คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการทำงานร่วมงานกันแบบข้ามสายงาน
การสร้างทีมข้ามสายงานที่ยอดเยี่ยมต้องใช้อะไรบ้าง และมีความเสี่ยงอย่างไรถ้าคุณทำไม่ได้ เราศึกษาศาสตร์แห่งการทำงานข้ามทีมเพื่อค้นหาสิ่งที่จะช่วยเสริมพลังให้กับการทำงานร่วมกันของคุณ
![](https://static.xx.fbcdn.net/rsrc.php/v3/y4/r/-PAXP-deijE.gif)
![cross team collaboration - Workplace from Meta](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/10000000_3557154054514551_4816591019638526663_n.jpg?stp=dst-jpg_p960x960&_nc_cat=109&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Lmf-NzqGhNoQ7kNvgH1EVzf&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBlEc1P4zATE4gxBXYRiOxx35r1LyYLGgZ8q78XohQvyw&oe=66AA37F0)
อะไรคือการทำงานร่วมงานกันแบบข้ามสายงาน
การทำงานร่วมงานกันแบบข้ามสายงานคือกลุ่มพนักงานที่ประกอบไปด้วยผู้คนที่มีทักษะหลากหลายที่ทำงานในโปรเจ็กต์หนึ่งๆ
ลองคิดถึงการปล่อยผลิตภัณฑ์ใหม่โดยใช้แค่พนักงานจากทีมการตลาดดู จากนั้นลองวาดภาพการปล่อยผลิตภัณฑ์ตัวเดียวกันโดยให้มีทั้งพนักงานขายและผู้พัฒนาในทีม ซึ่งดูออกไม่ยากเลยว่าเพราะเหตุใดการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานจึงอาจมีประสิทธิภาพมากกว่า
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241657427_830327301017600_1962560683684295026_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=kXPBpETCIRsQ7kNvgHf0rNY&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYCu4qGDjUItqUZ7_54dZf_X1rgwH6dxzj8vx2vmFN3T7w&oe=66AA1811)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241700087_402134681493763_6402224727821764861_n.jpg?_nc_cat=102&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Q0z5RifsOagQ7kNvgEhZ2i8&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYCFGZalU6oDzifTRay3MGplDTvgQZ8d4GYFrnJNrMMWcA&oe=66AA1C18)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241221457_908577796409130_6487958369880006678_n.jpg?_nc_cat=111&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=KMDLplXRTc8Q7kNvgHQlZaX&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYAwnstePxKQ24jmidwtBEu7uAyNOTDnnDO5-UCJYWhhJQ&oe=66AA2C9C)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241625011_538813510723750_6067052383644802717_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=ipO-OFAm9YwQ7kNvgEfCvIp&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYAbjXpgstVICwkSFo0IlAcK1cpmtukJjYwQiJr7Za-b2Q&oe=66AA4D40)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241639311_391950989102429_5023017423346854138_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=Sz1KtrjEdmUQ7kNvgGBnv9r&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBHXhqorSgcoyZ1j7Nk43bRYO-xB_Gc3KxVo7JHahifCA&oe=66AA2383)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241680920_332122231999515_373331672225401460_n.jpg?