การถ่ายทอดความรู้คืออะไรและสามารถดำเนินการได้อย่างไรบ้าง
คุณอาจสูญเสียความรู้อันมีค่าขององค์กรไป หากไม่มีกระบวนการถ่ายทอดความรู้ที่เหมาะสม เช่นนั้นแล้วก็มาดูวิธีทำความเข้าใจเกี่ยวกับการถ่ายทอดความรู้และวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพกัน
การถ่ายทอดความรู้คืออะไร
การถ่ายทอดความรู้คือวิธีที่คุณแบ่งปันหรือเผยแพร่ความรู้และความเชี่ยวชาญภายในองค์กรด้วยจุดประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหา เพิ่มประสิทธิภาพ และส่งเสริมความร่วมมือในทีม
และในบริบทของธุรกิจ การถ่ายทอดความรู้คือวิธีที่คุณใช้เพื่อกระจายข้อมูลอันมีค่าของบริษัท การเรียนรู้ และทักษะจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง ในทางปฏิบัติแล้ว นั่นหมายถึงการหาวิธีจัดระเบียบข้อมูลดังกล่าว การทำให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นเข้าถึงได้และมีความเกี่ยวข้อง และการนำข้อมูลดังกล่าวไปยังบุคคลที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม
การทำให้เกิดการถ่ายทอดความรู้ที่มีประสิทธิภาพไปยังพนักงานใหม่เป็นกุญแจสำคัญ แต่การรักษาความรู้ขององค์กรที่ไหลผ่านบริษัทของคุณนั้นเป็นกระบวนการที่ต่อเนื่อง นี่คือสาเหตุว่าทำไมการถ่ายทอดความรู้จึงมีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ และวิธีทำให้การถ่ายทอดความรู้ดำเนินต่อไปตลอดวงจรการจ้างงาน
เหตุใดการถ่ายทอดความรู้จึงสำคัญ
การถ่ายทอดความรู้ให้ประโยชน์ในด้านความต่อเนื่องด้วยการรับรองว่าการเรียนรู้และความเชี่ยวชาญจะถูกเก็บไว้และแบ่งปันภายในบริษัท และไม่สูญหายไปเมื่อพนักงานลาออก ข้อมูลอันมีค่าสามารถเข้าถึงและทำความเข้าใจได้โดยแผนกต่างๆ และสร้างขึ้นจากการทำงานร่วมกัน แทนที่จะถูกเก็บไว้อย่างแน่นหนาในมือของพนักงานคนใดคนหนึ่ง
ระบบถ่ายทอดความรู้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลโดยการทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ตลอดเวลา เรื่องนี้ยิ่งมีความสำคัญเป็นพิเศษเมื่อเราเปลี่ยนมาใช้วิธีทำงานแบบยืดหยุ่นและการทำงานทางไกลมากขึ้น
ช่วยให้ทีมสามารถแบ่งปันประสบการณ์ในสิ่งที่ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล เพื่อให้พนักงานสามารถเรียนรู้ร่วมกันจากความสำเร็จและข้อผิดพลาดของกันและกัน นอกจากนี้ยังสามารถส่งเสริมนวัตกรรมที่ยิ่งใหญ่กว่า ด้วยการเปิดปัญหาหรือโอกาสให้กับทีมที่มีชุดทักษะที่แตกต่างกัน รวมถึงแนวคิดและมุมมองที่กว้างขึ้น
พนักงานจะได้รางวัลจากการถ่ายทอดความรู้เป็นสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ส่งเสริมการพัฒนาวิชาชีพของตน และการสนับสนุนให้พนักงานแบ่งปันความสำเร็จของเพื่อนร่วมทีม ตลอดจนการรู้สึกว่าได้รางวัลตอบแทนจากคุณค่าและความเชี่ยวชาญของตนเอง สามารถช่วยปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงานได้
ตัวอย่างการถ่ายทอดความรู้
เคล็ดลับบางส่วนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณใช้วิธีการถ่ายทอดความรู้ที่มีประสิทธิผลในทุกขั้นตอนของวงจรการจ้างงานได้
ช่วงแรกเริ่มที่พนักงานเข้ามาในองค์กรของคุณ
เริ่มต้นทำงาน: การถ่ายทอดความรู้ของบริษัทเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการฝึกอบรม สมาชิกแต่ละคนในทีมควรใช้เวลาร่วมกับพนักงานใหม่เพื่ออธิบายและสาธิตงานที่พนักงานต้องทำ แม้ว่าพนักงานคนดังกล่าวจะไม่ได้ทำงานกับตนโดยตรงก็ตาม
แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับคนในแผนกต่างๆ และจัดให้พวกเขาใช้เวลาอยู่ด้วยกันบ้าง วิธีนี้จะช่วยให้พนักงานมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรของคุณได้อย่างรอบด้าน
การฝึกสอน:การกำหนดพี่เลี้ยง ให้กับพนักงานใหม่ทุกคน เป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยส่งเสริมการถ่ายทอดความรู้ให้กับพนักงานใหม่ คุณอาจจะดำเนินการอย่างไม่เป็นทางการโดยให้พนักงานใหม่ติดตามพนักงานที่อาวุโสกว่าเพื่อเรียนรู้การทำงาน หรือดำเนินการอย่างเป็นทางการด้วยการบรรจุการฝึกสอนนี้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการฝึกสอนพนักงานก็ได้
ช่วงที่เป็นพนักงานของคุณ
การอบรมและการพัฒนา: การมีโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่จะช่วยคุณในการสรรหาและรักษาพนักงานให้อยู่กับองค์กรเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ความรู้ไหลเวียนไปทั่วทั้งองค์กรอีกด้วย
