ค้นพบความลับของการสร้างวิดีโอเพื่อการมีส่วนร่วมของพนักงานที่ยอดเยี่ยม รวมไปถึงเรียนรู้วิธีวัดการมีส่วนร่วมจากวิดีโอเพื่อดูว่าพนักงานได้รับสารที่คุณต้องการสื่อหรือไม่

การสื่อสารกับพนักงานที่ทำงานแบบผสมผสานเพื่อทำให้เกิดการมีส่วนร่วมกับพนักงานและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพถือเป็นหนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่เหล่าผู้นำเผชิญอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งวิดีโอสามารถช่วยให้คุณรับมือกับความท้าทายนั้นได้โดยตรง แต่ความลับของการมีส่วนร่วมกับวิดีโอที่มีประสิทธิภาพคืออะไร และคุณจะใช้ประโยชน์จากพลังของวิดีโอเพื่อโน้มน้าว สนับสนุน และสร้างแรงบันดาลใจได้อย่างไร เรามาเริ่มตั้งแต่จุดเริ่มต้นกันเลย

การมีส่วนร่วมกับวิดีโอคืออะไร

ในช่วงปีที่แล้ว แม้วงการจอยักษ์จะถูกจำกัดด้วยข้อห้ามมากมาย แต่หน้าจอเล็กๆ ก็ได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตของพนักงานทั่วโลกมากขึ้นแทน กว่า 75% ของพนักงานที่ทำงานจากทางไกลกล่าวว่าพวกเขามีประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้นในบ้านที่สุขสบายของตัวเอง และมีการประมาณการว่าภายในปี 2025 พนักงาน 70% จะได้รับโอกาสเดียวกันนี้อย่างน้อย 5 วันต่อเดือน

ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้ว สิ่งที่จะทำให้แนวคิดนี้เป็นจริงขึ้นมาได้ก็คือวิดีโอ เนื่องจากวิดีโอมีศักยภาพในการมีส่วนร่วมกับพนักงาน ให้การสนับสนุน สร้างแรงบันดาลใจ และนำคนที่อาจไม่ค่อยได้ใช้พื้นที่ในออฟฟิศมารวมตัวกัน

สมองประมวลผลภาพได้เร็วกว่าข้อความมาก บางแหล่งให้ข้อมูลว่าเร็วกว่าถึง 60,000 เท่า นักประสาทวิทยาจาก MIT พบว่าสมองใช้เวลาเพียง 13 มิลลิวินาทีในการระบุภาพเท่านั้น ด้วยเหตุนี้เอง วิดีโอจึงเป็นสื่อที่ (เกือบจะ) สร้างผลลัพธ์ได้ในทันที

นอกจากนี้ วิดีโอยังสามารถดึงดูดความสนใจได้ดีกว่าข้อความที่เป็นตัวอักษรและคำพูด เพราะวิดีโอสามารถทำในสิ่งที่ตัวอักษรและคำพูดทำไม่ได้ นั่นคือ การใช้สายตาในภาษากาย ซึ่งแม้จะเป็นการกระทำที่เล็กน้อยแต่กลับมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุกการสนทนา การศึกษาที่สำคัญเกี่ยวกับสายสัมพันธ์โดย Albert Mehrabian พบว่าสิ่งที่คุณพูดจะมีผลต่อความประทับใจเพียง 7% เท่านั้น ซึ่งถือเป็นการเน้นย้ำถึงข้อจำกัดที่ชัดเจนของการโต้ตอบด้วยเสียงเพียงอย่างเดียว

วิดีโอช่วยในเรื่องการมีส่วนร่วมมากเป็นพิเศษ เนื่องจากช่วยให้คุณเห็นการแสดงออกทางสีหน้า การแสดงท่าทาง การสบตา และท่าทางที่เน้นย้ำความหมายและเจตนาที่สำคัญให้กับคำที่คุณพูด รวมถึงช่วยเติมเต็มช่องว่างระหว่างการพูด

การวิจัยที่ดำเนินการในนามของ Cisco Systems โดยนักจิตวิทยาธุรกิจที่ชื่อว่า Pearn Kandola ได้เน้นย้ำถึงความสำคัญของสัญญาณที่เป็นอวัจนภาษาเหล่านี้ พวกเขาตั้งข้อสังเกตในรายงานว่าพฤติกรรมและภาษากายช่วย "เพิ่มความไว้วางใจระหว่างสมาชิกในทีมได้อย่างมีนัยสำคัญ" และ "ช่วยสร้างความไว้วางใจได้เร็วยิ่งขึ้น" รายงานยังแนะนำอีกด้วยว่าการสื่อสารแบบเห็นหน้ากันจะช่วยกระชับสายสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและช่วยสร้าง "ความรู้สึกถึงอัตลักษณ์ที่มีร่วมกัน"¹

