3 อันดับแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่คุณควรรู้จัก
![](https://static.xx.fbcdn.net/rsrc.php/v3/y4/r/-PAXP-deijE.gif)
![Top 3 productivity planners - Workplace from Meta](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/146259582_216713226760868_7859996856677890089_n.jpg?_nc_cat=107&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=SxJoF_Tms-cQ7kNvgGPSjoG&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYCs1mGsDBXZGqIp5_mQK_6GlxpcB9s7-D4GCFmywRUvHQ&oe=66AA7871)
ไม่ว่าจะเป็นแบบอนาล็อกหรือดิจิทัล แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพก็สามารถช่วยกระตุ้นผลลัพธ์ได้ มาดูกันว่าแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร ควรใช้เมื่อใด และวิธีใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพคืออะไร
เราทุกคนต่างมีระบบจัดการผลิตภาพของตัวเอง ไม่ว่าจะตั้งใจทำหรือไม่ก็ตาม คุณอาจเขียนไว้ในสมุดเปล่า แปะกระดาษโพสต์อิทไว้บนตู้เย็น หรือบันทึกเสียงตัวเองไว้ในโทรศัพท์ แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ ไม่ว่าจะเป็นแบบดิจิทัลหรืออนาล็อก สามารถเป็นเทคนิคการจัดการผลิตภาพที่สำคัญในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอนนี้
หากคุณรู้สึกว่าบางอย่างกำลังถาโถมเข้ามามามากเกินไปและมีงานสำคัญที่ต้องดูแลอยู่หลายอย่าง แต่คุณก็ไม่อยากละสายตาจากภาพรวมทั้งหมด การรวมทุกอย่างไว้ที่เดียวสามารถช่วยคุณได้ แพลนเนอร์มีประโยชน์มากในปัจจุบัน เนื่องจากทีมหลายทีมทำงานจากทางไกล อีกทั้งการติดตามความคืบหน้าของโปรเจ็กต์หรือการจดจำการประชุมก็เป็นเรื่องที่ยากขึ้น
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
![](https://scontent-iad3-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241657427_830327301017600_1962560683684295026_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=d_lQtbn8j4kQ7kNvgESC7QV&_nc_ht=scontent-iad3-2.xx&oh=00_AYArvMfqvRKlQVgvV5C9AneZ9OzsOYV-f_gv7BGOAsPuNg&oe=66AA8891)
![](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241700087_402134681493763_6402224727821764861_n.jpg?_nc_cat=102&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Q0z5RifsOagQ7kNvgEi55Mo&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYDI7t2tC7yK_gDk19UEdHsBjfxFQujPo9GqezQ8AR1S0A&oe=66AA8C98)
![](https://scontent-iad3-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241221457_908577796409130_6487958369880006678_n.jpg?_nc_cat=111&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Rg6tgx_FEPcQ7kNvgHzWIJ2&_nc_ht=scontent-iad3-2.xx&oh=00_AYADh8MffbmIChuFUTIYdjlyIbptzo7Wiv79VOMWG0fXPA&oe=66AA64DC)
![](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241625011_538813510723750_6067052383644802717_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=ipO-OFAm9YwQ7kNvgHUghwk&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYAeXEVyDOamzHoTwChPoNDDdOEm-eZ9O8mGHGT3baWVcA&oe=66AA8580)
