5 เคล็ดลับในการจัดการพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่
การช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกลและพนักงานแบบผสมผสานเชื่อมต่อถึงกันและร่วมมือกันถือเป็นเรื่องที่ท้าทาย เรามาดูวิธีช่วยให้พนักงานเหล่านี้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพกัน
การก้าวเข้าสู่ความเป็นสากลและเทคโนโลยีทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องทำงานร่วมกันในที่เดียวกันอีกต่อไป ซึ่งสถานการณ์นี้เกิดขึ้นมาก่อนเกิดการระบาดใหญ่ทั่วโลกเสียอีก ดังนั้นในระหว่างการล็อกดาวน์ทั่วโลก ผู้คนจำนวนมากจึงถูกบังคับให้ทำงานจากทางไกลให้ประสบความสำเร็จไปโดยปริยาย ซึ่งเป็นสิ่งที่ตอกย้ำแนวคิดที่ว่าทุกคนสามารถทำงานจากทางไกลและทำงานแบบไฮบริดกันได้อย่างทั่วถึง
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
หลายบริษัทเสนอการทำงานที่ยืดหยุ่นกันมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้หลายคนมีสมดุลระหว่างชีวิตทำงานและชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้น เนื่องจากพวกเขาสามารถเลือกสถานที่และเวลาทำงานของตนเองได้ ผลสำรวจโดย Powwownow เผยว่า 75% ของพนักงานชื่นชอบงานที่มีทางเลือกที่ยืดหยุ่นมากกว่า
ตัวเลขดังกล่าวสูงขึ้นเป็น 81% สำหรับพนักงานที่เป็นผู้หญิง ซึ่งสำหรับหลายๆ คนแล้ว แนวทางการทำงานนี้เป็นวิธีสร้างสมดุลระหว่างอาชีพการงานและครอบครัวโดยไม่รู้สึกว่าตัวเองถูกมองข้ามไป
แล้วคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุดได้อย่างไรเมื่อต้องบริหารจัดการพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ซึ่งมีแต่จะเพิ่มจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ นี้
หาเวลาพูดคุยกันเป็นประจำ
อุปสรรคที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งในการจัดการพนักงานทางไกลคือการสื่อสาร เมื่อคุณต้องประชุมอย่างเร่งรีบและมานั่งกังวลใจเกี่ยวกับผลลัพธ์ คุณอาจลืมให้ความสำคัญกับพนักงานเหล่านี้ไปแม้ว่าพวกเขาจะทำงานที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดเสร็จตรงเวลา
เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้คุณมีช่องทางพูดคุยกับทีมได้ โดยหลายๆ ทีมได้มีการใช้เครื่องมือ เช่น วิดีโอคอลที่มีความคมชัดระดับ HD ใน Workplace Chat เพื่อติดต่อกับพนักงานทางไกล คุณสามารถแปลงข้อความด่วนในแชทให้เป็นวิดีโอคอลได้ในคลิกเดียว วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นว่าสิ่งต่างๆ ดำเนินไปอย่างไร ทั้งยังเป็นโอกาสในการแจ้งข้อมูลล่าสุดให้พนักงานทราบอยู่เสมอด้วย
หลายครั้งพนักงานทางไกลมักจะรู้สึกโดดเดี่ยว ดังนั้นคุณต้องทำให้พวกเขารับรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ พนักงานประมาณ 64% ทั่วโลกกล่าวว่าเทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอช่วยให้การสร้างความสัมพันธ์เป็นเรื่องง่าย ซึ่งนั่นก็หมายรวมถึงความสัมพันธ์กับผู้จัดการด้วย
ไม่คอยกำกับกับพนักงานมากเกินไป
