ธุรกิจของคุณจะเป็นสถานที่ทำงานแบบไฮบริดในอนาคตหรือไม่ ต่อไปนี้คือความท้าทาย 8 ประการหลักๆ ของรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่คุณอาจพบได้ และวิธีเอาชนะความท้าทายเหล่านั้น

การทำงานแบบไฮบริดจะเกิดขึ้นทั่วโลกหลังการแพร่ระบาดใหญ่ และไม่มีวี่แววว่าองค์กรต่างๆ จะได้กลับไปทำงานแบบ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นเป็นเวลา 5 วันต่อสัปดาห์ในเร็วๆ นี้ อย่างไรก็ตาม รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดเองก็มาพร้อมกับความท้าทายในแบบฉบับของตัวเองเช่นเดียวกับสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นในอนาคตของการทำงานรูปแบบใหม่

ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด พนักงานบางส่วนหรือทั้งหมดจะมีอิสระในการเลือกสถานที่และเวลาทำงานของตนเอง ซึ่งแตกต่างจากการทำงานจากทางไกลอย่างเต็มรูปแบบ เนื่องจากการทำงานในรูปแบบแรกนี้มักจะมีสถานที่ทำงานเป็นหลักแหล่ง ตลอดจนความคาดหวังว่าพนักงานจะแบ่งเวลาบางส่วนของตนเองไปทำงานที่ออฟฟิศ

แนวทางการทำงานแบบผสมผสานเช่นนี้จึงมีข้อดีหลากหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นผลิตภาพที่เพิ่มขึ้น ความเป็นอยู่ของพนักงานที่ดียิ่งขึ้น ผลกำไรที่เพิ่มขึ้น และอื่นๆ อีกมากมาย อย่างไรก็ตาม การทำงานแบบไฮบริดไม่ใช่แนวทางแบบสูตรสำเร็จตายตัวแต่อย่างใด ทุกองค์กรต่างก็มีเหตุผลของตนเองในการเปิดรับการทำงานแบบไฮบริดและตัดสินใจว่าการทำงานในรูปแบบนี้มีความสำคัญอย่างไรทั้งกับตัวองค์กรเองและกับพนักงานของตน

การทำงานแบบไฮบริดจำเป็นต้องมีการวางแผนเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น โดยขั้นตอนแรก ได้แก่ การตระหนักถึงความท้าทายต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดวางโครงสร้างที่ให้ผลดีทั้งกับผู้นำ ทีมต่างๆ ตลอดจนองค์กรในระยะยาว

ความท้าทายของการทำงานแบบไฮบริด

เรามาดูความท้าทายของรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดที่พบได้บ่อยที่สุดทั้ง 8 ประการ รวมถึงพิจารณาว่าผู้นำและสมาชิกในทีมจะสามารถทำงานร่วมกันเพื่อฟันฝ่าอุปสรรคเหล่านี้ไปได้อย่างไรกัน

1. ความไม่เท่าเทียมกันระหว่างพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดกับไม่ไฮบริด

   
   

   ความท้าทาย: ไม่ใช่ทุกคนที่จะสามารถทำงานจากทางไกลได้ ซึ่งหมายความว่า พวกเขาอาจพลาดโอกาสดีๆ จากการทำงานแบบไฮบริด นี่จึงเป็นความท้าทายอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีบุคลากรหน้างานซึ่งอาจรู้สึกว่าตนกำลังทำงานอย่างหนักในขณะที่เพื่อนร่วมงานที่ทำงานนั่งโต๊ะเป็นหลักได้ผักผ่อนอยู่ที่บ้าน ในทางกลับกัน พนักงานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่หรือทั้งหมดในการทำงานจากทางไกลเองก็อาจรู้สึกถูกกีดกันจากการสนทนาและการตัดสินใจต่างๆ เนื่องจากพวกเขาไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกับคนอื่นๆ ซึ่งอาจส่งผลให้พวกเขารู้สึกไร้สิทธิ์ไร้เสียงและไร้คุณค่าแม้ว่าจะอยู่ท่ามกลางเหล่าเพื่อนร่วมงานได้เช่นเดียวกัน

