รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดคืออะไร

การทำงานแบบไฮบริดมีหลากหลายรูปแบบ แต่สิ่งที่ยึดโยงแต่ละรูปแบบเข้าไว้ด้วยกันคือการให้ความสำคัญกับพนักงานเป็นหลัก

• การหมุนเวียนกลุ่มหรือทีมที่เข้าทำงาน กลุ่มพนักงานที่ได้รับมอบหมายจะผลัดกันเข้าออฟฟิศในวันหรือสัปดาห์ตามตารางที่กำหนดไว้ วิธีนี้จะช่วยให้บริษัทจัดการทีมและกระแสงานได้อย่างเป็นระบบ

• การเข้าทำงานตามที่ได้ตกลงกันไว้ การทำงานแบบไฮบริด 'ตามความสมัครใจ' ที่พนักงานอาจต้องพูดคุยตกลงกันในแต่ละวันว่าใครจะเข้าออฟฟิศและจะทำงานจากทางไกลวันไหนบ้าง โดยแต่ละทีมอาจมีการตกลงกันทั้งในแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการผ่านทางปฏิทินออนไลน์และเครื่องมือเพื่อการทำงานร่วมกัน เพื่อช่วยให้พนักงานได้เชื่อมต่อถึงกัน รวมไปถึงได้รับข่าวสารอัพเดตเกี่ยวกับงานและความคืบหน้าต่างๆ นี่เป็นรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่มีพนักงานเป็นศูนย์กลางและพลิกโฉมการทำงานมากที่สุด อีกทั้งยังมีประสิทธิภาพสูงในการเพิ่มความปลอดภัย ผลิตภาพ และสุขภาวะของพนักงานให้สูงสุด แต่ก็เป็นรูปแบบที่ดูแลจัดการได้ยากด้วยเช่นเดียวกัน

• การเข้าออฟฟิศหรือทำงานจากทางไกลเป็นหลัก บริษัทเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใช้การทำงานรูปแบบใดเป็นหลัก การใช้แนวทางที่เน้นทำงานในออฟฟิศเป็นหลักจะช่วยให้องค์กรไม่ต้องปรับตัวจากวิธีการทำงานแบบเดิมมากนัก ส่วนแนวทางที่เน้นทำงานจากทางไกลเป็นหลัก ที่พนักงานส่วนใหญ่จะไม่เข้าออฟฟิศ ก็จะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับออฟฟิศออกไปได้

• การจัดตารางแบบผสมผสาน จัดตารางการเข้างานที่ออฟฟิศและการทำงานจากทางไกลโดยแบ่งเป็นกะหรือสลับกันทำงานในแต่ละสัปดาห์

คำถามคือ คุณควรทำงานประเภทใดจากทางไกลและงานประเภทใดที่เหมาะจะทำที่ออฟฟิศมากที่สุด คำตอบคือ งานที่เวลาทำงานของทุกคนจะเหลื่อมกันน่าจะเป็นงานที่เหมาะแก่การทำงานจากทางไกลมากที่สุด โดยงานประเภทดังกล่าวเป็นงานที่ทำคนเดียวได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่หรือโซนเวลาเดียวกันกับผู้อื่น ส่วนงานที่ต้องทำอย่างสอดคล้องกัน ซึ่งมีการทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์เข้ามาเกี่ยวข้องด้วยก็ดูจะเป็นงานที่เหมาะที่จะทำมากที่สุดเมื่อพนักงานอยู่พร้อมหน้ากัน

อย่างไรก็ดี วิธีที่ดีที่สุดคือการที่องค์กรต่างๆ อำนวยความสะดวกให้กับการทำงานทั้งสองประเภททั้งในและนอกออฟฟิศ เช่น การมีพื้นที่ที่เงียบสงบในออฟฟิศและการมีเครื่องมือเพื่อการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมสำหรับการประชุมทางออนไลน์ เป็นต้น

