การทำงานร่วมกันที่มีความคล่องตัว (Agile) คืออะไร
หากคุณคิดว่า Agile นั้นหมายถึงซอฟต์แวร์ ลองคิดใหม่อีกที เพราะสิ่งนี้คือรูปแบบการทำงาน แถมโดยธรรมชาติแล้วยังเชื่อมโยงกับการทำงานร่วมกันอีกด้วย มาดูกันว่าแนวคิดแบบ Agile จะช่วยให้บุคลากรของคุณสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างไรบ้าง
รวดเร็ว มีการตอบสนอง มีประสิทธิภาพ ข้ามสายงาน ทั้งหมดนี้คือคุณลักษณะของสภาพแวดล้อมในการทำงานที่มีความคล่องตัว แต่สิ่งใดกันที่ผลักดันให้เกิดความคล่องตัว คำตอบที่แท้จริงนั้นอยู่ที่การทำงานร่วมกันเป็นทีม ซึ่งเป็นรากฐานของการทำงานแบบ Agile ที่ประสบความสำเร็จ
McKinsey ระบุว่า เครือข่ายของทีมที่มีอำนาจในการตัดสินใจ โดยทำงานอย่างสอดประสานกัน มีความโปร่งใส และทำงานร่วมกันนั้นเป็นหนึ่งใน "5 ลักษณะสำคัญขององค์กรที่มีความคล่องตัว" เรามาสำรวจสิ่งเหล่านี้เพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อยกัน
แก้งานยุ่งได้ไม่ยากด้วย Workplace
ไม่ว่าคุณจะต้องการแจ้งให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับการกลับสู่ที่ทำงาน หรือนำวิธีการทำงานแบบผสมผสานไปปรับใช้ Workplace ก็สามารถทำให้การทำงานเป็นเรื่องง่ายขึ้นได้
แนวคิดที่มีความคล่องตัว (Agile) คืออะไร
กระบวนวิธีที่มีความคล่องตัว (Agile) ถูกนำมาใช้เป็นครั้งแรกโดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์ผู้ตระหนักถึงคุณค่าใน "คนและการมีปฏิสัมพันธ์กันมากกว่าการทำตามขั้นตอนและเครื่องมือ" และ "การร่วมมือทำงานกับลูกค้ามากกว่าการต่อรองให้เป็นไปตามสัญญา" ซึ่งการทำงานแบบ Agile นี้นับเป็นเทคนิคการจัดการโปรเจ็กต์ที่มีประสิทธิภาพและได้รับความนิยมกันในปัจจุบัน ดังจะเห็นได้จากองค์กรที่นำแนวคิดแบบ Agile มาใช้ในโปรเจ็กต์ของตนเองมีสัดส่วนถึง 71% ด้วยกัน
แนวคิดแบบ Agile นั้นเกี่ยวข้องกับการลดความซับซ้อนของขั้นตอนต่างๆ และรวมทีมงานจากหลากหลายฝ่ายเข้าด้วยกัน ซึ่งแตกต่างจากโครงสร้างองค์กรแบบเดิมๆ การทำลายรูปแบบการทำงานแบบตัวใครตัวมันและส่งเสริมให้พนักงานมีอำนาจในการตัดสินใจสิ่งต่างๆ จะช่วยให้องค์กรได้ก้าวข้ามขีดความสามารถที่ตนมีอยู่ โดยสามารถวัดผลได้จากประสิทธิภาพในการทำงานและผลลัพธ์ที่ได้
ทีมที่ทำงานแบบ Agile จะแบ่งตัวงานออกเป็นกรอบเวลาสั้นๆ ที่มาพร้อมกับเป้าหมายเล็กๆ ที่มีความชัดเจน หรือที่เราเรียกว่า "Sprint" ซึ่งแต่ละ Sprint ก็จะมีส่วนผลักดันให้เกิดงานนำส่งในภาพรวมของโปรเจ็กต์นั้นๆ ด้วย
Sprint มีอยู่ด้วยกัน 4 ขั้น ได้แก่
- วางแผน
- พัฒนา
- ปรับใช้
- ประเมินผล
