Wessex Archaeology เป็นผู้นำในตลาดสหราชอาณาจักรด้านการให้บริการทางโบราณคดีและมรดก ทั้งยังเป็นองค์กรการกุศลเพื่อการศึกษาที่มีเป้าหมายในการยกระดับชีวิตผ่านมรดก

บริษัทแห่งนี้ว่าจ้างพนักงานที่มีทักษะเฉพาะทางขั้นสูงมากกว่า 300 คนทั่วทั้งสหราชอาณาจักร ตั้งแต่นักโบราณคดี นักเก็บรักษา ผู้เชี่ยวชาญด้านการอนุรักษ์ ไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านมรดกสิ่งก่อสร้าง จึงส่งผลให้การทำงานมีความหลากหลาย โดยการทำงานทั่วไปในแต่ละวันของ Wessex Archaeology อาจมีทั้งการเขียนรายงายวิจัยหรือการขุดสำรวจชิ้นส่วนเครื่องปั้นดินเผาโบราณจากช่วงกลางของยุคหินใหม่

จนกระทั่งเมื่อเร็วๆ นี้ คลังวัตถุโบราณล้ำค่าในสำนักงานหลักของ Wessex Archaeology ในเมือง Salisbury ไม่ได้เป็นเพียงสิ่งเดียวเท่านั้นที่ติดอยู่กับอดีต เพราะเครื่องมือสื่อสารภายในที่บริษัทแห่งนี้ใช้งานเป็นหลักก็มีทั้งอีเมล การประชุมทีม รวมถึงจดหมายข่าวรายเดือนของบริษัท "รูปแบบการสื่อสารของเราค่อนข้างที่จะมีข้อจำกัดและล้าสมัย" Giles กล่าว

ด้วยเหตุนี้การทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ จึงเป็นไปอย่างยากลำบาก ทั้งยังขาดการรับรู้เกี่ยวกับธุรกิจในภาพรวม ออฟฟิศของ Wessex Archaeology ที่กระจายตัวอยู่ตามแต่ละพื้นที่ทั้ง 6 แห่งแทบจะเรียกได้ว่าทำงานแบบตัวใครตัวมัน ไม่เพียงแค่นั้น ราว 1 ใน 3 ของบุคลากรยังใช้เวลาในแต่ละวันที่ไซต์งานเพื่อทำงานภาคสนาม จึงทำให้ข้อมูลเกี่ยวกับการค้นพบทางโบราณคดีครั้งสำคัญยังคงถูกเก็บแยกไว้ตามแผนกต่างๆ อีกด้วย

เตรียมพร้อมรับความสำเร็จไปกับ Generation Digital

Wessex Archaeology มองหาแพลตฟอร์มการสื่อสารไร้สายที่ทันสมัยเพื่อรวบรวมผู้คนและโครงการต่างๆ เข้าไว้ด้วยกัน โดย Giles ได้รับมอบหมายให้ดำเนินงานในส่วนนี้ หลังจากได้ฟังการพูดคุยเกี่ยวกับอนาคตของการทำงานจาก Graham Mackay ผู้ดำรงตำแหน่ง Managing Partner ของ Generation Digital บริษัทที่ปรึกษาด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เขาก็ตระหนักได้ว่า Workplace คือโซลูชั่นที่ใช่

Wessex Archaeology ได้เริ่มใช้งาน Workplace ในเดือนตุลาคม 2018 โดยมี Graham และทีมงาน Generation Digital ช่วยกันปรับปรุงและเร่งการเปิดใช้งาน Workplace ในทุกมิติ ตั้งแต่การสาธิตการใช้งานเบื้องต้นแก่ทั้งองค์กร ไปจนถึงการรักษาการมีส่วนร่วมของผู้บริหาร และการจัดทำกลยุทธ์ด้านการสื่อสารบน Workplace นอกจากนี้ พวกเขายังได้ออกแบบทีมสำหรับโครงการ จัดการฝึกอบรมผู้นำการใช้งานในระยะแรกเริ่ม รวมถึงจัดตั้งขั้นตอนการทำงานและกลุ่มเพื่อให้บุคลากรสามารถใช้งานได้ในทันทีอีกด้วย

