ยิ่งสื่อสารกันมาก ยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานจริงหรือไม่

โดย Mike Sharkey

ประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานที่เชื่อมต่อถึงกัน

ยังจำโลกที่ไม่มีสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และอินเทอร์เน็ตความเร็วสูงได้ไหม สถานที่ทำงานเมื่อ 20 ปีที่แล้วแตกต่างจากสถานที่ทำงานในปัจจุบันมาก แต่การเชื่อมต่อที่ดีขึ้นทำให้เราทุกคนมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นหรือไม่

เมื่อใช้งานอย่างถูกวิธี เทคโนโลยีเคลื่อนที่สามารถเสริมสร้างชีวิตของเราให้ดีขึ้น โดยช่วยให้เราทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วยเวลาที่น้อยลง จำนวนประชากร Gen Z เกินกว่าครึ่งเชื่อว่าเทคโนโลยีทำให้พวกเขาทำงานได้มากขึ้น องค์กรต่างๆ จึงต้องให้ความสนใจกับเทคโนโลยีใหม่ๆ และผลที่มีต่อพนักงานในอนาคต

การเชื่อมต่อที่มากขึ้นในที่ทำงานทำให้ผู้คนสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้น และทำงานให้เสร็จสิ้นได้ในระยะเวลาสั้นๆ แต่ข้อเสียคือ การอัพเดตงานอย่างต่อเนื่องและการแจ้งเตือนในทันทีอาจทำให้เสียสมาธิและทำให้การทำงานอย่างต่อเนื่องเมื่อต้องจดจ่ออยู่กับงานทำได้ยากขึ้น

แล้วธุรกิจของคุณจะทำงานได้อย่างมีผลิตภาพพร้อมเชื่อมต่อกันไปด้วยได้อย่างไร

จากการประชุมที่ต้องพบหน้ากันกลายเป็นการประชุมออนไลน์...

ในอดีต คุณอาจต้องตีตั๋วรถไฟหรือขึ้นเครื่องบินเพื่อพบปะกับลูกค้า หรือเข้าร่วมงานสัมมนา การเดินทางยังคงเป็นวิธีการหนึ่งที่ทำให้เสียทั้งเวลาและทรัพยากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ผู้คนต้องอยู่ในที่ห่างไกลข้ามคืน

แต่ทุกวันนี้ คุณสามารถจัดการประชุมแบบวิดีโอและการสัมมนาออนไลน์ด้วยอุปกรณ์มือถือและอินเทอร์เน็ต เพื่อเชื่อมต่อกันได้ทุกที่ทั่วโลก ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจสามารถร่วมงานกันได้ง่ายขึ้น ทีมสามารถทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จก่อนกำหนดได้

หากคุณยังคงกำหนดเป้าหมายในการประชุมที่ชัดเจนเมื่อทีมทำงานจากทางไกล เหมือนกับที่คุณทำเมื่อทีมทำงานอยู่ด้วยกัน คุณก็สามารถประหยัดเวลาไปได้อย่างมาก และยังเป็นการเพิ่มผลิตภาพอีกด้วย

จากเครื่องแฟกซ์ไปสู่ระบบคลาวด์

ย้อนกลับไปในทศวรรษที่ 1980 เครื่องแฟกซ์ถือเป็นเครื่องจักรที่ล้ำสมัย ความสามารถในการส่งเอกสารผ่านสายโทรศัพท์ทำให้พวกเราตกตะลึงไปตามๆ กัน

ปัญหาเดียวที่มีคือ คุณต้องคอยยืนคุมเครื่องนี้ เพื่อให้แน่ใจว่าโทรสารของคุณถูกส่งไปแล้ว (หากส่งไม่สำเร็จ ก็ต้องส่งอีกครั้ง) แทนที่จะได้ไปทำงานอย่างอื่น

ปัจจุบัน คุณสามารถแชร์เอกสารในระบบคลาวด์ เพื่อให้ทุกคนสามารถอ่านหรือแก้ไขเอกสารนั้นร่วมกัน หรือคุณจะส่งอีเมลก็ได้เช่นกัน แต่ถึงแม้ว่าคุณจะส่งอีเมลได้ คุณก็ไม่ควรส่งอีเมลเสมอไป ในบางกรณี การสื่อสารด้วยวิธีการอื่นอาจรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่า