การมีส่วนร่วมทางวิดีโอจะทำให้คุณมีองค์ประกอบพื้นฐานที่จำเป็นในการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่แน่นแฟ้นและส่งเสริมให้พนักงานของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพอย่างที่เคยทำมาหรือมากกว่าเดิม

บทบาทในทางปฏิบัติของวิดีโอต่อการมีส่วนร่วมของพนักงาน

วิดีโอช่วยให้ผู้คนมารวมตัวกันได้ ไม่ว่าจะเป็นการบรรยายสรุปแบบตัวต่อตัวไปจนถึงงานกิจกรรมระดับโลก วิดีโอช่วยสร้างโอกาสในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ การแบ่งปันไอเดีย การคิดค้นกลยุทธ์ และการวางแผนที่จำเป็นต่อการใช้งานโดยที่ไม่ต้องให้ใครออกจากบ้านหรือที่ทำงานแต่อย่างใด

บุคลากรหน้างานและพนักงานที่ที่ไม่มีโต๊ะทำงาน เช่น พนักงานบริการลูกค้า พนักงานที่ทำงานบนท้องถนน หรือพนักงานในโรงงานในองค์กรของคุณ ซึ่งมักจะรู้สึกว่าตนถูกละเลยจะสามารถมีส่วนร่วมได้ทันทีเพียงแค่เปิดวิดีโอคอลผ่านสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อปของตน

การสื่อสารทางธุรกิจ คือการไหลเวียนอย่างต่อเนื่องของข้อมูลบริษัท ข่าวสาร ไอเดีย และความคิดเห็น ซึ่งเป็นรากฐานของทุกองค์กรที่ประสบความสำเร็จ ขณะนี้มีความเปิดกว้างและเป็นประชาธิปไตยมากขึ้น วิดีโอช่วยให้คนในองค์กรใกล้ชิดกันมากขึ้นไม่ว่าผู้คนจะทำงานอยู่ที่ใด เนื่องจากสามารถใช้ประโยชน์ได้ตั้งแต่การนำเสนอคำปราศรัยของซีอีโอไปจนถึงการฉลองวันเกิดของสมาชิกในทีม

อีกทั้งยังทำให้การสื่อสารและเครื่องมือออนไลน์มีความสอดคล้องกันมากขึ้น เนื่องจากเหลือปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงเพียงอย่างเดียวคือโซนเวลา ลองนึกถึงห้องประชุมกลุ่มย่อย แชทกลุ่ม หรือเครื่องมือแชร์หน้าจอที่ทำให้การเชื่อมต่อส่วนบุคคลและการทำงานร่วมกันในทีมเป็นไปอย่างง่ายดายและรวดเร็ว

อันที่จริงแล้ว ประโยชน์ของวิดีโอที่มีต่อเราต่างหากที่ทำให้วิดีโอสร้างการมีส่วนร่วมได้อย่างมาก บริษัทต่างๆ ลดต้นทุนการเดินทางได้ถึง 30%² ผ่านการใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการเดินทางสำหรับธุรกิจได้ถึง 47%³

รวมถึงพนักงานที่ทำงานจากทางไกลก็ได้รับประโยชน์เช่นกัน เมื่อไม่ต้องเดินทางไปที่ออฟฟิศ ทำให้พนักงานสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้หลายร้อยดอลลาร์ รวมถึงพนักงานจะได้มีความสุขกับความยืดหยุ่นที่เกิดจากสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ไม่ได้เน้นชั่วโมงทำงาน แต่เน้นการทำงานให้เสร็จแทน

ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเงินที่คุณประหยัดได้นั้นไม่ใช่สิ่งที่สำคัญเพียงอย่างเดียว ความสามารถของวิดีโอยังช่วยให้คุณสามารถประหยัดสิ่งที่มีค่าที่สุดอย่างหนึ่งได้ นั่นก็คือเวลา

Global Workplace Analyst อธิบายว่าเมื่อคำนึงถึงการเดินทางและเวลาเดินทางแล้ว การทำงานจากทางไกลแบบเต็มเวลาจะช่วยประหยัดเวลาได้ 2 ถึง 3 สัปดาห์ต่อปี⁴ รวมทั้งยังทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาเตรียมความพร้อมและเดินทางไปประชุมอีกด้วย เมื่อทั้งหมดที่คุณต้องใช้มีเพียงแค่เว็บลิงก์เท่านั้น

