ความท้าทายและประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile
วิธีการทำงานแบบ Agile กำลังได้รับความนิยมมากขึ้น โดยมีทีมจำนวนมากขึ้นที่ใช้เทคนิคการทำงานแบบ Agile ต่อไปนี้คือข้อดีและข้อเสียของการทำงานแบบ Agile บางประการ
จุดมุ่งเน้นที่การทำงานให้เสร็จไวโดยให้ความยืดหยุ่นสูงสุดและมีข้อจำกัดน้อยที่สุดทำให้เทคนิคการทำงานแบบ Agile เหมาะอย่างยิ่งกับยุคแห่งการทำงานแบบไฮบริด
การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการปรับใช้แนวทางการทำงานแบบ Agile มีจำนวนเพิ่มขึ้นจาก 37% เป็น 86% สำหรับทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ และเพิ่มขึ้นสองเท่าสำหรับกลุ่มที่ไม่ใช่ไอที
อย่างไรก็ดี การทำงานแบบ Agile มาพร้อมกับประโยชน์และความท้าทายสำหรับผู้จัดการและทีมผู้นำระดับสูงเช่นเดียวกับการทำงานในรูปแบบอื่นๆ
ประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile
ประโยชน์บางส่วนของการทำงานแบบ Agile มีดังเช่น
การปรับปรุงความร่วมมือและการสื่อสาร
การทำงานแบบ Agile นี้จะช่วยสร้างสถานที่ทำงานที่เปิดกว้างและเข้าถึงได้ง่ายเพื่อให้บุคลากรสามารถระบุและจัดการกับอุปสรรคทางธุรกิจได้ง่ายยิ่งขึ้น ทีมทำงานร่วมกันเพื่อจัดลำดับความสำคัญงานต่างๆ และทำให้เสร็จทันกำหนดเวลา ในขณะเดียวกันก็ประหยัดเวลาด้วยการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพขึ้น
ความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลงที่มากขึ้น
ผู้จัดการโปรเจ็กต์จะรู้ได้ว่าต้องจัดลำดับความสำคัญงานชิ้นใดทั้งในช่วงเริ่มต้นและระหว่างที่ทำโปรเจ็กต์ การทำงานร่วมกันแบบ Agile ช่วยให้ผลิตภัณฑ์และบริการต่างๆ ออกสู่ตลาดได้เร็วยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญในการนำหน้าคู่แข่ง ทั้งยังสามารถกระตุ้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ ทีมจึงทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น
ล้มเลิกวิธีการทำงานแบบตัวใครตัวมัน
เมื่อแต่ละทีมในโปรเจ็กต์ทำงานแยกจากกัน การแบ่งปันไอเดียและข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้ยาก การทำงานร่วมกันแบบ Agile จึงช่วยในการเชื่อมบุคลากรที่เหมาะสมในแต่ละกลุ่มให้ทำงานร่วมกันในงานชิ้นนั้นๆ ทำให้เกิดการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมและผลิตภาพที่ดียิ่งขึ้น
พนักงานมีความพึงพอใจเพิ่มขึ้น
ทีมแบบ Agile ได้รับการส่งเสริมให้ตัดสินใจและเป็นเจ้าของผลงานของตน ซึ่งสร้างความรู้สึกเป็นตัวของตัวเองและการมีส่วนร่วมระหว่างสมาชิกทีมได้ นอกจากนี้ การมุ่งเน้นที่ความต้องการของลูกค้าและการรับฟังความเห็นเป็นประจำสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งกับงานที่ทำอยู่และผลกระทบที่งานนั้นมีต่อองค์กรและลูกค้าได้มากขึ้น
