Ad’s Up Consulting ใช้ Workplace เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันได้อย่างไร
Ad’s Up Consulting เป็นธุรกิจกลุ่มแรกๆ ที่หันมาใช้ Workplace เราจึงไปพบกับ Maud Baerenzung หัวหน้าฝ่ายการสื่อสาร เพื่อค้นหาคำตอบว่าการใช้แพลตฟอร์มนี้ยังคงเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของผู้คนอย่างไม่หยุดยั้งได้อย่างไร
Ad's Up เป็นบริษัทดิจิทัลอิสระที่เชี่ยวชาญด้านกลยุทธ์การตลาดผ่านเครื่องมือค้นหาและโฆษณาบนโซเชียลมีเดีย
ทีมงานของบริษัทกำลังสร้างความร่วมมือกับแบรนด์ชั้นนำด้วยการผสมผสานเทคโนโลยีขั้นสูงเข้ากับการให้คำปรึกษาชั้นยอดในสาขาความเชี่ยวชาญของตน
คุณจะเห็นได้ว่าชื่อ Ad's Up ปรากฏอยู่ในรายชื่อบริษัทที่เติบโตเร็วที่สุดในยุโรปของ FT ประจำปี 2018
ช่วงปีแรกๆ นับตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจในปี 2012 เอเจนซี่รายนี้มีสิ่งที่ต้องทำมากมาย และบริษัทก็ได้ขยายตัวจากพนักงานแค่ 2 คนเป็น 49 คนในเวลาเพียง 6 ปี และทีมงานยังคาดการณ์ด้วยว่าในอนาคต การจ้างงานจะยังคงอยู่ที่อัตราเดิม ซึ่งอาจทำให้เกิดความท้าทายในการสื่อสารขึ้นได้
อย่างไรก็ตาม Workplace โดย Facebook สามารถรับมือกับความท้าทายนี้ได้อย่างไม่เหมือนใคร ซึ่ง Maud ก็ได้หยิบยกเรื่องราวมาเล่าให้เราฟังดังต่อไปนี้
1. ทำไมคุณจึงเลือกใช้ Workplace
"ก่อนหน้าที่จะนำ Workplace มาใช้ เราใช้โซลูชั่นการส่งข้อความทางออนไลน์อีกแบบหนึ่ง แต่เมื่อทีมของเรามีคนเยอะขึ้น เราก็เห็นได้ชัดเลยว่าเราต้องการโซลูชั่นที่ทำได้มากกว่านี้ แพลตฟอร์มที่เราใช้ก่อนหน้านี้ไม่มีการจัดเก็บประวัติการสนทนา และนี่แหละที่เป็นปัญหา" Maud กล่าว
"เพราะมันทำให้เราไม่สามารถควบคุมและติดตามการพูดคุยแลกเปลี่ยนระหว่างทีมของเราได้ และเราก็ต้องการให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ตนพลาดไปได้โดยเร็วที่สุด ในกรณีที่พนักงานไม่ได้มาทำงานด้วย"
แพลตฟอร์มที่เราใช้ก่อนหน้านี้ไม่มีการจัดเก็บประวัติการสนทนา และนี่แหละที่เป็นปัญหา เพราะมันทำให้เราไม่สามารถควบคุมและติดตามการพูดคุยแลกเปลี่ยนระหว่างทีมของเราได้
Maud เชื่อว่าการนำ Workplace มาใช้ได้มอบโซลูชั่นที่เหมาะสมให้กับ Ad’s Up ซึ่งตอบสนองทุกความต้องการของบริษัท และตอนนี้ Workplace ก็ได้กลายมาเป็นแพลตฟอร์มปัจจุบันที่บริษัทใช้เพื่อแชร์ข้อมูลทั้งหมดระหว่างทีมข้ามสายงาน
2. การเปิดใช้เป็นอย่างไรบ้าง
Workplace เป็นเครื่องมือที่ทีมงานทุกคนของ Ad’s Up ใช้กันอยู่ทุกวัน และเป็นสิ่งแรกที่พนักงานจะเปิดดูเมื่อมาถึงในตอนเช้า ซึ่งนับเป็นส่วนสำคัญของการสร้างวัฒนธรรมที่ให้พนักงานเข้ามาเปิดดู Workplace ก่อนที่จะไปเปิดดูอีเมล
