ทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องจัดการ ไม่ว่าจะเป็นความรับผิดชอบในด้านการสรรหาบุคลากร การให้สวัสดิการ สุขภาพและความปลอดภัย และอื่นๆ อีกมากมาย และทีมทรัพยากรบุคคลก็มักจะพบว่าตัวเองทำสิ่งเหล่านี้โดยใช้ระบบที่แตกต่างกันสำหรับการทำงานแต่ละแบบ

การสำรวจระบบสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลปี 2017-2018 ของ Sierra-Cedar พบว่า มีองค์กรเพียง 17% เท่านั้นที่มีกลยุทธ์สำหรับการผสานการทำงานแอพพลิเคชั่นสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล

เช่นนั้นแล้ว ทีมจะทำให้การดำเนินงานต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้นได้อย่างไร โซลูชั่นหนึ่งคือการใช้เครื่องมือระบบอัตโนมัติที่ผสานการทำงานเข้ากับแอพพลิเคชั่นที่คุณใช้อยู่แล้ว เรามาดูกันว่าการใช้ Workplace ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับงานด้านทรัพยากรบุคคลทั้ง 8 งานนี้ได้อย่างไร

1. การฝึกอบรมพนักงานใหม่

การทำให้พนักงานใหม่เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในองค์กรและวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณอาจต้องใช้เวลานาน แต่ Workplace สามารถช่วยคุณตัดเอกสารส่วนใหญ่ออกไปได้ด้วยการแชร์ข้อมูลการปฐมนิเทศผ่านกลุ่มบน Workplace

เมื่อพนักงานของคุณเข้ามาในกลุ่มแล้ว โพสต์ที่ปักหมุดไว้จะแสดงให้พนักงานทราบถึงข้อมูลสำคัญที่พวกเขาจำเป็นต้องตามให้ทัน

การปักหมุดการสนทนาไว้ที่ด้านบนสุดของกล่องข้อความทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าและออกจากการสนทนาได้อย่างง่ายดายโดยไม่ขาดตอน

รวมถึงยังช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหาผู้ติดต่อ ซึ่งจะช่วยเร่งการตัดสินใจและทำให้พนักงานทั้งเก่าและใหม่มีผลิตภาพเพิ่มขึ้นด้วย

การใช้ Workplace ช่วยให้คุณเริ่มกระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ อย่างที่ Larsen & Toubro Infotech ซึ่งใช้ Workplace ในการทำให้ผู้เรียนเข้าร่วมกลุ่มที่มีหลายบริษัทเพื่อให้สามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริษัทและสอบถามพนักงานคนอื่นๆ ว่าการทำงานมีลักษณะเป็นอย่างไรได้ ซึ่งการทำเช่นนี้จะช่วยรักษาการมีส่วนร่วมของผู้เรียนเอาไว้ได้จนถึงวันที่เริ่มทำงาน

การใช้ Workplace สามารถช่วยคงการมีส่วนร่วมของพนักงานใหม่ได้จนถึงวันเริ่มงานและต่อจากนั้นไป

บอทอย่าง Libby ยังสามารถช่วยให้พนักงานใหม่คุ้นเคยกับงานอย่างรวดเร็วได้อีกด้วย โดยบอทอัตโนมัติจะคอยตอบคำถามเดิมๆ ที่ผู้คนถามอยู่บ่อยๆ เช่น รหัส WiFi หรือหมายเลขของเครื่องพิมพ์ เพื่อให้พนักงานใหม่ของคุณมีเวลาทำสิ่งที่สำคัญ

2. แผนการฝึกสอนพนักงาน

การจัดให้มีการฝึกสอนบน Workplace แสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจในการดูแลพนักงานใหม่ และพนักงานที่ทำงานมานานยังอาจได้รับประโยชน์จากการแบ่งปันความคิดและการสอนงานใหม่ๆ จากพนักงานอาวุโสกว่าที่เคารพด้วย

การฝึกสอนแบบออนไลน์มีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการสอนแบบตัวต่อตัว คุณสามารถตั้งกลุ่มส่วนตัวใน Workplace เพื่อมอบพื้นที่ที่ปลอดภัยในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างผู้สอนและผู้เรียนได้

การผสานการทำงาน Cortado กับ Workplace ทำให้สิ่งต่างๆ ยิ่งง่ายขึ้นด้วยการจับคู่เพื่อนร่วมงานเข้าด้วยกันตามความสนใจและเป้าหมายด้านอาชีพ

3. การประกาศข่าวสารและการอัพเดตนโยบายของบริษัท

คุณรู้สึกว่าอินทราเน็ตของบริษัทใช้งานได้ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรและมีเนื้อหาน้อยหรือเปล่า ถ้าเช่นนั้นเราขอแนะนำให้ใช้ฟีดข่าว เนื่องจากฟีดข่าวจะช่วยให้แน่ใจว่าผู้คนจะมองเห็นและมีส่วนร่วมกับประกาศสำคัญและข่าวสารอัพเดตเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ รวมถึงช่วยให้ทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถรวบรวมความเห็นแบบเรียลไทม์ว่าพนักงานรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับทิศทางของธุรกิจ

และยังใช้งานได้สะดวกสำหรับพนักงานที่ออกไปทำงานภาคสนาม เนื่องจากพนักงานสามารถอ่านข่าวสารและอัพเดตของบริษัทระหว่างทางได้ผ่านทางแอพมือถือ

