Ryan Rodenbeck มุ่งมั่นที่จะสร้างสำนักงานนายหน้าอสังหาริมทรัพย์โฉมใหม่ โดยสำนักงานนี้จะต้องใช้การตลาดและเทคโนโลยี "เพื่อทำบางสิ่งที่ไม่เคยมีใครทำมาก่อน"

เรามาดูกันว่า Workplace กลายเป็นส่วนสำคัญของวิสัยทัศน์ใหม่ที่ไม่มีใครเหมือนนี้ได้อย่างไร

Ryan ก่อตั้ง Spyglass Realty ในเมืองออสติน รัฐเท็กซัสมาเป็นเวลาร่วมสิบปี ในระหว่างที่ตัวแทนของเขาประสบความสำเร็จในตลาดอสังหาริมทรัพย์ของเมืองนี้ ตัว Ryan เองก็กำลังมุ่งเน้นไปที่สิ่งอื่นอยู่ด้วย

สิ่งที่ว่านี้คือบางอย่างที่นอกเหนือจากรายการอสังหา ยอดขาย และรายได้ "Spyglass ให้ความสำคัญกับวัฒนธรรมของบริษัท เราไม่อยากเหมือนใคร เราอยากให้บรรยากาศการทำงานเป็นแบบครอบครัว และเราก็ไม่ต้องการสูญเสียความเป็นตัวตนไป"

ทีมที่ยอดเยี่ยมต้องอาศัยเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ

แน่นอนว่าเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ความท้าทายก็มีมากขึ้นตามไปด้วย "เมื่อคุณพยายามพัฒนาจากธุรกิจขนาดเล็กไปเป็นธุรกิจขนาดกลาง หลายคนมักไม่รู้หรอกว่าการที่จะขึ้นไปถึงจุดนั้นได้ยากลำบากขนาดไหน" Ryan กล่าว

"ในฐานะที่ผมเป็นเจ้าของธุรกิจ คุณจะต้องทำงานทั้งวันทั้งคืน แม้กระทั่งในช่วงสุดสัปดาห์ คุณต้องทุ่มเทหยาดเหงื่อ แรงกาย และน้ำตาให้กับงาน ในขณะที่พยายามหาจุดสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวไปด้วย"

การทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ 'ด้วยทีมและเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม'

เครื่องมือที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพให้ดีขึ้น

คำตอบที่ชัดเจนสำหรับ Ryan คือเขาจำเป็นต้องดำเนินธุรกิจให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เขารู้ตัวว่าหลักการที่จะทำให้เป็นเช่นนั้นได้ก็คือ "ด้วยทีมและเครื่องมือที่ยอดเยี่ยม"

ซึ่งเขามีทีมแล้ว แต่ยังไม่มีเครื่องมือ และด้วยลักษณะของธุรกิจอสังหาริมทรัพย์นี่เองที่ทำให้การเฟ้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมนั้นมีความซับซ้อนมาก

"การดำเนินธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ไม่เหมือนการทำงานในธุรกิจทั่วๆ ไป เพราะแม้ว่าบางคนจะทำงานในสำนักงาน แต่ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาต้องออกนอกสถานที่แทบจะตลอดเวลา

"เราต้องมีเครื่องมือที่เดียวที่สามารถใช้ประโยชน์ได้หลากหลาย แคล่วคล่องว่องไว ใช้งานได้จากทุกที่ และต้องใช้งานง่ายด้วย"

Ryan ค้นพบทางออกหลังจากที่อ่านบทความในนิตยสารเกี่ยวกับภาคธุรกิจเมื่อประมาณ 12 เดือนที่แล้ว "ผมได้อ่านเกี่ยวกับบริษัทที่นำ Workplace มาใช้ จากนั้นผมก็ลงทะเบียนทดลองใช้งานฟรีทันที แล้วทุกอย่างก็เข้าที่เข้าทางด้วยตัวเอง" เขากล่าว

"สิ่งแรกที่ผมสังเกตเห็นคือ Workplace คล้ายคลึงกับ Facebook มาก เพียงแต่ไม่มีสิ่งรบกวนสมาธิใดๆ เลย การให้ทีมของเราใช้ระบบแบบสแตนด์อโลนที่เราควบคุมได้เองอย่างสมบูรณ์นั้นเป็นสิ่งที่เยี่ยมมาก"

"Workplace ไม่ได้เข้ามาช่วยในเรื่องการฝึกอบรมและการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เราสร้างวัฒนธรรมของบริษัทที่เราไม่เคยมีมาก่อนอีกด้วย"

การใช้ Workplace เพื่อพลิกโฉมการฝึกอบรม การสื่อสาร และการทำงานร่วมกัน

ในขณะที่ Ryan ยอมรับว่า Spyglass กำลัง "ค้นพบวิธีใหม่ๆ ในการนำ Workplace มาใช้อยู่ตลอดแทบทุกวัน" เขาก็ได้เล่าให้ฟังถึงกรณีการใช้งานสามกรณีซึ่งช่วยพลิกโฉมธุรกิจได้อย่างประสบความสำเร็จ

