หมดยุคของอีเมลในที่ทำงานแล้วหรือยัง
![](https://static.xx.fbcdn.net/rsrc.php/v3/y4/r/-PAXP-deijE.gif)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/43165006_2237943126490833_4381820012990562304_n.jpg?_nc_cat=106&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=-oLAxgqrHj8Q7kNvgFiQzvN&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYD_b79S2B2H_neNrb8wPas6g9drOAeLOnKWaHGyHdrTVA&oe=66AA2E38)
จากเดิมที่อีเมลเคยเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่ปัจจุบันองค์กรต่างๆ กลับกำลังหาวิธีลดการใช้อีเมล เรามาดูกันว่าทำไมผู้คนจึงเลือกที่จะเชื่อมต่อกันด้วยเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมากกว่าการใช้อีเมล
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบไฮบริดไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241657427_830327301017600_1962560683684295026_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=d_lQtbn8j4kQ7kNvgFWgtQ-&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYA0jVP2I8dkqpct0nllYQdbJusyPavodaGkWP7aNAt1cg&oe=66AA5051)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241700087_402134681493763_6402224727821764861_n.jpg?_nc_cat=102&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Q0z5RifsOagQ7kNvgFV9pxw&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYD8duP5jKHYLPToCCqkcPD0cHylwhnqx3PUYAQaQhBQVg&oe=66AA5458)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241221457_908577796409130_6487958369880006678_n.jpg?_nc_cat=111&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=KMDLplXRTc8Q7kNvgFpp11N&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBO27My_JibjAZoBBaOXnCMay9HSAetrCaGDVb1vgeFEg&oe=66AA2C9C)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241625011_538813510723750_6067052383644802717_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=ipO-OFAm9YwQ7kNvgHggG93&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYCH6P_WLhdm-gpdzZRrHrZ4QUVIHeoNl7tgXo9y9ep7-A&oe=66AA4D40)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241639311_391950989102429_5023017423346854138_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Sz1KtrjEdmUQ7kNvgG2e3zl&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYDQSPVPYICfCNzP7uMraGWCanAuVtPJJnywEKNQyiLkFw&oe=66AA5BC3)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241680920_332122231999515_373331672225401460_n.jpg?_nc_cat=104&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=bGQ_GJfIxI0Q7kNvgEVyMbH&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYAqc6OAVhyBFO5i-KLdSiQh8m_NT0W2mOjYE6FZqkkgig&oe=66AA5546)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241256790_921023931957750_1265904103262126731_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=UG9yCIjaCJsQ7kNvgE68KCw&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYDt2j0oRRKONUX0mPN95s0eN3bvnS_pgpejLsZptMEtZw&oe=66AA4BF2)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241676153_587765818908517_6915274023430930059_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=pmnzfo5eeGIQ7kNvgEZaI2j&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYAIh-d8BgwiqzAHHiGAcQuK-EZUmMYqkzRgICWTNpfirw&oe=66AA357C)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241698027_372910177816075_3542654260261704366_n.jpg?_nc_cat=105&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=iOwtr5d85ycQ7kNvgFhrl4u&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYDXAdo9adrL7nzPNiXbSM6LBsKd1nBfimI1tbnmBhNU4w&oe=66AA3835)
หากคุณกำลังประสบปัญหาอีเมลล้นทะลัก ไม่ใช่คุณเพียงคนเดียวที่ประสบปัญหานี้ โดยเฉลี่ยแล้ว พนักงานออฟฟิศจะใช้เวลา 4.1 ชั่วโมงในการเช็คอีเมลการทำงานในแต่ละวัน ซึ่งรวมแล้วเป็นเวลากว่า 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และมากกว่า 1,000 ชั่วโมงต่อปี และบ่อยครั้งที่อีเมลเหล่านั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานที่กำลังทำอยู่
ด้วยเหตุนี้ ผู้นำองค์กรจึงเริ่มมองหาวิธีการสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ ที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลกว่าเดิมกันมากขึ้น ซอฟต์แวร์สำหรับการทำงานร่วมกันที่ผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือที่ผู้คนใช้งานอยู่แล้วจะช่วยสร้างอนาคตให้กับธุรกิจ มาดูกันว่าเพราะเหตุใด
การเพิ่มขึ้นของพนักงานที่ทำงานทางไกล