4. การตรวจสอบระดับการมีส่วนร่วม

Workplace สามารถมอบข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของพนักงานซึ่งอีเมลไม่สามารถทำได้ โดยคุณสามารถใช้การวิเคราะห์แดชบอร์ดเพื่อตรวจสอบกิจกรรมของกลุ่ม ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นถึงการมีส่วนร่วมในภาพรวมสำหรับทั้งบริษัท

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณติดตามความเคลื่อนไหวของคนในองค์กรได้อย่างสม่ำเสมอมากขึ้น

คุณสามารถจัดทำแบบสำรวจสั้นๆ ได้โดยการสร้างบอทสำรวจอารมณ์ขึ้นมาเอง เพื่อสำรวจความรู้สึกโดยรวมของพนักงานหรือสร้างโพลล์ในกลุ่ม รวมถึงคุณยังสามารถใช้การผสานการทำงานสุดง่ายดายกับแอพพลิเคชั่นอย่าง Survey Monkey เพื่อให้คุณติดตามความเคลื่อนไหวของคนในองค์กรได้อย่างสม่ำเสมอมากขึ้นอีกด้วย

5. การสำรวจไอเดียใหม่ๆ

Workplace Chat เหมาะอย่างยิ่งที่จะใช้ในการขอความเห็นจากพนักงานของคุณแบบทันที โดยคุณสามารถขอคำตอบเกี่ยวกับทุกสิ่งทุกอย่างได้ ตั้งแต่โครงการริเริ่มเกี่ยวกับสวัสดิการใหม่ๆ ที่คุณคิดจะนำไปปฏิบัติ ไปจนถึงงานกิจกรรมพบปะที่พนักงานต้องการ

คุณจะพบว่าเมื่อคุณเริ่มเธรด ผู้คนจะเข้าไปตอบความคิดเห็นของกันและกัน และการสนทนาดังกล่าวก็จะกลายเป็นแหล่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่คุ้มค่ายิ่งขึ้นแก่คุณ

6. การติดตามความปลอดภัยของพนักงาน

ในกรณีที่มีเหตุฉุกเฉินและคุณต้องรับผิดชอบเรื่องความปลอดภัยของทุกคน การติดต่อกับผู้คนให้ได้ทันท่วงทีก็มักจะเป็นเรื่องยาก แต่ Safety Officer จะเข้ามาช่วยแก้ไขสถานการณ์นั้น

เครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณส่งการแจ้งเตือนไปยังกลุ่มบน Workplace เพื่อให้พนักงานตอบกลับมาพร้อมแชร์สถานะ รวมถึงแจ้งให้คุณทราบว่าพวกเขาปลอดภัยหรือต้องการความช่วยเหลือได้อย่างทันท่วงทีเพียงแค่คลิกเดียว

นอกจากนี้ Safety Officer ยังนับเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการฝึกซ้อมดับเพลิงในบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องดูแลผู้คนหลายร้อยคนที่อยู่ในสถานที่เดียวกันอีกด้วย คุณสามารถลงทะเบียนเพื่อรับสิทธิ์การเข้าถึงฟีเจอร์ "การตรวจสอบสถานะความปลอดภัย" ก่อนใครได้ที่นี่

7. การจัดการกับคำขอลาหยุด

การจัดการคำขอลาหยุดทั้งหมดที่หลั่งไหลเข้ามาอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคล

การผสานการทำงานกับเครื่องมือเช่น Kronos สามารถทำให้การขอลาหยุดสำหรับพนักงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก ทั้งยังช่วยลดภาระของผู้ดูแลในทีมฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณด้วย โดยเมื่อใช้บอทผู้ช่วยเสมือน ผู้จัดการจะสามารถตรวจสอบ อนุมัติ หรือปฏิเสธคำขอลาหยุด และทำให้กระบวนการสุดน่าเบื่อนี้กลายเป็นเรื่องง่ายได้

8. การตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน

เวลาส่วนใหญ่ของแผนกทรัพยากรบุคคลอาจหมดไปกับการตอบคำถามเกี่ยวกับปัญหาเรื่องการจ่ายเงินเดือน ถ้าอย่างนั้นทำไมไม่ทำให้กระบวนการนั้นเป็นอัตโนมัติไปเลยล่ะ เครื่องมือระบบอัตโนมัติสามารถลดจำนวนอีเมลและโทรศัพท์ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณได้รับให้น้อยลงอย่างมาก มาลองดูตัวอย่างผู้ช่วยเสมือน ADP กัน

ขณะนี้ผู้ช่วยเสมือน ADP มีการผสานการทำงานเข้ากับ Workplace Chat เพื่อให้ผู้คนเข้าถึงฝ่ายทรัพยากรบุคคลและข้อมูลเกี่ยวกับการจ่ายเงินได้อย่างสะดวกในเวลาที่ต้องการได้จากภายใน Workplace ซึ่งส่งผลให้คนทั้งองค์กรได้รับการสนับสนุนให้ตัดสินใจอย่างรวดเร็วขึ้นโดยมีข้อมูลประกอบมากขึ้น

เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถทำทุกสิ่งที่ฝ่ายทรัพยากรกำหนดให้ทำได้โดยใช้ความพยายามเพิ่มขึ้นเพียงเล็กน้อยหรือแทบไม่ต้องใช้เลย

อ่านต่อ

• วัฒนธรรมในที่ทำงาน: นิยามและวิธีสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกในองค์กรของคุณ
• ความหลากหลายและการเปิดกว้างคืออะไร
• ค่านิยมขององค์กรคืออะไร และเหตุใดจึงมีความสำคัญ