การมอบหมายงานคือการถ่ายโอนอำนาจและความรับผิดชอบจากบุคคลหนึ่งให้กับอีกบุคคลหนึ่ง ในแง่ของธุรกิจ การมอบหมายงานมักจะเกี่ยวข้องกับการที่ผู้จัดการหรือหัวหน้ามอบหมายงานหรือความรับผิดชอบให้แก่บุคลากรอื่น ซึ่งบุคลากรอื่นที่กล่าวถึงอาจเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีทักษะเฉพาะ สมาชิกในทีมที่มีตำแหน่งรองลงมา หรือแม้แต่ผู้ร่วมงานจากภายนอก

มีเหตุผลหลายประการที่ทำให้เกิดการมอบหมายงาน ไม่ว่าจะเป็นเพื่อให้มีเวลาทำงานในระดับที่สูงขึ้น สร้างแรงจูงใจให้ผู้อื่น นำทักษะเฉพาะมาใช้ในโปรเจ็กต์ ไปจนถึงสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าในอนาคต

การมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องใช้ความระมัดระวัง เพราะสิ่งนี้ไม่ใช่แค่การส่งผ่านภาระงานอันหนักอึ้งหรือการปัดความรับผิดชอบ แม้ว่าภาระงานจะได้รับการจัดสรรให้กับคนอื่นอย่างสมบูรณ์ แต่ทุกคนก็ยังคงมีส่วนรับผิดชอบงานโดยรวมร่วมกันอยู่

ทุกคนไม่ได้เก่งเรื่องการมอบหมายงาน แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือไม่มีใครสามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวคนเดียว ดังนั้นผู้จัดการจึงต้องเรียนรู้ศิลปะในการมอบหมายงานและกระตุ้นให้ผู้อื่นเรียนรู้สิ่งนี้ด้วยเช่นกัน

เครื่องมือการสื่อสาร กระแสงานที่มีร่วมกัน และซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์ ทำให้การมอบหมายงานในยุคนี้เป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่นั่นก็ไม่ได้หมายความว่าการมอบหมายงานจะต้องเกิดขึ้นแค่ในเวลาที่ควรทำ หรือในเวลาที่ทำได้ดีเสมอไป

การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพมีประโยชน์อย่างมากสำหรับพนักงานทุกคน ซึ่งประกอบด้วย

การให้ผู้คนในระดับต่างๆ ได้มีส่วนร่วมในงานและการตัดสินใจสามารถสร้างการมีส่วนร่วมและแรงจูงใจของพนักงาน ทำให้งานมีความน่าสนใจและท้าทายมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยส่งเสริมการเรียนรู้และการฝึกฝน เนื่องจากพนักงานไม่เพียงแค่ได้เรียนรู้วิธีทำงานใดงานหนึ่งเท่านั้น แต่ยังได้รู้วิธีรับผิดชอบ จัดการลำดับเวลา ทำงานด้วยตนเอง และจัดการผู้อื่น

การมอบหมายงานในขณะที่ยังรับผิดชอบงานโดยรวมร่วมกันและคอยเฝ้าติดตามผล ทำให้ผู้จัดการมีเวลาว่างมากขึ้น ในขณะที่พนักงานได้เรียนรู้ทักษะใหม่ด้วยวิธีที่ปลอดภัยและมีการควบคุมดูแล

เมื่อ Gallup พิจารณาซีอีโอในรายชื่อบริษัทเอกชนที่เติบโตเร็วที่สุดประจำปีของอเมริกา Gallup พบว่าผู้ที่มีแนวโน้มสูงกว่าในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพมีอัตราการเติบโตเฉลี่ย 3 ปีสูงกว่าอย่างมีนัยสำคัญ และสร้างรายได้ได้สูงกว่าผู้ที่มีแนวโน้มที่จะมอบหมายงานต่ำ

การวิจัยโดย Harvard Business Review พบว่าการมอบหมายงานให้กับหุ้นส่วนในสำนักงานกฎหมาย ทำให้ทนายความหุ้นส่วนมีรายได้มากกว่า 20% ซึ่งมากกว่าที่คาดการณ์ไว้ และทนายความชั้นนำมีรายได้เพิ่มขึ้นอย่างน้อย 50%

