ธุรกิจต่างๆ สูญเงินไปกับการสูญเสียผลิตภาพถึงปีละ 5 ล้านล้านดอลลาร์เพียงเพราะพนักงานใช้เวลาไปกับงานบริหารจัดการที่ต้องทำซ้ำๆ มากเกินไป

และงานประเภทนี้ดูเหมือนจะกระทบต่อขวัญกำลังใจด้วย ดังจะเห็นได้จาก 29% ของพนักงานในสหราชอาณาจักรที่กล่าวว่าตนเริ่มรู้สึกไม่มีส่วนร่วมกับการทำงานเนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพของที่ทำงาน

เครื่องมืออัตโนมัติช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานและช่วยให้พนักงานมีเวลาทำอย่างอื่นมากขึ้น

หากทีมของคุณต้องเสียเวลาไปกับงานที่น่าเบื่อและซ้ำซากจำเจ อาจถึงเวลาที่คุณควรทำอะไรสักอย่างเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระงานของพนักงานลงได้แล้ว โดยคุณสามารถนำเครื่องมืออัตโนมัติเข้ามาใช้ปรับปรุงกระบวนการทำงาน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานมีเวลาจดจ่อกับการใช้ความคิดสร้างสรรค์ซึ่งเป็นงานที่หุ่นยนต์ไม่สามารถทำแทนได้มากขึ้น

ต่อไปนี้เป็นงานบางส่วนที่เราแนะนำให้คุณใช้ระบบอัตโนมัติทำแทน

การจัดตารางการประชุม

การพยายามนัดให้ทุกคนมารวมตัวในสถานที่และเวลาเดียวกันอาจทำให้การจัดตารางเวลากลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวได้

การนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการวางแผนสำหรับที่ทำงานจะช่วยให้คุณสามารถจองห้องประชุมหรือเปลี่ยนกำหนดการนัดหมายได้ในทันที รวมถึงทุกคนก็จะได้รับการแจ้งเตือนทันทีที่เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าการเตือนความจำการประชุมได้ด้วย ดังนั้นจะไม่มีคนอ้างว่าลืมเวลาเข้าประชุมอย่างแน่นอน

การสำรองข้อมูล

ข้อมูลของคุณเป็นสินทรัพย์ที่มีค่ามาก ดังนั้นคุณคงไม่อยากสูญเสียสินทรัพย์นี้ไปเมื่อคอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือติดไวรัสแน่ๆ อย่างไรก็ตาม การสำรองข้อมูลด้วยตนเองก็กินเวลาหลายชั่วโมงเลยทีเดียว

แต่ข่าวดีก็คือคุณสามารถสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติได้ในระบบคลาวด์ เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าคุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ล่าสุดได้เสมอแม้ว่าจะเกิดความผิดพลาดขึ้นภายในองค์กร

Workplace มอบการผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์อย่าง Dropbox และ OneDrive

Workplace มอบเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับระบบคลาวด์ พร้อมทั้งมีการผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มการแชร์ไฟล์ที่จะช่วยสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น Dropbox และ OneDrive

เนื่องด้วย Workplace เป็นแพลตฟอร์มที่เหมาะสำหรับใช้งานบนมือถือ คุณจึงสามารถติดตามและทำงานร่วมกันในเอกสารได้ในระหว่างที่เดินทาง

ใบเรียกเก็บเงินและค่าใช้จ่าย

คุณสามารถทำให้งานด้านการเงินประจำวันหลายๆ อย่างเป็นแบบอัตโนมัติได้

คุณสามารถนำระบบอัตโนมัติมาใช้ดำเนินงานด้านการเงินประจำวันหลายๆ อย่างได้ เช่น การชำระค่าใช้จ่าย การจัดการใบเรียกเก็บเงิน ตลอดจนการติดตามใบเสร็จรับเงินและค่าใช้จ่ายต่างๆ

การตลาดบนโซเชียลมีเดีย

การทำให้งานบนโซเชียลมีเดียบางอย่างเป็นระบบอัตโนมัติช่วยให้คุณมีเวลาทำสิ่งอื่นๆ มากขึ้น

การตั้งใจสร้างสรรค์โพสต์ออกมาให้น่าสนใจเพื่ออัพเดตข่าวสารให้ลูกค้าและผู้ติดตามของคุณทราบเป็นกระบวนการที่กินเวลาพอสมควร ดังนั้นการให้ระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วยทำงานในโพสต์บนโซเชียลมีเดียของคุณบางส่วนจะช่วยให้คุณมีเวลาไปทำสิ่งอื่นๆ ได้มากขึ้น

คุณสามารถตั้งเวลาโพสต์ล่วงหน้า แชร์เนื้อหาอื่นๆ และดูว่าใครกำลังพูดถึงแบรนด์ของคุณบนโลกออนไลน์บ้าง เพื่อให้คุณรู้ว่าจะกำหนดเป้าหมายทางการตลาดไปที่ใด

งานที่คุณไม่ควรใช้ระบบอัตโนมัติทำ

ระบบอัตโนมัติไม่ได้เหมาะจะนำมาใช้ในทุกขั้นตอนของธุรกิจ เพราะงานบางอย่างก็เหมาะที่จะใช้ฝีมือมนุษย์มากกว่า ดังเช่นงานต่อไปนี้

การให้บริการลูกค้าที่มีความซับซ้อน

บอท, AI และซอฟต์แวร์แบบบริการตนเองอาจเป็นอนาคตของการบริการลูกค้า

อย่างไรก็ตาม คุณควรให้มนุษย์เข้ามาจัดการเสมอในกรณีที่ต้องจัดการกับข้อสงสัยและข้อร้องเรียนที่มีความซับซ้อนมากขึ้น เพราะถ้าให้เทคโนโลยีทำแทนอย่างเดียว ก็อาจส่งผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทได้

ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม

งานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์และงานที่อาศัยไอเดียควรให้มนุษย์เป็นผู้รับผิดชอบ อย่างเช่นเมื่อคุณออกแบบเนื้อหาเว็บไซต์ ระดมความคิด หรือพัฒนาวิธีการฝึกอบรมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

แพลตฟอร์มระบบอัตโนมัติยังไม่สามารถ 'คิดนอกกรอบ' ได้เทียบเท่ากับมนุษย์ แต่สามารถสนับสนุนมนุษย์ด้วยเครื่องมือที่จำเป็นต่อการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ได้

การควบคุมคุณภาพ

แม้ว่าระบบอัตโนมัติจะช่วยเร่งการผลิตและทดสอบสินค้าที่ผลิตได้ แต่คุณยังคงต้องการข้อมูลจากมนุษย์เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าสินค้าที่ออกมานั้นมีคุณภาพจริงๆ

ทั้งนี้ก็เป็นเพราะปัญญาประดิษฐ์ไม่สามารถเข้าใจประสบการณ์ของผู้ใช้ได้ในแบบเดียวกับที่มนุษย์ทำ