การกำหนดลำดับความสำคัญของงาน
การแบ่งโปรเจ็กต์ที่มีความซับซ้อนให้กลายเป็น Sprint ย่อยๆ ตามหลัก Agile จะช่วยให้ทีมเข้าใจไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์และงานที่ต้องทำให้เสร็จตามไทม์ไลน์มากยิ่งขึ้น ซึ่งหมายความว่า ผู้จัดการโปรเจ็กต์จะรู้ได้ว่าต้องจัดลำดับความสำคัญงานชิ้นใดทั้งในช่วงเริ่มต้นและระหว่างที่ทำโปรเจ็กต์
การปรับปรุงและพัฒนา
Sprint แต่ละครั้งจะประกอบไปด้วยขั้นตอนการตรวจสอบและประเมินผล ทำให้โปรเจ็กต์สามารถพัฒนาไปได้เรื่อยๆ ในระหว่างที่คุณทำงาน ไม่ใช่แค่ในตอนท้าย โดยทีมสามารถนำโซลูชั่นล่าสุดไปใช้งานและทดสอบ และหากประสบความสำเร็จ ทีมก็สามารถเพิ่มโซลูชั่นนี้ลงใน Sprint ครั้งถัดไปเพื่อให้โปรเจ็กต์พัฒนาไปอย่างต่อเนื่องได้
การสร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยยิ่งขึ้นในการรับความเสี่ยง
การทำงานภายใต้ Sprint ที่ให้ความสำคัญกับงานที่กำหนดโดยเฉพาะในกรอบเวลาที่สั้นลง หมายความว่าแต่ละทีมจะมีอิสระมากขึ้นในการแบกรับความเสี่ยงที่สร้างผลกระทบเพียงเล็กน้อย ซึ่งหากทีมไม่ได้รับประโยชน์ใดเลย ความเสี่ยงดังกล่าวก็จะไม่กระทบโปรเจ็กต์ในภาพรวมมากนัก แต่ในกรณีที่เกิดผลกระทบอย่างมาก ทีมต่างๆ ก็มีโอกาสใหม่ๆ ให้ได้ปรับปรุงสิ่งต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้นด้วยเช่นกัน
ความท้าทายของการทำงานแบบ Agile
เมื่อนำหลักการทำงานแบบ Agile มาใช้ องค์กรอาจเผชิญกับความท้าทายหลายประการ
ไม่ได้ผลกับทุกโครงสร้าง
การทำงานแบบ Agile ต้องอาศัยความไว้วางใจ การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันในระดับสูงระหว่างสมาชิกทีม ซึ่งอาจสำเร็จได้ยากในองค์กรแบบดั้งเดิมและแบบมีลำดับชั้นกว่า บริษัทของคุณอาจต้องเปลี่ยนโครงสร้างเพื่อนำหลักการทำงานแบบ Agile มาใช้ ซึ่งอาจทำให้มีคนต่อต้านการเปลี่ยนแปลงได้
การจัดการที่ไร้ประสิทธิภาพ
ผู้จัดการหลายคนอาจปล่อยวางการควบคุมและมอบหมายความรับผิดชอบให้กับทีมของตนได้ยาก ในการทำงานแบบ Agile ผู้บริหารทุกรายทั้งระดับกลาง และระดับสูงต้องตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงหลักปฏิบัติบางประการในการจัดการโปรเจ็กต์ โดยต้องเข้าใจถึงประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile และต้องทราบถึงสิ่งที่คาดหวังอย่างถ่องแท้
ได้ผลดีที่สุดกับพนักงานที่ชอบเข้าสังคม
สำหรับทีมที่ทำงานแบบ Agile ข้อมูลมักจะเป็นสินค้าที่มีการแลกเปลี่ยนกันมากที่สุดในหมู่คนที่เชี่ยวชาญด้านการสื่อสาร ด้วยเหตุนี้ การสร้างเครือข่ายสังคมและการพูดคุยเฉพาะกิจจึงกลายเป็นบรรทัดฐานในการแบ่งปันความรู้และการตัดสินใจ จนทำให้สมาชิกในทีมที่ไม่ชอบเข้าสังคมเท่าไรนักรู้สึกว่าตนมีโอกาสเข้าถึงข้อมูลโปรเจ็กต์ที่สำคัญอย่างจำกัด