การมอบหมายงานเป็นโอกาสในการนำทักษะและความรู้ใหม่ๆ เข้ามาและพัฒนาทักษะที่พนักงานมีอยู่แล้ว นอกจากนี้ยังเป็นการขยายขอบเขตของแนวทางการทำงาน และป้องกันไม่ให้กระบวนการและความสัมพันธ์กับลูกค้าเกิดความล้าสมัย

การปล่อยให้งานหรือลูกค้าขึ้นอยู่กับพนักงานเพียงคนเดียวหรือทีมขนาดเล็กนั้นมีความเสี่ยง จะเกิดอะไรขึ้นหากขาดบุคลากรสำคัญหรือเกิดความไม่ลงรอยกันในทีม การมอบหมายงานทำให้โปรเจ็กต์สามารถดำเนินต่อไปได้แม้ว่าจะเกิดเหตุชะงักงันขึ้น

การได้รับหน้าที่โดยมีการสนับสนุนที่เหมาะสมชวยให้ผู้คนรู้สึกได้รับความไว้วางใจและมีคุณค่า และทำให้มีส่วนร่วมกับงานมากขึ้น ซึ่งช่วยลดอัตราการลาออกของพนักงานและรับรองว่าธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากการฝึกอบรมและการพัฒนาอาชีพ

ผู้นำและผู้จัดการที่ประสบความสำเร็จรู้ดีว่าตนไม่สามารถยืนอยู่กับที่ได้นาน หากตนต้องการเติบโตและพัฒนาไปข้างหน้า การกำหนดกรอบโครงสร้างในการเป็นผู้นำที่ไม่ขาดตอนช่วยให้มั่นใจได้ถึงความต่อเนื่อง และหมายความว่าธุรกิจจะไม่ขึ้นอยู่กับผู้นำเพียงคนเดียวหรือบุคลากรอาวุโสเพียงไม่กี่คน

การมอบหมายงานไม่ได้เหมาะกับสถานการณ์หรืองานทุกประเภท โอกาสในการมอบหมายงานที่ดีเกิดขึ้นเมื่อคุณสามารถแบ่งงานออกจากกันได้อย่างชัดเจน ซึ่งสอดคล้องกับทักษะของผู้อื่นมากที่สุด หรือในกรณีที่คุณมีพนักงานที่พร้อมจะเรียนรู้และพัฒนาทักษะใหม่ๆ

เมื่อมอบหมายงานให้กับพนักงานเป็นครั้งแรก ขอแนะนำให้เผื่อเวลาเพิ่มเติมเพื่อการฝึกฝนและสรุปข้อมูล หรือแม้กระทั่งเพื่อแก้ไขงานอีกครั้งและให้คำติชมในกรณีที่จำเป็น หากคุณมีเวลาจัดการให้เข้าที่เข้าทาง การมอบหมายงานสามารถเป็นองค์ประกอบสำคัญในกลยุทธ์เพื่อการเติบโตที่มีประสิทธิภาพได้

การมอบหมายงานที่ล้มเหลวหรือไม่มีประสิทธิภาพก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อธุรกิจ แม้จะทราบเรื่องนี้ดี แต่ผู้จัดการและผู้นำหลายคนก็ยังมองว่าการมอบหมายงานเป็นเรื่องยาก

ผู้จัดการหลายไม่สามารถมอบหมายงานได้เลย พวกเขารู้สึกว่าตนไม่สามารถปล่อยวางความรับผิดชอบได้ โดยเชื่อว่าการทำงานของตนจะเป็นไปอย่างไม่ถูกต้องหากไม่ได้ทำทุกอย่างเอง ซึ่งทำให้เกิดความรู้สึกว่า 'ต้องทำทุกอย่าง' โดยต้องทำงานตลอด 24 ชั่วโมง และแม้กระทั่งคิดว่าความสำเร็จของธุรกิจขึ้นอยู่กับตนเพียงคนเดียว

ความคิดนี้ก่อให้เกิดความเครียด ภาวะหมดไฟ ความเป็นผู้ประกอบการและความคิดสร้างสรรค์หยุดนิ่ง และสูญเสียผลิตภาพโดยรวม ท้ายที่สุดแล้ว การไม่มอบหมายงานจะนำไปสู่ภาระงานที่ไม่สามารถจัดการ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นงานที่ผู้อื่นสามารถทำได้ การที่ผู้จัดการหรือผู้นำต้องเผชิญกับปัญหาที่ดาหน้ากันเข้ามาอย่างไม่จบสิ้นเพียงลำพังทำให้เกิดสภาวะคอขวด จนทำให้ธุรกิจต้องดำเนินการในเชิงรับและไม่มีทางเป็นเชิงรุก

