4 วิธีทรงประสิทธิภาพในการแชร์ข้อมูลอัพเดตในการทำงานให้แก่พนักงาน

ต่อไปนี้คือ 4 วิธีทรงประสิทธิภาพในการทำให้ผู้คนไม่พลาดข้อมูลใหม่ๆ อยู่เสมอไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใด

ข้อมูลอัพเดตในการทำงานคืออะไร

ข้อมูลอัพเดตในการทำงานคือรายงานหรือข้อมูลสรุปที่จัดทำขึ้นอย่างสม่ำเสมอซึ่งบุคคลหรือทีมจัดเตรียมไว้ให้กับผู้บังคับบัญชาหรือเพื่อนร่วมงาน โดยจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะของโปรเจ็กต์หรืองานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ

ข้อมูลอัพเดตในการทำงานอาจอยู่ในรูปแบบของรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร การพูดนำเสนอ หรือแม้แต่การแจ้งข้อมูลสั้นๆ ในระหว่างการประชุมทีมก็ได้ โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้ทุกคนทราบถึงความคืบหน้าของงานและเพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงช่วยให้แน่ใจว่าโปรเจ็กต์จะดำเนินการเสร็จตรงตามเวลาและอยู่ภายในงบประมาณที่กำหนดไว้ ทั้งยังช่วยให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเรื่องความคาดหวังและเป้าหมาย

ข้อมูลอัพเดตของบริษัทยังช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันและการให้ความเห็น ซึ่งช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแจ้งข้อมูลและให้การสนับสนุนได้ตามความจำเป็นอีกด้วย

วิธีแชร์ข้อมูลอัพเดตในการทำงาน

การอัพเดตข้อมูลในการทำงานเป็นประจำเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารทางธุรกิจ โดยเฉพาะในทีมแบบไฮบริด หรือกรณีที่ผู้คนทำงานจากทางไกล

คุณจะทำให้ทุกคนตามทันข้อมูลการเปลี่ยนแปลงภายในธุรกิจ โปรเจ็กต์ ความคืบหน้า และข่าวสารทางธุรกิจแบบเรียลไทม์ที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจของคุณได้อย่างไร

ต่อไปนี้คือ 4 วิธีในการแชร์ข้อมูลอัพเดตในการทำงานเพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะได้รับข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

การโทรพูดคุยประจำวัน

การโทรพูดคุยประจำวันในตอนเช้า ซึ่งทุกคนเข้าร่วมและแชร์ข่าวสารของตนเองเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพและตรงไปตรงมาที่สุดในการทำให้ทั้งทีมตามทันข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอ

เหตุใดจึงเป็นวิธีที่ได้ผล การโทรพูดคุยซึ่งคุณสามารถทำได้จากโต๊ะทำงาน ห้องประชุม หรือสถานที่ห่างไกล เป็นวิธีที่ไม่ยุ่งยากและเข้าถึงได้ง่ายกว่าการประชุมแบบพบปะกันต่อหน้า เพราะผู้คนสามารถโทรเข้ามาจากสาขาอื่นหรือจากที่บ้านได้

ถ้าอย่างนั้นจะหยุดอยู่เพียงแค่การโทรพูดคุยทางโทรศัพท์ทำไมล่ะ เทคโนโลยีปัจจุบันช่วยให้ผู้คนสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้มากมายโดยใช้เพียงแค่สมาร์ทโฟนของตนเอง และการประชุมทางธุรกิจเองก็เช่นกัน

การใช้ Workplace Chat เพื่อเชื่อมต่อกับวิดีโอคอลแบบ HD ที่มีผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 50 คนจะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการประชุมแบบเรียลไทม์ได้ โดยสามารถแทนที่ความจำเป็นในการพบปะกันต่อหน้าและช่วยให้ผู้คนเชื่อมต่อกับข้อมูลอัพเดตในการทำงานได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

การประชุมแบบสั้นๆ ประจำสัปดาห์

การประชุมแบบสั้นๆ ประจำสัปดาห์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและใช้กันอย่างแพร่หลายในการทำให้ผู้คนตามทันข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอ โดยเป็นที่นิยมในหมู่ผู้ที่ชื่นชอบการทำงานแบบมีความคล่องตัว

การประชุมแบบสั้นๆ คือการที่ทุกคนมารวมกันในพื้นที่ส่วนรวมทุกๆ สัปดาห์หรือทุกๆ วันเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับโปรเจ็กต์และแชร์ข้อมูลอัพเดตกันต่อหน้า

เหตุใดนี่จึงเป็นวิธีที่ได้ผล การประชุมแบบสั้นๆ ประจำสัปดาห์นำเหล่าพนักงานและผู้จัดการมารวมกันเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ในแต่ละสัปดาห์