_nc_cat=104&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=bGQ_GJfIxI0Q7kNvgHZ2JxS&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYDJ8c0MUidttyDuYEjU7lh_A0lLS5Hu07Qh6S6v0E5i1A&oe=66AA1D06)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241256790_921023931957750_1265904103262126731_n.jpg?_nc_cat=103&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=UG9yCIjaCJsQ7kNvgEgqY7h&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYBpr83pFTdC6t7Us0KcoUXOeTeubpMcv2pe3wOMK1dwaQ&oe=66AA4BF2)
![](https://scontent-ord5-1.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241676153_587765818908517_6915274023430930059_n.jpg?_nc_cat=108&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=pmnzfo5eeGIQ7kNvgH4-EY3&_nc_ht=scontent-ord5-1.xx&oh=00_AYBPm0GrV62EX8Uk5m63bM7EMLJ4vXcSPIbQocSl9yWGAg&oe=66AA357C)
![](https://scontent-ord5-2.xx.fbcdn.net/v/t39.2365-6/241698027_372910177816075_3542654260261704366_n.jpg?_nc_cat=105&ccb=1-7&_nc_sid=9170fc&_nc_ohc=iOwtr5d85ycQ7kNvgHzX28f&_nc_ht=scontent-ord5-2.xx&oh=00_AYDf61ieXXZX_4G9hGZmEOvzmiUsTRGefd-qOxarJ0O4Jg&oe=66AA3835)
ทำไมการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานจึงสำคัญ
หากพูดถึงเรื่องของการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมแล้ว การทำงานแบบแบ่งแผนกนั้นอยู่คนละขั้วกับการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานอย่างสิ้นเชิง การแยกพนักงานออกจากเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในตำแหน่งและแผนกอื่นมักส่งผลเสียเมื่อคุณต้องการรวมพลทีมใหญ่
ทลายการทำงานแบบแยกส่วน
จุดแข็งที่สุดของการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมอาจเป็นความสามารถในการต่อกรกับสถานะใดๆ ก็ตามแต่ พนักงานที่ทำงานในแผนกเดียวกันหรือผู้ที่ผ่านการฝึกเพื่อรับมือกับปัญหาในระดับเดียวกับผู้เป็นหัวหน้ามักจะดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ ที่มีอยู่เดิม นั่นหมายความว่า พนักงานอาจทำพลาดซ้ำๆ และมองข้ามโอกาสที่จะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
และการทำงานร่วมกับพนักงานจากสายงานอื่นยังช่วยกระตุ้นให้พนักงานเห็นด้วยและสนับสนุนหลายๆ เป้าหมายทางธุรกิจอีกด้วย การทำงานแบบแยกแผนกอาจทำให้เกิดแนวความคิดที่ไม่กว้างไกล และส่งผลให้พนักงานหรือทั้งแผนกรู้สึกแปลกแยกโดดเดี่ยว ในบางกรณี วิสัยทัศน์เช่นนี้อาจทำให้เกิดการแข่งขันในเชิงลบระหว่างพนักงาน และท้ายที่สุดแล้ว อาจทำให้พนักงานรู้สึกไม่ผูกพันกับองค์กรหรือตำแหน่งหน้าที่ของตน