จากจำนวนที่เพิ่มขึ้นของที่ทำงานที่มีความยืดหยุ่นและอนุญาตให้ทำงานทางไกล การมอบเครื่องมือที่เหมาะสมให้กับพนักงานในระหว่างที่ไม่ได้เข้ามาทำงานที่สำนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญมากขึ้นสำหรับนายจ้าง
อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ดี หากคุณใช้เพื่อรับข้อความในเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของวัน แต่กลับมีประสิทธิภาพไม่มากนักเมื่อต้องใช้เพื่อทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมทำงานทางไกลหรือเมื่อคุณจำเป็นต้องตัดสินใจเร่งด่วน เครื่องมืออย่างการส่งข้อความด่วนและวิดีโอแชทเป็นเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการสนทนาในที่ทำงานแบบไม่เป็นทางการซึ่งต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว
สั้นๆ แต่ได้ใจความ
ช่วง 10 ปีที่ผ่านมาถือเป็นช่วงที่แพลตฟอร์มโซเชียลมีการเติบโตเป็นอย่างมาก ธุรกิจต่างๆ สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีโซเชียลในการเพิ่มการโต้ตอบระหว่างพนักงานได้
เหตุผลหนึ่งคือ โซเชียลมีเดียเป็นช่องทางที่มีความตรงประเด็น โดยไม่จำเป็นต้องเขียนอีเมลยืดยาวจำนวนหลายย่อหน้าเพื่อโยงเข้าประเด็นสำคัญ แน่นอนว่าอาจจะมีบางเวลาที่จำเป็นต้องใช้อีเมลแบบเป็นทางการ แต่ในเวลาที่ไม่มีความจำเป็นต้องตอบกลับแบบยืดยาว การมีแพลตฟอร์มที่สามารถตอบกลับแบบสั้นกระชับนั้นถือเป็นสิ่งที่มีประโยชน์
ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
ผู้คนจะสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากยิ่งขึ้นเมื่อพึ่งพาอีเมลน้อยลงและใช้เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมากขึ้น พนักงานสามารถใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่ามากขึ้นและแก้ปัญหาได้รวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาเพื่อนัดเวลาโทรพูดคุยกัน พนักงานสามารถใช้แพลตฟอร์มอย่าง Workplace Chat เพื่อค้นหาเพื่อนร่วมงานและดูได้ว่าเพื่อนร่วมงานว่างหรือไม่ และหากว่าการแชทยังใช้เวลารอนานเกินไป พนักงานสามารถเปลี่ยนไปเป็นการโทรด้วยเสียงหรือวิดีโอคอลที่มีความคมชัดระดับ HD ได้ในคลิกเดียว ทำให้ทั้งประหยัดเวลา ตัดสินใจได้ และทำงานสำเร็จ
การสื่อสารแบบเรียลไทม์
คิดว่าทีมไอทีไม่สนใจอีเมลของคุณใช่ไหม พวกเขาอาจกำลังแก้ไขวิกฤต ณ ที่ใดที่หนึ่งอยู่ก็ได้ เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันสามารถบอกให้ผู้คนรู้ได้ว่าทีมใดบ้างที่กำลังทำงานอยู่ในแผนกต่างๆ ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้แผนกต่างๆ ต้องพบกับคำถามที่หลั่งไหลเข้ามาเป็นจำนวนมากในระหว่างช่วงเวลาที่ยุ่งที่สุด หากคุณทราบว่าทีมอื่นๆ ที่คุณร่วมงานด้วยกำลังยุ่งหรือไม่สะดวก คุณจะสามารถจัดสรรเวลาของคุณให้สอดคล้องกับทีมดังกล่าวได้
การจัดการโปรเจ็กต์ที่ดียิ่งขึ้น
แทนที่จะส่งอีเมลเกี่ยวกับการอัพเดตโปรเจ็กต์เดิมเพื่อให้พนักงานทางไกลแยกไปแก้ไขต่างหาก คุณสามารถลดการใช้อีเมลได้โดยการสร้างการจัดการงานแบบรวมศูนย์
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถผสานการทำงานเครื่องมือที่คุณใช้งานอยู่แล้วด้วย Workplace เพื่อมอบหมายงานให้แต่ละบุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งได้ หากมีผู้ใช้หลายคน ทุกคนจะสามารถทำงานในไฟล์เดียวกันพร้อมๆ กันได้โดยใช้โซลูชั่นในระบบคลาวด์ที่องค์กรของคุณต้องการ เช่น Quip หรือ G Suite
การรักษาข้อมูลสำคัญ
การติดตามการสนทนาอาจทำได้ยากเมื่อใช้อีเมล ขณะที่ผู้คนจำนวนมากกำลังพูดคุยกัน ข้อมูลสำคัญอาจจมหายไปท่ามกลางกระแสการสนทนา การแสดงความคิดเห็นแบบเธรดจะช่วยให้การจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เป็นเรื่องง่ายยิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถเข้าร่วมและออกจากเธรดที่มีอยู่ และแยกออกไปเป็นหัวข้ออื่นๆ ได้ อีกทั้งผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อได้รับข้อความใหม่หรือการตอบกลับโพสต์อีกด้วย
จะเกิดอะไรขึ้นต่อไปกับอีเมล
แม้เราจะพบว่ามีการใช้งานเครื่องมือการส่งข้อความด่วน โซเชียลเน็ตเวิร์ก และเครื่องมือการทำงานร่วมกันมากขึ้น อีเมลก็จะยังเติบโตต่อไป จากข้อมูลของ Radicati บริษัทด้านการวิจัยเทคโนโลยีคาดว่า จำนวนอีเมลที่ถูกส่งในแต่ละวันจะเพิ่มขึ้นมากกว่า 280 พันล้านฉบับในปี 2018 จนถึงเกือบ 320 พันล้านฉบับในปี 2021
ดังนั้น การคาดการณ์ว่าถึงเวลาหมดยุคของอีเมลจึงอาจเป็นคำกล่าวที่ค่อนข้างจะเกินจริง
อย่างไรก็ตาม โลกแห่งการทำงานจะยังพัฒนาต่อไป และคนยุคมิลเลนเนียลจะเข้ามาอยู่ในกำลังคนทำงานอย่างไม่ขาดสาย ผู้คนต่างเริ่มคาดหวังถึงวิธีการทำงานที่มีความเปิดกว้างเป็นพื้นฐาน เหมาะสำหรับมือถือ และเชื่อมต่อถึงกันกันมากขึ้น
สิ่งเหล่านี้จะทำให้บทบาทของอีเมลเริ่มลดลง ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ จะทำงานได้สอดคล้องกับกำลังคนทำงานสมัยใหม่ในปัจจุบันมากยิ่งขึ้น