ในยามที่โลกขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น เห็นได้ชัดว่าการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ต้องก้าวทันยุคสมัย ไม่ว่าคุณจะบริหารธุรกิจ SME หรือองค์กรระดับโลกก็ตาม แต่ความหมายที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลก็ยังไม่ชัดเจน นี่เป็นเพียงคำพูดสวยหรูว่าคุณกำลังย้ายไปสู่ระบบคลาวด์หรือไม่ การเปลี่ยนแปลงนี้เกี่ยวกับการฝึกฝนทักษะใหม่หรือไม่ และคุณจะวัดความสำเร็จได้อย่างไร

ในโพสต์นี้ เราจะมาตอบคำถามเหล่านั้น (และคำถามอื่นๆ) เพื่อช่วยให้คุณเกิดความกระจ่างและมั่นใจในการปรับรูปแบบธุรกิจของคุณเสียใหม่

การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลเป็นกระบวนการผสานเทคโนโลยีดิจิทัลรูปแบบต่างๆ เข้าไปในทุกด้านของการดำเนินธุรกิจเพื่อช่วยขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง คุณทำได้โดยการกำหนดวิธีที่คุณสามารถใช้เทคโนโลยี เช่น แมชชีนเลิร์นนิ่ง ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และบิ๊กดาต้าเพื่อมอบบริการใหม่ๆ หรือปรับปรุงบริการที่มีอยู่

สมมติว่าคุณมีธุรกิจหนึ่งที่ผ่านการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลแล้ว และอีกธุรกิจหนึ่งที่ยังไม่ผ่านการเปลี่ยนแปลง บริษัทรูปแบบเดิมดำเนินการผลิตสินค้าตามคำสั่งซื้อของลูกค้า ในทางกลับกัน บริษัทที่ทันสมัยขึ้นนี้ใช้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อระบุว่าสินค้าใดให้ผลกำไรมากที่สุดและกลุ่มลูกค้าคือใคร ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในปัจจุบัน แต่ยังคาดการณ์สิ่งที่ผู้คนต้องการในอนาคตอีกด้วย

ผู้คนเข้าใจการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลแตกต่างกันไป แต่ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลในที่ทำงานมีดังนี้

• การดำเนินงานแบบไร้เอกสารทั่วทั้งบริษัท

• การทำให้ห่วงโซ่อุปทานและขั้นตอนการทำงานเป็นแบบอัตโนมัติ

• การใช้ AI หรือแมชชีนเลิร์นนิ่งเพื่อเปลี่ยนแปลงเส้นทางการซื้อของลูกค้า

• การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์เพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ลูกค้าต้องการในอนาคต

• การจัดการประสิทธิภาพของพนักงานโดยอัตโนมัติเพื่อระบุทักษะที่ยังขาด

• การใช้นโยบายทำงานจากทางไกลเป็นหลัก (Remote-First) เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานร่วมกันในระบบคลาวด์ได้

แม้ขั้นตอนของแต่ละคนจะต่างกันออกไป การนำเสนอโปรเจ็กต์การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลนั้นต้องอาศัยการทำงานร่วมกันและการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ อันเป็นโอกาสให้บริษัทต่างๆ ได้แสดงความกล้าที่จะกำจัดแนวปฏิบัติที่ล้าสมัยและไม่เท่าทันโลกซึ่งเชื่อมต่อถึงกันในปัจจุบัน นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสให้พนักงานทุกคนเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่น่าสนใจ และกำจัดงานซ้ำซากจำเจในชีวิตประจำวันออกไปด้วย

เมื่อทำอย่างถูกต้อง การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลสามารถขับเคลื่อนธุรกิจของคุณให้โตไปอีกขั้นได้ เป้าหมายคือการทำงานอย่างชาญฉลาดขึ้น และเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขันด้วยการใช้เทคโนโลยีในวงกว้าง

คำสองคำที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลคือการเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัลและการแปลงเป็นดิจิทัล แม้สองคำนี้อาจดูคล้ายกันมาก แต่ก็มีความหมายต่างกัน