แม้ว่าการสื่อสารกันเป็นประจำจะเป็นสิ่งที่ดี แต่การสื่อสารมากเกินไปอาจทำให้เกิดความเครียดโดยไม่จำเป็นได้ เนื่องจากพนักงานบางส่วนทำงานนอกสถานที่ คุณจึงไม่สามารถควบคุมพวกเขาไปเสียทุกอย่าง เช่น การดูแลกะทำงาน ตารางการประชุม และเวลาพักได้เท่ากับตอนอยู่ในที่ทำงานจริง
การอนุญาตให้ทำงานจากทางไกลเป็นการแสดงว่าคุณไว้วางใจพนักงานของตนเอง ดังนั้นคุณต้องปล่อยวางเรื่องการติดตามเวลาไปบ้าง และเน้นให้ความสำคัญที่ผลลัพธ์แทน เพราะตราบใดที่พนักงานทำงานเสร็จตามเวลาและคงมาตรฐานระดับสูงไว้ได้ การปล่อยให้พนักงานทำงานในสถานที่และเวลาที่ตนสะดวกก็ไม่น่าจะเป็นปัญหาอะไร
เปิดรับการใช้เทคโนโลยีสำหรับการทำงานร่วมกัน
พนักงานยุคปัจจุบันมีความชำนาญด้านเทคโนโลยีมากกว่าพนักงานรุ่นก่อนมาก และเครื่องมือที่ทุกคนคุ้นเคยอย่าง Workplace ที่ทำให้เกิดการทำงานร่วมกันแบบกลุ่มทางออนไลน์ก็ส่งผลต่อระดับการมีส่วนร่วมได้จริง
กลุ่มโปรเจ็กต์ใน Workplace ช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกันได้จากทุกที่ ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนไฟล์และทำงานในเอกสารที่แชร์ร่วมกัน รวมถึงผู้จัดการก็สามารถมอบหมายงาน แท็กเพื่อนร่วมงาน และให้ข้อเสนอแนะได้ ดังนั้นทุกคนจะยังคงทำงานของตนเองได้แม้ว่าจะทำงานจากทางไกล
แอพพลิเคชั่นบนมือถือที่ทรงประสิทธิภาพนี้ช่วยเพิ่มผลิตภาพ ลดต้นทุน และบ่มเพาะสายสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมได้แม้ตัวจะอยู่ไกลกัน
ให้ความสำคัญกับการรักษาความปลอดภัยอย่างจริงจัง
การที่ผู้คนทำงานนอกสำนักงานกันมากขึ้นส่งผลให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของบริษัทถูกหิ้วไปหิ้วมาอยู่บนแล็ปท็อป สมาร์ทโฟน และแฟลชไดรฟ์ ซึ่งนี่เป็นสิ่งที่นายจ้างกังวลแน่นอนอยู่แล้ว
แถมการใช้อุปกรณ์ไอทีจากภายนอก (การที่พนักงานใช้เครื่องมือสำหรับผู้บริโภคที่มีการควบคุมไม่รัดกุม) ก็เข้ามาเป็นความกังวลอีกเรื่องหนึ่งด้วย
ดังนั้นสิ่งที่คุณทำได้คือการกำหนดมาตรฐานความปลอดภัยให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ปฏิบัติตาม ทั้งนี้ก็เพื่อรักษาอุปกรณ์และข้อมูลของบริษัทให้ปลอดภัย
จัดการความเสี่ยงโดยให้พนักงานทางไกลเข้าถึงสื่อต่างๆ ผ่านแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยและพร้อมให้องค์กรใช้งานได้ทันทีอย่าง Workplace ซึ่งจะทำให้พนักงานไม่จำเป็นต้องเก็บข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไว้ในไดรฟ์ภายในเครื่อง
แสดงความขอบคุณต่อพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่
คุณสังเกตเห็นว่าหนึ่งในตัวแทนขายที่ทำงานที่บ้านทุบสถิติยอดขายไปได้เกินเป้า ลูกค้าเขียนแต่รีวิวดีๆ หรือพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงานทำงานเสร็จเร็วขึ้นและงานออกมาดีกว่าคนอื่นหรือเปล่า
ถ้าเช่นนั้น อย่าลืมที่จะชื่นชมและให้รางวัลพนักงานทางไกลเหล่านี้ด้วย เพราะพนักงานเหล่านี้อาจรู้สึกถูกมองข้ามหากคุณไม่ให้ค่าผลงานดีๆ ที่พวกเขาทำ
การชื่นชมความพยายามของพวกเขาด้วยการมอบบัตรของขวัญ บัตรกำนัลร้านอาหาร หรือแค่พูดขอบคุณก็สามารถสร้างความสุขและแรงจูงใจให้พนักงานเหล่านี้ได้มากขึ้นแล้ว