"บริษัทของเรายังมีนโยบายที่กำหนดให้พนักงานเปิดใช้ Workplace ไว้ตลอดทั้งวันอีกด้วย" Maud กล่าว
เนื่องจาก Workplace ได้รับการออกแบบมาให้เหมาะกับการใช้งานบนมือถือ ทุกคนในองค์กรจึงสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทไม่ได้ใช้ Workplace เพื่อโต้ตอบกันในเรื่องสำคัญในแต่ละวันเท่านั้น แต่ยังใช้สำหรับการประกาศใหญ่ๆ ที่จำเป็นต้องให้คนทั้งองค์กรได้รับทราบข่าวสารด้วย
Workplace มีประสิทธิภาพดีกว่าอีเมล ทั้งยังช่วยทำให้เกิดการสื่อสารแบบสองทางแทนที่จะเป็นแบบบนลงล่าง
"Workplace เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับใช้ในการสื่อสารภายในองค์กรและการประกาศของบริษัท เมื่อเร็วๆ นี้เราได้จัดทำจดหมายข่าวในวันจันทร์แรกของแต่ละเดือนขึ้นมา และเราก็สามารถแชร์จดหมายข่าวนี้ได้ง่ายๆ ในกลุ่มเปิดของบริษัทเพื่อให้พนักงานมองเห็นได้อย่างทั่วถึงที่สุด"
นอกจากนี้ การใช้สื่อที่หลากหลายใน Workplace Chat และกลุ่มต่างๆ ยังช่วยเสริมสร้างความรู้สึกของความเป็นชุมชนและช่วยส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัทอีกด้วย
"Workplace มีประสิทธิภาพดีกว่าอีเมล!" Maud กล่าว "การใช้ GIF, อีโมติคอน และไอคอน 'ยกนิ้วโป้ง' ที่เรียบง่ายช่วยให้การสื่อสารเป็นแบบสองทางมากขึ้น แทนที่จะเป็นแบบบนลงล่าง" เราคิดว่าการใช้ Workplace เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ทุกบริษัทมีการสื่อสารที่เป็นธรรมชาติและมุ่งเน้นไปที่ตัวพนักงานมากขึ้น"
3. การใช้ Workplace ช่วยให้วิธีการทำงานของคุณเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร
เนื่องจาก Ad's Up มีลูกค้ามากกว่า 370 ราย บริษัทจึงต้องการการจัดระเบียบชั้นนำเพื่อให้บริษัทสามารถทุ่มเทให้บริการแก่ลูกค้าต่อไปได้ ซึ่งการทำให้การสื่อสารระหว่างทีมต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นก็เป็นส่วนสำคัญของความมุ่งมั่นดังกล่าว
การจัดระเบียบงานผ่านกลุ่มบน Workplace ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานจะได้รับข้อมูลโปรเจ็กต์ที่ตนต้องใช้เพื่อทำให้งานสำเร็จลุล่วง ทั้งยังช่วยเชื่อมต่อทีมที่อยู่กันคนละพื้นที่เข้าด้วยกันโดยทำให้การสื่อสารระหว่างสำนักงานในที่ต่างๆ มีประสิทธิภาพและเป็นไปอย่างสะดวกอีกด้วย
Maud เล่าถึงตัวอย่างความท้าทายเกี่ยวกับการฝึกอบรมและการนำเสนอผลิตภัณฑ์ให้เราฟังว่า ก่อนหน้าที่จะใช้ Workplace การติดต่อผู้คนที่อยู่ต่างสำนักงานนั้นเป็นเรื่องยากเนื่องด้วยอุปสรรคด้านการจัดตารางเวลา แต่การนำ Workplace มาใช้ได้ทำให้อุปสรรคเหล่านั้นหมดไป