แนวทางนี้คือวิธีในการย้ายกระบวนการที่มีอยู่ไปสู่เทคโนโลยีดิจิทัล โดยเป็นมากกว่าการสแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บไว้ในคลาวด์ แต่ยังช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูล คาดการณ์แนวโน้ม และทำการตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้นจากผลลัพธ์ แต่อาจมีความครอบคลุมน้อยกว่าการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ ซึ่งเปลี่ยนวัฒนธรรมในที่ทำงานทั้งหมดของคุณ

ยกตัวอย่างเช่น

• การนำธุรกิจของคุณสู่โลกออนไลน์

• การแชร์เอกสารบนไดรฟ์ระบบคลาวด์

• การเพิ่มคิวอาร์โค้ดให้กับสินค้า

• การวิเคราะห์ข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อลดความเสี่ยง

• การยกระดับทักษะพนักงานให้ใช้แพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ใหม่

แนวทางนี้คือกระบวนการแปลงข้อมูลและเอกสารที่มีอยู่จากรูปแบบอนาล็อกเป็นรูปแบบดิจิทัล

ยกตัวอย่างเช่น

• การสแกนรูปภาพเพื่อจัดเก็บไว้ในไฟล์ออนไลน์

• การแปลงรายงานกระดาษเป็น PDF

• การเปลี่ยนชิ้นงานนำเสนอเป็นไฟล์เสียง

ตัวข้อมูลเองไม่ได้เปลี่ยนแปลง แต่จะทำซ้ำในรูปแบบดิจิทัลเพียงเท่านั้น การเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัลสามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ แต่ไม่ได้ปรับกระบวนการทั้งหมดให้เหมาะสมเช่นเดียวกับการแปลงเป็นดิจิทัล

เมื่อเทคโนโลยีพัฒนา การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลคือสิ่งจำเป็นที่ไม่เพียงแต่ช่วยให้บริษัทต่างๆ ก้าวหน้า แต่ยังอยู่รอดอีกด้วย จึงเป็นสาเหตุที่ซีอีโอส่วนใหญ่ยังคงให้ความสำคัญกับโอกาสทางดิจิทัล จากข้อมูลของ KPMG ซีอีโอ 72% ดำเนินกลยุทธ์การลงทุนด้านดิจิทัลในเชิงรุก

นอกจากนี้ การวิจัยจาก Accenture ก็ยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล โดยพบว่าบริษัทชั้นนำในด้านเทคโนโลยีระดับองค์กรเติบโตเร็วกว่า 5 เท่าเมื่อเทียบกับบริษัทที่ล้าหลังทางเทคโนโลยี ซึ่งปรับใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ได้ช้ากว่า

ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล ได้แก่

• ความสามารถในการแข่งขัน

  หากธุรกิจของคุณไม่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ก็ย่อมเสี่ยงที่จะตามหลังคู่แข่งหรือสตาร์ทอัพที่ใช้เทคโนโลยีสูงและดำเนินการทุกอย่างผ่านทางออนไลน์ ความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลจำนวนมหาศาลทำให้คุณก้าวนำคู่แข่งคนอื่นๆ และมุ่งเน้นที่การมอบความคุ้มค่าอย่างแท้จริงได้

• การเพิ่มประสิทธิภาพ

  การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้มหาศาล เมื่อใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง เช่น การป้อนข้อมูลและการติดตามระดับสินค้าคงคลัง งานจะเสร็จเร็วขึ้น และโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ก็จะหมดไป ทั้งยังช่วยให้พนักงานมีเวลาไปใส่ใจกับงานด้านที่ตนสนใจมากขึ้นด้วย

• การประหยัดค่าใช้จ่าย

  การเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัลสามารถช่วยให้คุณประหยัดต้นทุนได้ โดยช่วยลดการใช้แรงงานคน ปรับกระบวนการให้เหมาะสม และเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต เช่น การนำพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มาใช้และการปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีให้ทันสมัยจะช่วยให้คุณประหยัดต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และลดความต้องการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลแบบดั้งเดิม

• ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดียิ่งขึ้น

  เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิทัล ลูกค้าเริ่มคาดหวังว่าธุรกิจต่างๆ จะมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับตนผ่านหลายช่องทาง ถึงขนาดที่หนึ่งในสามของลูกค้ากล่าวว่าจะเลิกใช้บริการหากได้รับประสบการณ์แย่ๆ เพียงครั้งเดียว

  การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลสามารถยกระดับเส้นทางการซื้อของลูกค้าได้หลายวิธี ซึ่งรวมถึงการใช้แชทบอทเพื่อบริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมง และการผสานการทำงานเว็บไซต์และแอพมือถือเพื่อมอบประสบการณ์การช็อปปิ้งที่ราบรื่น

• ข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ขึ้น

  การเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัลทำให้สามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับขั้นตอนทางธุรกิจต่างๆ ตั้งแต่การขายและการตลาดไปจนถึงโลจิสติกส์ การเงิน และพฤติกรรมของลูกค้า คุณจึงได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับผลกระทบที่มีต่อกำไรและอัตรากำไรของคุณ เพื่อประกอบการตัดสินใจที่แม่นยำขึ้น

• ความคล่องตัวที่เพิ่มขึ้น

  ธุรกิจที่ยืดหยุ่นและคล่องตัว ซึ่งสามารถตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสภาวะตลาดที่เปลี่ยนไปและความต้องการของลูกค้า ย่อมมีประสิทธิภาพกว่าองค์กรที่ช้าต่อการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนสู่ดิจิทัลอย่างเต็มรูปยังมีความท้าทายอยู่บ้าง เพราะเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ซึ่งอาศัยการวางแผนและการทำงานร่วมกันระดับสูง แต่คุณสามารถก้าวไปสู่การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จได้หากทำตาม 6 ขั้นตอนเหล่านี้

ขั้นแรก ให้ระบุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่คุณต้องการบรรลุผ่านการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล นึกถึงสิ่งที่สามารถสร้างรายได้ให้กับธุรกิจของคุณได้มากที่สุด เช่น คุณอาจตั้งคำถามว่าเป้าหมายหลักของคุณคือการเพิ่มประสิทธิภาพ ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า หรือว่าใช้ประโยชน์จากแหล่งรายได้ใหม่ๆ

การถามคำถามเหล่านี้กับตัวเองจะช่วยให้คุณสร้างกระบวนการที่ดีขึ้นทั่วทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการย้ายบริการหลักไปยังระบบคลาวด์หรือการสร้างแพลตฟอร์มหลายช่องทางสำหรับลูกค้าของคุณ ข้อมูลจากรายงานสถานะการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลประจำปี 2023 ของ TEKsystem เผยว่าเป้าหมายสูงสุดของบริษัทส่วนใหญ่คือการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ไม่ว่าคุณจะมีเป้าหมายใด คุณก็ควรสร้างแผนงานที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขและระยะเวลาดำเนินการเปลี่ยนแปลง

การใช้เทคโนโลยีใหม่เพียงอย่างเดียวนั้นไม่เพียงพอ แต่ต้องเชื่อมโยงกับ KPI เพื่อติดตามความคืบหน้าด้วย คุณจะต้องวัดผลจากความพยายามในการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลเพื่อดูว่าได้ผลหรือไม่

การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลอาจช่วยให้คุณสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว แต่อาจต้องใช้เวลาอย่างน้อยสองปีจนกว่าคุณจะเริ่มเห็นผลตอบแทนที่ชัดเจนจากการลงทุน หากระหว่างนี้คุณไม่เห็นผลลัพธ์ที่ต้องการ คุณก็ต้องเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ของตัวเอง

เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลของคุณเกิดผล ผู้คนจะต้องเดินไปพร้อมกับคุณ พนักงานทุกคนจะต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่คุณหวังจะบรรลุ เพื่อให้ทั้งองค์กรเห็นพ้องกับเป้าหมายทางดิจิทัลที่คุณตั้งไว้ คุณต้องมีความโปร่งใส อย่าเก็บข้อมูลสำคัญไว้แค่ในกลุ่มผู้บริหาร การเปิดให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลในทุกระดับขององค์กรเป็นปัจจัยสำคัญในการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล

ลงทุนในโซลูชั่นเทคโนโลยีที่จำเป็นจริงๆ เพื่อสนับสนุนความพยายามในการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็น AI โซลูชั่นระบบคลาวด์ หรือเครื่องมืออัตโนมัติ

เลือกซอฟต์แวร์ที่ได้รับคะแนนสูงและความเชื่อถือจากธุรกิจอื่นๆ ในแวดวงเดียวกัน นอกจากนี้ เลือกเทคโนโลยีที่พนักงานของคุณคุ้นเคยอยู่แล้วหรือสามารถนำไปใช้ได้อย่างรวดเร็วจะดีที่สุด การทำให้กระบวนการต่างๆ ซับซ้อนเกินไปจะทำให้ระยะเวลาการนำไปใช้ต้องลำบากและยาวนานอย่างไม่ต้องสงสัย

รวบรวมทีมที่จะรับผิดชอบในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล โดยควรประกอบด้วยบุคคลที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีดิจิทัล รวมถึงผู้ที่มีความรู้เกี่ยวกับอุตสาหกรรมเฉพาะของคุณ

ผู้นำทีมจะต้องสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพตลอดการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล เพื่อให้พนักงานทุกคนเข้าใจสิ่งที่ดำเนินอยู่ พัฒนาทักษะของพนักงานด้วยซอฟต์แวร์ใหม่ล่าสุด และจัดการฝึกอบรมเป็นประจำเพื่อช่วยให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่น เมื่อมีการฝึกอบรมและการสนับสนุนที่เหมาะสม เทคโนโลยีใหม่ๆ จะผนึกในวัฒนธรรมองค์กรของคุณได้อย่างรวดเร็ว และช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวได้มากยิ่งขึ้น

การเปลี่ยนแปลงเริ่มจากผู้บริหาร อย่าปล่อยให้ความเป็นผู้นำที่ไม่ดีมาขัดขวางการเปลี่ยนแปลงของคุณ เพื่อให้กระบวนการเปลี่ยนสู่ดิจิทัลของคุณขับเคลื่อนไปข้างหน้า คุณต้องเข้าใจว่าดิจิทัลมีความหมายต่อบริษัทของคุณอย่างไร ผู้นำจะต้องมุ่งมั่นในการเปลี่ยนแปลงและสร้างความเป็นอันหนึ่งอันเดียวระหว่างแผนกต่างๆ เมื่อนำเทคโนโลยีมาใช้กับทั้งธุรกิจ

ดังที่รายงานของ McKinsey ระบุว่า "ความจริงที่รับได้ยากสำหรับธุรกิจที่ดำเนินการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลก็คือ หากไม่มีความมุ่งมั่นอันแน่วแน่และแรงกล้าของซีอีโอแล้ว ก็แทบไม่มีโอกาสประสบความสำเร็จเลย"

แน่นอนว่าการใช้กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลถือเป็นภารกิจใหญ่หลวงสำหรับทุกธุรกิจ แม้ว่าการเปลี่ยนหรืออัพเกรดระบบปัจจุบันอาจมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ให้พยายามมองที่ประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้น หากคุณสามารถลดค่าใช้จ่ายประจำวันหรือพบตลาดใหม่ที่สามารถขยายฐานลูกค้าของคุณได้ มันก็จะคุ้มค่า

แต่จำไว้ว่า การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลเป็นกระบวนการที่พัฒนาไม่หยุดหย่อน การเดินทางนี้จะไม่มีวันสิ้นสุด คุณต้องมองไปข้างหน้าเสมอเพื่อพัฒนาความเป็นอยู่ของทั้งพนักงานและลูกค้าของคุณ

อ่านต่อ

• อนาคตของการทำงาน
• พัฒนาทักษะของพนักงานเพื่ออนาคตแห่งการทำงาน
• วิธีการทำงานของเราในเมตาเวิร์ส