กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญกว่าที่เคย ด้วยการทำงานจากทางไกลและแบบไฮบริด ความตระหนักรู้ที่มากขึ้นเกี่ยวกับความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงาน รวมถึงความมุ่งมั่นที่เพิ่มขึ้นในการทำงานด้วยจุดมุ่งหมายและมาตรฐานทางจริยธรรมระดับสูง การให้ทุกคนรับทราบข้อมูลข่าวสารจึงเป็นสิ่งสำคัญ พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น มีแนวโน้มที่จะอยู่ต่อมากขึ้น และมีโอกาสเชื่อในสิ่งที่ซีอีโอพูดเมื่อมีทีมสื่อสารภายในองค์กร

กลยุทธ์การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพมีดังนี้

การที่ทุกคนได้รับสาระและข้อมูลสำคัญจะช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร อีกทั้งการสื่อสารภายในยังช่วยให้สารของแบรนด์สอดคล้องกับสิ่งที่สื่อออกไปภายนอกธุรกิจ ซึ่งสร้างความรู้สึกถึงอัตลักษณ์ขององค์กรได้

การสื่อสารที่สำเร็จช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล ดังที่คาดกันว่าเทคโนโลยีการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ 20-30% การสื่อสารเป้าหมาย ข่าวสารความคืบหน้า และการอัพเดตประสิทธิภาพยังช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้นด้วย

กลยุทธ์การสื่อสารภายในมีองค์กรเป็นผู้ดูแลการสื่อสารข้อมูล การควบคุมดูแลนี้ไม่ใช่เพื่อต้องการควบคุมการสื่อสาร แต่เป็นการช่วยหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด และช่วยจำกัดการนินทาและข่าวลือที่เป็นอันตราย ทั้งยังช่วยลดโอกาสที่ข่าวสำคัญๆ จะไปถึงพนักงานภายนอกก่อนด้วย

การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพสามารถรักษาความสัมพันธ์ที่สำคัญกับคนทำงานทางไกลและทำงานแบบไฮบริด แต่หากการสื่อสารถูกจำกัดไว้เฉพาะเรื่องงานก็อาจทำให้พลาดโอกาสต่างๆ การเปิดพื้นที่ให้สื่อสารและมีส่วนร่วมทางสังคมแบบไม่ทางการสามารถช่วยให้พนักงานทุกคนยอมรับวัฒนธรรมของบริษัทได้

ผู้คนเชื่อมต่อถึงกันมากขึ้นในชีวิตส่วนตัว และคาดหวังการส่งต่อข้อมูล การแบ่งปันข่าวสาร ความเห็น และการโต้ตอบในที่ทำงานอย่างสม่ำเสมอเช่นกัน โดยหากสามารถมีส่วนร่วม ผู้คนก็จะรู้สึกมีตัวตนและมีคนรับฟัง ซึ่งช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและการรักษาพนักงานไว้

เมื่อผู้นำและผู้จัดการสื่อสารกันอย่างจริงใจ การสื่อสารภายในจะสามารถสร้างความเชื่อมั่นในองค์กรได้

การให้ผู้คนได้แสดงความเห็นต่างๆ ในการสื่อสารภายในจะช่วยขยายมุมมองให้กว้างขึ้น และแสดงถึงความพร้อมที่จะยืดหยุ่นและรับฟัง

การสื่อสารภายในที่ดีช่วยทลายระบบไซโล และช่วยให้ผู้คนตระหนักถึงโอกาสในการฝึกอบรมและความก้าวหน้าทางอาชีพทั่วทั้งธุรกิจด้วย

การสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพอาจกระทบต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผล รวมถึงบั่นทอนการมีส่วนร่วมและขวัญกำลังใจของพนักงาน จากการสำรวจโดย The Economist ผู้ตอบแบบสอบถาม 44% กล่าวว่าอุปสรรคในการสื่อสารทำให้เกิดความล่าช้าหรือความล้มเหลวในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น และ 31% กล่าวว่าอุปสรรคดังกล่าวทำให้ขวัญกำลังใจลดลง