"กรณีแรกคือการฝึกอบรมตัวแทน" เขาอธิบาย "ก่อนหน้านี้ เราให้ตัวแทนใหม่เข้ามาที่ในสำนักงานแล้วสอนถึงด้านต่างๆ ของเทคโนโลยีทั้งหมดที่เราใช้ ซึ่งกินเวลานานเลยทีเดียว"

Ryan คาดการณ์ว่ากระบวนการฝึกอบรมพนักงานที่ออกแบบมาใหม่นี้ช่วยประหยัดเวลาของตัวแทนได้ประมาณ 32 ชั่วโมงต่อเดือน

Ryan คาดการณ์ว่ากระบวนการฝึกอบรมพนักงานที่ออกแบบมาใหม่นี้ช่วยประหยัดเวลาของตัวแทนได้ประมาณ 32 ชั่วโมงต่อเดือน "ส่วนกรณีที่สองคือ เราจัดให้รายการอสังหาริมทรัพย์ที่เข้ามาใหม่รวมอยู่ในกลุ่มกลุ่มเดียว" เขากล่าวต่อ

"ผมจะเพิ่มผู้จัดการสำนักงาน ผู้ช่วยฝ่ายการตลาด ผู้ช่วยเสมือน และทุกอย่างที่เราต้องการเอาไว้ในกลุ่มนั้น"

"เช่น เมื่อผมไปที่รายการอสังหา สิ่งแรกที่ผมจะทำคือถ่ายวิดีโอถ่ายทอดสดพาดูอสังหา เพื่อให้ผู้ช่วยฝ่ายการตลาดพอมองเห็นภาพว่าอสังหานั้นเป็นอย่างไร และช่วยให้นักแต่งบ้านได้ไอเดียก่อนที่จะไปตามนัดหมายด้วย

"ถ้าผมคุยกับลูกค้าที่อยากบอกอะไรผม แทนที่จะใส่สิ่งที่ลูกค้าบอกไว้ในระบบแยกกัน ผมก็จะเพิ่มลงในกลุ่มเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการซื้อขายนั้นได้รับข้อมูลล่าสุดเสมอ"

"ถ้าให้สรุปสิ่งที่ Workplace สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับบริษัทของเราออกมาเป็นคำคำเดียว คำนั้นก็คือ 'ประสิทธิภาพ'"

เพราะเขาสามารถทำทุกอย่างได้จากทุกที่ และเหล่าตัวแทนก็จะรับทราบข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ผ่าน Workplace เขาจึงไม่ต้องเสียเวลารอให้ทุกคนมารวมตัวกันในสำนักงานอีกต่อไป

Ryan คาดว่าการตัดการประชุมทีมที่ไม่จำเป็นออกไปช่วยประหยัดเวลาได้ประมาณสี่ชั่วโมงต่อเดือนเลยทีเดียว "ถ้าให้สรุปสิ่งที่ Workplace สร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับบริษัทของเราออกมาเป็นคำคำเดียว คำนั้นก็คือ 'ประสิทธิภาพ'" Ryan กล่าว

ช่วยให้ตัวแทนได้ทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดที่สุด

Geoff Perfect ผู้ตำรงดำแหน่ง Global Director of Small and Medium Sized Businesses จาก Workplace เน้นมองที่ภาพรวม "เรารู้สึกภูมิใจในผลลัพธ์ที่ Workplace มอบให้กับธุรกิจอสังหาริมทรัพย์" เขากล่าว

"เราเห็นว่าหลายธุรกิจจากสหราชอาณาจักร แคนาดา รวมไปถึงออสเตรเลียได้มีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานร่วมกัน เรานำเครื่องมือสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพเหนือกว่าเข้ามาช่วยขจัดเรื่องน่าปวดหัวมากมายในระหว่างกระบวนการขาย ซึ่งช่วยสนับสนุนให้ตัวแทนได้ทำในสิ่งที่พวกเขาถนัดมากที่สุด ซึ่งก็คือการปิดดีลนั่นเอง"

วัฒนธรรม ความใกล้ชิดสนิทสนม ความรู้

Ryan ฝากคำพูดง่ายๆ มาบอกถึงบริษัทอื่นในภาคธุรกิจเดียวกัน "ผมอยากจะบอกว่าถ้าคุณเป็นตัวแทนอสังหาริมทรัพย์และคุณยังไม่เคยลองใช้ Workplace มาก่อน ผมว่าคุณกำลังพลาดโลกแห่งประสิทธิภาพการทำงานที่เหนือชั้น การสร้างวัฒนธรรมของบริษัท ความใกล้ชิดสนิทสนม และความรู้มากมายอยู่นะ"

"Workplace จะช่วยให้ผมบรรลุสิ่งที่เรียกว่า 'การเติบโตไปสู่อิสรภาพ' และผมรู้สึกว่าโชคดีมากที่ได้ใช้ Workplace"