ต่อไปนี้คือ 5 วิธีที่ Workplace ได้ช่วยให้บุคลากรจาก Wessex Archaeology ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้นและมีผลิตภาพมากขึ้นหลังจากที่ใช้งาน Workplace เป็นระยะเวลา 8 สัปดาห์

1. การส่งเสริมสวัสดิการด้านสุขภาพและลดวันลาป่วย

โครงการแรกๆ ที่ Giles เริ่มดำเนินการบน Workplace คือการส่งเสริมให้บุคลากรป้องกันโรคไข้หวัดใหญ่ด้วยการมอบสวัสดิการฉีดวัคซีน โดยโครงการนี้มีที่มาจากการที่สมาชิกในกลุ่ม 'Ideas Hub' บน Workplace ได้ให้ข้อเสนอแนะไว้ จากนั้น Giles จึงได้แชร์โพสต์ลงในกลุ่ม 'Company News' เพื่อกระตุ้นให้เกิดการถกเถียงเกี่ยวกับสวัสดิการต่างๆ และยืนยันความสนใจผ่านโพลล์บน Workplace โดยโพลล์ดังกล่าวได้รับการตอบรับอย่างอุ่นหนาฝาคั่งและมีการแจกจ่ายบัตรกำนัลทั่วทั้งบริษัทภายในระยะเวลา 2 สัปดาห์

แม้ว่าจะยังเร็วเกินไปที่จะเห็นผลลัพธ์ทั้งหมดของโครงการริเริ่มนี้ แต่บริษัทก็หวังว่าโครงการนี้จะช่วยให้จำนวนวันลาป่วยที่บุคลากรใช้จะลดลงอย่างเห็นได้ชัดและนำมาซึ่งสวัสดิการของบริษัทในลักษณะนี้มากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ Giles ชี้ให้เห็นว่า "ก่อนจะใช้ Workplace เราขาดการตระหนักรู้เกี่ยวกับกิจการของบริษัท ซึ่งแสดงให้เห็นชัดเจนเลยว่าคนของเราไม่ค่อยชอบวิธีการสื่อสารแบบเดิมๆ ที่เรามีสักเท่าไรนัก"

2. การระบุวัตถุที่พบจากการขุดสำรวจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

Workplace ช่วยให้บุคลากรได้ใช้ความรู้จากทุกภาคส่วนของแวดวงนี้ให้เกิดประโยชน์ "ทีมค้นหาต่างโพสต์รูปภาพที่น่าทึ่งเกี่ยวกับสิ่งของต่างๆ ที่ได้จากการขุดสำรวจกันบน Workplace" Giles เล่าให้เราฟัง

เมื่อไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมา ทีมค้นหาได้ค้นพบวัตถุปริศนาที่ทำจากทองสัมฤทธ์ขณะขุดสำรวจที่มหาวิหารบาธ (Bath Abbey) ทว่าทุกคนที่อยู่ในไซต์งานไม่สามารถระบุได้ว่าของสิ่งนี้คืออะไร สมาชิกในทีมจึงได้ถ่ายภาพวัตถุดังกล่าวผ่านโทรศัพท์แล้วอัพโหลดไปยังกลุ่มใหญ่ของบริษัทอย่าง 'Workplace Finds' บน Workplace

ภายใน 21 นาที ผู้เชี่ยวชาญจากอีกสาขาหนึ่งที่ทำงานห่างออกไป 40 ไมล์ก็ได้ตอบกลับโพสต์นั้นและสามารถระบุได้อย่างแม่นยำว่าวัตถุนั้นเป็นกล่องล็อกกุญแจสมัยโรมัน ซึ่งนับว่าเป็นวัตถุที่หาได้ยากมาก หากไม่มี Workplace การระบุวัตถุในลักษณะนี้ก็อาจใช้เวลาเป็นวันๆ หรือเป็นสัปดาห์ ซึ่งอาจทำให้ทีมขุดสำรวจเสียเวลาในการรับฟังความคิดเห็นอันมีค่าไปได้