การสื่อสารองค์กรที่ไม่สร้างสรรค์หรือล้มเหลวจะทำให้เกิดการให้ข้อมูลผิด การสร้างเครือข่ายการสื่อสารที่ไร้แบบแผนและการแบ่งแยก ไปจนถึงการกระจายข่าวลือ ซึ่งอาจทำให้พนักงานรู้สึกไร้การสนับสนุนหรือโดดเดี่ยว และทำให้ตนดำเนินการกับข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือชวนให้เข้าใจผิด นอกจากนี้ยังแสดงถึงการพลาดโอกาสที่ดีในการส่งข้อมูลที่สำคัญเมื่อจำเป็น และทำให้ธุรกิจมีความเสี่ยงเป็นพิเศษในช่วงเวลาที่เกิดวิกฤติด้วย

แม้จะมีความเสี่ยงเหล่านี้ ธุรกิจที่ร่วมตอบแบบสำรวจความคิดเห็นของ International Association of Business Communicators จำนวนเพียง 1 ใน 3 เท่านั้นที่มีฝ่ายสื่อสารองค์กร และในจำนวนนั้น มีเพียง 39% ที่ใช้เวลามากกว่าครึ่งหนึ่งในการสื่อสารภายใน

บรรดาองค์กรมีช่องทางและเครื่องมือมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับสื่อสารกับพนักงาน และเพื่อให้พนักงานเหล่านั้นสามารถสื่อสารระหว่างกันได้ กลยุทธ์ที่สำเร็จจะปรับทางเลือกเหล่านี้ให้เหมาะกับการส่งข้อความและกลุ่มเป้าหมาย เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากช่องทางต่างๆ ที่มีอยู่มากมาย

อีเมลยังคงเป็นช่องทางการสื่อสารภายในที่มีการใช้งานบ่อยที่สุดตามข้อมูลของ Institute of Internal Communication (IIC) แต่ก็มีการรายงานว่า พนักงานในสหราชอาณาจักรเกือบ 3 ใน 4 ใช้เวลาอ่านหรือดูข้อมูลอัพเดตจากนายจ้างน้อยกว่า 15 นาทีต่อวัน

การส่งข้อความด่วนและช่องทางโซเชียลมีเดียเฉพาะอาจมีประสิทธิภาพกว่าในการส่งข้อความสั้นๆ หรือการอัพเดตข่าวสาร และทำให้พนักงานติดต่อกันได้ตลอด

ชัดเจนว่าการสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน ไม่ว่าจะทางออนไลน์หรือต่อหน้า ยังมีบทบาทสำคัญอยู่ การประชุมปกติและโอกาสที่ทุกคนจะมีส่วนร่วมยังคงเป็นกุญแจในการสร้างและรักษาการสื่อสารภายในที่ประสบความสำเร็จ แต่เทคโนโลยีก็ช่วยปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารภายในด้วยเช่นกัน

วิดีโอเป็นช่องทางการตลาดที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ซึ่งสามารถใช้ได้ผลดีกับทั้งภายในองค์กรและภายนอกองค์กร พนักงานของคุณดูข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและหาความบันเทิงผ่านวิดีโออยู่แล้ว นี่จึงเป็นโอกาสอันดีที่จะส่งข้อความภายในอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในขณะเดียวกัน AR และ VR ก็เข้ามามีบทบาทเพิ่มขึ้นในการนำพนักงานจากบริษัทขนาดใหญ่ที่อยู่คนละที่มารวมตัวกันในการประชุมใหญ่และเซสชั่นการฝึกอบรมทางออนไลน์

การประยุกต์ใช้เกม (Gamification) ก็กลายมาเป็นอีกหนึ่งเครื่องมือสำคัญอย่างรวดเร็วในการพัฒนาการสื่อสารขององค์กร สร้างการมีส่วนร่วมของพนักงาน และส่งเสริมการสรรหาและการรักษาพนักงาน

ข้อมูลของ ICC เผยว่าพนักงานต้องการทราบกลยุทธ์ขององค์กร ลำดับความสำคัญของทีม และประสิทธิภาพการทำงาน แต่ในขณะเดียวกัน ผู้จัดการหลายคนก็ไม่มั่นใจในการสื่อสาร ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการในการปรับปรุงการสื่อสารภายใน

1. เลือกเครื่องมือที่ใช้งานง่าย อินทราเน็ตและเครื่องมือการสื่อสารจะต้องใช้งานง่าย พกพาได้ และใช้สนุก