พนักงานที่ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ไม่ดีมีแนวโน้มที่จะทำงานออกนอกลู่นอกทางหรือทำงานซ้ำซ้อน และการไม่สื่อสารกับเพื่อนร่วมงานก็อาจทำให้มีการตัดสินใจทั้งๆ ที่ยังมีข้อมูลไม่เพียงพอ จนนำไปสู่การเกิดผลกระทบต่อบุคลากรทั้งบริษัทได้
นับรวมบุคลากรหน้างานไว้ในทีมด้วย
บุคลากรหน้างานมักจะขาดการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ในสำนักงาน รายงานไร้โต๊ะทำงานแต่ไม่ไร้ความสำคัญ 2020 ของเราพบว่า เทคนิคด้านการสื่อสารระหว่างทีมงานสองกลุ่มแตกต่างกันอย่างมาก
ตัวอย่างเช่น ขณะที่ผู้จัดการในสำนักงานใหญ่กว่า 90% มักใช้อีเมลในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานในระหว่างช่วงล็อคดาวน์ทั้งโลก แต่มีเพียงราว 1 ใน 4 ของผู้จัดการหน้างานเท่านั้นที่ใช้อีเมล โดยกว่าครึ่งหนึ่งบุคลากรหน้างานหรือบุคลากรที่ไม่ได้ทำงานนั่งโต๊ะนั้นใช้แอพบนอุปกรณ์ของตนมากกว่าจะส่งอีเมลติดต่อกัน แนวทางปฏิบัติงานที่ดูคลุมเครือและไม่สอดคล้องกันเช่นนี้จะทำให้ผู้บริหารธุรกิจไม่สามารถพูดคุยกับบุคลากรหน้างานได้ อีกทั้งยังทำให้บุคลากรหน้างานในตำแหน่งสำคัญแทบไม่มีสิทธิ์ในการโต้ตอบ
การฟื้นตัวหลังจากการระบาดใหญ่ทั่วโลกทำให้เกิดโอกาสในการเปิดตัวเครื่องมือสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นทางการที่จะทำให้สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและช่วยให้คนทั้งองค์กร รวมไปถึงบุคลากรหน้างานเชื่อมต่อกันอยู่เสมอ สิ่งนี้จะช่วยสนับสนุนการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานกับบุคลากรหน้างาน ซึ่งจะช่วยส่งเสริมจิตวิญญาณของความเป็นทีมและเสริมสร้างค่านิยม อีกทั้งยังเปิดโอกาสให้บุคลากรที่ไม่ได้นั่งประจำโต๊ะทำงานสามารถส่งความคิดเห็นเกี่ยวกับกระบวนการใหม่ๆ ของบริษัทได้ การสนทนาแบบสองทางเช่นนี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น และนำการตัดสินใจนั้นมาประยุกต์ใช้กับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
การสร้างทีมข้ามสายงาน
เราทราบว่าทีมข้ามสายงานสามารถพัฒนาผลลัพธ์ให้ดีขึ้นได้ แต่คุณจะรวมทีมที่ยอดเยี่ยมได้ด้วยวิธีใด คุณควรจะเลือกหัวหน้าทีมไหม คุณควรจะจัดประชุมทีมบ่อยแค่ไหน มีหลากหลายปัจจัยที่คุณต้องพิจารณาเมื่อคัดเลือกกลุ่มพนักงานที่สามารถทำงานได้จริง แม้ว่าจะไม่มีคำตอบตายตัวสำหรับทุกโปรเจ็กต์หรือทุกธุรกิจ แต่การคำนึงถึงความยุ่งยากหรือข้อผิดพลาดเอาไว้ก่อนที่จะเกิดผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานถือเป็นเรื่องสำคัญมาก
การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมแตกต่างออกไปอย่างไร
คุณเคยชินกับการทำงานร่วมกันในทีมตามปกติของคุณอยู่แล้ว แล้วอะไรคือความแตกต่างระหว่างทีมเดิมและทีมข้ามสายงานที่คุณกำลังจะสร้างและร่วมงานด้วย คำตอบคือ มีอยู่สองประเด็นหลักๆ ที่ต้องพิจารณา
การสร้างทีมของคุณ