ทีมต่างๆ จะทำงานร่วมกันให้ทันกำหนดการ Sprint โดยบุคลากรที่มีความเกี่ยวข้องกันก็จะทำงานร่วมกันในงานนั้นๆ และเมื่อแต่ละ Sprint ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โปรเจ็กต์ในภาพรวมก็ยิ่งมีแนวโน้มจะนำส่งได้ทันเวลาและมีมาตรฐานที่สูง สิ่งที่แต่ละทีมได้เรียนรู้จาก Sprint แต่ละครั้งจะถูกประเมินผลและนำไปใช้ใน Sprint ครั้งถัดไป จึงทำให้สามารถพัฒนาโปรเจ็กต์ให้รับมือกับความท้าทายต่างๆ ตลอดการทำงานได้
Agile เป็นแนวคิดแบบใหม่ในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายของโปรเจ็กต์ ในขณะที่การทำงานแบบเดิมๆ มักใช้แนวทางแบบเป็นเส้นตรงที่ดำเนินการตามลำดับขั้นตอนที่ตายตัว แต่การทำงานแบบ Agile จะเน้นการทำงานร่วมกันและความยืดหยุ่น รวมถึงการตรวจสอบและนำความเห็นไปปรับใช้ แทนจะที่วางแผนล่วงหน้าแล้วยึดติดกับแผนดังกล่าวไปตลอด
การให้ความยืดหยุ่นเป็นหัวใจสำคัญของโปรเจ็กต์ทำให้แนวคิดแบบ Agile เป็นวิธีการทำงานในอุดมคติสำหรับองค์กรที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับรูปแบบการทำงานแบบใหม่อย่างการทำงานแบบไฮบริดและการทำงานจากทางไกล เนื่องจากการวางแผนท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องนั้นเป็นเรื่องที่ท้าทาย ดังนั้น การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ต่างๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็น และยิ่งในปัจจุบันที่การทำงานจากทางไกลและแบบไฮบริดได้รับการยอมรับให้เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศในการทำงานไปแล้ว โปรเจ็กต์ที่มีความคล่องตัวจึงมีความได้เปรียบกว่าในแง่ของการส่งเสริมให้เกิดการทำงานร่วมกันโดยส่งผลให้เกิดการหยุดชะงักน้อยที่สุด
หลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวคิดแบบ Agile มีอะไรบ้าง
แนวคิดแบบ Agile ได้ค่อยๆ พลิกโฉมวิธีที่องค์กรต่างๆ คิดและลงมือทำ โดยต่อไปนี้คือหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวคิดแบบ Agile ที่จะเป็นประตูไปสู่การทำงานร่วมกัน ผลิตภาพ และการนำส่งงานที่เร็วยิ่งขึ้น
การฝึกอบรมพนักงานใหม่ที่มีประสิทธิภาพ
แนวคิดนี้จะส่งเสริมให้เกิดการเฝ้าติดตามและให้คำแนะนำที่จะช่วยให้คุณมั่นใจว่า สมาชิกในทีมคนใหม่จะได้ทำความคุ้นเคยกับกระบวนการแบบ Agile และคุณได้ตั้งความคาดหวังไว้ก่อนจะให้สมาชิกใหม่นี้เข้ามามีส่วนร่วมในโปรเจ็กต์
ความเป็นอิสระของทีม
การมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนและให้แต่ละทีมได้จัดระเบียบและจัดการงานในส่วนของตนเองจะช่วยให้ทีมมีอิสระมากขึ้นในการทำงานให้บรรลุเป้าหมายและก้าวข้ามอุปสรรคต่างๆ
ความชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการทำงานและเหตุผลใดจึงใช้ได้ผล
ค่านิยมแบบ Agile นั้นขึ้นอยู่กับตัวบุคคล ดังนั้น สมาชิกในทีมจำเป็นต้องเข้าใจวิธีการทำงานแบบ Agile และเชื่อมั่นใจประโยชน์ที่ตนจะได้รับ จึงจะทำให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีผลิตภาพสูงสุด
การให้ความสำคัญกับการดำเนินการ