![](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241639311_391950989102429_5023017423346854138_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Sz1KtrjEdmUQ7kNvgFZ6rSY&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYBrorpWpcmZWSknR-uLm0d3-pHxA7Yy5eANZdM0xfmzQQ&oe=66AA9403)
![](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241680920_332122231999515_373331672225401460_n.jpg?_nc_cat=104&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=bGQ_GJfIxI0Q7kNvgHdV4P-&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYCwcLlH1-HInb9uc-0c1gtzE8eRkP-PjLUo70If57rE5A&oe=66AA8D86)
![](https://scontent-iad3-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241256790_921023931957750_1265904103262126731_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=UG9yCIjaCJsQ7kNvgGBSkQH&_nc_ht=scontent-iad3-2.xx&oh=00_AYCbeK4-Ku6XwtgyMn2uu23tAEpK8wvXGLzz08mqo_7Mug&oe=66AA8432)
![](https://scontent-iad3-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241676153_587765818908517_6915274023430930059_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=pmnzfo5eeGIQ7kNvgHIddCB&_nc_ht=scontent-iad3-1.xx&oh=00_AYCIILfnhYXiQWHOYEZw7DuUOEBXXsUj7MeN2SZZHdbDsg&oe=66AA6DBC)
![](https://scontent-iad3-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241698027_372910177816075_3542654260261704366_n.jpg?_nc_cat=105&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=iOwtr5d85ycQ7kNvgEXcHQY&_nc_ht=scontent-iad3-2.xx&oh=00_AYDWvY0XULibIcgVsRVOFWXamj0ccQN-MA0QSc8AKeF3aQ&oe=66AA7075)
เหตุใดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพจึงมีความสำคัญ
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ หรือที่เรียกกันว่าแพลนเนอร์รายวันหรือตัวช่วยจัดระเบียบส่วนตัว เป็นวิธีหนึ่งในการติดตามตารางเวลา งาน โปรเจ็กต์ และเป้าหมายของทีม แพลนเนอร์ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในช่วงยุคทองของ Filofax ในทศวรรษที่ 1980 เมื่อสมุดสันห่วงที่เป็นที่นิยมในขณะนั้นมีทั้งปฏิทิน รายชื่อติดต่อ รายการสิ่งที่ต้องทำ และหน้ากระดาษเปล่าสำหรับจดบันทึก ปัจจุบัน แอพและโปรแกรมซอฟต์แวร์จำนวนมากได้รื้อฟื้นประสบการณ์ของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพจากยุคอนาล็อกขึ้นมาใหม่ ซึ่งเครื่องมือที่นำมาใช้ทั้งองค์กรเหล่านี้อาจเป็นวิธีการสำคัญในการรักษาทีมและโปรเจ็กต์ของคุณให้ดำเนินไปตามแผนได้
แม้เราจะมีเครื่องมือเพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลที่ทันสมัยและทำงานได้อย่างเป็นระบบ แต่สมุดแพลนเนอร์ก็ยังได้รับความนิยมอยู่ในปัจจุบัน ตั้งแต่สมุดจดบันทึกหัวข้อไปจนถึงไดอารี่ธรรมดาๆ เหตุใดจึงเป็นเช่นนั้น และแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลที่ทันสมัยจะช่วยเสริมการทำงานได้อย่างไร
รู้หรือไม่ว่า สมุดวางแผนรายวันเกิดขึ้นครั้งแรกในทศวรรษที่ 1930 โดย Gustav Grossmann ผู้กล่าวว่า เครื่องมือนี้เป็นตัวช่วยเพิ่มผลิตภาพให้กับผู้คน และช่วยให้พวกเขาดำเนินชีวิตอย่าง 'มีเหตุผล' เมื่อใช้งานตามคำแนะนำของเขา