การทำงานในรูปแบบแผนกทั่วๆ ไปมักได้รับการวางโครงสร้างตามประสบการณ์ทำงานของพนักงาน เช่น ระดับจูเนียร์ ระดับกลาง ระดับซีเนียร์ หรือระดับบริหาร ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นคำศัพท์ที่เราใช้ในตำแหน่งงานเพื่อช่วยให้เราเข้าใจเกี่ยวกับความสามารถในหน้าที่การงานของบุคลากรคนหนึ่ง แต่ทีมข้ามสายงานอาจก่อตั้งขึ้นมาอย่างเป็นธรรมชาติ และมีสมาชิกจากแผนกต่างๆ เพื่อให้มีหลากหลายทักษะในทีม
แม้ว่าทีมสายงานเดี่ยวมักประกอบด้วยพนักงานที่มีประสบการณ์หลายระดับ แต่พนักงานส่วนใหญ่ก็มักทำงานในระดับเดียวกัน ในขณะที่ทีมข้ามสายงานอาจมีผู้นำกลุ่มเป็นสมาชิกทีมระดับจูเนียร์ แม้ว่าทีมนั้นๆ จะมีสมาชิกที่มีประสบการณ์มากกว่าก็ตาม
ทำงานกับทีมของคุณ
วิธีดำเนินงานแบบเดิมๆ อาจเป็นเรื่องท้าทายได้เมื่อพนักงานจากหลากหลายแผนกของบริษัทต้องมาทำงานร่วมกัน เทคนิคใหม่ๆ และแนวคิดที่แหวกแนวอาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่การทำงานแบบแผนกเดิมๆ ไม่สามารถทำได้ เนื่องจากมุมมองที่สดใหม่จะช่วยให้เกิดวิธีแก้ไขปัญหาที่ครอบคลุมยิ่งขึ้น
เมื่อได้รับมอบหมายงาน การเลือกข้ามขั้นตอนการทำงานแบบเดิมๆ ที่บริษัทเห็นชอบ และทำงานออกมาได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากที่สุดจึงเป็นเรื่องปกติของทีมข้ามสายงาน เพราะในทีมประกอบด้วยคนจากหลากหลายแผนก ทักษะการแก้ไขปัญหาของทีมจึงมีประสิทธิภาพกว่า และทีมยังสามารถเล็งเห็นถึงข้อผิดพลาดในการทำงานได้ตั้งแต่เนิ่นๆ
ความท้าทายของการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงาน
ทีมข้ามสายงานมักล้มเหลวด้วยเหตุผลบางประการที่คล้ายคลึงกับทีมปกติทั่วไป วิธีหนึ่งในการป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาในการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีม คือการค้นหาจุดอ่อนให้พบก่อนที่จะเริ่มต้นทำงาน นั่นคือการใช้ทฤษฎี "อุปสรรคสำคัญของทีมงาน 5 ประการ" จากปี 2002 ที่ยังคงมีประโยชน์ต่อการทำงานอยู่เสมอ
ขาดความเชื่อใจ
สมาชิกในทีมอาจยังไม่คุ้นเคยซึ่งกันและกันเท่าไรนักก่อนที่จะรวมตัวกันเป็นสุดยอดทีมของคุณ โดยเฉพาะเมื่อเป็นบุคลากรที่ทำงานจากทางไกล หากสมาชิกรู้สึกไม่ไว้วางใจในความสามารถของสมาชิกรายอื่น หรือไว้วางใจเพียงเล็กน้อย การสร้างความสนิทสนมและความไว้เนื้อเชื่อใจก็อาจเป็นเรื่องยาก
กลัวความขัดแย้ง
เมื่อสมาชิกยังไม่คุ้นเคยซึ่งกันและกัน ข้อสรุปต่างๆ ก็อาจลงเอยได้โดยไม่มีใครแย้งเท่าที่ควร การกลัวความขัดแย้งอาจทำให้ทีมไม่ยอมถกเถียงแนวคิดกันเพื่อรักษาความรู้สึกปรองดองไว้ จนทำให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า การคิดแบบติดกลุ่ม หรือหากโชคไม่ดีจริงๆ สมาชิกในกลุ่มอาจทะเลาะกันเพียงเพราะเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาด
ไม่ผูกพันกับงาน
สมาชิกในทีมข้ามสายงานส่วนใหญ่มักได้รับมอบหมายงานในแผนกของตนตามปกติไปด้วย พนักงานจึงจำเป็นต้องหาวิธีจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ในทีมให้สมดุลกับงานประจำวัน การที่ทีมใหม่ไม่มั่นใจในความทุ่มเทของสมาชิกรายอื่นนั้นอาจส่งผลกระทบต่อความกระตือรือร้นและประสิทธิภาพได้
ไม่รู้สึกว่าเป็นธุระของตน