โฟกัสกับทีมมากเกินไป
ความจำเป็นที่ต้องพิสูจน์ความรับผิดชอบของทีมในภาพรวมก็อาจลดความมุ่งมั่นของผู้ที่ทำงานจากทางไกลเต็มรูปแบบได้ การคาดหวังให้สมาชิกในทีมทุกคนมีส่วนร่วมในทุกการตัดสินใจ อาจนำมาซึ่งความเสี่ยงที่ผู้จัดการจะมองว่าพนักงานที่ทำงานจากทางไกลทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร หรือเห็นประโยชน์ส่วนตนมากกว่าส่วนรวมได้
การทำงานแบบ Agile และการทำงานแบบยืดหยุ่นต่างกันอย่างไร
บางครั้งคนอาจจำการทำงานแบบ Agile และการทำงานแบบยืดหยุ่นสลับกัน แต่สองสิ่งนี้ไม่เหมือนกัน การทำงานแบบยืดหยุ่นคือการให้พนักงานเลือกสถานที่และเวลาในการทำงานได้อย่างอิสระ เพื่อที่พนักงานจะได้มีสมดุลการทำงานและการใช้ชีวิตที่ดีขึ้น ส่วนการทำงานแบบ Agile คือแนวทางการทำงานร่วมกันและปรับแก้เพื่อส่งมอบสินค้าและบริการอย่างรวดเร็วและทันท่วงที
อย่างไรก็ตาม การมุ่งเน้นกับทำงานโดยไร้ลำดับชั้นและข้อจำกัดที่ไม่จำเป็นของรูปแบบ Agile นั้นเข้ากันได้ดีกับการทำงานแบบยืดหยุ่น โดยที่สมาชิกทีมทำงานร่วมกันได้ไม่ว่าจะในพื้นที่จริงส่วนกลางหรือพื้นที่ในโลกดิจิทัลที่ใช้ร่วมกัน
วิธีจัดการทีมแบบ Agile
สร้างทีมข้ามสายงาน
โปรเจ็กต์แบบ Agile มักต้องการข้อมูลจากผู้ที่มีความเชี่ยวชาญและความรู้ในหลายสาขา เพื่อให้แนวทางนี้ได้ผล ผู้จัดการจะต้องเข้าใจวิธีสร้างทีมข้ามสายงานที่สามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวได้
วิธีการรวมถึงการคัดเลือกบุคคลที่มีทักษะและความรู้ที่แตกต่างกันอย่างรอบคอบซึ่งสามารถทำงานร่วมกันได้ดี เมื่อร่วมโปรเจ็กต์กัน ทีมจะได้ทราบถึงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นจากแต่ละฝ่าย ทำให้สามารถจัดการปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และเพิ่มประสิทธิภาพได้
ส่งเสริมความเป็นเจ้าของ
ก่อนที่คุณจะเลือกใช้กระบวนการแบบ Agile คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานรู้สึกมั่นใจกับรูปแบบการทำงานนี้
อุปสรรคอย่างหนึ่งต่อการทำงานแบบ Agile ให้สำเร็จคือทีมไม่มั่นใจที่จะใช้วิธีการทำงานแบบ Agile และไม่อยากที่จะรับผิดชอบงานตัวเอง ผู้จัดการจะขจัดอุปสรรคนี้ได้โดยการสนับสนุนให้ทีมเป็นเจ้าของงานและทำงานตามความต้องการของตนเองโดยไม่ต้องขออนุมัติเพื่อลงมือหรือตัดสินใจทุกครั้งไป
อธิบายประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile
การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถขัดขวางโปรเจ็กต์แบบ Agile ไม่ให้เริ่มต้นได้ ฝ่ายบริหารและผู้นำจำเป็นต้องบอกถึงประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile อย่างแจ่มแจ้ง ผู้คนควรเข้าใจเหตุผลที่องค์กรต้องการใช้หลักการทำงานแบบ Agile และประโยชน์ของการทำงานแบบ Agile อันมีต่อพนักงานและธุรกิจโดยรวม
อ่านต่อ