วิธีใช้วิดีโอเพื่อมีส่วนร่วมกับพนักงาน

แล้วคุณจะใช้ประโยชน์จากวิดีโอให้มากขึ้นได้อย่างไร ต่อไปนี้คือ 6 วิธีที่วิดีโอสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กรได้

1. การประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอถือเป็นสิ่งสำคัญของการมีส่วนร่วมกับวิดีโอ เนื่องจากช่วยทำให้การสนทนาข้ามสายงาน ระหว่างแผนก และทั้งองค์กรเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ การวิจัยของ Cisco เผยว่าการสื่อสารผ่านวิดีโอจะช่วยกระตุ้นการมีส่วนร่วมในการพูดคุยในกลุ่มมากขึ้น เนื่องจากผู้คนจะแสดงความคิดเห็นอย่างเปิดเผยและแก้ไขข้อขัดแย้งได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ วิดีโอยังสนับสนุนความหลากหลายและการเปิดกว้าง เนื่องจากวิดีโอสามารถนำพนักงานที่มีภูมิหลังและสายงานที่แตกต่างกันมารวมตัวกันได้ การทำเช่นนี้จะช่วยนำมุมมอง ประสบการณ์ ความรู้ และความเชี่ยวชาญที่หลากหลายมารวมไว้ด้วยกัน ซึ่งจะก่อให้เกิดไอเดียใหม่ การแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ และนวัตกรรมใหม่ๆ กล่าวโดยสรุปก็คือ การมีส่วนร่วมกับวิดีโอก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้มากที่สุด

2. การสรรหาบุคลากรและการฝึกอบรมพนักงานใหม่

บริษัท 86% สัมภาษณ์ผู้ที่มีโอกาสเป็นพนักงานผ่านวิดีโอในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19 แต่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากวิดีโอได้มากกว่านั้น

วิดีโอสามารถนำเสนอวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัทของคุณได้อย่างเป็นรูปธรรม การใส่คลิปของพนักงานคนสำคัญที่อธิบายถึงความรู้สึกที่ได้ทำงานให้กับคุณจะช่วยเพิ่มความเป็นมิตรให้กับองค์กรของคุณได้ และหากคุณกำลังสรรหาบุคลากรจากต่างประเทศ การมีส่วนร่วมกับผู้ที่มีโอกาสเป็นพนักงานด้วยวิดีโอเกี่ยวกับพื้นที่นั้นๆ หรือด้วยเคล็ดลับที่จะช่วยให้พวกเขาย้ายมาอยู่ที่ประเทศใหม่จะทำให้ธุรกิจของคุณมีความน่าสนใจสำหรับผู้มีความสามารถที่คุณต้องการ

และเมื่อพนักงานเหล่านั้นได้เข้ามาทำงานแล้ว ซีรีส์วิดีโอเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงานใหม่สามารถแสดงการต้อนรับอย่างเป็นส่วนตัวจากซีอีโอ ช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจวัฒนธรรมของบริษัท รวมไปถึงยังช่วยแนะนำให้พนักงานเหล่านั้นรู้ว่าจะไปรับประทานอาหารกลางวันได้ที่ไหนหรือหาการสนับสนุนด้านไอทีจากที่ใดได้อีกด้วย

3. สินค้าและบริการ

เมื่อพนักงานมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งที่บริษัทของคุณเสนอให้กับลูกค้า ความเข้าใจนี้จะทำให้พนักงานเห็นถึงคุณค่าของบริษัทที่ตนทำงานอยู่และรู้สึกภาคภูมิใจในงานที่ทำ วิดีโอการมีส่วนร่วมของพนักงานมีบทบาทสำคัญในการสร้างและเพิ่มความเข้าใจในเรื่องนี้

วิดีโอจะสามารถมอบประสบการณ์ของแบรนด์ได้อย่างน่าสนใจ ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอนิเมชั่น ซาวด์ไบต์จากพนักงานคนสำคัญ หรือฟุตเทจที่แสดงให้เห็นถึงเบื้องหลัง วิธีนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเปิดตัวสินค้าหรือบริการใหม่ภายในองค์กร ทั้งยังช่วยให้มั่นใจว่าทีมพัฒนา ทีมฝ่ายขาย ทีมประชาสัมพันธ์ และทีมการตลาดจะมีความเข้าใจที่ตรงกัน