   
   

   โซลูชั่น: สำหรับการรับมือกับความท้าทายนี้ องค์กรควรตั้งเป้าหมายในการสร้างโอกาสที่เท่าเทียมกันสำหรับพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดและไม่ไฮบริด การทำให้พนักงานทุกคนรู้สึกมีคุณค่าและมีส่วนร่วมขณะทำงานเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากนี้ การที่คุณมอบโอกาสให้พนักงานทุกคนได้เติบโตและได้รับการชื่นชมไม่ว่าจะทำงานจากที่ใดก็มีความสำคัญอย่างมากด้วยเช่นกัน ความสัมพันธ์ต่างๆ จำเป็นต้องได้รับการดูแลเอาใจใส่อย่างเท่าเทียมกันทั่วทั้งองค์กร และแม้ว่าประเด็นความสัมพันธ์จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผู้คนอย่างยิ่ง แต่เทคโนโลยีก็สามารถเข้ามามีบทบาทในส่วนนี้ได้เช่นกัน

   
   

   คุณควรพิจารณาการลงทุนในเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้พนักงานที่ทำงานจากทางไกล พนักงานที่เข้าออฟฟิศเป็นหลัก และบุคลากรหน้างานสามารถมีปฏิสัมพันธ์กันในแต่ละวันได้อย่างราบรื่น สนับสนุนพนักงานที่ทำงานจากทางไกลโดยช่วยให้พวกเขาเข้าถึงวิดีโอคอลและพื้นที่ในโลกดิจิทัลที่ทุกคนสามารถรับข่าวสารอัพเดต แชร์ข้อมูลต่างๆ และถามคำถามได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ การสื่อสารในองค์กรผ่านทางโทรศัพท์มือถือก็ยังช่วยให้บุคลากรหน้างานได้มีส่วนร่วมในการสนทนาและเปิดโอกาสให้พวกเขาได้แบ่งปันความคิดเห็นอีกด้วย

   
   

2. การทำงานร่วมกันอย่างเหมาะสม

   
   

   ความท้าทาย: การทำงานร่วมกันในที่ทำงานจะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นเมื่อทุกคนนั่งอยู่ในห้องเดียวกัน แต่เมื่อเป็นการทำงานแบบไฮบริด คุณไม่สามารถคาดการณ์ได้เลยว่าพนักงานทุกคนจะทำงานในที่เดียวกันไปพร้อมๆ กันหรือไม่ และเนื่องจากการทำงานร่วมกันเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จและคุณภาพของงาน ดังนั้น ผู้นำจึงจำเป็นต้องหาวิธีสร้างความรู้สึกของการทำงานร่วมกันที่สำคัญทั้งหมดนี้ใหม่ในหมู่พนักงานที่ทำงานแบบห่างไกลกัน

   
   

   โซลูชั่น: บริษัทจะต้องเปลี่ยนจากการทำงานร่วมกันแบบซิงโครนัส (พนักงานทำงานร่วมกันในแบบเรียลไทม์) เป็นแบบอะซิงโครนัส (พนักงานแต่ละคนทำงานในโปรเจ็กต์รวมในเวลาที่เหลื่อมกันจากคนละสถานที่) และเช่นเคย เทคโนโลยีก็สามารถมีส่วนสำคัญในการทำงานแบบอะซิงโครนัสได้ด้วยเช่นกัน การลงทุนกับเครื่องมือการทำงานบนโลกออนไลน์ที่มีการการจัดระเบียบโปรเจ็กต์ การสื่อสารจากทางไกล และการแชร์เอกสารแบบเรียลไทม์จะช่วยให้พนักงานทำงานร่วมกันได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกันในโลกความเป็นจริงเลยแม้แต่น้อย

   
   

3. การจัดการทีมต่างๆ

   
   