อีกสาเหตุหนึ่งที่ทำให้ผู้จัดการไม่สามารถมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพได้ นั่นเป็นเพราะพวกเขารู้สึกว่าการอธิบาย ติดตาม หรือแก้ไขงานต้องใช้เวลานานกว่าการลงมือทำด้วยตนเอง ผู้จัดการอาจไม่เชื่อว่าพนักงานของตนมีทักษะที่เพียงพอในการทำงานและไม่ลงทุนกับการฝึกอบรมพนักงานเหล่านั้น นอกจากนี้ พวกเขายังอาจกลัวว่าจะสูญเสียอำนาจหรือการควบคุมไป

การขาดการมอบหมายงานจะค่อยๆ ส่งผลต่อการมีส่วนร่วมและความเชื่อใจจนกลายเป็นปัญหาใหญ่ในที่สุด พนักงานมักจะมองว่าองค์กรลงทุนกับอนาคตของตนอย่างไม่เพียงพอ และอาจรู้สึกว่าตนจะไม่ได้รับโอกาสให้พัฒนาและเจริญก้าวหน้าในอาชีพการงาน

การมอบหมายงานอาจล้มเหลว หากผู้จัดการไม่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือครบถ้วนสมบูรณ์ เมื่อมอบหมายหน้าที่การทำงานให้กับพนักงานหรือทีมแล้ว แต่กลับเข้าไปจ้ำจี้จ้ำไชจะทำให้เกิดความสับสนในด้านความรับผิดชอบ ทำลายความไว้วางใจ และอาจต้องใช้แรงมากเป็น 2 เท่าเพื่อทำงานง่ายๆ

การขาดความสามารถในการมอบหมายงานนั้นเป็นปัญหาที่พบได้ทั่วไป การศึกษาเกี่ยวกับการบริหารจัดการเวลาพบว่า ครึ่งหนึ่งของบริษัทที่ตอบแบบสำรวจมีความกังวลเกี่ยวกับทักษะการมอบหมายงานของพนักงาน

แต่มีบริษัทเพียง 28% เท่านั้นที่จัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีมอบหมายงาน คำถามคือ คุณจะมอบหมายงานอย่างถูกต้องได้อย่างไร และนี่คือสุดยอดเคล็ดลับจากเรา

เมื่อธุรกิจเติบโตและพัฒนา งานและภาระงานก็เพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตัว ผู้จัดการจำเป็นต้องเผื่อพื้นที่ว่างไว้สำหรับนวัตกรรมและความคิดสร้างสรรค์เพื่อทำให้ธุรกิจสามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ซึ่งการปล่อยวางงานที่ผู้อื่นก็สามารถทำได้ดีเช่นกันถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการสร้างพื้นที่ดังกล่าว

จะดีกว่าไหมหากคุณรวมการมอบหมายงานเข้ากับกลยุทธ์ทางธุรกิจ แทนที่จะมองว่าเป็นวิธีแก้ปัญหาภาระงานที่ไม่สามารถจัดการได้หรือใช้เมื่อเกิดวิกฤตกะทันหัน มองหาวิธีทำให้การมอบหมายงานกลายเป็นเรื่องปกติแทนที่จะเป็นที่พึ่งสุดท้าย สื่อสารให้พนักงานทราบว่าตนสามารถอาสาหรือก้าวขึ้นมาได้ หากรู้สึกว่าตนสามารถรับผิดชอบได้มากขึ้นอีกระดับ

พิจารณางานและไทม์ไลน์ พร้อมกับระบุว่างาน โปรเจ็กต์ และความรับผิดชอบใดที่สามารถมอบหมายให้ผู้อื่นทำได้อย่างปลอดภัยและเกิดขึ้นได้จริง

แพลตฟอร์มกระแสงานออนไลน์ ซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์ การรายงาน และการติดตามผล รวมไปถึงโปรแกรมการทำงานร่วมกันในทีมล้วนมีให้ใช้งานเพื่อทำให้การมอบหมายงานง่ายขึ้น การลงทุนในเทคโนโลยีเหล่านี้จะแสดงให้ทีมเห็นว่าคุณตั้งใจสร้างวัฒนธรรมการมอบหมายงานอย่างจริงจัง เครื่องมือเหล่านี้ยังช่วยให้คุณสร้างการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบประสิทธิภาพ และติดตามผลความสำเร็จได้ ซึ่งถือเป็นการวางรากฐานสำหรับการมอบหมายงานในอนาคต

