การสื่อสารของผู้นำ: สุดยอดเคล็ดลับ 7 ประการ

การสื่อสารของผู้นำคืออะไร

การสื่อสารของผู้นำนั้นมีความโดดเด่น เนื่องจากทักษะนี้ต้องใช้อยู่บ่อยๆ ผู้นำจำเป็นต้องสร้างแรงบันดาลใจ ชักจูง สร้างความสัมพันธ์ แชร์ไอเดีย ถ่ายทอดค่านิยมของบริษัท และทำให้สิ่งต่างๆ เกิดขึ้นในองค์กรของตน นอกจากนี้ ผู้นำยังจำเป็นต้องทำเช่นนี้กับกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกันหลากหลายกลุ่ม เช่น นักลงทุน พนักงาน ลูกค้า สื่อ เจ้าหน้าที่ ที่ไม่ใช่แค่ทีมของตัวเองเท่านั้น

นี่ถือเป็นสิ่งที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง นักวางกลยุทธ์ด้านความเป็นผู้นำอย่าง Glenn Llopis กล่าวไว้ในนิตยสาร Forbes ว่า "ภาวะผู้นำไม่ได้เป็นเรื่องของการบอกคนอื่นๆ ว่าต้องทำอะไร แต่เป็นเรื่องของการดึงศักยภาพสูงสุดของผู้คนออกมาให้ได้มากที่สุดผ่านการมีส่วนร่วมอย่างตั้งใจต่างหาก"

เมื่อเราพูดคุยกับโค้ชผู้บริหารอย่าง Wendy Rose เพื่อสำรวจเรื่องนี้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เธอได้บอกกับเราว่า "ถ้าคุณคิดถึงทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการประเมิน แถลงการณ์เกี่ยวกับวิสัยทัศน์ การระดมความคิด การทำงานร่วมกัน การเจรจาต่อรอง การโน้มน้าวใจ ทั้งหมดนี้ล้วนเกี่ยวกับการสื่อสารทั้งนั้น การสื่อสารก็เป็นเหมือนการส่งสัญญาณจากเกาะหนึ่งไปอีกเกาะหนึ่ง นั่นเป็นเหตุผลที่ทำไมการสื่อสารจึงมีความสำคัญมาก ไม่มีสิ่งใดที่เกิดขึ้นโดยไม่มีการสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือการพูด การสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญจริงๆ"

ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ทักษะในการสื่อสารถือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการเป็นผู้นำ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าผู้นำทุกคนจะมีทักษะการสื่อสารในตัวอยู่แล้วตั้งแต่ต้น อันที่จริงแล้ว ประเด็นนี้นับเป็นประเด็นที่น่ากังวลโดยเฉพาะผู้นำที่อยู่ในลำดับปลาย โดย 69% ของผู้จัดการ¹ ระบุว่าตนไม่สะดวกที่จะสื่อสารกับพนักงาน

หากคุณเคยได้ยินอะไรแบบนี้มาก่อน นี่ก็อาจเป็นประเด็นที่คุณควรเน้นปรับปรุงมากเป็นพิเศษ แล้วเราจะพูดถึงสุดยอดเคล็ดลับที่จะให้ความช่วยเหลือคุณในช่วงท้ายของโพสต์นี้ แต่ก่อนอื่น เราจะมาดูว่าการสื่อสารของผู้นำประเภทต่างๆ นั้นมีอะไรบ้าง

การสื่อสารของผู้นำประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

การสื่อสารของผู้นำไม่ใช่แค่การพูดในขณะที่คนอื่นฟังเท่านั้น แต่คุณควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้ด้วย

• การสื่อสารผ่านภาษากาย ภาษากายมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสาร และนั่นไม่ได้หมายรวมแค่สิ่งที่เห็นได้อย่างชัดเจน เช่น การกอดอกหรือการหลีกเลี่ยงการสบตา "เรามีสัญญาณเล็กๆ เกิดขึ้นบนใบหน้าของเราตลอดเวลาโดยที่เราไม่รู้ตัว" Wendy อธิบาย "สัญญาณเหล่านั้นจะบอกให้คนอื่นๆ รู้เกี่ยวกับความรู้สึกและสิ่งที่เราคิด"

• การสื่อสารผ่านภาษาพูด ความชัดเจนของข้อความ การเลือกภาษาที่เหมาะสมสำหรับผู้ฟัง แม้แต่ความเร็วในการพูดก็ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการสื่อสารของคุณ

• การฟัง ผู้นำต้องเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นกับพนักงาน องค์กร และโลกภายนอก คุณต้องมีทักษะการฟังที่ยอดเยี่ยมจึงจะทำเช่นนั้นได้

• การสื่อสารผ่านการเขียน คุณถ่ายทอดสิ่งที่ต้องการจะสื่อออกไปได้ไหม คุณขอให้คนอื่นทำสิ่งต่างๆ อย่างชัดเจนหรือไม่ คุณโน้มน้าวใจได้มากพอหรือเปล่า

