ค้นหาคำตอบให้กับปัญหา: การแบ่งปันความรู้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างไร
เรามาสำรวจกันว่าหลักปฏิบัติที่ดีในการแบ่งปันความรู้สามารถปรับปรุงการค้นหาเอกสาร ช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยคุณค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างไร
Lew Platt ซีอีโอของ Hewlett Packard กล่าวถ้อยคำที่โด่งดังไว้ว่า "ถ้า HP รู้ในสิ่งที่ HP รู้ในตอนนี้ เราก็คงจะมีผลิตเพิ่มขึ้นถึงสามเท่า" สิ่งที่เขาพูดถึงคือการจัดการความรู้ กล่าวคือ วิธีที่ธุรกิจจัดระเบียบและเข้าถึงความรู้ในบริษัทนั่นเอง องค์กรไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่มีข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับขั้นตอนต่างๆ โปรเจ็กต์ รวมไปถึงโครงสร้างของบริษัท ซึ่งมักจะเป็นข้อมูลที่ช่วยให้ทำงานที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น แต่การค้นหาและเข้าถึงความรู้นี้ก็อาจเป็นเรื่องยาก
อุปสรรคในการแบ่งปันความรู้
อุปสรรคที่ขัดขวางไม่ให้เกิดการแบ่งปันข้อมูลไปในองค์กรอย่างทั่วถึงอาจเกิดขึ้นจากหลายปัจจัย
การลาออกของพนักงาน หากคุณไม่สร้างกระบวนการในการบันทึกความรู้ที่พนักงานแต่ละคนมีอยู่ในมือ ความรู้เหล่านั้นก็จะหายไปเมื่อพนักงานลาออก
คนที่ไม่ยอมเปิดเผยความรู้ทำให้คนอื่นๆ ไม่อยากจะแบ่งปันความรู้ด้วย
การเก็บความรู้ไว้กับตัวเอง สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อผู้คนไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันความรู้กับผู้อื่นไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด ซึ่งอาจเป็นได้ตั้งแต่เพื่อรักษาความมั่นคงของหน้าที่การงานของตน หรืออาจจะเป็นเพราะองค์กรไม่ได้มีการแบ่งปันความรู้กันจนเป็นเรื่องปกติ แต่ไม่ว่าจะเกิดขึ้นจากเหตุผลใด วัฏจักรนี้ก็ไม่ได้ส่งผลดีต่อใครทั้งนั้น คนที่ไม่ยอมเปิดเผยความรู้ทำให้คนอื่นๆ ไม่อยากจะแบ่งปันความรู้ด้วย
การจัดระเบียบที่ไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่เป็นประโยชน์จำนวนมากอาจจะมีอยู่ทั้งในระบบออนไลน์และออฟไลน์ของคุณ แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น คุณต้องระวังเรื่องการค้นหาเอกสารอย่างไม่มีประสิทธิภาพด้วย เพราะหากคุณไม่จัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่ทำให้ผู้คนสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว คุณจะเห็นงานที่ซ้ำซ้อนกันมากขึ้นและมีผลิตภาพลดลง
เครื่องมือที่ล้าสมัย เครื่องมือแบ่งปันความรู้ที่คุณเคยใช้เมื่อสองสามปีที่แล้วอาจไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ในปัจจุบันอีกแล้ว และพนักงานรุ่นใหม่ก็คาดหวังว่าที่ทำงานจะมีการสื่อสารที่รวดเร็วเหมือนกับที่พวกเขาใช้ในชีวิตส่วนตัว
93% ของคน Gen Y กล่าวว่าเทคโนโลยีที่ทันสมัยเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของที่ทำงานสมัยใหม่ ดังนั้น หากคุณไม่มีเทคโนโลยีที่ช่วยให้พนักงานเหล่านี้มีส่วนร่วมในการแบ่งปันความรู้ได้ง่ายๆ แล้วล่ะก็ พวกเขาก็อาจจะไม่แบ่งปันความรู้ให้ใครเลย
ขาดวัฒนธรรมในการแบ่งปันความรู้ องค์กรของคุณส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเปิดกว้างหรือเปล่า หากพนักงานไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสมหรือไม่รู้สึกว่าการแบ่งปันความรู้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน พวกเขาคงจะไม่ยอมกดปุ่ม 'แบ่งปัน' เพื่อส่งต่อความรู้ให้ใครแน่ๆ
วิธีที่จะช่วยทำให้เกิดการแบ่งปันความรู้
เปิดโอกาสให้ผู้คนได้แบ่งปัน การแบ่งปันความรู้ไม่ใช่สิ่งที่ทำเพียงปีละครั้งในช่วงวันหยุด ดังนั้นจงส่งเสริมให้พนักงานพูดคุยและทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยกันต่อหน้าระหว่างชงกาแฟหรือผ่านทางเครื่องมือสื่อสารหรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันอื่นๆ
เครื่องมือแบ่งปันความรู้ที่คุณเคยใช้เมื่อสองสามปีที่แล้วอาจไม่เหมาะกับงานที่ทำอยู่ในปัจจุบัน
ยกตัวอย่างเช่น การใช้ Workplace Chat ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันความรู้ให้กันได้แบบเรียลไทม์ โดยผู้ใช้สามารถแชร์ลิงก์ไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้องผ่านการผสานการทำงานกับพาร์ทเนอร์ เช่น Sharepoint หรือ Quip รวมถึงจัด 'การประชุมแบบแสดงและอธิบาย' ได้อย่างรวดเร็วทันใจผ่านวิดีโอแบบ HD หรือวิดีโอคอล
หรือจะใช้กลุ่มโปรเจ็กต์ที่เป็นกลุ่มลับหรือกลุ่มส่วนตัวสำหรับใช้เป็นที่จัดเก็บส่วนกลางสำหรับประเด็นพูดคุยและกระบวนการต่างๆ ก็ได้ วิธีที่กล่าวมานี้สามารถใช้เป็นพื้นที่สำหรับการแบ่งปันความรู้และนำมาใช้แทนที่การค้นหาเอกสารที่ไม่ประสิทธิภาพและกินเวลาได้ทั้งสิ้น
ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ จัดเก็บเอกสารของคุณอย่างมีระบบและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านั้นพร้อมใช้งานเสมอเมื่อมีคนต้องการ
เผยแพร่ความรู้เกี่ยวกับกระบวนการและเครื่องมือ การค้นหาข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพช่วยประหยัดเวลาได้ ซึ่งจะเกิดขึ้นได้หากคุณมีการจัดระเบียบให้กับระบบของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ และผู้คนรู้ว่าจะค้นหาได้ที่ไหนและใช้งานอย่างไร โดยคุณอาจจะจัดการฝึกอบรมวิธีใช้งานก็ได้หากเห็นว่าสมควร
ทำให้การแบ่งปันความรู้เป็นเรื่องง่าย การใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสมสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้ แพลตฟอร์มอย่าง Workplace ช่วยให้การค้นหาเอกสารง่ายดายขึ้น ทั้งยังมีการผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่ช่วยให้สามารถแบ่งปันความรู้ไดอย่างเป็นปัจจุบันและนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง
นอกจากนี้ Workplace ยังใช้เครื่องมือที่ใช้งานง่ายและผู้คนคุ้นเคยกันดีเพื่อให้ทีมของคุณสามารถเริ่มใช้งานและแบ่งปันความรู้ได้ทันที
