บอทสามารถช่วยธุรกิจของคุณในด้านใดบ้าง
![](https://static.xx.fbcdn.net/rsrc.php/v3/y4/r/-PAXP-deijE.gif)
![workplace bots - Workplace from Meta](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/50349312_2319131924772281_7458665894432997376_n.png?stp=dst-png_p720x720&_nc_cat=107&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=-WWrSpl_qJ8Q7kNvgEQ2rIX&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYBZeVtIt-0byS1Y9_wEhVe8PKOutn4R6rS9l8FMhqh07Q&oe=66AA7DA5)
เราได้เห็นมาบ้างแล้วว่าบอทช่วยแบ่งเบาภาระงานลงได้อย่างไร ดังนั้นเรามาดู 5 วิธีนำบอทไปใช้จริงที่จะช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้นกัน
บอทกลายเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีค่าในที่ทำงาน เพราะบอทเป็นเพื่อนร่วมงานดิจิทัลที่สามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงแก้ปัญหาที่ทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียเงินไปโดยใช่เหตุ ทั้งยังทำหน้าที่เป็นโซลูชั่นง่ายๆ ที่ทำให้งานไหลลื่นไปได้มากขึ้น และทำให้ขั้นตอนการทำงานซับซ้อนน้อยลงอีกหน่อย เรามาดูกันดีกว่าว่าจริงๆ แล้วบอทคืออะไรกันแน่
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241657427_830327301017600_1962560683684295026_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=d_lQtbn8j4kQ7kNvgGoTaW7&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYAxm6G68H67Y50SmX5l2itLrqFcuHAfrOti6mkrdIztGA&oe=66AA8891)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241700087_402134681493763_6402224727821764861_n.jpg?_nc_cat=102&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Q0z5RifsOagQ7kNvgH2Y4nD&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYCtD_iMDEgY6EXq2Is80cB7PIwBrbNs7lC66oLYEHUtWg&oe=66AA8C98)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241221457_908577796409130_6487958369880006678_n.jpg?_nc_cat=111&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Rg6tgx_FEPcQ7kNvgF8VrMX&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBV7tzAhZb8PtbDLPgbImG-99B0Mr_URfGZIcyFFrY8GQ&oe=66AA64DC)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241625011_538813510723750_6067052383644802717_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=ipO-OFAm9YwQ7kNvgEIEJ9E&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYApfbJvXVcM1RX8wPKc-9v7rKUhya4KmnYlU118lDt7Dw&oe=66AA8580)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241639311_391950989102429_5023017423346854138_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Sz1KtrjEdmUQ7kNvgF2_Q-K&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBjiZLt_tots-aMaq_tcdalqGMrGgv4jMmC4zDiNd_UFg&oe=66AA9403)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241680920_332122231999515_373331672225401460_n.jpg?_nc_cat=104&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=bGQ_GJfIxI0Q7kNvgEYZL7p&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYB4Oxm4AoW3FTZv0sb9DJ-U5xtSTYHf_e0YIRtDxE9VfQ&oe=66AA8D86)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241256790_921023931957750_1265904103262126731_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=UG9yCIjaCJsQ7kNvgEo6t-F&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYBnt94yeATpfsXV9WVAeuXCDCMSboS6xIVJSIEg2WMGgg&oe=66AA8432)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241676153_587765818908517_6915274023430930059_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=pmnzfo5eeGIQ7kNvgH4iRqN&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBq-ysDwjEdv0YAkv2ef7XIrTT64zmDjpS3GWg0SZo2dA&oe=66AA6DBC)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241698027_372910177816075_3542654260261704366_n.jpg?