การเข้าภาวะลื่นไหล: วิถีสู่การทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจริงหรือไม่
ในทางจิตวิทยา แนวคิดของภาวะลื่นไหลหมายถึงการรู้สึกแห่งการดำดิ่งและจดจ่ออยู่กับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ แต่เมื่อภาวะลื่นไหลถูกขัดจังหวะ ก็อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพและผลิตภาพลดลงได้ และนี่เองเป็นเหตุผลว่าทำไมการมีเครื่องมือที่ผสานการทำงานกันได้อย่างราบรื่นจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง
การถูกขัดจังหวะการทำงานอยู่บ่อยๆ อาจทำให้ทีมไม่สามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ จริงอยู่ที่ทุกคนต้องมีเวลาหยุดพัก แต่การถูกรบกวนจากการเปิดอีเมล รับโทรศัพท์ และอัพเดตข่าวสารในโซเชียลมีเดียอาจทำให้ผลิตภาพลดลงอย่างมากได้
การศึกษาของ University of California Irvine กล่าวว่าคนเราจะใช้เวลาเฉลี่ย 23 นาทีกับอีก 15 วินาทีในการกลับเข้าสู่ห้วงการทำงานเดิมหลังจากหยุดไปทำสิ่งอื่นๆ ที่เข้ามาขัดจังหวะ
หลายคนมองว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นเป็นสิ่งที่ดี แต่คุณก็สามารถแย้งได้ว่าหากคุณทำสองสิ่งในเวลาเดียวกัน ผลลัพธ์ของทั้งสองสิ่งนั้นอาจจะออกมาไม่ดีสักอย่างเลยก็ได้
แผนภาพภาวะลื่นไหล
Mihaly Csikszentmihalyi นักจิตวิทยาชาวฮังการี-อเมริกาได้แนะนำให้เรารู้จักกับแผนภาพภาวะลื่นไหล (Flow Model) เป็นครั้งแรกในช่วงทศวรรษ 1990 ซึ่งเป็นแผนภาพที่แสดงสถานะทางอารมณ์ทั้งหมดที่เราน่าจะพบเจอเมื่อพยายามทำงานให้เสร็จ
ทฤษฎีนี้เสนอว่าผู้คนจะมีความสุขที่สุดเมื่ออยู่ใน 'ภาวะลื่นไหล' อย่างเต็มที่ กล่าวคือ มีส่วนร่วมและจดจ่อในสิ่งที่ตนกำลังทำอยู่ ซึ่งหมายถึงการพยายามหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการถูกท้าทายจากงานที่ทำอยู่และการมีทักษะและเครื่องมือที่เหมาะสมในการทำงานนั้น
3 เหตุผลที่ภาวะลื่นไหลมีความสำคัญต่อประสิทธิภาพของที่ทำงาน
1. ทำงานเสร็จมากขึ้นในเวลาที่น้อยลง
คุณกำลังจดจ่ออยู่กับการเขียนรายงาน แต่จู่ๆ ก็มีเมลใหม่เด้งเข้ามาในกล่องข้อความของคุณ คุณจึงผละจากสิ่งที่กำลังทำอยู่เพื่อไปอ่านเมล ซึ่งทำลายสมาธิของคุณ แต่คุณทราบหรือไม่ว่า สิ่งรบกวนเช่นนี้ก็เกิดขึ้นกับพนักงานของคุณเช่นเดียวกัน
"Workplace ช่วยให้คุณสามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือที่คุณใช้เป็นประจำอยู่แล้ว เช่น Jira และ Smartsheet เพื่อให้คุณสามารถสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ ได้อย่างราบรื่น"
โดยเฉลี่ยแล้ว ผู้คนสลับไปมาระหว่างเนื้อหาสื่อต่างๆ ในอุปกรณ์เครื่องเดียวทุก 11 วินาที สิ่งรบกวนที่เข้ามาขัดจังหวะอาจทำให้พนักงานของคุณเสียสมาธิ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาต้องใช้เวลาดึงสมาธิใหม่อีกครั้งเพื่อกลับไปทำงานที่ซับซ้อนให้เสร็จ
ผู้คนจะไม่สามารถปล่อยอารมณ์ให้เข้าสู่ภาวะลื่นไหลได้ หากต้องสลับไปมาระหว่างซอฟต์แวร์แต่ละตัวไปพร้อมกับดูหน้าจอและจอภาพต่างๆ อยู่ตลอดเวลา แต่ข่าวดีก็คือ Workplace ช่วยให้คุณสามารถผสานการทำงานกับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วในชีวิตประจำวัน เช่น Jira และ WebEx เพื่อให้คุณสลับไปมาระหว่างงานต่างๆ ได้อย่างราบรื่น แถมยังช่วยลดการขัดจังหวะและเพิ่มประสิทธิภาพให้สูงสุดด้วย
2. มีข้อผิดพลาดน้อยลง
เมื่อคุณมอบหมายงานให้พนักงาน คุณอาจกำหนดภาระงานที่ทำให้เสร็จได้จริงสำหรับวันนั้นๆ โดยแบ่งเวลาสำหรับพักผ่อนไว้ให้ด้วย อย่างไรก็ตาม คุณอาจจะลืมนึกถึงสิ่งรบกวนหลายๆ อย่างที่อาจทำให้การจัดการเวลาไม่เป็นไปตามที่วางแผนไว้
ผู้คนมักจะชดเชยการถูกขัดจังหวะดังกล่าวด้วยการทำงานให้เร็วขึ้น แต่การทำเช่นนี้กลับมีแต่จะทำให้งานเกิดข้อผิดพลาดมากขึ้น สิ่งที่จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้คือเครื่องมือที่จะเข้ามาไล่อ่านอีเมล ข้อความด่วน และข้อมูลอัพเดตสำหรับโปรเจ็กต์ที่ไม่เกี่ยวข้องแทน เพื่อให้พนักงานสามารถจดจ่อกับการทำงานที่สำคัญให้ออกมาอย่างถูกต้อง
ซึ่งเครื่องมืออย่าง Workplace ก็ใช้ปัญญาประดิษฐ์และแมชชีนเลิร์นนิ่งในการทำสิ่งที่กล่าวมานั้น
3. ช่วยลดความเครียด
สิ่งรบกวนไม่เพียงแค่ทำให้เสียเวลาเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อสภาพจิตใจของผู้คนด้วย ความเครียดเป็นหนึ่งในปัญหาสำคัญของที่ทำงานในปัจจุบัน และการเสียสมาธิก็อาจทำให้หงุดหงิดและรู้สึกเหมือนถูกกดดันอยู่ตลอดเวลาได้
Gloria Mark ศาสตราจารย์ด้านสารสนเทศจาก University of California อธิบายสิ่งรบกวนทางดิจิทัลว่าเป็นเหมือนกับการตีลูกเทนนิสไปมาโดยใช้พลังความคิดของเรา แต่จะแตกต่างจากการเล่นเทนนิสจริงๆ ตรงที่สมองของเราต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนทิศทางมากกว่า ซึ่งภาวะลื่นไหลสามารถช่วยปรับสมดุลของพลังงานเหล่านั้นได้
