ผู้บุกเบิกของ Workplace คือบรรดาหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่าย Workplace ที่มีประสบการณ์และวิสัยทัศน์มากที่สุดกลุ่มหนึ่งของโลก โดยในซีรีส์ใหม่นี้ เราจะมาเรียนรู้กันว่าทำไมพวกเขาถึงเลือกใช้ Workplace และผลลัพธ์ที่ Workplace มีต่อองค์กรของพวกเขานั้นมีอะไรบ้าง

เราได้มีโอกาสพบกับ Olafur Hand หัวหน้าทีมที่เป็นทั้งแรงขับเคลื่อนและอยู่เบื้องหลังการนำ Workplace มาใช้ที่ Eimskip

Eimskip เริ่มต้นธุรกิจในไอซ์แลนด์มานานกว่าศตวรรษ ปัจจุบัน ธุรกิจรายนี้ดำเนินการในประเทศต่างๆ มากกว่า 20 ประเทศ โดยมีสำนักงานอยู่ทั้งหมด 60 แห่งและมีบุคลากรจากทั่วโลกซึ่งประกอบไปด้วยพนักงานบนเรือบรรทุกสินค้า สำนักงาน ท่าเรือ ท้องถนน ไปจนถึงคลังสินค้า

คุณจะช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกลทั้งหมดนี้สื่อสารกันแบบข้ามพรมแดน โซนเวลา และทีมต่างๆ ได้อย่างไร

นี่เป็นคำถามที่ Olafur และทีมของเขากำหนดขึ้นเพื่อหาคำตอบขณะมองหาวิธีเชื่อมต่อองค์กรเข้าด้วยกันที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

การสื่อสารแบบสองทาง

"เว็บไซต์ภายในที่เราเคยใช้สื่อสารกันเป็นการสื่อสารแบบทางเดียว" Olafur กล่าว "มันเป็นการสื่อสารจากบนลงล่าง แต่เราต้องการการสื่อสารจากล่างขึ้นบน"

เราตระหนักอย่างรวดเร็วว่า Workplace นับเป็นความก้าวหน้าแบบค่อยๆ เป็นค่อยๆ ไปในหมู่พนักงานของ Eimskip ที่ใช้เครื่องมือโซเชียลมีเดียทั้งหลายเพื่อช่วยให้งานของพวกเขาสำเร็จลุล่วงอยู่ก่อนแล้ว

"ก่อนหน้านี้เราเคยใช้ Facebook ในกลุ่มปิดกันมาก่อนแล้ว" Olafur กล่าว "แล้วผมก็ได้ข่าวว่า RBS ได้นำ Workplace มาใช้เรียบร้อยแล้ว ผมจึงพูดว่า 'แล้วทำไมเรายังไม่เริ่มใช้บ้างล่ะ' ขั้นตอนต่อไปที่เราต้องทำมีเพียงแค่นำ Workplace มาใช้"

ก่อนหน้านี้เราเคยใช้ Facebook ในกลุ่มปิดกันมาก่อนแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่เราต้องทำมีเพียงแค่นำ Workplace มาใช้

การหันมาใช้ Workplace ทันที

แนวทางการนำ Workplace ไปใช้ที่แน่วแน่ซึ่งริเริ่มโดย Olafur และทีมของเขาสร้างการเปลี่ยนแปลงขึ้นในทันทีทันใด

"ผมคิดว่าวิธีที่ดีที่สุดคือการพาตัวเองไปที่จุดนั้นแล้วเริ่มต้นลงมือทำ นี่เป็นวิธีที่คุณจะได้เรียนรู้สิ่งต่างๆ!" Olafur กล่าว ซึ่งวิธีนี้ให้ผลดีกับธุรกิจ

"เราได้เห็นพนักงานจากทั่วโลกเริ่มต้นใช้งานแพลตฟอร์มนี้ในวันที่เราเปิดตัว ได้เห็นพวกเขาทำสิ่งต่างๆ ที่ไม่เคยทำร่วมกันมาก่อน นอกจากนี้ เรายังได้จัดปาร์ตี้ทั่วโลกเมื่อเรานำแพลตฟอร์มนี้มาใช้ด้วย"

การนำ Workplace มาใช้ทำให้ผู้คนจากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน ท่าเรือ ไปจนถึงสะพานเดินเรือสามารถเข้าร่วมและเริ่มต้นใช้งานแพลตฟอร์มนี้ได้

การนำ Workplace มาใช้ทำให้ผู้คนจากทุกที่ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงาน ท่าเรือ ไปจนถึงสะพานเดินเรือสามารถเข้าร่วมแพลตฟอร์มนี้ได้

"ผมไม่เคยเห็นอะไรแบบนี้มาก่อนเลย" Olafur กล่าว "ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลยื่นมือมาไฮไฟว์กับผมแล้วบอกว่า นี่แหละคือแพลตฟอร์มที่เราต้องใช้!"