ใช้ความเชี่ยวชาญจากคนในองค์กรโดยสนับสนุนให้พนักงานอาวุโสช่วยฝึกอบรมพนักงานรุ่นน้อง และใช้การฝึกอบรมจากผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเพื่อนำความรู้และความเชี่ยวชาญใหม่ๆ เข้ามาในบริษัท
การแบ่งปันความรู้: ส่งเสริมวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ในองค์กร เพื่อป้องกันไม่ให้ความรู้ไปกระจุกตัวอยู่ที่คนกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง โดยคุณอาจจัดการประชุม 'แสดงและเล่าเรื่อง' เพื่อให้พนักงานมาพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ตนกำลังทำอยู่
คุณยังสามารถใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ทำให้การแบ่งปันและการดึงความรู้ขององค์กรออกมาใช้เป็นเรื่องง่าย ตัวอย่างเช่น ใช้กลุ่มบน Workplace ซึ่งเป็นพื้นที่ที่บุคคลและทีมใช้ในการแชร์เอกสาร ทำงานร่วมกันในไฟล์ และจัดเก็บเอกสารของโปรเจ็กต์
การจัดทำเอกสาร: ผู้คนจะไม่สามารถแบ่งปันความรู้ขององค์กรได้หากความรู้นั้นถูกเก็บอยู่ในหัวของใครคนใดคนหนึ่ง คุณควรลองใช้ระบบการจัดการความรู้บางรูปแบบเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนสามารถบันทึกกระบวนการ วิธีการ และผลการเรียนรู้ได้ รวมถึงมีช่องทางที่ช่วยให้ผู้ที่ต้องการรับความรู้สามารถเข้าถึงได้
ช่วงที่พนักงานออกจากองค์กรของคุณ
กระบวนการลาออกของพนักงาน: ช่วงเวลาสุ่มเสี่ยงที่ความรู้จะรั่วไหลออกจากองค์กรของคุณมากที่สุด ดังนั้น คุณควรสร้างกระบวนการที่เป็นทางการเพื่อช่วยให้ผู้คนแบ่งปันข้อมูลที่มีความสำคัญ
โปรดคำนึงไว้เสมอว่าคุณสามารถใช้แพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นพื้นที่ที่ปลอดภัยในการเก็บความรู้นี้ตราบเท่าที่คุณต้องการ ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับสมาชิกใหม่ของทีม เพราะพวกเขาจะได้รับความรู้ขององค์กรที่คุณสั่งสมมาได้ในทันที
วิธีสร้างกระบวนการถ่ายทอดความรู้ที่มีประสิทธิภาพ
ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางส่วนที่คุณสามารถทำได้เพื่อช่วยสร้างกระบวนการถ่ายทอดความรู้ที่มีประสิทธิภาพในบริษัทของคุณ
จัดเก็บข้อมูล
ขั้นแรก คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับแนวคิด หลักปฏิบัติที่ดีที่สุด กระบวนการ และเทคโนโลยีที่มีความสำคัญต่อบริษัทของคุณ ส่งเสริมให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการจัดเก็บความรู้
พิจารณากลุ่มเป้าหมาย
คำนึงว่าข้อมูลจะถูกแบ่งปันกับใคร และวิธีใดที่คุณจะสามารถนำเสนอข้อมูลให้กับกลุ่มเป้าหมายนั้นได้ดีที่สุด เลือกรูปแบบที่จะเข้าใจง่ายและดึงดูดให้มีส่วนร่วม
จัดระเบียบข้อมูล
พนักงานต้องสามารถหาข้อมูลมาใช้ประโยชน์ได้ จัดหมวดหมู่เอกสารโดยใช้คีย์เวิร์ด แท็ก และป้ายกำกับเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย
แจกจ่ายข้อมูล
มีเทคนิคต่างๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อถ่ายทอดความรู้ เช่น การสอนแบบพี่เลี้ยง การฝึกทำตาม การฝึกสอนแบบลงมือปฏิบัติจริง หรือการจัดทำเอกสาร ค้นหาแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับความรู้ที่คุณต้องการแบ่งปัน
ส่งเสริมการทำงานแบบร่วมมือ
ส่งเสริมให้พนักงานใช้เครื่องมือการร่วมมือซึ่งส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ในขณะที่ทีมงานต่างทำงานทางไกล
สร้างความรู้ต่อไป
มีคนกล่าวว่าการเรียนรู้เป็นกระบวนการชั่วชีวิต และคำกล่าวนั้นก็นำมาใช้กับธุรกิจของคุณได้เช่นกัน การประชุมเชิงปฏิบัติการ การฝึกอบรม และการเสวนาโดยผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมสามารถช่วยส่งเสริมการพัฒนาทางวิชาชีพในพนักงานของคุณ และทำให้ธุรกิจของคุณมีนวัตกรรมและเจริญรุ่งเรืองขึ้นได้
สร้างแนวทางที่มีโครงสร้าง
กำหนดวัตถุประสงค์และระยะเวลาที่ชัดเจนสำหรับกระบวนการถ่ายทอดความรู้ และตัดสินใจเกี่ยวกับเกณฑ์มาตรฐานที่เหมาะสมเพื่อติดตามดูว่ากระบวนการดังกล่าวมีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างไร
ส่งเสริมให้พนักงานรายงานแนวคิด แนวทางแก้ไข และเทคโนโลยีใหม่ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการถ่ายทอดความรู้มีการปรับตัวและไม่หยุดชะงัก
หัวข้อที่คุณอาจสนใจ