_nc_cat=105&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=iOwtr5d85ycQ7kNvgHVnPyZ&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYBVCqHG8mdS2Nz6Nie-ikSUnDeK4GaqW6ukLpE_d8QRwA&oe=66AA7075)
บอทคืออะไร
บอทเป็นแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อเลียนแบบพฤติกรรมของมนุษย์ ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้พนักงานสามารถเอาเวลาและพลังงานไปทุ่มเทกับงานที่สร้างสรรค์และมีความหมายมากกว่าได้ นี่แหละคือหน้าที่จริงๆ ของบอท และบอทไม่ใช่สิ่งที่เข้ามาแทรกแซงการทำงาน
บางทีนั่นอาจจะเป็นเหตุผลว่าทำไม 60% ของธุรกิจในสหราชอาณาจักรกล่าวว่าบอทจะเข้ามามีบทบาทสำคัญกับองค์กรของตนในอีก 5 ปีข้างหน้า และเหตุใดธุรกิจเกือบ 1 ใน 3 จึงวางแผนที่จะแนะนำการใช้บอทในอีก 12 เดือนถัดไป
จะใช้บอทสำเร็จรูปหรือสร้างบอทขึ้นมาเองดี
บอทที่อยู่ในแพลตฟอร์มอย่างเช่น Workplace สามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ดีขึ้นได้อย่างมาก ซึ่งคุณสามารถเริ่มต้นใช้งานด้วยบอทที่สร้างไว้แล้วหรือจะสร้างบอทของคุณเองโดยอิงตามโซลูชั่นที่คุณต้องการก็ได้เช่นกัน
การผสานการทำงานแบบกำหนดเองทำให้คุณสามารถสร้างบอทที่โต้ตอบกับผู้คนในกลุ่มบน Workplace และ Workplace Chat ได้โดยตรง บอทเหล่านี้สามารถโพสต์เนื้อหาลงในกลุ่ม ตอบคำถาม หรือกดถูกใจโพสต์ได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ บอทยังสามารถสนทนากับผู้คนได้แบบเรียลไทม์หรือจัดการคำขอด้วยองค์ประกอบการสนทนาที่มีโครงสร้าง เช่น ข้อความตอบกลับด่วนและเมนูถาวรได้ด้วยเช่นกัน
เครื่องมืออัตโนมัติบน Workplace สามารถช่วยเหลือองค์กรในการทำงานต่างๆ ได้ มาดูตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ กัน
ช่วยเหลือองค์กรในการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่
การเริ่มต้นงานใหม่อาจเป็นเรื่องน่าปวดหัวและจำเป็นต้องมีการย่อยข้อมูลจำนวนมหาศาล แต่บอทใน Workplace นี่เองที่เข้ามาช่วยเหลือฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ เนื่องจากบอทสามารถเข้าถึงที่เก็บข้อมูลส่วนกลางของฝ่ายทรัพยากรบุคคลขององค์กรที่มีไว้สำหรับพนักงานใหม่และช่วยมอบเอกสารที่เป็นประโยชน์เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานอย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ บอทยังสามารถดึงความสนใจไปที่การฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องและสามารถกำหนดเซสชั่นการฝึกอบรมสำหรับพนักงานใหม่ได้โดยอัตโนมัติอีกด้วย
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/50067669_2220458844948003_6455578906677215232_n.png?_nc_cat=102&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=lC3iAq1caNEQ7kNvgE-POCY&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYAR9FSVLuK9DPbdXciAvQAj1FdoHx8UPnTmax93XHNkDg&oe=66AA8DD3)
บอทสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
บริษัทวิจัยตลาด Critical Mix ใช้บอทชื่อว่า Aime เพื่อจัดเตรียมเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับพนักงานใหม่ผ่าน Workplace Chat โดยหากพนักงานขอความช่วยเหลือ บอทจะพูดคุยกับพวกเขาผ่านแบบฟอร์มได้
แผนกไอทีมักจะได้รับการขอให้ช่วยแก้ไขปัญหาหรือซ่อมเครื่องจักรเข้ามาอย่างล้นหลาม ดังนั้นการที่บอทเข้ามาช่วยลดงานที่ไม่เร่งด่วนบางส่วนโดยทำให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติจึงเป็นเรื่องที่ดีมาก