การทำงานแบบไฮบริดมีข้อดีและข้อเสียอะไรบ้าง

ข้อดีของการทำงานแบบไฮบริด

การทำงานแบบไฮบริดมีประโยชน์มากมาย ดังนี้

• ความพึงพอใจในหน้าที่การงาน

  การศึกษา International Insights Study ของ Workplace ที่ศึกษาร่วมกับ BCW พบว่า 62% ของพนักงานกล่าวว่า ตนรู้สึกมีผลิตภาพในการทำงานมากขึ้นและสนิทสนมกับเพื่อนร่วมงานมากขึ้นนับตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของโควิด ในขณะที่พนักงาน 60% มีความสุขกับสมดุลระหว่างการทำงานกับการใช้ชีวิตที่มากขึ้น โดยเฉพาะพนักงานที่มีบุตรหลาน ซึ่งแบบสำรวจที่จัดทำโดย Hibob พบว่าคนกลุ่มนี้ได้รับประโยชน์จากสมดุลชีวิตที่ดีขึ้นจากการทำงานแบบไฮบริด²

• ผลิตภาพที่เพิ่มขึ้น

  การทำงานแบบไฮบริดทำให้ผู้คนมีสมาธิในการทำงานโดยไม่มีสิ่งรบกวนต่างๆ อย่างการที่สมาชิกในทีมมาคอยขัดจังหวะ เสียงรอบข้าง ไปจนถึงการสนทนาสัพเพเหระต่างๆ การทำงานจากที่บ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ธุรกิจได้จัดเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ ที่เหมาะสมไว้ให้พนักงาน สามารถสร้างความเงียบสงบที่พนักงานต้องการเป็นอย่างยิ่ง รวมไปถึงบรรยากาศที่ผ่อนคลายและคุ้นเคยมากยิ่งขึ้นเพื่อให้พนักงานได้มีสมาธิจดจ่อกับการทำงาน

  การให้พนักงานได้วางแผนชั่วโมงการทำงานของตนเองทำให้พวกเขาสามารถจัดตารางทำงานในช่วงเวลาที่ตนรู้สึกทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดได้โดยไม่จำเป็นต้องยึดติดกับการเข้าทำงานตอน 9 โมงเช้า - 5 โมงเย็นแบบเดิมๆ ทั้งยังทำให้พวกเขามีเวลามากขึ้นจากเดิมที่ต้องเสียไปกับการเดินทางไปกลับที่ทำงานอีกด้วย

• ค่าใช้จ่ายในออฟฟิศที่ลดลง

  การที่พนักงานส่วนใหญ่ทำงานจากทางไกลตลอดเวลาทำให้ธุรกิจสามารถลดขนาดพื้นที่ออฟฟิศของตนเอง รวมไปถึงประหยัดค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าเฟอร์นิเจอร์ ภาษีที่ธุรกิจต้องจ่ายให้ภาครัฐ ค่าประกัน และค่าบริการอื่นๆ ตลอดจนส่งผลให้มีพื้นที่ที่เป็นออฟฟิศร่วมและสถานที่ทำงานแบบอเนกประสงค์มากขึ้น

• การเข้าถึงพนักงานที่มีความสามารถ

  ตัวเลือกการทำงานแบบไฮบริดที่หลากหลายทำให้ธุรกิจมีโอกาสเข้าถึงพนักงานที่มีศักยภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งเมื่อการทำงานแบบไฮบริดได้กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ บริษัทที่ให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานก็จะได้เปรียบเมื่อต้องดึงตัวพนักงานที่มีความสามารถสูงหรือรักษาพวกเขาเหล่านี้เอาไว้ นอกจากนี้ ความยืดหยุ่นจากการทำงานแบบไฮบริดยังช่วยให้พนักงานที่มีบุตรหลานทำงานต่อไปได้ และทำให้ผู้พิการสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้สะดวกยิ่งขึ้น อีกทั้งยังทำให้ธุรกิจมีข้อจำกัดด้านสถานที่น้อยลงเมื่อต้องว่าจ้างพนักงานอีกด้วย