ปัจจุบันเราใช้วิดีโอถ่ายทอดสดในการแพร่ภาพการประชุมสรุป วิธีนี้ช่วยให้เราแชร์ข้อมูลกับทุกคนโดยตรงจาก Workplace ได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ
"ต้องยกความดีความชอบให้ Workplace ที่ทำให้ตอนนี้เราสามารถแพร่ภาพการประชุมสรุปเหล่านี้ได้โดยใช้วิดีโอถ่ายทอดสด วิธีนี้ช่วยให้เราแชร์ข้อมูลกับทุกคนโดยตรงจาก Workplace ได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้แม้แต่พนักงานที่อยู่ในสำนักงานต่างพื้นที่ก็สามารถรับทราบข่าวสารได้เช่นกัน"
ท้ายที่สุดแล้ว ทั้งหมดทั้งมวลก็ย้อนกลับมาที่การสร้างชุมชน "การใช้ Workplace มีความสำคัญมากขึ้นในแง่ของการแชร์ข้อมูลข่าวสารในเชิงโซเชียลของ Ad’s Up ทีมของเรามักจะแชร์รูปภาพ แบบสำรวจ งานกิจกรรม ตลอดจนเคล็ดลับและคำแนะนำแก่บุคลากรในธุรกิจ"
การทำให้ผู้คนใกล้ชิดกันมากขึ้นเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ Workplace กลายมาเป็นส่วนสำคัญในชีวิต
การทำให้แต่ละคนและทีมใกล้ชิดกันมากขึ้นเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ Workplace กลายมาเป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานที่ Ad’s Up
4. คุณอยากให้ Workplace มีอะไรอีกบ้างในอนาคต
การช่วยให้ผู้คนไม่พลาดบทความและการพัฒนาล่าสุดนับว่าเป็นสิ่งสำคัญในโลกของการโฆษณาดิจิทัล และ Maud คิดว่านี่อาจเป็นโอกาสอันดีที่ Workplace ควรคว้าเอาไว้
"ฉันคิดว่าจะน่าสนใจมากถ้า Workplace มีการผสานการทำงานกับแอพพลิเคชั่นข่าวสารบางตัวในอนาคต การผสานการทำงานนี้จะช่วยให้เรามีช่องทางในการรวบรวมข้อมูลได้แบบครบวงจร แถมช่วยให้ประหยัดเวลาได้มากขึ้นด้วย!”
เราคิดว่านั่นเป็นความคิดที่ดีมาก และข่าวดีก็คือ เราได้เริ่มลงมือทำกันแล้ว
ขณะนี้ ไดเรกทอรีการผสานการทำงานที่กำลังเติบโตมีการผสานการทำงานกับเครื่องมือการทำงานที่ผู้คนใช้เป็นประจำไปแล้วมากกว่า 50 รายการ ซึ่งหนึ่งในนี้ก็มีผู้รวบรวมข่าวอย่าง Reuters และ Bloomberg และอีกมากมายที่กำลังจะตามมา!
สิ่งที่น่าตื่นเต้นจริงๆ คือการที่องค์กรอย่าง Ad's up สามารถสร้างการผสานการทำงานแบบกำหนดเองขึ้นมาได้ คุณเองก็สามารถขอให้เราสร้างการผสานการทำงานตามที่คุณต้องการได้เช่นกัน และทางเราก็ยินดีรับฟังความคิดเห็นจากผู้พัฒนาที่ต้องการสร้างการผสานการทำงานกับ Workplace
ขอขอบคุณ Maud Baerenzung, หัวหน้าฝ่ายการสื่อสาร, Ad’s Up Consulting เป็นอย่างสูง