Olafur มองว่านี่เป็นครั้งแรกที่เขาตระหนักได้ว่าการตัดสินใจของทีมในการนำ Workplace มาใช้นั้นจะช่วยให้พนักงานเชื่อมต่อกันในชุมชนแห่งใหม่ที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร หรือเรียกว่าเป็นจังหวะปิ๊งไอเดียนั่นเอง "พนักงานของเราก็มีส่วนร่วมมากขึ้นเรื่อยๆ นับจากนั้น" เขากล่าวเสริม

เจ้าหน้าที่หน่วยกู้ภัย

อีกวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้พนักงานได้เชื่อมต่อกันคือวิธีการที่พวกเขาใช้ฟีเจอร์กลุ่มเพื่อสื่อสารกันในแบบที่ก่อนหน้านี้ไม่สามารถทำได้ ซึ่งในอุตสาหกรรมที่มีความอันตรายและความเสี่ยงมากพอๆ กันเช่นนี้ จึงไม่แปลกใจที่กลุ่ม 'First Responders' (เจ้าหน้าที่หน่วยกู้ภัย) มีบทบาทสำคัญอยากมากในชุมชนของ Eimskip

"วิธีหนึ่งที่น่าสนใจในการใช้ Workplace ของเราคือทีมกู้ภัย หากเกิดอะไรขึ้นบนเรือบรรทุกสินค้า หรือคนขับรถบรรทุกเกิดอุบัติเหตุ พนักงานก็จะใช้กลุ่มบน Workplace ในการแชร์ข้อมูลสำคัญนี้ออกไป เพื่อที่ทุกคนที่จำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับเหตุการณ์นั้นจะได้รับข้อมูลดังกล่าวในทันทีครับ"

การกำหนดแนวทางการสื่อสารแบบใหม่

การขนส่งสินค้าเป็นอุตสาหกรรมเก่าแก่และอาจพัฒนาไปได้ช้า ("ต้องค่อยๆ ปรับตัวช้าๆ เหมือนเรือนั่นเอง!") แต่ Olafur เชื่อว่าการตัดสินใจนำ Workplace มาใช้ที่ Eimskip จะส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วต่อวิธีที่พวกเขาสื่อสารกันในฐานะองค์กร

"พนักงานได้รับข้อมูลเร็วกว่าที่ผมคาดไว้สำหรับบริษัทใหญ่ๆ อย่างบริษัทเรา" เขากล่าว "พวกเขาทำงานโดยมีการโต้ตอบกันไปมามากขึ้น ให้ความเป็นในสิ่งต่างๆ และเปิดใจที่จะพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของตัวเองกันมากขึ้น ทั้งยังเปิดกว้างต่อการวิจารณ์ความคิดเห็นของตัวเองด้วย"

สิ่งเหล่านี้ส่งเสริมให้เกิดการสนทนาที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมถึงการพูดคุยที่เปิดกว้าง นอกจากนี้ คำติชมที่สร้างสรรค์และข้อมูลต่างๆ ยังได้ช่วยขับเคลื่อนโปรเจ็กต์และผลิตภาพไปพร้อมๆ กันอีกด้วย

สิ่งที่น่าตื่นตาตื่นใจที่สุดคือ การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ได้เกิดขึ้นทั่วทั้งบริษัท ทั้งจากบนลงล่างและจากพนักงานในระดับเดียวกัน

สิ่งที่น่าตื่นตาตื่นใจที่สุดคือ ประสิทธิภาพของ Workplace ได้เกิดขึ้นทั่วทั้งบริษัท ทั้งจากบนลงล่างและจากพนักงานในระดับเดียวกัน

"พนักงานที่ท่าเรือมีส่วนร่วมกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในระดับอื่นๆ ของธุรกิจมากขึ้น และผู้บริหารระดับสูงเองก็มีส่วนร่วมกับเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในทุกระดับของธุรกิจมากขึ้นด้วยเช่นกัน"

"การใช้ Workplace ช่วยให้พนักงานขับเคลื่อนธุรกิจของเราไปข้างหน้า" คือสิ่งที่ Olafur สรุปความพยายามของทีมในการริเริ่มใช้งาน Workplace ที่ Eimskip อย่างถ่อมตัว "เรียกได้ว่าแตกต่างจากสิ่งที่ผมคาดหวังไว้เมื่อ 10 ปีที่แล้วโดยสิ้นเชิงเลย"

ขอขอบคุณ Olafur Hand และทีมงานของเขาที่ Eimskip เป็นอย่างยิ่ง

อ่านวิธีที่ผู้บุกเบิกของ Workplace อย่าง Steve Clarke ประสบความสำเร็จในการนำ Workplace มาใช้ที่ Virgin Atlantic