสมาชิกแต่ละคนได้

ตามพื้นฐานที่สมเหตุสมผล องค์กรไม่ควรกดดันให้พนักงานทำงานเกินระดับความเชี่ยวชาญหรือประสบการณ์ของตน และองค์กรควรชื่นชมและให้รางวัลสำหรับผลงานที่พนักงานสร้างขึ้นด้วย ผู้จัดการมีบทบาทในการฝึกสอน ช่วยให้พนักงานเข้าใจจุดแข็งของตนเองและพยายามบรรลุเป้าหมายทางวิชาชีพ

นอกจากนั้นแล้ว ผู้จัดการก็มีหน้าที่ในการดูแลเอาใจใส่เช่นกัน เนื่องจากผู้จัดการต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับระดับความเครียดและสุขภาพจิตของทีม รวมถึงต้องกำหนดมาตรการสนับสนุนตามความจำเป็นและเมื่อพนักงานต้องการ

ผู้จัดการที่ดีสามารถช่วยเพิ่มผลิตภาพได้หลายวิธี เช่น

การกำหนดวัตถุประสงค์

การวัดผลวัตถุประสงค์ที่ดีแบบดั้งเดิมควรจะเป็นไปตามหลัก SMART ซึ่งประกอบด้วย เฉพาะเจาะจง (Specific), บรรลุผลได้ (Measurable), ทำได้สำเร็จ (Achievable), มีความเกี่ยวข้อง (Relevant) และอิงตามเวลา (Time-based) หากวัตถุประสงค์เป็นไปตามหลักการเหล่านี้ พนักงานจะรู้สึกมั่นใจในการทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์นั้นและจะรู้ว่าเมื่อใดที่ตนทำตามหลักเหล่านี้ได้สำเร็จ

การมอบหมายความรับผิดชอบ

ความไว้วางใจเป็นองค์ประกอบสำคัญในการสร้างทีมที่ประสบความสำเร็จ ผู้จัดการที่แบ่งความรับผิดชอบในทีมตามจุดแข็งและทักษะของสมาชิกในทีมแต่ละคนจะมีเวลาให้กับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ทำให้ผลงานของตนมีประสิทธิภาพดีขึ้น และมีโอกาสที่จะเติบโต

สื่อสารโดยใช้เครื่องมือและช่องทางที่เหมาะสมด้วยวิธีที่ถูกต้อง

ทีมต้องเชื่อมต่อถึงกันอย่างใกล้ชิดและสามารถทำงานร่วมกันเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงได้อย่างมีประสิทธิภาพ การติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีม ผู้จัดการ และรายงานก็ถือว่ามีความสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงหลังการล็อกดาวน์ที่พวกเราหลายคนทำงานกันจากทางไกล

รายงานคำติชมให้พนักงานทราบ

ผู้จัดการที่ดีจะเป็นเหมือนกระจกส่องพนักงาน ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นถึงความก้าวหน้าและแสดงให้พนักงานเห็นว่าต้องทำอะไรต่อไป ผู้จัดการควรให้คำติชมที่เฉพาะเจาะจงและนำไปใช้ได้จริงแก่สมาชิกในทีมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อช่วยให้สมาชิกสามารถพัฒนาตัวเองต่อไปได้เรื่อยๆ

คุณจะจัดการผลิตภาพของทีมในที่ทำงานได้อย่างไร

คุณสามารถใช้เทคโนโลยีเพื่อสนับสนุนการสื่อสารและช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น แม้ว่าพวกเขาจะทำงานจากทางไกลก็ตาม แต่ให้ระวังการบริหารงานแบบควบคุมทุกรายละเอียดหรือการจู้จี้กับพนักงานมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้มีแนวโน้มที่จะเกิดผลลัพธ์ในทางตรงกันข้ามได้ เทคโนโลยีอย่างเครื่องบันทึกการกดแป้นพิมพ์และซอฟต์แวร์บันทึกหน้าจออาจทำให้นายจ้างเห็นว่าพนักงานกำลังทำอะไรอยู่ได้อย่างชัดเจนก็จริง แต่ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกถูกรุกล้ำความเป็นส่วนตัว ไม่ได้รับความไว้วางใจ และเลิกมีส่วนร่วมไปในท้ายที่สุด