• สุขภาพ ความปลอดภัย และความเป็นอยู่

  เมื่อจำนวนผู้คนในออฟฟิศ รวมถึงในระหว่างการเดินทางสาธารณะน้อยลง การเว้นระยะห่างทางสังคมก็สามารถทำได้ง่ายขึ้นมาก ยิ่งในเมืองที่มีความแออัดมากขึ้นเรื่อยๆ การทำงานจากทางไกลถือเป็นโอกาสในการลดความเสี่ยงจากมลภาวะ อุบัติเหตุบนท้องถนน และความล่าช้าในการเดินทางที่ทำให้ต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงและสร้างความเครียดสะสม

  อย่างไรก็ตาม บริษัทยังคงต้องคำนึงถึงสุขภาพและความปลอดภัยของบุคลากรที่ทำงานจากทางไกลเช่นเคย โดยธุรกิจและผู้จัดการต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมที่ทำงานนอกออฟฟิศนั้นได้รับการสนับสนุนทั้งในด้านอุปกรณ์ที่ปลอดภัยและความรู้เกี่ยวกับหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อเสียของการทำงานแบบไฮบริด

• ความยากลำบากในการรักษาความเสมอภาค

  ทีมที่ประสบความสำเร็จจะผนึกกำลังกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน โดยที่สมาชิกต่างเชื่อว่าตนเองมีบทบาทที่สำคัญในทีม ดังนั้น องค์กรจึงจำเป็นต้องรักษาความเป็นธรรมและความเสมอภาคทั้งในทางปฏิบัติและในด้านการรับรู้ของผู้คน อย่างไรก็ตาม การที่พนักงานต่างกระจัดกระจายไปตามสถานที่ต่างๆ ก็อาจทำให้องค์กรบรรลุเป้าหมายนี้ได้ยาก

  ปัญหาดังกล่าวจึงอาจนำมาสู่ความเสี่ยงที่จะเกิดการแบ่งแยกระหว่างคนที่ 'มีพร้อม' กับคนที่ 'ไม่พร้อม' ซึ่งหากมีสมาชิกในทีมไม่สามารถทำงานแบบไฮบริดได้ พวกเขาก็อาจเกิดความกลัวว่าจะพลาดโอกาสในการเรียนรู้สิ่งต่างๆ จากเพื่อนร่วมงานขณะที่ตนทำงานจากที่บ้าน หรืออาจถูกเลือกปฏิบัติได้

• การขาดการสื่อสารระหว่างทีม

  เมื่อพนักงานทำงานจากทางไกล แต่ละคนก็อาจจดจ่ออยู่กับงานเป็นหลักมากกว่าที่จะมีส่วนร่วมกับตัวบริษัทหรือเพื่อนร่วมงานในทีม ทำให้พวกเขาใช้งานพื้นที่และเครื่องมือต่างๆ ของธุรกิจน้อยลง ซึ่งสิ่งนี้อาจส่งผลต่อความเจริญก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ตลอดจนความเสี่ยงที่จะเสียโอกาสในการได้แนวคิดใหม่ๆ และการระดมความคิดร่วมกับพนักงานในแผนกหรือทีมต่างๆ ที่มีคุณค่าได้

• ขอบเขตระหว่างการทำงานกับการใช้ชีวิตที่ไม่ชัดเจน

  การทำงานจากที่บ้านหรือสถานที่อื่นๆ นอกออฟฟิศช่วยให้พนักงานมีผลิตภาพที่ดียิ่งขึ้นและมีอิสระในการจัดสมดุลระหว่างการทำงานกับการใช้ชีวิตที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ แต่ก็อาจส่งผลให้เกิดความเสี่ยงที่ทำให้เส้นแบ่งระหว่างที่ทำงานและที่บ้านนั้นพร่าเลือน รวมไปถึงส่งผลให้พนักงานเกิดความกดดัน เนื่องจากรู้สึกว่าต้อง 'ทำงาน' อยู่ตลอดเวลาจนไม่สามารถหยุดคิดเรื่องงานหรือผ่อนคลายตนเองได้เช่นกัน