3. การเชื่อมต่อกับบุคลากรและให้ข้อมูลแวดล้อมที่เป็นประโยชน์

ทีมผู้เชี่ยวชาญของ Wessex Archaeology ดำเนินงานในโครงการต่างๆ ที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์อย่างมาก เช่น สโตนเฮนจ์ (Stonehenge) ปราสาทเชฟฟิลด์ (Sheffield Castle) และมหาวิหารบาธอยู่เป็นประจำ โดยโครงการในลักษณะนี้ รวมถึงโครงการอื่นๆ ด้วยมักจะมีหลากหลายแผนกที่เข้ามาเกี่ยวข้องในเวลาและขั้นตอนที่ต่างกันไป Workplace ได้มอบความโปร่งใสรูปแบบใหม่ที่ให้บุคลากรได้รับบริบทแวดล้อมที่เป็นประโยชน์ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับโครงการที่ตนได้มีส่วนร่วม

ตัวอย่างเช่น ทีมนักเก็บรักษาสามารถมองเห็นโพสต์จากทีมขุดสำรวจที่ป๊อปอัพขึ้นในฟีดข่าวเกี่ยวกับการค้นพบครั้งใหม่ซึ่งท้ายที่สุดแล้วก็จะถูกส่งมายังพวกเขาได้ โดย Giles กล่าวว่า "Workplace เป็นแพลตฟอร์มที่มีหน้าตาน่าดึงดูด จึงทำให้ดูแตกต่างจากการสื่อสารแบบเดิมๆ อย่างอีเมล"

Workplace ช่วยให้ทีมภาคสนามและวัตถุอันน่าตื่นตาตื่นใจที่ค้นพบในไซต์งานได้ใกล้ชิดกับบุคลากรที่เหลือของธุรกิจมากยิ่งขึ้น โดย Giles อธิบายว่า "บางคนก็ชื่นชอบ Workplace มากเลยทีเดียว พวกเขามีส่วนร่วมบ่อยมากๆ และที่น่าสนใจก็คือ พวกเขาจะรู้สึกหงุดหงิดที่เพื่อนร่วมงานบางคนไม่เข้าไปมีส่วนร่วมหรือไม่เห็นประโยชน์ของการเชื่อมต่อถึงกัน นอกจากนั้นแล้วก็ยังมีอีกหลายคนที่อยากรู้มากๆ ว่าเพื่อนร่วมงานที่อยู่อีกฟากหนึ่งของประเทศกำลังทำอะไรอยู่ด้วยเช่นกัน"

นอกจากนี้ Workplace Chat ยังช่วยให้บุคลากรเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานจากทุกสำนักงานแบบเรียลไทม์ได้ง่ายๆ ทั้งยังเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้นอีกด้วย โดย Giles และผู้บริหารคนอื่นๆ ต่างก็ใช้ Workplace Chat ในการสอบถามสิ่งต่างๆ กับทีมแต่ละทีมและจัดการการอนุมัติและคำถามที่ไม่จำเป็นต้องรอการประชุมด้วยเช่นกัน

4. การนำเสนอไอเดียใหม่ๆ และส่งเสริมนวัตกรรม

Workplace ช่วยให้นวัตกรรมและไอเดียจากทั้งองค์กรได้เติบโตงอกงาม โดยนักเทคนิคภาคสนามรายหนึ่งได้แชร์ไอเดียในการใช้เทคโนโลยีเอกซเรย์ฟลูออเรสเซนต์ (X-Ray Florescence) บน Workplace ในระหว่างที่ดำเนินโครงการขุดสำรวจล่าสุดที่อยู่ใกล้เมือง Swindon ในสหราชอาณาจักร

เขามีไอเดียที่จะใช้อุปกรณ์เอกซเรย์ฟลูออเรสเซนต์แบบพกพาเพื่อวิเคราะห์องค์ประกอบทางเคมีของชั้นดินในที่อยู่อาศัยต่างๆ เพื่อให้สามารถเปิดเผยข้อมูลที่เป็นไปได้เกี่ยวกับชั้นดินได้มากกว่าวิธีการขุดสำรวจแบบดั้งเดิม

Chris Brayne ซีอีโอของ Wessex Archaeology มีส่วนร่วมในการพูดคุยดังกล่าวด้วยการแนบลิงก์ไปยังบทความวิชาการและสมาชิกอีกรายหนึ่งที่มีภูมิหลังด้านการวิจัยเกี่ยวกับเทคโนโลยีเอกซเรย์ซึ่งสามารถให้ความเห็นเกี่ยวกับประเด็นดังกล่าวได้