   ความท้าทาย: การจัดการหลายๆ ทีมที่ทำงานกันคนละสถานที่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อองค์กรต้องสร้างความมั่นใจว่าพนักงานจะได้รับโอกาสที่เท่าเทียมกัน ทั้งนี้ 1 ใน 5 ของพนักงานในสหราชอาณาจักรรู้สึกว่าตนได้รับการชื่นชมในที่ทำงานน้อยหากทำงานจากทางไกล และความรู้สึกที่ว่านี้ก็ไม่ใช่ว่าไม่มีมูลความจริงไปเสียทีเดียว เพราะข้อมูลจากสำนักงานสถิติแห่งชาติ (Office for National Statistics) เองก็ระบุว่า พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านในช่วงปี 2013-2020 มีแนวโน้มจะได้รับโบนัสน้อยกว่าพนักงานที่เข้าออฟฟิศเป็นหลัก 38% ด้วยเช่นเดียวกัน¹

   
   

   โซลูชั่น: วัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดออกมาอย่างเป็นทางการจะช่วยให้พนักงานมีจุดมุ่งหมายในการทำงาน ช่วยให้พวกเขาเห็นภาพความคืบหน้าต่างๆ และกระตุ้นให้เกิดการผลักดันตัวเอง ผู้นำทีมจำเป็นต้องพูดคุยและสอบถามไถ่สารทุกข์สุกดิบกับพนักงานในทีมทุกคนเป็นประจำ ทั้งเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับปริมาณงานในแต่ละวันและให้คำแนะนำเกี่ยวกับความก้าวหน้าในอาชีพการงาน

   
   

4. การสร้างสมดุลที่ดีระหว่างงานและชีวิตส่วนตัว

   
   

   ความท้าทาย: การศึกษา International Workforce Insights ของเราพบว่า คนส่วนใหญ่มีสมดุลระหว่างงานและชีวิตส่วนตัวที่ดีขึ้นนับตั้งแต่เกิดการแพร่ระบาดของโควิด ทว่าข้อเสียก็คือ พนักงานบางคนกลับรู้สึกไม่สามารถสลัดงานออกจากหัวได้ ซึ่งส่งผลกระทบในแง่ลบต่อสุขภาพจิต บริษัทจำนวนมากจึงรับมือกับปัญหานี้ด้วยการลงทุนกับสุขภาวะในที่ทำงานมากยิ่งขึ้น โดยการวางระบบการสนับสนุนใหม่เพื่อช่วยให้พนักงานของตนมีสมดุลระหว่างงานกับชีวิตส่วนตัวแม้ว่าจะทำงานจากทางไกลก็ตาม

   
   

   โซลูชั่น: บริษัทต่างๆ ที่เลือกจะทำงานแบบไฮบริดต่อไปหลังการแพร่ระบาดใหญ่จะต้องให้ความสำคัญกับความเป็นอยู่ในส่วนนี้ต่อไปเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้พนักงานของตนมีภาวะหมดไฟและสร้างความมั่นใจว่าพวกเขายังคงรู้สึกได้รับการสนับสนุน ผู้จัดการและผู้นำจำเป็นต้องเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมได้พูดคุยเกี่ยวกับสุขภาพและชีวิตความเป็นอยู่ของตนเอง โดยอาจทำในระหว่างการพูดคุยแบบตัวต่อตัว ช่วงพักดื่มกาแฟออนไลน์กับคนในทีม หรือแม้แต่ในระหว่างเข้าร่วมเซสชั่นกับผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาวะจากภายนอก การยกประเด็นชีวิตความเป็นอยู่ขึ้นมาพูดคุยกันในทีมของคุณจะช่วยให้สมาชิกรู้สึกสะดวกใจที่จะพูดสิ่งต่างๆ เมื่อพวกเขาต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม

   
   

5. การรักษาวัฒนธรรมเชิงบวกในที่ทำงาน

   
   