หากการสื่อสารเชิงธุรกิจของทีมยังคงมีปัญหาอยู่ทุกวันก็อาจมีแนวโน้มที่สมาชิกในทีมจะกล่าวโทษคนอื่นซึ่งไม่สนิทชิดเชื้อว่าเป็นสาเหตุที่ทำให้งานมีปัญหา เมื่อทีมเอาแต่โทษกันเอง มาตรฐานของงานก็จะตกต่ำลงด้วย
ไม่สนใจผลงาน
สิ่งสำคัญของทีมข้ามสายงานคือการคิดถึงภาพรวม การเน้นให้ความสำคัญเฉพาะงานส่วนตนอาจทำให้เกิดการละเลยสิ่งที่จำเป็นกว่า และทำให้ผลงานออกมาย่ำแย่
ประโยชน์ของการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงาน
เมื่อคุณทราบแล้วว่าปัญหาคืออะไร รวมถึงสามารถหลีกเลี่ยงและรับมือกับปัญหาได้แล้ว ผลงานจากทีมข้ามสายงานก็สามารถผลิดอกออกผลได้อย่างงาม
ความคืบหน้าที่รวดเร็ว
ความคืบหน้าของการทำงานเชิงธุรกิจในรูปแบบแบ่งแผนกอาจยืดยาวและยืดเยื้อได้ ลองจินตนาการถึงตอนที่คุณโทรศัพท์หาบริษัทเพราะมีเรื่องสอบถาม แต่กลับถูกโยนสายไปมาจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง นอกจากน่าโมโหแล้วยังเสียเวลาอีกต่างหาก คราวนี้ลองคิดภาพทีมเล็กๆ ที่เพียบพร้อมไปด้วยผู้เชี่ยวชาญซึ่งคอยตอบคำถามของคุณ ทีมนี้มีแนวโน้มว่าจะให้คำตอบที่เป็นประโยชน์มากกว่า และแน่นอนว่ารวดเร็วกว่าด้วย
ผลลัพธ์ที่ทรงประสิทธิภาพ
แต่ละแผนกก็มีมุมมองที่แตกต่างกันออกไป อย่างเช่น เมื่อเกิดการตัดสินใจอย่างหนึ่ง ฝ่ายบัญชีที่มักจะคิดถึงเรื่องเงินๆ ทองๆ ของบริษัทก่อนเรื่องอื่น หรือคนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่อาจพิจารณาว่าการตัดสินใจเดียวกันอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์และสุขภาวะของคนในองค์กรมากน้อยแค่ไหน และสมาชิกในทีมที่มาจากอีกแผนกหนึ่งอาจมองเห็นปัญหาที่เกิดจากทั้งสองแนวทางนั้นโดยที่ทั้งคู่ไม่เคยฉุกใจคิดเลย การแบ่งปันความรู้และการใช้แนวทางที่หลากหลายสามารถช่วยสร้างวิธีแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้
ความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรมที่ดีขึ้น
ทีมข้ามสายงานมักมีความคิดสร้างสรรค์มากกว่ากลุ่มที่แบ่งตามแผนก เนื่องจากทีมเช่นนี้มีทักษะหลากหลายให้ประยุกต์ใช้ บริษัทจึงสามารถทดลองทักษะดังกล่าวได้ด้วยการมอบหมายงาน หรือลองรวมทักษะที่ปกติมักไม่ได้นำมาประยุกต์ใช้เข้าด้วยกัน การทำงานข้ามทีมโดยรวมคนจากฝ่ายที่แตกต่างกันยังช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถทดลองใช้วิธีแปลกใหม่เพื่อทำงานให้สำเร็จได้ ทีมข้ามสายงานที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดมักจะทดสอบแนวคิดก่อนเริ่มงาน
เพิ่มการมีส่วนร่วมและขวัญกำลังใจ
การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานที่แทบไม่ได้อยู่วงโคจรเดียวกันในอดีตจะช่วยเพิ่มความสัมพันธ์ในการทำงานได้ เพราะยิ่งพนักงานมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานมากเท่าไร พนักงานก็ยิ่งรู้สึกผูกพันกับทั้งองค์กรมากขึ้นเท่านั้น อีกทั้งยังมีโอกาสที่พนักงานจะสามารถเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ในระหว่างนั้นได้อีกด้วย เมื่อพนักงานร่วมพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหา เพิ่มพูนความสามารถ และสร้างสายสัมพันธ์ทางสังคมด้วยกันกับเพื่อนร่วมงาน ก็มีแนวโน้มว่าธุรกิจจะสามารถรักษาพนักงานฝีมือดีเอาไว้ได้