เมื่อพูดถึงการติดตามผลิตภาพ ข้อมูลที่สำคัญที่สุดจะช่วยให้คุณสามารถติดตามผลงานของทีมเทียบกับชั่วโมงทำงานที่แต่ละคนใช้ไปได้ โดยคุณควรรวบรวมเฉพาะข้อมูลที่เป็นประโยชน์และนำไปใช้การได้เท่านั้น

เคล็ดลับในการปรับปรุงผลิตภาพของทีมที่นำไปใช้ได้จริง

เช่นเดียวกับหลักการทั่วไปของการจัดการผลิตภาพที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้น คุณสามารถใช้เครื่องมือและเทคนิคเฉพาะเพื่อช่วยให้ทีมทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นและเพิ่มผลิตภาพให้สูงขึ้นได้

การติดตามเวลา

สมาชิกในทีมสามารถติดตามชั่วโมงทำงานในแต่ละวันที่ตนใช้ไปในแต่ละงานได้ ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจระดับผลิตภาพในปัจจุบันและดูว่าต้องเพิ่มประสิทธิภาพในจุดใดบ้าง

แดชบอร์ด

แดชบอร์ดจะให้มุมมองโดยรวมสำหรับผลิตภาพของทั้งทีม รวมถึงช่วยให้ผู้จัดการเห็นแนวโน้มและรูปแบบที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากทีมต้องใช้เวลากับงานในเชิงบริหารจัดการที่ต้องทำซ้ำๆ โซลูชั่นแบบอัตโนมัติก็อาจเป็นช่วยแก้ปัญหานี้ได้

การประชุมสั้นๆ

การประชุมสั้นๆ ประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นการพบปะแบบตัวต่อตัวหรือผ่านวิดีโอถ่ายทอดสด จะช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายในแต่ละวัน และช่วยให้แต่ละคนเข้าใจว่าควรให้ความสำคัญกับสิ่งใดก่อนได้ รวมถึงยังช่วยให้ผู้จัดการทราบถึงปัญหาที่อาจจำเป็นต้องแก้ไขอีกด้วย

รายการสิ่งที่ต้องทำของทีม

รายการสิ่งที่ต้องทำที่ใช้ร่วมกันจะทำให้สมาชิกในทีมเห็นว่างานของตนมีส่วนเกี่ยวข้องในงานโดยภาพรวมอย่างไร รวมถึงช่วยให้แน่ใจว่าทีมจะจัดสรรงานตามปริมาณงาน ทักษะ และประสบการณ์ของแต่ละคน Kanban Board แบบดิจิทัลอาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในขั้นตอนนี้เมื่อต้องทำงานจากทางไกล

หาเวลาพูดคุยกันเป็นประจำ

การกำหนดเวลาการประชุมระหว่างผู้จัดการและพนักงานอาจถูกเลื่อนออกไปหรือถูกลืมโดยสิ้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อภาระงานมีมาก การจัดเวลาสำหรับพบปะแบบตัวต่อตัวเป็นประจำ แม้ว่าจะไม่มีหัวข้ออะไรที่จะพูดคุยเป็นพิเศษก็ตาม จะทำให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกับผู้จัดการ รวมถึงให้และรับข้อเสนอแนะได้ง่ายขึ้น

กระบวนการการให้คำติชมที่มีแบบแผน

การมีกรอบการทำงานด้านการให้คำติชมที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณมั่นใจว่าพนักงานทุกคนจะรู้ว่าตนมีประสิทธิภาพการทำงานเป็นอย่างไร และรู้วัตถุประสงค์ของการพัฒนา

ให้คำติชมในทางที่ดี

คำติชมควรมีความเจาะจงและเกี่ยวข้องกับสิ่งที่พนักงานสามารถทำได้เพื่อที่จะก้าวหน้า ในขณะเดียวกัน การสื่อสารเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่ไม่เป็นไปอย่างที่ควรก็ควรเป็นไปด้วยความเข้าอกเข้าใจและมีความตระหนักรู้ว่าปัญหาส่วนตัวและปัญหาด้านอาชีพการงานก็อาจปะปนกันได้