70% ของพนักงานกล่าวว่าพวกเขาอยากใช้เวลากับผู้จัดการของตนเองให้มากขึ้น ดังนั้น การประชุมแบบสั้นๆ ประจำสัปดาห์จึงเป็นวิธีที่ดีในการตอบสนองความต้องการดังกล่าว และยังเป็นการแชร์ข่าวสารทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องแบบเรียลไทม์ในเวลาเดียวกัน

นอกจากนี้ แพลตฟอร์มความร่วมมือสมัยใหม่ยังสามารถเสริมประสิทธิภาพให้กับการประชุมแบบสั้นๆ ประจำสัปดาห์ได้ ทีมต่างๆ กำลังใช้บอทใน Workplace เพื่อทำให้การประชุมประจำวันหรือประจำสัปดาห์มีผลิตภาพเพิ่มขึ้นและใช้เวลาน้อยลง

การอัพเดตผ่านวิดีโอ

แรกเริ่มเดิมที องค์กรต่างๆ ใช้จดหมายข่าวแบบตีพิมพ์เพื่อแชร์ข้อมูลอัพเดตทั่วไปของธุรกิจให้พนักงานทราบ จากนั้นจึงพัฒนามาเป็นรูปแบบอีเมลผ่านการส่งอีเมลแบบกลุ่มซึ่งจัดการได้ยาก แต่ในตอนนี้ รูปแบบเหล่านี้ไม่ตอบโจทย์ความต้องการความรวดเร็วของผู้คนยุคมิลเลนเนียลอีกต่อไป

ชาว Gen Y ต้องการให้การติดต่อสื่อสารในการทำงานนั้นราบรื่นเช่นเดียวกันกับเรื่องอื่นๆ ในชีวิต จึงเป็นที่มาของการใช้การสื่อสารผ่านวิดีโอ

เหตุใดจึงเป็นวิธีที่ได้ผล การอัพเดตผ่านวิดีโอมีความเป็นส่วนตัวและไม่เยิ่นเย้อ อีกทั้งยังเป็นรูปแบบที่กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น โดยมีการคาดการณ์ว่าวิดีโอจะนับเป็น 75% ของการติดต่อบนมือถือภายในปี 2023

นอกจากนั้น การใช้ Workplace ยังช่วยให้คุณสามารถใช้วิดีโอถ่ายทอดสดเพื่อแพร่ภาพไปทั่วทั้งองค์กรได้ ซึ่งมีความรวดเร็วทันใจ ตรงไปตรงมา และเป็นส่วนตัวมากกว่าการติดต่อสื่อสารในบริษัทแบบดั้งเดิม

และยังให้โอกาสผู้คนได้มีส่วนร่วมกับเนื้อหาของคุณแบบเรียลไทม์ หรือรับชมในภายหลังภายในกลุ่มหรือผ่านฟีดข่าวได้อีกด้วย

ฟีดข่าวบน Workplace

การมีฟีดข่าวซึ่งพนักงานสามารถเข้าถึงข่าวสารและข้อมูลของธุรกิจแบบเรียลไทม์ได้เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ทุกคนตามทันข้อมูลข่าวสารอยู่เสมอ

โดยเป็นวิธีที่บริษัทระดับโลกที่มีแรงงานที่แตกต่างกัน เช่น Starbucks โปรดปราน

เหตุใดจึงเป็นวิธีที่ได้ผล ฟีดข้อมูลแบบทั่วทั้งบริษัท เช่น ฟีดข่าวใน Workplace ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับบริษัทได้

ฟีดข่าวใช้ AI ขั้นสูงในการแสดงข้อมูลอัพเดตเกี่ยวกับบริษัทจากบุคคลและโปรเจ็กต์ที่พวกเขาให้ความสำคัญรายการโพสต์ที่เรียงลำดับกัน

นอกจากนั้น คุณยังสามารถใช้การผสานการทำงานเพิ่มเติมกับบริการด้านข่าวสารเช่น Bloomberg และ Reuters ในการเพิ่มข้อมูลการอัพเดตเกี่ยวกับธุรกิจแบบเรียลไทม์จากภายนอกไปยังกลุ่มที่คุณต้องการได้

และจากการเป็นเครื่องมือที่เหมาะสำหรับมือถือ ฟีดข่าวเป็นอีกวิธีในการทำให้มั่นใจว่าคุณจะสามารถแชร์ข้อมูลอัพเดตเกี่ยวกับธุรกิจที่เชื่อมต่อทุกคนเข้าด้วยกันได้ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม

หัวข้อที่คุณอาจสนใจ

• กลยุทธ์การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ
• กลยุทธ์การสื่อสารทางธุรกิจ และเหตุผลที่องค์กรจำเป็นต้องมีสิ่งเหล่านี้
• การสื่อสารภายในองค์กรและแนวทางที่ถูกต้อง