เตรียมพร้อมสำหรับการมอบหมายงาน โดยการให้เวลาที่เพียงพอสำหรับการสรุปข้อมูลและตรวจสอบความเข้าใจ นอกจากนี้ คุณต้องทำให้เห็นห่วงโซ่ของหน้าที่และความรับผิดชอบอย่างชัดเจน

รู้จักจุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงานแต่ละคน และวางกลยุทธ์การมอบหมายงานที่ทำให้พนักงานมีอิสระในการใช้ทักษะและความสามารถให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในขณะที่คุณยังให้การสนับสนุนเมื่อถึงยามจำเป็น

กำหนดขอบเขตที่คุณดูแลความรับผิดชอบโดยรวมและสิ่งที่คุณคาดหวังให้ผู้อื่นทำให้ชัดเจน สร้างโครงสร้างการรายงานที่ทำให้ผู้คนสามารถทำงานได้อย่างอิสระด้วยความคิดริเริ่มของตนเอง แต่ยังต้องคอยตรวจสอบว่าการตั้งคำถามหรือรายงานปัญหาจะเป็นไปอย่างชัดเจนและทันท่วงที

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนพึงพอใจกับระดับของความรับผิดชอบ ภาระงาน การติดตาม การรายงาน และเป้าหมายของงานนี้

กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายขององค์กร ตัดสินใจเลือกระดับของการรายงานและการโต้ตอบที่คุณวางแผนจะใช้ และมั่นใจว่าทุกคนจะเข้าใจสิ่งที่คาดหวัง จากนั้นจึงยืนยันและตกลงกำหนดเวลาและเป้าหมาย

อธิบายถึงสาเหตุที่คุณมอบหมายงานหรือโปรเจ็กต์หนึ่งๆ รวมถึงกำหนดอิสระในการทำงานที่คุณวางแผนมอบให้อย่างชัดเจน เมื่อมีลูกค้าเข้ามาเกี่ยวข้อง คุณต้องแน่ใจว่าลูกค้าจะเข้าใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานใดบ้าง

ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและเคล็ดลับหรือแหล่งข้อมูลช่วยเหลือที่มีอยู่ แต่คุณต้องห้ามใจไม่ให้ลงรายละเอียดในขั้นตอนการทำงานทุกขั้นตอน

ข้อนี้มักเป็นส่วนที่ยากที่สุดของการมอบหมายงาน แต่ก็เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้การมอบหมายงานมีประสิทธิภาพ แม้การยื่นมือเข้าไปแทรกแซงในระหว่างโปรเจ็กต์ที่มีการมอบหมายงานจะเป็นเรื่องที่คุณอยากทำแค่ไหนก็ตาม คุณก็ควรเว้นระยะห่างและปล่อยให้พนักงานหรือทีมเข้าหาคุณเมื่อเกิดปัญหาที่ต้องแก้ไขหรือเมื่อพวกเขาไม่แน่ใจ ปล่อยให้คนอื่นเป็นผู้นำในขณะที่คุณยังคงมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

เตรียมตัวให้พร้อมตอบคำถาม แต่พยายามทำในบริบทของการมอบหมายงานแทนที่จะเปรียบเทียบกับวิธีการของคุณ

สร้างความเชื่อมั่นและความไว้วางใจผ่านการแสดงความเห็น ซึ่งการแสดงความเห็นควรเป็นสิ่งพื้นฐานที่ไม่ใช่ทำเฉพาะเมื่อส่งงาน แต่ควรทำเมื่อทีมหรือบุคลากรกำลังรับผิดชอบในหน้าที่ของตนด้วย ยอมรับและเรียนรู้จากความผิดพลาดแล้วส่งต่อความรู้ออกไปในเชิงบวก พยายามไม่เปรียบเทียบวิธีการจัดการงานของผู้อื่นกับวิธีของคุณ และเน้นไปที่การเสริมแรงทางบวกแทน แนวทางนี้จะทำให้ทีมของคุณมีความมั่นใจและทักษะเพื่อการทำงานใหม่ในอนาคต

อ่านต่อ:

• 9 วิธีในการพัฒนาทักษะการทำงานเป็นทีม
• ทำให้การทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมมีประสิทธิภาพ
• วิธีสร้างความร่วมมือในทีม