เหตุใดคุณจึงควรใช้เหตุใดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ
ใครๆ ก็สามารถจดบันทึกงานและขีดฆ่ารายการสิ่งที่ต้องทำที่ทำเสร็จแล้วได้ แล้วอะไรที่ทำให้แพลนเนอร์นี้มีความแตกต่างเป็นพิเศษกัน คำตอบคือ หลักการที่สามารถช่วยให้เราคงพฤติกรรมจนบรรลุเป้าหมายได้เมื่อมุ่งมั่นที่จะทำ เพื่อเริ่มต้นดำเนินการตามหลักการนั้น คุณต้องค้นหาแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะกับความต้องการในทีมของคุณให้เจอ
3 แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่คุณควรรู้จัก
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีไว้สำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มองค์ประกอบที่เป็นขั้นตอนในแต่ละวัน สัปดาห์ หรือปี โดยประเภทที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และลำดับความสำคัญของคุณ
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพรายวัน
แพลนเนอร์ที่ละเอียดมากที่สุดคือแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพรายวัน ซึ่งเหมาะกับผู้ที่ต้องการข้อมูลที่ดูง่ายและตรงเวลาเพื่อทำตามรายการที่ต้องทำ
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพรายสัปดาห์
แพลนเนอร์รายสัปดาห์ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของงานในสัปดาห์ได้อย่างรวดเร็ว
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพรายเดือน/รายปี
ส่วนแพลนเนอร์รายเดือนหรือรายปีช่วยให้คุณสามารถติดตาม จัดการ และพัฒนาเป้าหมายในระยะกลางหรือระยะยาวได้
กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ และเลือกแพลนเนอร์ที่เหมาะสม
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพได้จริงหรือไม่
การใช้แพลนเนอร์สามารถเพิ่มผลิตภาพได้จริง ตามที่กูรูด้านผลิตภาพอย่าง Brian Tracey กล่าวว่า "ความสามารถในการวางแผนที่ดีก่อนลงมือทำเป็นตัวชี้วัดความสามารถโดยรวมของคุณ ยิ่งคุณวางแผนได้ดีเท่าใด คุณก็สามารถเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งได้ง่ายขึ้น เพื่อเริ่มต้นลงมือทำแล้วดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง"
นอกจากจะช่วยให้คุณวางแผนโปรเจ็กต์และเป้าหมายได้แล้ว คุณยังสามารถใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพเพื่อสะท้อนถึงความก้าวหน้าของบุคคลและทีม รวมไปถึงพัฒนาการของคุณ
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใดที่ดีที่สุด
คำตอบนี้ขึ้นอยู่กับมุมมองของแต่ละคน เมื่อพูดถึงผลิตภาพ ทุกคนล้วนมีวิธีการที่แตกต่างกัน บางคนวางแผนไว้อย่างละเอียดยิบโดยการแบ่งงานทั้งหมดออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ในขณะที่บางคนให้ความสำคัญกับภาพรวม รูปแบบของแพลนเนอร์ที่คุณเลือกให้กับทีมควรเหมาะกับวิธีการของคุณ หรือมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะปรับใช้ได้
สิ่งแรกที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะสมกับทีมของคุณคือ เหตุผลที่คุณจำเป็นต้องใช้ คุณต้องการให้แพลนเนอร์ครอบคลุมแค่ในชีวิตการทำงานหรือไม่ หรือคุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้เพื่อจัดการกับผลิตภาพส่วนบุคคลและการเรียนรู้ด้วย ลองพิจารณาว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในด้านแผนงานประจำวันของทีม หรือเป้าหมายในระยะยาว หรือทั้งสองอย่าง โดยผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้หลีกเลี่ยงการใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่มีรูปแบบตายตัว ยกเว้นในกรณีที่ผู้คนไม่มีความเป็นระเบียบ และยังใหม่กับการบริหารเวลาเช่นนี้