สิ่งจูงใจและการชมเชย

รางวัลและการชมเชยจะช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้สมาชิกในทีมก้าวไปสู่ความสำเร็จได้ ไม่ว่าจะเป็นการยกย่อง ความก้าวหน้าในการทำงาน หรือโบนัสตามผลงาน การศึกษาล่าสุดกล่าวว่า 78% ของพนักงานจะทำงานหนักขึ้นหากพวกเขาได้รับการชมเชยมากขึ้น

ผลิตภาพประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

เราได้กำหนดให้ผลิตภาพเป็นความสัมพันธ์ระหว่างปัจจัยการผลิตและผลิตผลไปข้างต้นแล้ว แต่คุณสามารถพิจารณาประเด็นนี้ในมุมมองอื่นๆ ได้

ผลิตภาพของบุคคลและทีม

ไลฟ์สไตล์และปัจจัยทางจิตวิทยา เช่น เวลาในการพักผ่อน อาหาร ความมั่นใจ และความรู้สึกได้รับการสนับสนุนที่ดีนั้นล้วนมีบทบาทในการสร้างผลิตภาพของตัวบุคคล รวมทั้งมีผลต่อบุคลิกภาพและรูปแบบการทำงานของบุคคลนั้นๆ ด้วยเช่นกัน

ผลิตภาพโดยรวมของทีมขึ้นอยู่กับการบรรลุศักยภาพด้านผลิตภาพของแต่ละคน ซึ่งไม่ได้หมายความว่าทุกคนจะต้องบรรลุในสิ่งเดียวกันเสมอไป ผู้จัดการที่มีทักษะจะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานแต่ละคนสามารถสื่อสาร ทำงานร่วมกัน และสร้างสรรค์ผลงานตามทักษะและบุคลิกภาพของพวกเขาแต่ละคนได้

ผลิตภาพเฉพาะส่วนหรือผลิตภาพการผลิตรวม

เราสามารถแบ่งผลิตภาพออกเป็นระดับที่มีรายละเอียดมากขึ้นได้โดยดูที่องค์ประกอบ ซึ่งประกอบด้วย

• ผลิตภาพด้านแรงงาน คือประสิทธิภาพของผลิตผลของแต่ละคน
• ผลิตภาพด้านทุน หมายถึงอัตราส่วนของปัจจัยการผลิตทางกายภาพ เช่น เครื่องมือและอุปกรณ์ ไปจนถึงผลิตผล เช่น สินค้าและบริการ
• ผลิตภาพด้านวัสดุ คือผลิตผลที่เกี่ยวข้องกับวัสดุสิ้นเปลือง เช่น คอนกรีตหรือน้ำ
• ผลิตภาพการผลิตรวม หรือที่เรียกว่าผลิตภาพหลายปัจจัย ซึ่งหมายรวมถึงปัจจัยการผลิตมากกว่าหนึ่งรายการในแต่ละครั้ง

การดูที่ปัจจัยหลายๆ อย่างอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่การวัดผลในสิ่งที่จับต้องได้ เช่น ผลิตภาพด้านแรงงาน ทุน และวัสดุ จะช่วยให้คุณเข้าใจถึงบทบาทของปัจจัยการผลิตที่จับต้องไม่ได้ได้มากขึ้น เช่น การจัดการผลิตภาพ ยิ่งคุณมีข้อมูลปัจจัยการผลิตมากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งทำความเข้าใจปัจจัยที่วัดผลยากได้ง่ายขึ้นเท่านั้น เช่น ความรู้ที่สั่งสมมาหรือการใช้เทคนิคการจัดการที่มีประสิทธิภาพ

อ่านต่อ

• ผลิตภาพคืออะไรและเหตุใดจึงมีความสำคัญ
• วิธีเพิ่มผลิตภาพของคุณ
• โครงการริเริ่มด้านการมีส่วนร่วมของพนักงานที่คุณควรลอง