• พฤติกรรม พนักงานคาดหวังให้ผู้นำธุรกิจเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของค่านิยมองค์กรและเป็นคนที่แสดงตัวอย่างพฤติกรรมที่ตนต้องการเห็นจากพนักงาน ซึ่งหมายความว่าการกระทำทั้งหมดของคุณในที่ทำงานเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสาร

เหตุใดทักษะการสื่อสารของผู้นำจึงมีความสำคัญมาก

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีบทบาทสำคัญในเรื่องต่อไปนี้

• สร้างความไว้วางใจ: ผู้นำที่สื่อสารอย่างเปิดเผย มีความรับผิดชอบ และรับฟังพนักงานของตนจะสามารถสร้างวัฒนธรรมที่พนักงานรู้สึกว่าสามารถแชร์ไอเดียและความคิดเห็นได้มากขึ้น

• แบ่งปันค่านิยมและวิสัยทัศน์: แถลงการณ์เกี่ยวกับวิสัยทัศน์และค่านิยมขององค์กรไม่สามารถทำผ่านเพจบนอินทราเน็ตของบริษัทได้ พนักงานจะคอยมองหาผู้นำเพื่อสื่อสารว่าบริษัทมีจุดยืนอย่างไรและจะดำเนินต่อไปอย่างไรอยู่อย่างต่อเนื่อง

• สร้างแรงบันดาลใจให้ผู้อื่น: ผู้นำมีบทบาทสำคัญในการทำให้พนักงานเชื่อมั่นในองค์กรและสิ่งที่พนักงานสามารถทำสำเร็จได้ภายในองค์กร

• มีอิทธิพลและโน้มน้าวใจได้: การบอกให้ผู้คนทำเพียงอย่างเดียวมักจะไม่ได้ผล ผู้นำต้องมีทักษะในการเจรจาต่อรองและการโน้มน้าวใจเพื่อช่วยให้พนักงานเห็นมุมมองของตนด้วย

• เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน: การสื่อสารค่านิยมขององค์กร การแจ้งข้อมูลให้พนักงานทราบ และการสร้างความมั่นใจและความไว้วางใจเป็นวิธีที่ผู้นำสามารถทำให้พนักงานอยู่เคียงข้างตนเองได้

• สร้างทีมที่ประสบความสำเร็จ: การสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดเผยจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ทีมต้องการเพื่อที่จะประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ ผู้นำยังสามารถแสดงให้พนักงานเห็นได้ด้วยว่าการสื่อสารที่ดีเป็นอย่างไร พร้อมกับช่วยทีมพัฒนาทักษะการสื่อสาร

• การทำงานร่วมกับผู้อื่น: ผู้นำสมัยใหม่จะไม่พึ่งพาวิธีการทำงานแบบบนลงล่าง แต่พวกเขาจะพยายามรวบรวมทีมต่างๆ ที่มีมุมมองแตกต่างกันเพื่อบรรลุเป้าหมายขององค์กรแทน การเป็นผู้โน้มน้าวใจ ผู้ฟัง และผู้เจรจาที่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการทำลายการทำงานแบบตัวใครตัวมันในองค์กร

• รับมือกับการเปลี่ยนแปลง: พนักงานจะมองว่าผู้นำเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือและมั่นคงในช่วงเวลาที่องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลง และผู้นำยังต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจในสถานการณ์ประเภทนี้ด้วย Wendy กล่าวว่าผู้นำที่สื่อสารได้ดีในช่วงการระบาดใหญ่ทั่วโลกคือผู้นำที่เข้าใจปฏิกิริยาทางอารมณ์ของพนักงานที่มีต่อสถานการณ์ดังกล่าว ซึ่งรวมถึงเข้าใจเรื่องความเครียดและความวิตกกังวลด้วย

"ผู้นำที่จัดการกับเรื่องนี้ได้จะรู้ดีว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนี้เกี่ยวเนื่องกับองค์ประกอบทางอารมณ์หลากหลายด้าน" เธอกล่าว "นี่ไม่ใช่แค่เรื่องการออกคำสั่งหรือคำแนะนำเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของการพบปะและสำรวจว่าพนักงานอยู่ในอารมณ์ไหน จากนั้นจึงช่วยให้พนักงานรู้สึกกังวลน้อยลงก่อนที่จะดำเนินการใดๆ"

จะเกิดอะไรขึ้นหากขาดทักษะการสื่อสารของผู้นำไป

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายๆ เสมอไป และหลายสิ่งหลายอย่างอาจเป็นอุปสรรคสำหรับผู้นำ เช่น การขาดการเตรียมตัว การมอบหมายงานให้ผู้อื่นมากเกินไป และการใช้อีเมลเกินสมควร เป็นต้น

แต่ข้อผิดพลาดในการสื่อสารหลักๆ ที่ผู้นำหรือใครก็ตามที่ต้องการถ่ายทอดข้อความต้องเผชิญ ก็คือการไม่เล็งเห็นถึงจุดประสงค์ของสิ่งที่ทำ "การคิดถึงผลลัพธ์ของการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญมาก" Wendy Rose กล่าว

ดังนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังคิดถึงผลที่จะเกิดขึ้นหรือไม่

"ผู้คนมักเข้าใจผิดคิดว่าการสื่อสารเป็นเรื่องของการถ่ายทอดข้อมูลเพียงอย่างเดียว แต่ไม่ใช่เลย การสื่อสารแบ่งออกเป็น 2 ส่วนเสมอ นั่นก็คือการถ่ายทอดข้อมูลและการรับข้อมูล"

การสื่อสารของผู้นำที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลกระทบในวงกว้าง โดยอาจทำลายวัฒนธรรมในที่ทำงานที่แข็งแกร่งของคุณลงก็ได้ นายจ้าง 31 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพส่งผลให้พนักงานมีขวัญกำลังใจในระดับต่ำ ตามการสำรวจของ Rallyware² รวมถึงอาจส่งผลต่อระดับความไว้วางใจ ซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญในทีมที่ทำงานแบบผสมผสานหรือทีมบุคลากรหน้างาน

นอกจากนี้ ความรู้สึกว่าผู้นำไม่ได้ดำเนินการอย่างโปร่งใสหรือมีความรับผิดชอบอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ดี ทำให้เกิดความเข้าใจผิด หรือเกิดความล้มเหลวในการดำเนินการได้ในท้ายที่สุด

รูปแบบการสื่อสารของผู้นำที่มีประสิทธิภาพ: 7 สุดยอดเคล็ดลับ

ผู้นำธุรกิจทุกคนสามารถหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงวิธีการสื่อสารของตนเองได้ นี่คือเคล็ดลับ 7 ข้อเพื่อเริ่มต้นปรับปรุงวิธีการสื่อสาร

1. รู้ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร

คุณควรนึกภาพผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้รับจากการสื่อสารไว้อย่างชัดเจน วิธีนี้จะช่วยให้คุณกำหนดวิธีการดำเนินการได้อย่างเหมาะสม

2. ลองนึกภาพว่าคุณคือผู้รับสาร

ปฏิกิริยาของคุณจะเป็นอย่างไรถ้าคุณเป็นผู้รับข้อความ อีเมล หรือการสนทนา จะเป็นอย่างไรหากข้อความที่คุณพยายามจะถ่ายทอดออกไปสร้างปัญหาให้กับคุณ

3. ใช้เครื่องมือที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

เนื่องจากคุณมีเครื่องมือให้เลือกใช้มากมาย จึงเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าเครื่องมือใดเหมาะสม ตัวอย่างเช่น การประชุมทางวิดีโออาจมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ที่คุณต้องการเห็นหน้ากัน แต่บางครั้ง การโทรด้วยเสียงก็อาจทำให้การสนทนามีความเปิดเผยมากกว่า

"การสื่อสารด้วยเสียงนับว่ามีความใกล้ชิดมาก" Wendy Rose กล่าว "ฉันสามารถสังเกตการหายใจ น้ำเสียง รวมถึงการเลือกใช้ภาษา ปัจจัยพวกนี้จะยิ่งให้ข้อมูลมากขึ้นไปอีก"

นอกจากนี้ก็จะต้องมีความซื่อสัตย์กับตัวเองด้วย คุณซ่อนตัวอยู่หลังอีเมลเมื่อคุณควรจะพูดหรือเปล่า คุณบังคับให้พนักงานเข้าร่วมในการประชุมที่ไม่จำเป็นหรือไม่

4. แสดงความเห็นอกเห็นใจ

หากผู้คนรู้สึกวิตกกังวลหรือเครียด อาจทำให้การคิดด้วยเหตุผลเป็นไปได้ยาก ในบางสถานการณ์ คุณอาจจำเป็นต้องคลายความกังวลและความกลัวก่อนที่จะให้คำแนะนำใดๆ

5. ทำในสิ่งที่พูด

ผู้คนจะมองในสิ่งที่คุณทำและสิ่งที่คุณพูด ดังนั้นการกระทำของคุณคือข้อความที่ทรงพลังที่สุดที่คุณถ่ายทอดออกไป

6. รับฟัง

พนักงานมากกว่าหนึ่งในสาม (36%) ในแบบสำรวจโดย People Element กล่าวว่าพวกเขาไม่พึงพอใจกับแนวทางการแสดงความคิดเห็นภายในองค์กร และพวกเขามีความพึงพอใจน้อยที่สุดในเรื่องการรับฟังของผู้นำและการให้ความสนใจเกี่ยวกับข้อกังวลของตน การรับฟังด้วยความเข้าใจจึงเป็นทักษะของผู้นำที่สำคัญ

7. สื่อสารอย่างสม่ำเสมอ

84 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานรู้สึกว่าตนไม่ได้รับข้อมูลจากผู้นำมากเพียงพอ³ เมื่อคุณถ่ายทอดข้อความออกไปแล้ว จะทำเป็นไม่สนใจไม่ได้ เพราะการสื่อสารของผู้นำเป็นงานที่ไม่มีที่สิ้นสุด