4. ข่าวสาร มุมมอง และการอัพเดตของบริษัท

ถ้าคุณต้องการเครื่องมือที่สามารถใช้ในการรายงานประจำปีและการอัพเดตข่าวสารได้อย่างน่าสนใจมากกว่าการนำเสนอจาก PowerPoint อันน่าเบื่อหน่าย วิดีโอการมีส่วนร่วมของพนักงานก็นับว่าเป็นตัวเลือกที่ดี เปลี่ยนสถิติเป็นภาพกราฟิกที่แชร์ได้ พร้อมใส่ความคิดเห็นและข้อมูลเชิงลึก เพียงเท่านี้ คุณก็มีเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถให้ข้อมูลและสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมของคุณแล้ว บล็อกของ Adobe Marketo ตั้งข้อสังเกตว่า "พนักงานที่รู้จักสถานะทางการเงินและเป้าหมายของบริษัทอาจรู้สึกว่าตนมีส่วนสำคัญในความพยายามโดยรวม"

วิดีโอยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการใช้ชมเชยผลจากการทำงานหนัก ซึ่งจะทำให้บุคคลหรือทีมที่อาจถูกมองข้ามได้มีโอกาสเฉิดฉายมากขึ้น การมีส่วนร่วมกับวิดีโอสามารถเสริมสร้างคุณค่าที่องค์กรมอบให้กับบุคลากรของตนได้ ไม่ว่าจะเป็นการชมเชยความสำเร็จของพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ การยกย่องผู้ที่ทุ่มเททำงานมากที่สุด หรือการอัพเดตความคืบหน้าของโครงการริเริ่มที่สำคัญให้ทุกคนทราบ

รวมถึงพนักงานที่รู้สึกมีคุณค่าก็มีแนวโน้มจะลาออกน้อยกว่าด้วย Forbes กล่าวว่าวิธีนี้สามารถช่วยให้บริษัทต่างๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจ้างงานใหม่ไปได้ถึง 4,129 ดอลลาร์และลดวันที่เสียไปหรือผลิตภาพที่ลดลงไปได้ถึง 42 วัน

5. การสื่อสารจากฝ่ายบริหาร

การปรากฏตัวอย่างสม่ำเสมอของผู้นำบริษัทเป็นแรงจูงใจที่ทรงพลัง โดยวิดีโอสามารถช่วยสร้างการเชื่อมต่อโดยตรงระหว่างผู้นำและพนักงานทั้งหมดได้ ปัจจัยการมีส่วนร่วมของพนักงานจากการสื่อสารจากผู้นำแบบเป็นการส่วนตัวนี้สามารถก่อให้เกิดประโยชน์มหาศาล การทำเช่นนี้ช่วยให้พนักงานรู้จักผู้นำและช่วยให้ผู้นำธุรกิจมีวิธีการที่จริงใจและเป็นธรรมชาติในการบอกเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับการตัดสินใจและกลยุทธ์ของพวกเขาหรือค่านิยมของธุรกิจ

คุณจะวัดการมีส่วนร่วมกับวิดีโอได้อย่างไร

ไม่มีประโยชน์ที่จะเสียเวลาและเงินไปกับเนื้อหาวิดีโอที่ไร้ประสิทธิภาพ แล้วคุณจะวัดความสำเร็จได้อย่างไรล่ะ มีวิธีการมากมายที่จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณนำเสนอให้ดีขึ้น และช่วยให้แน่ใจว่าสิ่งนั้นจะบรรลุระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานที่คุณต้องการ

• การเข้าถึง – จำนวนคนที่เห็นวิดีโอของคุณ
• ระยะเวลาในการรับชมโดยเฉลี่ย – ผู้คนรับชมวิดีโอจนจบหรือเลิกรับชมในระหว่างทาง
• กลุ่มเป้าหมาย - ใครที่รับชมวิดีโอของคุณ
• การมีส่วนร่วม – คุณได้รับคำติชม ความคิดเห็น หรือการกดถูกใจหรือไม่ มีการแชร์หรือส่งต่อบ่อยแค่ไหน

แต่กระนั้นวิดีโอก็มีข้อผิดพลาดอยู่เช่นกัน James Lavers ผู้ฝึกสอนเกี่ยวกับวิดีโอที่เคยร่วมงานกับผู้แพร่ภาพชั้นนำของสหราชอาณาจักรกล่าวว่า เมื่อมีการจัดทำวิดีโอสำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงาน บริษัทต่างๆ มักจะดำเนินการพลาดที่จุดเดิมซ้ำๆ

ประการแรก พวกเขามักตกหลุมพรางของความต้องการให้พนักงาน 'เข้าใจ' บางอย่าง และเอาความต้องการนี้เป็นเป้าหมาย แต่คุณจะวัดผลสิ่งที่เป็นนามธรรม อย่างเช่น ความเข้าใจ รวมทั้งการมีส่วนร่วมของพนักงานได้อย่างไร