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงาน
ลองใช้แนวคิดเหล่านี้เพื่อนำผู้คนจากหลากแผนกมาอยู่ร่วมกัน
ขอความเห็นจากผู้บริหารรุ่นพี่
วิธีเพิ่มพลังให้แก่โปรเจ็กต์ที่ทำงานร่วมกันของคุณโดยขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าแผนกอาจช่วยให้ทีมประสบความสำเร็จได้ หากคุณคัดเลือกเพื่อนร่วมทีมจากแผนกเดียวกัน สมาชิกระดับซีเนียร์ในทีมก็สามารถช่วยติดตามความคืบหน้าของพนักงานระดับจูเนียร์ได้ การคัดเลือกคนเข้าสู่ทีมด้วยความรอบคอบจะช่วยพนักงานรับผิดชอบต่อโปรเจ็กต์ของทีมข้ามสายงานมากกว่าทุ่มเทให้กับงานประจำวัน และที่สำคัญที่สุดคือ เมื่อถึงเวลาปิดโปรเจ็กต์ คุณจะได้รับการหนุนหลังจากเหล่ารุ่นใหญ่ในบริษัท
ใช้เครื่องมือเพื่อการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมกับงาน
การที่จะประสบความสำเร็จได้ คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานทุกคนในทีมข้ามสายงานใช้เครื่องมือเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานนั่งโต๊ะหรือพนักงานนอกสถานที่ หาเครื่องมือสำหรับการสื่อสารที่สามารถผสานการทำงานเข้ากับซอฟต์แวร์เดิมที่คุณมีอยู่ให้พบ และต้องแน่ใจว่าเครื่องมือนั้นเชื่อมโยงทั้งองค์กรของคุณเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้พนักงานสามารถใช้อุปกรณ์มือถือของตนในการรับข่าวสารจากองค์กรและทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพจากทุกที่
กระตุ้นให้เกิดการพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน
การพบปะพูดคุยแบบเห็นหน้าค่าตาเป็นหนึ่งในวิธีเสริมสร้างความเชื่อมั่นในทีมที่ง่ายที่สุด อย่าลืมขอให้เพื่อนร่วมงานเปิดกล้องและแชร์หน้าจอเมื่อมีการวิดีโอคอล
5 เคล็ดสำหรับการทำงานร่วมกันแบบข้ามสายงานที่ประสบความสำเร็จ
การศึกษาของ Behnam Tabrizi แสดงให้เห็นว่า 75% ของทีมข้ามสายงานทำงานได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ1 แต่อย่างไรก็ตาม รายงานของเขาแสดงให้เห็นว่าโปรเจ็กต์ที่มีการสนับสนุนด้านการกำกับดูแลอย่างจริงจังมีอัตราความสำเร็จอยู่ที่ 76% เมื่อเทียบกับทีมที่มีการสนับสนุนด้านการกำกับดูแลในระดับปานกลางที่มีอัตราความสำเร็จอยู่ที่ 19%
แล้วคุณจะหลีกเลี่ยงการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพในทีมของคุณได้อย่างไร การวางแผนล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญหากบริษัทต้องการเก็บเกี่ยวประโยชน์จากกลุ่มที่หลากหลาย ด้านล่างนี้มีเคล็ดลับระดับมืออาชีพเล็กๆ น้อยๆ ที่เราชื่นชอบและรวบรวมมาให้คุณ เพื่อให้คุณสามารถสร้างทีมที่ทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จได้
รวบรวมคนในทีมอย่างละเอียดรอบคอบ