จากบันทึกเตือนความจำไปสู่การแจ้งเตือนแบบทันที

ก่อนหน้านี้ คุณต้องพิมพ์บันทึกช่วยจำ พิมพ์ออกมา และนำไปแจกจ่ายด้วยตัวเอง แต่ตอนนี้ไม่ต้องทำอย่างนั้นอีกแล้ว คุณสามารถโพสต์บันทึกเตือนความจำบนอินทราเน็ตของบริษัท พอร์ทัลขององค์กร หรือแชร์บันทึกนั้นผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารเช่น Workplace

การอัพเดตงานเป็นประจำคือสิ่งสำคัญที่ทำให้ผู้คนรับรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ฟีดข่าวใน Workplace จะทำให้พนักงานไม่ได้รับการแจ้งเตือนจนมากเกินไป

การเรียนรู้ของเครื่องจะแสดงการอัพเดตที่สำคัญกับบุคคลนั้นๆ และผู้คนสามารถเลือกที่จะรับเฉพาะการประกาศหรือโพสต์ที่สำคัญต่อตนมากที่สุด

จากการโทรศัพท์ไปสู่การส่งข้อความด่วน

ในอดีต หากคุณต้องการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานในสถานที่อื่น คุณอาจต้องโทรหาพวกเขา และหากพวกเขาไม่อยู่ที่ปลายสาย คุณก็ต้องฝากข้อความทิ้งไว้

นั่นหมายความว่า การติดต่อกับผู้อื่นอาจใช้เวลาหลายวัน แต่ตอนนี้ คุณสามารถส่งข้อความไปหาพวกเขาได้จากโต๊ะทำงานของคุณ หรือในขณะที่คุณเดินทาง

เกือบครึ่งหนึ่งของพนักงานกล่าวว่า เครื่องมือการส่งข้อความด่วนในที่ทำงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเคล็ดลับนั้นคือ การใช้เทคโนโลยีการส่งข้อความด้วยวิธีการที่รบกวนผู้ใช้น้อยที่สุด เช่น ปิดการแจ้งเตือนแบบป๊อปอัพ หรือใช้โหมดห้ามรบกวน

จากการนั่งทำงานในสำนักงานไปสู่การทำงานจากทางไกล...

ขอขอบคุณอินเทอร์เน็ตที่ทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างไม่จำกัดสถานที่ ซึ่งไม่ต้องนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงาน หรืออยู่ที่คลังสินค้า และนั่นก็เป็นเรื่องที่ดี สำนักงานที่เปิดโล่งและเสียงดังอาจทำให้ผู้คนเสียสมาธิได้ง่าย

พนักงานที่ทำงานจากทางไกลจะพึงพอใจกับสภาพแวดล้อมที่ปราศจากเสียงรบกวนที่บ้าน หรือในสถานที่เงียบๆ ที่พวกเขาเลือก และหากพวกเขาพบปัญหา ก็สามารถติดต่อกับเพื่อนร่วมงานด้วยการส่งข้อความด่วน หรือแชร์ภาพหน้าจอเพื่อแก้ปัญหาอย่างรวดเร็ว

การเชื่อมต่อนำไปสู่ผลิตภาพหรือไม่

ข้อถกเถียงที่ว่า การเชื่อมต่อที่ดีกว่าจะทำให้ผู้คนทำงานได้ง่ายขึ้นนั้นเป็นสิ่งที่ยากที่จะปฏิเสธ เครื่องมือการสื่อสารและการทำงานร่วมกันจะช่วยเราค้นหาสภาวะที่เหมาะสม ซึ่งเป็นกึ่งกลางระหว่าง 'ใช้งานตลอดเวลา' กับ 'ห้ามรบกวน' ได้ดีเพียงใดนั้นจะเป็นข้อพิสูจน์ข้อถกเถียงนี้

แต่เมื่อใดที่ใช้งานอย่างถูกวิธี เส้นทางนี้จะสามารถเชื่อมต่อทุกคนเข้าด้วยกัน และนำไปสู่สมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้น และประสิทธิภาพในการทำงานที่เพิ่มขึ้น

ไม่พลาดเรื่องราวอัพเดต สมัครรับข้อมูลจากบล็อก Workplace


มาเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

สมัครรับจดหมายข่าวของเราเพื่อติดตามข้อมูลอัพเดตจาก Workplace และรับเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมมากมาย


ติดตามเรา


ทุกสิ่งเป็นไปได้ เมื่อร่วมมือกัน

อ่านต่อ