องค์กรอาจต้องการบางสิ่งเป็นพิเศษจากแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพของคุณ เช่น ปฏิทินหรือรายการงานที่ต้องทำ แพลนเนอร์ทั้งแบบดิจิทัลและอนาล็อกสามารถนำเสนอจิตวิทยาจูงใจเชิงบวกในรูปแบบของการกระตุ้นเตือนและเกมที่เหมาะสำหรับผู้ที่ชอบผัดวันประกันพรุ่ง แพลนเนอร์บางรูปแบบมีความเฉพาะกลุ่มมาก ในขณะที่บางรูปแบบออกแบบมาให้มีความ ‘ครบวงจร’ มากขึ้น
หากข้อกำหนดสำคัญประการหนึ่งของคุณคือการเชื่อมต่อกับคนอื่นๆ ภายในองค์กร คุณต้องใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เฉพาะเจาะจง ในทำนองเดียวกัน หากคุณต้องการแพลนเนอร์ที่สามารถทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นที่คุณใช้ในธุรกิจอยู่แล้ว คุณอาจมีตัวเลือกแพลนเนอร์ที่แคบลง
สิ่งที่ควรพิจารณาเกี่ยวกับสมุดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพ
สมุดแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพยังคงได้รับความนิยมมาจนถึงปัจจุบัน แม้ว่าโลกจะเปลี่ยนจากยุคอนาล็อกเข้าสู่ยุคดิจิทัลแล้วก็ตาม นั่นเป็นเพราะสาเหตุสำคัญบางอย่าง การวิจัยพบว่า การเขียนสิ่งที่ต้องทำและตารางเวลาในแต่ละวันช่วยให้คุณรู้สึกมีส่วนร่วมกับงานที่ทำมากขึ้น เหตุผลนี้ยังได้รับการสนับสนุนจากประสาทวิทยาด้วยการค้นพบที่ว่า การจดบันทึกเป้าหมายด้วยมือช่วยให้คุณมีโอกาสทำได้สำเร็จมากกว่า
การจดสิ่งต่างๆ สามารถช่วยในด้านการจดจำ ผู้คนจำนวนมากพบว่า ตนสามารถจดจ่อและมีสมาธิมากขึ้นเมื่อจดสิ่งต่างๆ ลงในกระดาษ และผู้ที่มีความคิดสร้างสรรค์ในองค์กรบางคนอาจสนุกสนานกับการใช้สีสัน และสามารถวาดรูปเล่นตามขอบกระดาษได้ ไม่มีวิธีที่ผิดหรือถูก ทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับการค้นหาวิธีที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ และให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดแก่องค์กร
- ขนาด คุณชอบแพลนเนอร์ขนาดเล็กที่สามารถพกในกระเป๋าหรือกระเป๋าเสื้อ หรือคุณต้องการแพลนเนอร์ที่ละเอียดมากขึ้นเพื่อเก็บไอเดียของคุณไว้ได้ทั้งหมด
- น้ำหนัก หากคุณเดินทางบ่อย น้ำหนักของแพลนเนอร์อาจเป็นเรื่องสำคัญ
- การพกพา หากคุณเดินทางบ่อย คุณอาจต้องการแพลนเนอร์แบบพกพาที่สามารถใส่ในกระเป๋าเดินทางของคุณได้ง่าย
- รูปแบบ แพลนเนอร์บางรูปแบบสามารถปรับแต่งได้อย่างยืดหยุ่น โดยสามารถย้ายหน้าหรือส่วนต่างๆ ได้ตามต้องการ ในขณะที่บางรูปแบบมีลักษณะตายตัวและกำหนดเทมเพลตมาให้ นอกจากนี้ยังมีรูปแบบแนวตั้งและแนวนอนให้คุณเลือกใช้
- ระบุหรือไม่ระบุวันที่ แพลนเนอร์ที่ไม่ระบุวันที่อาจเหมาะสมที่สุดหากคุณไม่ได้ต้องการใช้แพลนเนอร์ทุกวัน
รู้หรือไม่ว่า แม้ว่าญี่ปุ่นจะเป็นประเทศยักษ์ใหญ่ที่มีอิทธิพลด้านเทคโนโลยี แต่ชาวญี่ปุ่นกลับชื่นชอบสมุดแพลนเนอร์อย่างมาก ไม่ว่าจะมีขนาดหรือรูปร่างแบบใดก็ตาม เช่น สมุดจดบันทึกหัวข้อ ซึ่งเป็นระบบการจัดระเบียบส่วนบุคคลที่ใช้สัญลักษณ์ในการเรียงลำดับข้อมูล