เริ่มสร้างทีมหัวกะทิของคุณโดยพิจารณาว่าคุณต้องการทักษะใดเพื่อทำให้งานสำเร็จ เมื่อคุณรู้แล้ว ก็ถึงเวลาเลือกว่าใครบ้างที่มีทักษะดังกล่าว หากคุณมีตัวเลือกมากกว่าหนึ่งคน คุณควรพิจารณาว่าบุคคลนั้นๆ ทำงานเป็นกลุ่มได้ดีแค่ไหน คุณจะต้องเลือกคนที่เก่งทั้งวางแผนและลงมือทำ
และใช่ว่าทุกทีมจะต้องมีหัวหน้า แต่การมีผู้รับผิดชอบของทีมก็ถือเป็นเรื่องที่ดี โดยหัวหน้าของทีมข้ามสายงานไม่จำเป็นต้องเป็นสมาชิกระดับซีเนียร์เหมือนทีมสำหรับโปรเจ็กต์อื่นๆ เสมอไป คุณอาจลองเลือกคนที่สามารถมอบหมายงานให้แก่คนอื่นๆ ซึ่งมีประสบการณ์มากกว่าตนได้อย่างไม่ลำบากใจ
จัดการประชุมก่อตั้งทีม
สมาชิกทีมต่างก็อยากจะรู้สึกสบายใจที่ได้ร่วมงานกับคนในทีมใหม่เหมือนที่เคยรู้สึกกับเพื่อนๆ ในฝ่ายของตน คุณควรจัดการประชุมก่อตั้งทีมแบบเป็นกันเองเพื่อช่วยให้ทุกคนรู้สึกสะดวกใจที่จะแบ่งปันไอเดียและถามคำถามต่างๆ การพูดคุยกันระหว่างพนักงานที่ทำงานทางไกลและบุคลากรหน้างานจะช่วยสร้างบทสนทนาที่เปิดกว้างซึ่งส่งผลดีแก่ทุกคนในทีม ไม่ว่าเหล่าพนักงานจะทำงานอยู่ที่ใดก็ตาม
ติดตามความคืบหน้า
คุณควรตัดสินใจว่าสมาชิกในทีมจะต้องแชร์การอัพเดตเกี่ยวกับความคืบหน้าให้เพื่อนร่วมทีมทราบอย่างไรและเมื่อใด โดยลองคิดว่าควรจะจัดให้มีการรายงานตามเวลาหรือตามหน้าที่ หากการประชุมสัปดาห์ละครั้งหรือสองสัปดาห์ครั้งฟังดูไม่ยืดหยุ่นพอสำหรับตารางเวลาของคุณ อย่าลืมว่ามีวิธีมากมายในการขอให้รายงานเกี่ยวกับหน้าที่รับผิดชอบด้วยเครื่องมือออนไลน์ที่เหมาะสม
ใช้การประชุมให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การประชุมที่ไม่จำเป็นทำให้เสียเวลาเปล่าประโยชน์ เมื่อคุณนัดหมายการประชุมแล้ว อย่าลืมสร้างแผนการประชุมที่ชัดเจนไว้ล่วงหน้าก่อนเพื่อให้ทุกคนสามารถเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการพูดคุยได้ อย่าลืมจัดการพูดคุยทางออนไลน์ไว้เพื่อให้บุคลากรหน้างานสามารถติดต่อเข้ามาได้ และต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่วงเวลาสำหรับการประชุมเหมาะสมกับพนักงานที่ทำงานอยู่คนละโซนเวลากัน เครื่องมือที่ดีที่สุดจะช่วยให้พนักงานที่ไม่ได้ทำงานประจำโต๊ะสามารถเข้าร่วมการสนทนาได้อย่างราบรื่นไม่ว่าจะอยู่ที่ใด
กำหนดกระบวนการตัดสินใจที่โปร่งใส
สมาชิกในทีมย่อมต้องการทราบว่าตนสามารถตัดสินใจด้วยตนเองได้มากน้อยแค่ไหน หากทีมต้องการความคิดเห็นอื่นๆ ทุกคนควรรู้ก่อนว่าตนจะรายงานให้ใครทราบได้บ้าง หากคุณกำลังสงสัยว่าจะให้หัวหน้าทีมเป็นผู้ตัดสินใจหรือจะให้คนในกลุ่มรับหน้าที่ดังกล่าวดี อันที่จริงแล้ว การให้ทั้งกลุ่มเป็นผู้ตัดสินใจจะให้ผลดีกว่า เนื่องจากวิธีนี้ทำให้แน่ใจว่าทีมเห็นพ้องต้องกัน และยังทำให้ทุกคนมีความรับผิดชอบร่วมกัน
กำหนดแนวทางไว้ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อช่วยขับเคลื่อนแนวความคิดของกลุ่มให้สามารถตัดสินใจในเรื่องท้าทายยิ่งขึ้นได้ เช่น คุณอาจตั้งกฎให้ทีมให้ความสำคัญกับประสบการณ์ของลูกค้ามากกว่าเรื่องงบประมาณ เพื่อให้สมาชิกในทีมมีความมั่นใจและตัดสินใจได้ดีขึ้น และวิธีนี้ยังสร้างโอกาสที่ยอดเยี่ยมในการกระตุ้นให้ทุกคนไม่หลงลืมเป้าหมายที่มีร่วมกัน