การทำงานแบบ Agile แต่ละครั้งจะโฟกัสไปที่การทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้นมากกว่าการติดอยู่กับการวางแผนล่วงหน้า
การส่งเสริมให้เกิดการลองเสี่ยงและทดลองทำสิ่งต่างๆ
การทำงานหรือ Sprint แต่ละครั้งจะมุ่งไปที่งานที่ได้รับมอบหมายหรืองานนำส่งเพียงชิ้นเดียว จึงทำให้ทีมมีโอกาสได้ลองเสี่ยงและสร้างนวัตกรรมโดยปราศจากความเสี่ยงที่จะล้มเหลวและส่งผลกระทบต่อไทม์ไลน์การทำงานในภาพรวม
การเปิดรับความเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาไปข้างหน้า
หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของแนวคิดแบบ Agile คือความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัว ทีมต่างๆ สามารถเรียนรู้จาก Sprint แต่ละครั้งและนำโซลูชั่นที่ปรับปรุงใหม่ล่าสุดนี้ไปใช้กับทั้งโปรเจ็กต์ รวมถึงโปรเจ็กต์ในอนาคตได้
การทำงานร่วมกันเป็นทีมโดยใช้แนวคิดแบบ Agile
เมื่อคุณนำหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของแนวคิดแบบ Agile ไปใช้งานแล้ว คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าทีมที่มีความล่องตัวนี้จะสามารถทำงานร่วมกันได้ ทั้งนี้ หลักสำคัญของการทำงานร่วมกันแบบ Agile นั้นพัฒนามาจากการมีปฏิสัมพันธ์และการสื่อสารกันภายในทีม
วิธีการแบบ Agile จะส่งเสริมให้มีการประชุมเพื่อพูดคุยกันเป็นเวลา 15 นาทีทุกวัน หรือที่เรียกว่า 'Scrum' โดยการประชุมเพื่อวางแผน ตรวจสอบ และประเมินผล Sprint นั้นจะเจาะลึกไปที่ส่วนต่างๆ ของโปรเจ็กต์มากยิ่งขึ้น โดยที่กลุ่มย่อยแต่ละกลุ่มก็จะโฟกัสไปที่งานของตน อีกทั้งทีมต่างๆ ยังขอคำปรึกษาจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายสำคัญเป็นประจำเพื่อให้มั่นใจว่าโปรเจ็กต์ดังกล่าวจะดำเนินการตามลำดับความสำคัญทางธุรกิจ
เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งที่จะช่วยให้ทีมต่างๆ ทำงานร่วมกันได้ โดยเครื่องมือเหล่านั้นประกอบด้วย
- แดชบอร์ดสำหรับทำงานร่วมกันเพื่อติดตามงานและให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานย่อยๆ ที่เป็นส่วนหนึ่งของโปรเจ็กต์ในภาพรวม
- เครื่องมือการสื่อสารที่เชื่อมต่อสมาชิกในทีมแต่ละคน ซึ่งรวมถึงพนักงานในออฟฟิศและบุคลากรหน้างานเข้าด้วยกันไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดบนโลกนี้ก็ตาม โดยเครื่องมือชิ้นนี้จะยิ่งทวีความสำคัญเมื่อองค์กรทำงานแบบไฮบริด ทั้งยังหมายความว่าทีมต่างๆ สามารถทำงานได้จากทั่วโลกโดยมีอุปสรรคน้อยลงอีกด้วย
- เครื่องมือแชร์ไฟล์เพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นได้
- เครื่องมือผสานการทำงานเพื่อรวมซอฟต์แวร์และแอพพลิเคชั่นทั้งหมดเข้าด้วยกัน ทำให้ไม่เสียเวลาในการสลับใช้งานไปมา
- เครื่องมือติดตามความคืบหน้าเพื่อช่วยให้ผู้จัดการโปรเจ็กต์สามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและทำให้ทีมต่างๆ ดำเนินงานได้ตามกำหนดการด้วยการติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
ข้อดีของการทำงานร่วมกันแบบ Agile
92% ของผู้บริหารระดับอาวุโสเชื่อว่าความคล่องตัวขององค์กรเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ และนี่คือวิธียอดนิยมที่จะทำให้องค์กรของคุณได้รับประโยชน์จากการทำงานร่วมกันแบบ Agile
รับมือกับความท้าทายทางธุรกิจ
องค์กรขนาดใหญ่มักจะประสบปัญหาคอขวด แต่ละทีมทำงานแยกจากกัน และการขาดการสื่อสาร การทำงานแบบ Agile นี้จะช่วยสร้างสถานที่ทำงานที่เปิดกว้างและเข้าถึงได้ง่ายเพื่อให้บุคลากรสามารถระบุและจัดการกับอุปสรรคทางธุรกิจได้ง่ายยิ่งขึ้น
หลีกเลี่ยงการทำงานแบบตัวใครตัวมัน
เมื่อแต่ละทีมในโปรเจ็กต์ทำงานแยกจากกัน การแบ่งปันไอเดียและข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้ยาก การทำงานร่วมกันแบบ Agile จึงช่วยในการเชื่อมบุคลากรที่เหมาะสมในแต่ละกลุ่มให้ทำงานร่วมกันในงานชิ้นนั้นๆ ทำให้เกิดการทำงานร่วมกันแบบข้ามทีมและผลิตภาพที่ดียิ่งขึ้น
ระบุว่างานชิ้นใดที่มีความสำคัญ
การแบ่งโปรเจ็กต์ที่มีความซับซ้อนให้กลายเป็น Sprint ย่อยๆ จะช่วยให้ทีมเข้าใจไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์และงานที่ต้องทำให้เสร็จตามไทม์ไลน์มากยิ่งขึ้น ซึ่งหมายความว่า ผู้จัดการโปรเจ็กต์จะรู้ได้ว่าต้องจัดลำดับความสำคัญงานชิ้นใดทั้งในช่วงเริ่มต้นและระหว่างที่ทำโปรเจ็กต์
ช่วยให้ทีมได้เปรียบในการแข่งขัน
การทำงานร่วมกันแบบ Agile ช่วยให้ผลิตภัณฑ์และบริการต่างๆ ออกสู่ตลาดได้เร็วยิ่งขึ้น ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญในการนำหน้าคู่แข่ง นอกจากนี้ การทำงานรูปแบบดังกล่าวยังสามารถกระตุ้นการมีส่วนร่วมของพนักงาน ซึ่งในทางกลับกันก็จะช่วยสร้างประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น ส่งผลให้ทีมทำงานได้อย่างชาญฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น
ปรับปรุงและพัฒนา
Sprint แต่ละครั้งจะประกอบไปด้วยขั้นตอนการตรวจสอบและประเมินผล ทำให้โปรเจ็กต์สามารถพัฒนาไปได้เรื่อยๆ ในระหว่างที่คุณทำงาน ไม่ใช่แค่ในตอนท้าย โดยทีมสามารถนำโซลูชั่นล่าสุดไปใช้งานและทดสอบ และหากประสบความสำเร็จ พวกเขาก็สามารถเพิ่มโซลูชั่นนี้ลงใน Sprint ครั้งถัดไปเพื่อให้โปรเจ็กต์พัฒนาไปอย่างต่อเนื่องได้
สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยสำหรับแบกรับความเสี่ยง
การทำงานภายใต้ Sprint ที่ให้ความสำคัญกับงานที่กำหนดโดยเฉพาะในกรอบเวลาที่สั้นลง หมายความว่าแต่ละทีมจะมีอิสระมากขึ้นในการแบกรับความเสี่ยงที่สร้างผลกระทบเพียงเล็กน้อย ซึ่งหากทีมไม่ได้รับประโยชน์ใดเลย ความเสี่ยงดังกล่าวก็จะไม่ส่งผลต่อโปรเจ็กต์ในภาพรวมมากนัก แต่ในกรณีที่เกิดผลกระทบอย่างมาก ทีมต่างๆ ก็มีโอกาสใหม่ๆ ให้ได้ปรับปรุงสิ่งต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้นด้วยเช่นกัน
อธิบายการทำงานร่วมกันแบบ Agile ให้เข้าใจง่าย
Agile ไม่ใช่แค่กระบวนวิธี แต่ยังเป็นแนวคิดด้วย ส่วนการทำงานร่วมกันคือวิถีของการแสดงออกถึงตัวตนและการลงมือทำ ทั้งยังเกี่ยวข้องกับการให้คุณค่ากับตัวบุคคล ตลอดจนการวัดความสำเร็จในแง่ของประสิทธิภาพและผลลัพธ์มากกว่าเรื่องของเวลาและความพยายามของแต่ละบุคคล
ทีมสามารถแบ่งงานออกเป็น Sprint เล็กๆ ที่มีกำหนดให้ส่งมอบงานที่เจาะจงในระยะเวลาสั้นๆ ซึ่งจะเป็นการลดความยุ่งยากของขั้นตอนการทำงานและส่งเสริมให้เกิดการสร้างสรรค์ผลงานออกมาตามเป้าหมาย การทำงานที่มีการปรับปรุงอยู่เรื่อยๆ เช่นนี้เป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง โดยเฉพาะกับทีมที่ทำงานแบบข้ามฝ่ายที่สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น มีอิสระมากยิ่งขึ้น และทำงานใกล้ชิดกันมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้ การทำงานแบบ Agile ร่วมกับเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันที่มีให้ใช้งานยังสามารถทำได้ง่ายกว่าแต่ก่อนอีกด้วย แดชบอร์ด การแชร์ไฟล์ การติดตามความคืบหน้า และการผสานการทำงานกับแอพพลิเคชั่น ทั้งหมดนี้จะเชื่อมต่อผู้คนที่เหมาะสมเข้ากับเทคโนโลยีที่ใช่ได้อย่างราบรื่น ทำให้ขั้นตอนการทำงานกลายเป็นพื้นที่ที่เปิดให้มีการแบ่งปันไอเดียกัน แทนที่จะปิดกั้นเอาไว้
แม้ว่าการทำงานร่วมกันแบบ Agile จะเริ่มต้นจากการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าแนวคิดนี้จะมีไว้สำหรับองค์กรในสายเทคโนโลยีแต่เพียงอย่างเดียว
แนวคิดดังกล่าวเป็นวิธีที่ชาญฉลาดยิ่งขึ้นในการจัดการโปรเจ็กต์และยังใช้ได้กับอุตสาหกรรมต่างๆ ทั่วโลกอีกด้วย ในยุคสมัยแห่งการทำงานจากทางไกลและแบบไฮบริด การทำงานร่วมกันแบบ Agile นี้สามารถช่วยให้บุคลากรและทีมต่างๆ ปรับตัวให้สอดรับกับความท้าทายทางเศรษฐกิจและความท้าทายของผู้บริโภคได้ สิ่งเหล่านี้คือโซลูชั่นที่จะมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจในอีกหลายเดือนและหลายปีต่อจากนี้
หัวข้อที่คุณอาจสนใจ
เชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
รับข่าวสารและข้อมูลเชิงลึกล่าสุดจากบุคลากรหน้างาน
เมื่อส่งแบบฟอร์มนี้ จะถือว่าคุณยินยอมที่จะรับการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับการตลาดจาก Facebook ซึ่งประกอบด้วยข่าวสาร กิจกรรม ข้อมูลอัพเดต และอีเมลส่งเสริมการขาย โดยคุณสามารถถอนความยินยอมและเลิกรับอีเมลดังกล่าวได้ทุกเมื่อ นอกจากนี้ คุณยังรับทราบว่าได้อ่านและยอมรับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวบน Workplace แล้ว