   ความท้าทาย: วัฒนธรรมเชิงบวกในที่ทำงานคือการสร้างสายสัมพันธ์ระหว่างพนักงานแต่ละคน โดยพนักงานเกือบ 2 ใน 3 กล่าวว่า การมีเพื่อนในที่ทำงานช่วยให้พวกเขามีความสุขในการทำงานมากยิ่งขึ้น ในขณะที่ 1 ใน 4 ของพนักงานเลือกที่จะขอความช่วยเหลือทั้งในเรื่องส่วนตัวและเรื่องที่ทำงานจากเพื่อนร่วมงาน² คำถามคือ คุณจะรักษาสายสัมพันธ์ที่ส่งเสริมเกื้อกูลกันเหล่านี้ในระหว่างที่พวกเขาไม่ได้นั่งทำงานด้วยกันอย่างที่เคยทำได้อย่างไร

   
   

   โซลูชั่น: ข้อมูลจาก McKinsey ระบุว่า การสร้างโอกาสเล็กๆ น้อยๆ ให้พนักงานได้มีส่วนร่วมซึ่งกันและกันเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมเชิงบวกในที่ทำงาน พนักงานที่มีโอกาสได้สานสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ กับผู้อื่นเป็นประจำผ่านการฝึกสอน การให้คำแนะนำ การแบ่งปันไอเดีย และการทำงานร่วมกันจะสร้างสายสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น ตลอดจนบรรลุเป้าหมายที่ใหญ่ขึ้นโดยมีผลิตภาพมากกว่าเดิม

   
   

6. การสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดที่เหมาะสม

   
   

   ความท้าทาย: การทำงานแบบไฮบริดหมายความว่า พนักงานที่ทำงานในออฟฟิศทุกวันจะมีจำนวนน้อยลง ซึ่งอาจทำให้พื้นที่สำหรับทำงานโดยเฉพาะถูกมองว่าเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรได้ แต่หากคุณตั้งใจจะให้พนักงานทำงานที่ออฟฟิศเป็นบ้างเป็นบางครั้ง คุณก็ยังจำเป็นต้องจัดเตรียมพื้นที่ส่วนนี้และสิทธิ์ประโยชน์ของการทำงานในออฟฟิศที่มากพอเอาไว้เพื่อให้พนักงานรู้สึกอยากมาทำงานที่ออฟฟิศ แล้วคุณจะทำให้ออฟฟิศแบบเก่าอยู่รอดในโลกใบใหม่นี้ได้อย่างไร

   
   

   โซลูชั่น: มีหัวก้าวหน้า อย่ากลัวที่จะปรับเปลี่ยนแนวคิดเกี่ยวกับพื้นที่ออฟฟิศของคุณในรูปแบบใหม่ๆ ที่น่าสนใจ โดยการเปลี่ยนแปลงต่างๆ อาจเป็นได้ตั้งแต่การเช่าพื้นที่สำนักงานแบบโคเวิร์กกิ้งสเปซ การเช่าพื้นที่ร่วมกับองค์กรอื่น หรือการกระจายสำนักงานออกไปเป็นวงกว้างโดยที่องค์กรจะมีสำนักงานขนาดเล็กจำนวนมากกระจายอยู่ตามสถานที่ต่างๆ

   
   

   แต่ละธุรกิจล้วนมีความแตกต่างกัน ดังนั้น สิ่งสำคัญคือการใช้เวลาในการหาโซลูชั่นที่ได้ผลดีกับทั้งตัวคุณเองและพนักงานของคุณ เรียนรู้ว่าพื้นที่สำนักงานในอนาคตจะมีหน้าตาอย่างไร

   
   

7. ปัญหาด้านการสื่อสาร

   
   

   ความท้าทาย: การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้กระบวนการต่างๆ ทำงานได้ช้าลง ส่งผลให้พนักงานรู้สึกสับสนหรือพลาดข้อมูลที่สำคัญไป ทว่าการจะสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในหมู่พนักงานที่ทำงานจากทางไกลก็ถือเป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นเดียวกัน ทั้งนี้ งานวิจัยชี้ให้เห็นว่า 90% ของการสื่อสารทั้งหมดนั้นเป็นการสื่อสารโดยใช้อวัจนภาษา ซึ่งถ่ายทอดความหมายผ่านภาษากายและน้ำเสียง³ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่เข้าใจได้ว่าหากเราไม่เห็นหรือแม้กระทั้งไม่ได้ยินการสื่อสารจากเพื่อนร่วมงาน เราก็มักจะไม่เข้าใจสาระสำคัญทั้งหมดได้ในคราวเดียว