พวกเขาสามารถระบุได้ว่ามีผู้เชี่ยวชาญในประเด็นดังกล่าวอยู่ในส่วนใดของบริษัทและจัดตั้งหัวหน้าของแต่ละแผนกในการนำเทคนิคนี้มาใช้ในโครงการถัดๆ ไป ตลอดจนสร้างความตระหนักรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพของเทคนิคดังกล่าวได้แพร่หลายทั่วทั้งองค์กรมากยิ่งขึ้น

การแชร์ไอเดียแบบเปิดกว้างนี้ส่งผลในเชิงบวกต่อธุรกิจ Giles อธิบายว่า "เหตุการณ์นี้ช่วยให้บางภาคส่วนขององค์กรได้รับความสนใจและความสำคัญจากเพื่อนร่วมงานในสาขาอื่นๆ ซึ่งถือได้ว่าค่อนข้างมีความสำคัญทางวัฒนธรรมมากเลยทีเดียว โดย Workplace ได้เชื่อมต่อส่วนต่างๆ ของธุรกิจที่ปัจจุบันนี้เริ่มหลอมรวมกันเป็นหนึ่งเดียว"

5. การทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การทำให้ข้อมูลของทีมต่างๆ ไหลเวียนได้อย่างอิสระช่วยให้บุคลากรทำงานร่วมกันเพื่อผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ดียิ่งขึ้นกันมากกว่าเดิม เมื่อไม่นานมานี้ สำนักงานภูมิภาคในสก็อตแลนด์ได้เปิดตัวโครงการภาคสนามของตนเป็นครั้งแรก ณ อนุสรณ์สถานขนาดใหญ่จากยุคหินใหม่ที่ประกอบไปด้วยคูน้ำที่เรียงขนานกัน ที่เรียกว่า Cursus โดยเมื่อสิ้นสุดสัปดาห์แรก สมาชิกในทีมได้โพสต์รูปภาพของหินบางส่วนที่ค้นพบบริเวณพื้นที่ขุดสำรวจทางโบราณคดีที่เกี่ยวข้องไปยัง Workplace

Giles ที่ศึกษาเกี่ยวกับวัตถุที่คล้ายกันนี้ในวิทยานิพนธ์ของเขาเมื่อหลายปีมาแล้วจึงมีโอกาสใช้ความชำนาญของตนเองเพื่อช่วยเหลือทีมดังกล่าว เขาถ่ายภาพหน้าวิทยานิพนธ์และแชร์ไปยังโพสต์นั้น พร้อมด้วยคำแนะนำบางส่วนที่เป็นประโยชน์ซึ่งช่วยให้โครงการดังกล่าวคืบหน้ามากขึ้นนับแต่นั้นเป็นต้นมา

"ผมได้ให้คำแนะนำบางส่วนในสิ่งที่พวกเขาอาจต้องการทำในขั้นตอนต่อไปโดยอิงจากการตรวจสอบวัสดุในแง่ของการวิเคราะห์การสึกหรอหรือสิ่งตกค้าง ผมเลยมีโอกาสได้มีส่วนร่วมในทางโบราณคดี แม้ว่าสิ่งนี้จะไม่ใช่บทบาทในตอนนี้ของผมแล้วก็ตาม แต่การแบ่งปัน ความรู้ และข้อมูลเชิงลึกนี่แหละที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ"

Workplace ช่วยให้ชุมชนผู้เชี่ยวชาญจาก Wessex Archaeology ได้ใกล้ชิดกันยิ่งขึ้น รวมถึงยกระดับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดและนวัตกรรมด้านโบราณคดี

สำหรับเส้นทางต่อไปของ Wessex Archaeology บน Workplace นั้น Giles เผยว่า บริษัทกำลังเตรียมที่จะใช้งานวิดีโอถ่ายทอดสดให้มากขึ้นและลองใช้เครื่องมือการตรวจสอบสถานะความปลอดภัยเพื่อช่วยให้ทีมงานภาคสนามที่อยู่ในไซต์งานมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น