วิธีจัดระเบียบตัวเองในที่ทำงาน: ข้อเสียของการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
หลายคนมักมองว่าความสามารถในการจัดการงานจำนวนมากได้นั้นเป็นสิ่งที่ดี แต่การรับผิดชอบงานหลายๆ โปรเจ็กต์พร้อมกันเป็นสิ่งที่ดีจริงหรือ หรือมีวิธีการทำงานที่ดีกว่านี้กัน เรามาดูกันว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันมีความหมายอย่างไร และคุณจะช่วยผู้คนจัดการภาระความรับผิดชอบหลายๆ อย่างได้อย่างไร
สิ่งแรกที่ต้องรู้เกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันคือ การทำงานรูปแบบนี้ไม่มีอยู่จริง เรามักจะชื่นชมเพื่อนร่วมงานที่สลับงานที่ทำไปมาได้หลายงาน เรามักรู้สึกทึ่งเมื่อเห็นคนหนุ่มสาวโพสต์บนโซเชียลมีเดีย ดูวิดีโอ ส่งข้อความด่วน และทำงานบ้านไปในเวลาเดียวกัน แต่ศาสตร์ด้านประสาทวิทยาได้พิสูจน์แล้วว่า เป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะทำสิ่งต่างๆ มากกว่าหนึ่งอย่างพร้อมกันได้ แม้เราจะคิดว่ามันเป็นแบบนั้นก็ตาม
Nancy K. Napier อธิบายไว้ใน Psychology Today ว่าจริงๆ แล้วเราไม่ได้ทำงานหลายอย่างไปพร้อมกัน เราแค่เปลี่ยนจากงานหนึ่งไปทำอีกงานหนึ่งอย่างรวดเร็วก็เท่านั้น และการทำงานแบบนี้ก็ไม่ใช่วิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเสมอไป
สิ่งที่เกิดขึ้นกับสมองเมื่อต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
ทุกครั้งที่เราเปลี่ยนจากงานหนึ่งไปทำอีกงานหนึ่ง สมองของเราจะผ่านกระบวนการหยุดแล้วเริ่มใหม่ เมื่อเรามองหาวิธีจัดระเบียบตัวเองในที่ทำงาน เราต้องเข้าใจก่อนว่ากระบวนการนั้นมีอะไรเข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง
สมองต้องทำหลายอย่างเพื่อให้เราสลับสับเปลี่ยนไปทำงานอื่นได้ ซึ่งประกอบด้วย
- การเลือกงานที่จะสลับไปทำ
- การลืมแบบแผนของการทำงานชิ้นเก่าไปชั่วคราว
- การนึกถึงแบบแผนของการทำงานชิ้นใหม่
แม้ว่าการทำงานของสมองดังข้างต้นจะใช้เวลาเพียงไม่กี่เสี้ยววินาที แต่เวลาก็เป็นเรื่องสำคัญในบางงาน โดยเฉพาะงานที่ซับซ้อนหรือไม่คุ้นเคย ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือการที่ผู้ขับขี่ใช้โทรศัพท์มือถือขณะที่ขับรถเปลี่ยนเลน ซึ่งเปรียบเทียบได้กับตอนที่เราพยายามฟังการนำเสนอพร้อมกับอ่านอีเมลบนแล็ปท็อปไปด้วย
ประสิทธิภาพและผลิตภาพ
นักจิตวิทยาที่ทำการวิจัยเกี่ยวกับการทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้ข้อสรุปว่า การพยายามทำหลายๆ งานในเวลาเดียวกันนั้นไม่มีประสิทธิภาพมากนัก เนื่องจากเวลาและภาระทางความคิดที่เข้ามาเกี่ยวข้องในกระบวนการนั้นมีมากเกินไป นอกจากนี้ยังมีการประมาณการด้วยว่าการสลับไปทำงานอื่นๆ อาจลดผลิตภาพลงราว 40% เลยทีเดียว ยิ่งไปกว่านั้น นักวิจัยยังพบว่าระยะเวลาในการให้ความสนใจของผู้ที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกันนั้นต่ำกว่าผู้ที่ทำงานทีละอย่างอีกด้วย
วิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
หากคุณคำนึงถึงต้นทุนด้านผลิตภาพและประสิทธิภาพที่เป็นไปได้เป็นหลัก คุณควรถามตัวเองว่าควรขอให้พนักงานทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือไม่ หรือมีวิธีจัดระเบียบตัวเองในที่ทำงานที่ดีกว่าที่เป็นอยู่หรือเปล่า
คุณอาจพบว่าการให้เวลาและโอกาสเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานหนึ่งๆ ให้เสร็จได้ก่อนที่จะไปทำงานอื่นต่อสามารถช่วยให้พนักงานทำงานต่างๆ ได้สำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงการมอบเครื่องมือที่ช่วยลดภาระการใช้สมองก็อาจช่วยได้เช่นกัน แพลตฟอร์ม เช่น Workplace by Facebook ซึ่งผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้เป็นประจำอยู่แล้วได้อย่างง่ายดายทำให้คุณไม่ต้องคอยเปลี่ยนแพลตฟอร์มจนเสียสมาธิ
อีเมลถือว่าเป็นสิ่งรบกวนสมาธิชั้นยอดได้เหมือนกัน และหลายๆ ข้อความที่พนักงานได้รับนั้นก็ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ตนกำลังทำอยู่เลย แต่การใช้กลุ่มบน Workplace จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะได้รับเฉพาะข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น
สุดท้ายคือ คุณสามารถทำเป็นแบบอย่างได้ หากพนักงานเห็นว่าคุณให้ความสนใจกับงานของตัวเองอย่างเต็มที่ พนักงานก็อาจทำตามแบบอย่างนั้นบ้าง