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพมีประสิทธิภาพเพียงใด
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลมีข้อดีอย่างเห็นได้ชัดเจนท่ามกลางสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน แพลนเนอร์แบบดิจิทัลได้รับความนิยมมานานนับตั้งแต่การเปิดตัวของอุปกรณ์ต้นแบบอย่าง Palm Pilot ในปี 1996 ซึ่งมีทั้งรูปแบบที่ยืดหยุ่นและตายตัวเช่นเดียวกับสมุดแพลนเนอร์
ข้อแตกต่างที่สำคัญประการหนึ่งของแพลนเนอร์แบบดิจิทัลคือ คุณสามารถลิงก์กับทีมของคุณ รวมถึงดูปฏิทินและรายการงานที่มีร่วมกันได้ คุณสามารถแบ่งโปรเจ็กต์เพื่อจัดการเป็นส่วนๆ และมอบหมายสมาชิกในทีมให้รับผิดชอบงานในส่วนต่างๆ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับการแจ้งเตือนที่เป็นประโยชน์ ซึ่งจะกระตุ้นเตือนเมื่อผู้คนลืมการนัดหมายหรือเข้าประชุมสาย
ผู้จัดการทีมหลายรายใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลและแบบสมุดควบคู่กัน โดยผู้คนมักจะใช้สมุดแพลนเนอร์สำหรับการนัดหมายและเป้าหมายส่วนตัว และใช้แพลนเนอร์แบบดิจิทัลสำหรับสิ่งที่เกี่ยวข้องกับงาน อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องการสนับสนุนให้ทีมของคุณใช้แพลนเนอร์กลุ่มสำหรับการนัดหมายส่วนตัวด้วยเช่นกัน เพื่อให้พวกเขาเห็นสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว การวิจัยแสดงให้เห็นว่า ผู้คนมีผลิตภาพในการทำงานมากขึ้น หากสมองปลอดโปร่งโดยไม่ต้องคิดถึงสิ่งที่ต้องทำ
ประโยชน์หลักของแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลคืออะไร
แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบดิจิทัลช่วยให้คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้
- เชื่อมต่อกับทีมของคุณอยู่เสมอ
- ดูปฏิทินและรายการสิ่งที่ต้องทำของทุกคนได้ในพริบตาเดียว
- ใช้เพื่อทดสอบ เรียนรู้ และปรับปรุง
- รวมทุกอย่างไว้ในมือถือหรือแท็บเล็ตของคุณ ซึ่งมีโอกาสน้อยที่จะลืมไว้บนเครื่องบินหรือรถไฟ
- มีความยืดหยุ่นมากขึ้น เมื่อคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
การแนะนำแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพแบบใหม่ให้กับทีมของคุณ
ก่อนที่จะเลือกแพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพที่เหมาะกับองค์กรของคุณ ให้สอบถามคำแนะนำจากผู้อื่นและดูประโยชน์จากการทดลองใช้งานซอฟต์แวร์ฟรี อย่ากลัวที่จะลองใช้แพลนเนอร์เพิ่มผลิตภาพหลายๆ แบบรวมกัน จนกว่าคุณจะพบกับเครื่องมือที่เหมาะกับธุรกิจของคุณมากที่สุด เพราะนี่อาจเป็นขั้นตอนการลองผิดลองถูกเพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับคุณและทีมของคุณ แต่อย่ามัวรอเพื่อให้ได้เครื่องมือวางแผนที่สมบูรณ์แบบ เริ่มใช้งานตั้งแต่วันนี้เลย แล้วคุณจะเห็นผลิตภาพที่เริ่มทะยานขึ้น
คำนึงไว้เสมอว่า คุณต้องบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเมื่อเริ่มใช้ซอฟต์แวร์เพื่อผลิตภาพแบบใหม่ภายในองค์กรหรือทีม หากไม่แน่ใจ ให้เลือกระบบที่ซับซ้อนน้อยที่สุด ซึ่งสามารถทำงานที่สำคัญที่สุดในทีมของคุณ ดังที่ Daniel Levitin ผู้เขียนหนังสือ The Organized Mind กล่าวไว้ว่า "ยิ่งระบบซับซ้อนมากเท่าใด ผู้คนก็จะยิ่งทำตามได้น้อยลงเท่านั้น"
คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้