  การทำงานจากทางไกล ไม่ว่าจะเป็นการทำงานทางไกลอย่างเต็มรูปแบบหรือเน้นทำงานทางไกลเป็นหลัก อาจนำมาซึ่งความรู้สึกโดดเดี่ยวและห่างเหินจากสมาชิกในทีม โดยที่พนักงานอาจรู้สึกว่าตนไม่ได้รับการสนับสนุนและถูกกีดกันจากวัฒนธรรมในที่ทำงานได้

• ค่าใช้จ่าย

  แม้ว่าการลดพื้นที่ในออฟฟิศจะช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างชัดเจน แต่การทำให้บุคลากรที่ทำงานแบบไฮบริดมีผลิตภาพ มีความสุข และมีความยั่งยืนมากขึ้นก็อาจก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ตามมาหลังจากสถานการณ์การระบาดของโควิดคลี่คลายลงได้

  ปัจจุบัน งบประมาณที่เคยใช้ในการเช่าหรือจัดหาอุปกรณ์ต่างๆ ในออฟฟิศจำเป็นต้องนำไปอุดหนุนในส่วนของการประชุมที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นและพื้นที่สำหรับทำงานร่วมกัน Wi-Fi ที่ครอบคลุมและรวดเร็วยิ่งขึ้น พื้นที่จัดเก็บข้าวของสำหรับพนักงานที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศ ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้นในสถานที่ทุกแห่งที่พนักงานทำงานจากทางไกล

  แม้ว่าพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดมักจะใช้น้ำ-ไฟของตนเอง แต่ทางบริษัทเองก็จำเป็นต้องจัดหาเทคโนโลยีที่เหมาะสม ตลอดจนเฟอร์นิเจอร์ที่ถูกหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) และอุปกรณ์สำนักงานเพื่อให้พนักงานเหล่านี้ใช้ทำงานด้วยเช่นกัน

ผู้จัดการจะดึงศักยภาพของการทำงานแบบไฮบริดให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร

การทำงานแบบไฮบริดและแบบยืดหยุ่นเป็นส่วนหนึ่งของสถานที่ทำงานยุคใหม่ ซึ่งผู้จัดการสามารถหลีกเลี่ยงข้อเสียต่างๆ และมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้แก่ธุรกิจและบุคลากรของตนเองได้หลากหลายวิธีด้วยกัน ดังนี้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมรับรู้ว่าบริษัทพร้อมให้การสนับสนุนและไว้วางใจให้แต่ละคนจัดการเวลาและผลิตภาพของตนเอง

• สื่อสารสิ่งที่คุณคาดหวังจากตัวพนักงานให้ชัดเจน ทั้งในด้านการทำงาน ผลิตภาพ ประสิทธิภาพการทำงาน ไปจนถึงการมีส่วนร่วมกับธุรกิจและเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในทีม

• มอบการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีและดิจิทัลที่ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้

• ดึงพนักงานที่ทำงานจากทางไกลให้เข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ของทีมและบริษัทที่นอกเหนือจากการทำงาน เพื่อกระตุ้นให้เกิดการสร้างสายสัมพันธ์และการทำงานเป็นทีม

• วางแผน จัดตารางการทำงาน ตลอดจนจัดทีม เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมทำงานอยู่ที่ใดและกำลังทำงานอะไรอยู่

• เสริมสร้างและรักษาโอกาสในการสอนงาน การให้การสนับสนุน การติดตามความคืบหน้า รวมไปถึงการถามไถ่สารทุกข์สุกดิบ

• ลงทุนด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเพื่อปกป้องทั้งธุรกิจและตัวพนักงาน

• มองหาแนวทางในการจัดสถานที่ทำงานใหม่เพื่อรองรับการใช้งานที่เปลี่ยนแปลงไปเมื่อพนักงานเข้าออฟฟิศ