บอทความช่วยเหลือด้าน IT สามารถสร้างบัตรสำหรับขอความช่วยเหลือจากโพสต์บน Workplace ได้โดยตรง โดยบอทจะตอบกลับพร้อมหมายเลขบัตรและแสดงความคิดเห็นกลับมาอีกครั้งเมื่อมีการอัพเดตสถานะหรือปิดงาน นอกจากนั้นแล้ว บอทยังสามารถจัดการงานด้านการสนับสนุนพื้นฐานอย่างเช่นการรีเซ็ตรหัสผ่านได้อีกด้วย
ช่วยให้ผู้คนสามารถเข้าถึงข้อมูลของฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้อย่างถูกต้อง
องค์กรของคุณมีคำถามให้ต้องคอยตอบเสมอ ทั้งเรื่องที่พนักงานอยากจะทราบว่าตนเหลือวันหยุดประจำปีกี่วัน หรืออยากทราบรหัส WiFi สำหรับห้องประชุม
แม้ว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณจะไม่สามารถรับมือกับคำถามเหล่านั้นได้ตลอด 24 ชั่วโมงไม่เว้นวันหยุด แต่เครื่องมืออัตโนมัติที่เข้ามาจัดการงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถทำได้ บอทตัวนี้ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานให้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดจำนวนอีเมลและการรับสายโทรศัพท์ ตลอดจนทำให้ขั้นตอนการทำงานในองค์กรของคุณง่ายขึ้นอีกด้วย
คุณสามารถป้อนคำตอบของคำถามที่พบบ่อยสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลลงในฐานข้อมูลคำถามที่พบบ่อย ซึ่งจะช่วยให้บอทสามารถให้คำตอบแก่พนักงานได้ในทันที นอกจากนี้ บอทยังสามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและแนวทางปฏิบัติเพื่อให้กลับมาดูในภายหลังได้ง่ายๆ อีกด้วย
เพิ่มความง่ายดายให้กับงานทั่วๆ ไป
งานที่เป็นแบบแผนซ้ำๆ บางงานที่ผู้คนต้องทำทุกวันอาจไม่ใช่งานที่สนุกที่สุดเสมอไป แต่งานนั้นก็ต้องไม่กลายเป็นงานที่น่าปวดหัว ตัวอย่างเช่น ระบบอัตโนมัติสามารถทำให้งานต่างๆ อย่างการค้นหาและการจองเวลาจัดการประชุมและงานกิจกรรมต่างๆ ง่ายดายขึ้นมาก
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/50068478_284684918902570_7937506429554917376_n.png?_nc_cat=106&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=mA8F01Tp9xEQ7kNvgHdzBvF&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYButTIJrHgxOGTe3uXUk9C-j0a-MBpAukhtmJFI1uaLEg&oe=66AA922F)
บอทเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
บอทอัตโนมัติบน Workplace สามารถกำหนดเวลาการประชุมและจัดการปฏิทินให้คุณได้ผ่านทาง Workplace Chat คุณเพียงส่งคำขอจัดการประชุมใหม่และเลือกผู้เข้าร่วม จากนั้นบอทจะตรวจสอบปฏิทินของทุกคนเพื่อค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด
บอทจะส่งการเตือนความจำหรือการแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงเวลา เพื่อให้ผู้คนไม่ลืมที่จะเข้าร่วม และหากเป็นการประชุมภายนอก บอทจะสามารถนำคุณไปยังที่จัดงานได้
สิ่งที่ได้คือคุณจะรับสายโทรศัพท์น้อยลง อัตราการปิดบัตรขอรับความช่วยเหลือที่มากขึ้น และทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีความพึงพอใจมากขึ้น
ช่วยให้ผู้นำรับรู้ความเคลื่อนไหวของคนในองค์กร
คุณสามารถใช้บอทเพื่อสร้างความสนุกสนานในที่ทำงานและมีส่วนร่วมกับคนอื่นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น Surveybot สามารถจัดทำแบบสำรวจได้ทันทีผ่าน Workplace Chat พร้อมวิเคราะห์คำตอบได้แบบเรียลไทม์
Ennismore ซึ่งเป็นผู้พัฒนาด้านการบริการมีบอท 'Ennismore Hero' ที่ช่วยให้พนักงานสามารถโหวตพนักงานดีเด่นประจำเดือนในที่ตั้งสำนักงานของตนได้ โดยเมื่อโหวตแล้ว ระบบจะนับคะแนนและแสดงบน Google Sheets โดยใช้การผสานการทำงานอีกตัวหนึ่ง
คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้
• เทคนิคการจัดการเวลา
• วิธีเพิ่มผลิตภาพของตัวคุณเอง
• การจัดการผลิตภาพ: สิ่งนี้คืออะไรและส่งผลต่อผลผลิตของทีมได้อย่างไร