"(โดยปกติแล้ว) คุณต้องมองหาตัวบ่งชี้หลักที่เป็นเชิงบวก ตรวจสอบได้ และเป็นรูปธรรมที่บ่งบอกว่าสิ่งที่คุณพูดได้บรรลุผลแล้ว" James กล่าว ถาม: การมีส่วนร่วมมีลักษณะอย่างไร ถ้าผู้คนมีส่วนร่วม พวกเขาจะทำอย่างไร แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไร

แทนที่จะใช้วิดีโอเป็นสื่อในการถ่ายทอดข้อมูล ให้คิดว่าวิดีโอเป็นโอกาสในการเปลี่ยนแปลงหรือโน้มน้าวพฤติกรรมของผู้ชมแทน ซึ่งวิธีเดียวที่จะทำได้คือการทำให้ผู้ชมมีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณ...

วิธีเพิ่มการมีส่วนร่วมกับวิดีโอ

แม้ว่าระดับของความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคและการตัดสินใจในเรื่องพื้นฐานสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการนำเสนอวิดีโอของคุณได้ ตัวอย่างเช่น การเพิ่มคำบรรยายและกราฟิกหรือใส่พื้นหลังที่เป็นโทนสีกลางๆ แต่ผู้พูดถือเป็นผู้ที่จะสร้างผลกระทบได้มากที่สุด

James เสนอกฎเหล็ก 5 ข้อในการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการมีส่วนร่วมกับวิดีโอ ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุย วิดีโอฝึกอบรม หรือการอัพเดตข่าวสารบริษัท

1. "คุณจะไม่สามารถกระตุ้นพนักงานได้ หากคุณไม่ยังกระตุ้นตัวเองไม่ได้ นี่คือรากฐานของการโน้มน้าว"

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการทำให้ผู้ชมเกิดความหลงใหลในองค์กร คุณต้องแสดงให้เห็นด้วยว่าคุณมีความหลงใหลนั้นเหมือนกัน การนำเสนอจะไม่มีประสิทธิภาพสักเท่าไรหากขาดการกระทำเหล่านั้นไป

2. "ถ้าคุณไม่จริงใจ คนอื่นจะมองออกในทันที"

ทักษะการนำเสนอและการฝึกอบรมด้านสื่ออาจช่วยขัดเกลาการนำเสนอของคุณก็จริง แต่นั่นก็เป็นเรื่องรองลงมาจากความถูกต้อง ความโปร่งใส และความบริสุทธิ์ยุติธรรม

3. "รู้จักวิธีสบตา แม้จากทางไกล"

เรียนรู้วิธีมองในมุมมองอื่นๆ เพื่อให้ผู้ชมมีส่วนร่วมกับคุณอย่างเต็มที่

4. "เปลี่ยนวิธีการพูดไปตามสถานการณ์"

เมื่อพูดถึงประเด็นสำคัญ ให้พูดช้าลงและหยุดสักครู่ก่อนที่จะสื่อสารออกไป อย่ากลัวการหยุดพูดสักครู่ เพราะมันทรงพลังมาก การทำเช่นนี้จะแสดงถึงความเป็นผู้นำของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าชุดสูทสุดเนี๊ยบหรือภูมิหลังขององค์กรที่น่าประทับใจ

5. "ใช้มือเพื่อเน้นสิ่งสำคัญ"

Mark Bowden ซึ่งเป็นผู้เขียน ผู้พูดจาก TED และผู้ร่วมก่อตั้ง TRUTHPLANE ได้เคยทำงานร่วมกับผู้นำและนักการเมือง G7 ในการฝึกอบรมของเขา เขาจะอธิบายว่าตำแหน่งการวางมือที่สัมพันธ์กับร่างกายของคุณสามารถเพิ่มการย้ำความสำคัญให้กับคำพูดของคุณผ่านภาษากายได้อย่างไร

ท่าทางและการเคลื่อนไหวของมือที่บริเวณเอวจะสื่อให้ผู้ชมทราบว่าพวกเขาสามารถไว้วางใจคุณได้ การเคลื่อนไหวที่บริเวณลำตัวจะช่วยกระตุ้นให้เกิดความหลงใหล และท่าทางบริเวณศีรษะขึ้นไปจะช่วยสร้างแรงบันดาลใจให้กับการนำเสนอของคุณ

• การมีส่วนร่วมของพนักงานคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญกับองค์กรของคุณ
• วิธีวัดการมีส่วนร่วมของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• โครงการริเริ่มด้านการมีส่วนร่วมของพนักงานที่คุณควรลอง