   
   

   โซลูชั่น: ธุรกิจที่ทำงานแบบไฮบริดจะต้องสร้างช่องทางการติดต่อสื่อสารใหม่เพื่อให้มั่นใจว่าผู้ที่ต้องการข้อมูลสำคัญจะได้รับและเข้าใจข้อมูลดังกล่าว ซึ่งหากเป็นไปได้ คุณก็ควรเผยแพร่การสื่อสารแบบเป็นทางการทั้งหมดด้วยตัวคุณเองหรือผ่านการประชุมทางวิดีโอถ่ายทอดสด นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ช่องทางการส่งข้อความด่วนเพื่อส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารที่เป็นระเบียบและมีความสม่ำเสมอระหว่างทีมต่างๆ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้เกิดการทำงานแบบตัวใครตัวมันที่จะเกิดขึ้นระหว่างพนักงานที่ทำงานจากทางไกลและพนักงานที่ทำงานที่ออฟฟิศเป็นหลักได้อีกด้วย

   
   

8. การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพ

   
   

   ความท้าทาย: แม้ว่าองค์กรจะมีความตั้งใจที่ดีมากๆ ก็ตาม แต่กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก็อาจเป็นเรื่องยากสำหรับพนักงานที่เพิ่งเริ่มเข้ามาทำงานได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่ทีมของคุณทำงานจากทางไกล การพยายามผลักดันให้พนักงานใหม่เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมบริษัทและกระตุ้นให้พวกเขาเร่งดำเนินการตามกระบวนการภายในองค์กรอาจใช้เวลานานกว่านั้นมาก หากพนักงานคนดังกล่าวต้องแบ่งเวลาสำหรับทำงานจากที่บ้านและที่ทำงาน

   
   

   กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่ดีมีประโยชน์มากมายไม่ว่าจะเป็นระดับการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น ระยะเวลาที่ใช้ไปกับการเรียนรู้งานที่ลดลง ไปจนถึงอัตราการลาออกของพนักงานที่ลดลง งานวิจัยโดย Brandon Hall Group พบว่า กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้องค์กรมีอัตราการรักษาพนักงานใหม่เพิ่มขึ้น 82% และมีผลิตภาพเพิ่มขึ้นมากกว่า 70% ด้วยกัน⁴

   
   

   โซลูชั่น: ผู้จัดการและผู้นำจะต้องมองหาโซลูชั่นใหม่ๆ เพื่อให้กระบวนการฝึกอบรมพนักงานใหม่ดำเนินไปได้อย่างราบรื่นในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด เน้นไปที่การเชื่อมต่อแบบเป็นส่วนตัวผ่านการแนะนำแบบตัวต่อตัว สร้างวัฒนธรรมการทำงานร่วมกันและการให้คำติชม ตลอดจนส่งเสริมให้พนักงานใหม่ได้มีส่วนร่วมในแชทและกิจกรรมต่างๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน อย่าลืมว่า การฝึกอบรมพนักงานไม่ใช่งานของผู้จัดการแต่เพียงผู้เดียว ดังนั้น คุณจึงควรให้ทุกทีมได้มีส่วนร่วม ซึ่งจะเป็นการทลายการทำงานแบบตัวใครตัวมันและเป็นการวางรากฐานสำหรับสายสัมพันธ์ที่เหนียวแน่นตั้งแต่แรกเริ่ม

   
   

คุณอาจสนใจบทความต่อไปนี้

• รูปแบบการทำงานแบบไฮบริด: ยินดีต้อนรับสู่วิธีการทำงานรูปแบบใหม่
• ประสบการณ์รูปแบบใหม่ของพนักงานในยุคหลังการแพร่ระบาดใหญ่
• ประโยชน์ 5 ข้อของการทำงานแบบไฮบริด