2. สื่อสารให้สม่ำเสมอ ความสม่ำเสมอคือกุญแจสำคัญ เนื่องจากพนักงานต้องสื่อสารกันในทุกวันทำงาน ลองกำหนดเวลาเช็คอิน และใช้การแจ้งเตือนแบบพุชเพื่อเตือนให้ผู้คนตรวจสอบการอัพเดตหรือเข้าร่วมการประชุม พยายามจัดเซสชั่นตามปกติอย่างน้อยหนึ่งครั้งให้มีสมาชิกทั้งทีมเข้าร่วม โดยเฉพาะเมื่อพนักงานจำนวนหนึ่งต้องทำงานจากทางไกล

3. สื่อสารให้กระชับ อีเมลถูกมองว่าเป็นเรื่องเสียเวลาขึ้นเรื่อยๆ หรือเยอะเกินจะอ่าน การสื่อสารให้สั้นไว้จึงสำคัญมาก คุณควรส่งข้อความให้กระชับและตรงประเด็น โดยใช้ช่องทางแชทตามความเหมาะสม

4. ต้องเหมาะสมกับวัฒนธรรม ตั้งกฎพื้นฐานสำหรับการใช้ช่องทางสื่อสารภายใน โดยส่งข้อความให้สอดคล้องกับค่านิยมขององค์กรคุณและความคาดหวังของพนักงาน

5. ให้พนักงานที่ทำงานทางไกลและทำงานแบบไฮบริดใกล้ชิดกันและมีส่วนร่วม โดยทุกคนต้องเข้าถึงเครื่องมือและเทคโนโลยีการสื่อสารที่จำเป็นทั้งหมดได้

6. ใช้พนักงานเป็นคอนเทนต์ครีเอเตอร์ การกำหนดโอกาสให้แต่ละคนได้ร่วมสร้างเนื้อหาจะช่วยให้เนื้อหามีความสดใหม่และส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน โดยพนักงานอาจมีส่วนร่วมในบล็อกหรือโพสต์ วิดีโอสั้น หรือ VOX POP ก็ได้

7. สื่อสารให้ดึงดูดใจกลุ่มเป้าหมายของคุณ คอยติดตามเทรนด์และความสนใจในทีม และใช้สิ่งเหล่านั้นเพื่อสร้างสรรค์การสื่อสารของคุณ

8. เพิ่มการโต้ตอบ ส่งเสริมการตอบกลับข้อความและเปิดรับข้อเสนอแนะ การแชร์ข่าวสาร และคำติชม

9. ปรับปรุงการสื่อสารส่วนตัวของคุณเอง เป็นแบบอย่างโดยการมีส่วนร่วมในเนื้อหา ตอบกลับการมีส่วนร่วมของคนอื่นๆ และสื่อสารอย่างจริงใจ

10. มีเนื้อหาที่หลากหลาย สร้างสีสันให้กับประกาศบริษัทจากระดับบนสู่ล่างด้วยการถกประเด็นต่างๆ อินโฟกราฟิก วิดีโอสั้น หรือบทสัมภาษณ์

11. คำนึงถึงภาษา คำที่ฟังดูสนุกเมื่อสื่อสารทางวาจาอาจฟังดูฉุนเฉียวหรือรุนแรงในอีเมลหรือโพสต์สั้นๆ ซึ่งอิโมจิสามารถช่วยได้ หากใช้ให้เป็น

12. คอยสังเกตผู้ที่ไม่ได้มีส่วนร่วม ตรวจสอบว่าไม่มีอะไรผิดปกติ และทุกคนสามารถเข้าร่วมได้โดยรู้สึกมีคุณค่าเท่าเทียมกัน

13. ชมเชยและให้รางวัล ใช้ช่องทางการสื่อสารของบริษัทเพื่อยกย่องการบรรลุเป้าหมาย วันครบรอบ และความสำเร็จของพนักงานต่อสาธารณะ

14. วัดผล ช่องทางการสื่อสารภายในอาจให้ข้อมูลอันมีค่าได้ สร้างเครื่องมือวัดผลต่างๆ เช่น แบบสำรวจ คำถามที่ต้องการคำตอบ โพลล์ และโอกาสในการโต้ตอบ รวมถึงมีความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูล ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับข้อมูลอันมีค่าและผู้คนจะรู้ว่าเสียงของตนมีความหมาย

อ่านต่อ: