จริงอยู่ที่การดำเนินงานโปรเจ็กต์ร่วมกับบริษัทอื่นอาจทำให้คุณได้รับผลประโยชน์ แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทุกสิ่งทุกอย่างจะดำเนินไปอย่างราบรื่นเมื่อต้องทำงานในกลุ่มที่มีหลายบริษัท ทว่าการมีเครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับทีมที่มีการผสานการทำงานเข้าด้วยกันสามารถเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ มาดูวิธีการกัน

เมื่อต้องทำงานร่วมกับบริษัทอื่นๆ หรือทำงานในทีมที่มาจากหลากหลายฝ่าย แน่นอนว่าความแตกต่างในด้านวัฒนธรรม บทบาทหน้าที่ และวิธีการทำงานล้วนก่อให้เกิดความท้าทายอยู่แล้ว

ยิ่งถ้าหากระบบการทำงานร่วมกัน ระบบการแชร์ความรู้ และระบบการจัดเก็บเอกสารไม่สามารถใช้งานด้วยกันได้ ก็ย่อมเป็นอุปสรรคอีกอย่างหนึ่งที่ทำให้ทีมที่มีคนจากหลายบริษัททำงานไม่สำเร็จลุล่วง

แม้ว่าจะต้องทำงานร่วมกับองค์กรอื่น แต่ผู้คนก็ไม่ได้อยากที่จะเรียนรู้และนำเอาแอพพลิเคชั่นที่ไม่คุ้นเคยจำนวนมากมาใช้แบบเสียไม่ได้เพียงเพื่อทำงานให้สำเร็จ ในทางกลับกัน พวกเขาคาดหวังให้ที่ทำงานมีการสื่อสารผ่านเทคโนโลยีที่ราบรื่นและใช้งานได้อย่างง่ายดายเหมือนกับที่พวกเขาใช้ในชีวิตประจำวัน

ดังนั้นเมื่อคุณเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกัน คุณต้องมองหาเครื่องมือที่ใช้งานร่วมกับแอพพลิเคชั่นขององค์กรอื่นๆ ได้อย่างไม่สะดุดเพื่อมอบประสบการณ์การทำงานต่อไปนี้

การใช้งานบนมือถือแบบครบจบในที่เดียว

เนื่องจากพนักงานมีการกระจายตัวกันอยู่ตามสถานที่ตั้งต่างๆ ของบริษัท อีกทั้งยังมีการทำงานจากที่บ้านและการทำงานนอกสำนักงาน ปัจจัยเหล่านี้เป็นเหตุให้คุณต้องจัดเตรียมข้อมูลให้พร้อมใช้งานได้ในที่เดียว รวมถึงต้องใช้งานได้จากทุกที่และทุกเวลาที่ผู้คนต้องการเข้าถึงอีกด้วย ดังนั้นสิ่งที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือการทำงานร่วมกันคือเครื่องมือนั้นต้องสามารถใช้งานบนมือถือได้

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ

การใช้กลุ่มที่มีหลายบริษัทบน Workplace ช่วยให้ทีมมีพื้นที่ในการแชร์ความรู้และทำงานในโปรเจ็กต์ร่วมกับทีมภายนอก พาร์ทเนอร์ ซัพพลายเออร์ และลูกค้าได้อย่างปลอดภัย และเนื่องจากคุณสามารถเลือกระดับสิทธิ์การเข้าถึงของผู้คนในกลุ่ม รวมถึงสิ่งที่คุณต้องการแชร์ได้ คุณจึงควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้มากน้อยแค่ไหนบ้าง

วิธีจัดเก็บ แชร์ และเข้าถึงเอกสารแบบที่ทุกคนสามารถใช้งานร่วมกันได้

การเข้าถึงเอกสารอย่างง่ายดายโดยไม่ต้องวุ่นวายกับการเข้าสู่ระบบซ้ำหลายๆ ครั้งเป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานของทีมมีประสิทธิภาพ

กลุ่มที่มีหลายบริษัทมาพร้อมกับฟีเจอร์การแชร์เอกสารและความคิดเห็นแบบเธรดที่ใช้งานง่าย ดังนั้นทุกคนไม่ว่าจะเป็นคนในหรือนอกบริษัทก็จะสามารถติดตามข่าวสารล่าสุดได้เสมอ

Workplace ช่วยให้สมาชิกของกลุ่มที่มีหลายบริษัทสามารถทำงานร่วมกันในเอกสารได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถสร้างกลุ่มสำหรับทีมขึ้นมา จากนั้นจึงแนบลิงก์ที่เชื่อมโยงไปยังโฟลเดอร์ต่างๆ จากเครื่องมือจัดเก็บข้อมูล เช่น Box, Dropbox หรือ Microsoft OneDrive และแชร์กับเพื่อนร่วมงานของคุณได้

วิธีนี้ทำให้ผู้คนสามารถแสดงความคิดเห็นและแก้ไขสิ่งต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ซึ่งรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากกว่าการขอความเห็นเป็นรายบุคคล

การพูดคุยและทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย

การต้องรอตอบคำถามซ้ำๆ อาจทำให้คุณเสียเวลาได้ แต่การผสานการทำงาน Workplace เข้ากับเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ จะทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้

ตัวอย่างเช่น การผสานการทำงานกับ Jira Cloud ช่วยให้สมาชิกในกลุ่มสามารถแชร์และพูดคุยเกี่ยวกับงานบน Jira ได้ โดยทีมจะสามารถอ่านและตอบความคิดเห็นเกี่ยวกับรายละเอียดของงานได้โดยตรงในกลุ่มบน Workplace ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ผู้คนประหยัดเวลาเนื่องจากไม่ต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่างๆ

ใช้ข้อมูลเชิงลึกและความเห็นให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความเห็นจากผู้เข้าร่วมจะช่วยให้คุณเรียนรู้จากโปรเจ็กต์ที่ทำร่วมกันหลายบริษัทได้อย่างเต็มที่ ตัวอย่างเช่น การผสานการทำงาน Workplace เข้ากับ Survey Monkey จะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลเชิงลึกและแชร์ข้อมูลเหล่านั้นไปทั่วทั้งองค์กรได้อย่างง่ายดาย

ลดความซับซ้อนของขั้นตอนต่างๆ

การเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องทั่วๆ ไป เช่น การลาพักร้อน อาจจะไม่ใช่เรื่องน่าตื่นเต้นอะไร แต่ก็มีความสำคัญต่อการจัดระเบียบทีม ดังนั้นการมีเครื่องมือที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณปรับปรุงเรื่องเล็กน้อยแต่สำคัญเหล่านี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ Workplace ได้การผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การจัดการทุนมนุษย์และซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเพื่อให้พนักงานค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

มีความเข้าใจบทบาทขององค์กรและบทบาทของคนในทีม

การทำความรู้จักคนจากองค์กรอื่นๆ หรือคนในทีมที่ตั้งขึ้นมาใหม่จากภาคส่วนต่างๆ ของธุรกิจเดียวกันอาจเป็นเรื่องยุ่งยากสักหน่อย ดังนั้นเราขอแนะนำให้ใช้แผนภูมิองค์กรใน Workplace ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกในทีมมองเห็นภาพรวมได้ทันทีว่าใครมีหน้าที่อะไร

วิธีนี้จะช่วยให้ทีมสามารถก้าวข้ามความท้าทายของการทำงานร่วมกันข้ามบริษัทได้ดียิ่งขึ้นด้วย